Bestyrelsesmøde den 11. september 2018

Bestyrelsesmøde den 11. september 2018 Tidspunkt: 11/9 2018 kl. 9:00-11:00. Mødested: Skype, https://meet.lync.com/aarhuskommune/rafr/i81pwa0b Mødedeltagere: Michel van der Linden, Søren Ladefoged, Henrik Brix, Leon Johansen, Jens Kjellerup og Rasmus Frey (Sekretariatet) Afbud: Referent: Bo Fristed Rasmus Frey Indhold Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat Beslutning... 2... 2 Dagsordenpunkt 2, Nyt siden sidst Orientering fra sekretariatet... 2... 2 Dagsordenpunkt 3, OS2mo Status... 3... 3 Dagsordenpunkt 4, Fælles sekretariat OS2mo og OS2rollekatalog Drøftelse og beslutning... 4... 4 Dagsordenpunkt 5, OS2iot Status... 4... 4 Dagsordenpunkt 6, EU-projekt Drøftelse og beslutning... 5... 6 Dagsordenpunkt 7, Medarbejder i sekretariatet fra januar Drøftelse... 6... 6 Dagsordenpunkt 8, Næste bestyrelsesmøde Drøftelse... 7... 7 Dagsordenpunkt 9, Bestyrelsesseminar i januar Drøftelse... 7... 7 Dagsordenpunkt 10, Eventuelt... 8... 8 Side: 1

Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat Beslutning Sidste møde blev afholdt online d. 14/8 2018. Referat findes her: https://os2.eu/dokument/referat-bestyrelsesmoede-d-245-2018. Referatet godkendes uden bemærkninger Dagsordenpunkt 2, Nyt siden sidst Orientering fra sekretariatet Rasmus orienterer om hvad der er sket i OS2 siden sidste møde. OS2borgerPC arrangement og styrket organisering OS2datascanner tidligere OS2webscanner OS2valghalla, koordinering og vigtig videreudvikling OS2indberetning, tilslutning og administration Temadag om Lokal Rammearkitektur OS2mo, OS2rollekatalog, OS2opgavefordeler OS2kravmotor, ny arbejdsfordeling og budget OS2display, styrket organisering OS2autoproces, klar til lancering og tilslutning Opstramning af produktbeskrivelser Blogindlæg fra Henrik Bojsen Digitaliseringsmessen, vi er klar Oplæg på konferencen gode offentlige IT-projekter Rasmus gennemgår status fra sekretariatet. Bestyrelsen bakker kraftigt op om Temadag og bemærker at det er en rigtig god ide og det viser hvordan OS2-produkter kan tænkes i sammenhæng. Det bemærkes at det er positivt med den styrkede organisering omkring specielt et produkt som OS2display. Orienteringen om OS2indberetning afføder drøftelse omkring udfordringerne ved de manglende strategiske overvejelser om produktet. Det afføder et dagsordenspunkt til kommende bestyrelsesmøde som også skal indeholde spørgsmålet hvordan håndteres manglende styregruppe og fastholdelse af den governance som er besluttet og lagt ud i OS2. Det bemærkes under orientering om Digitaliseringsmessen at der ønskes fokus på OS2forms. Ballerup kan bidrage med en rigtig god businesscase. Side: 2

Et ønske fra bestyrelsen er at få en journalistisk artikel i magasinet Kit som sætter fokus på det arbejde som foregår i OS2. En status på OS2. Dagsordenpunkt 3, OS2mo Status OS2mo projektet er i testfasen med flere kommuner som er i gang med pilottest. Der afgives status på projektet med afsæt i følgende spørgsmål. Bestyrelsen bedes i tillæg forholde sig til om OS2mo skal drøftes dybere på næste bestyrelsesmøde hvor vi er fysisk tilstede. Generel status på projektet. Hvilke udfordringer er der? Hvordan sikres det at projektet kommer i mål også hos dem der ikke kan selv? Jens orienterer om status på OS2mo og Rasmus supplere. Pilotprojekter er i gang og leverancen fra leverandøren indeholder som aftalt. Projektet er i en mellemfase hvor styregruppen arbejder med afklaring af hvordan skal snitflader skal komme i hus. Dels finansiering og dels udviklingen. Der foreligger et prospekt for OS2mo version 2.5. Styregruppen for MO har bedt arbejdsgruppen gøre prospektet mere forretningsorienteret inden publicering. Styregruppen har også drøftet og forespurgt tilbud på at kode-review af løsningen fra uvildig part. Endvidere ønsker man et tættere samarbejder/koordinering med OS2rollekatalog og drøfter om der kan etableres fælles sekretariat. Orienteringen afføder drøftelse i bestyrelsen som med udgangspunkt i eget bagland efterspørgere en tydeligere kommunikation. Der efterspørges et Roadmap, hvornår kan vi forvente hvad og hvad koster det? Mere fokus på hvad indeholder pakken, hvad er det man får fremfor teknikken. Det bemærkes at projektet flytter sig fra at have været et teknisk projekt til at være et implementeringsprojekt. Spørgsmålet er hvem kan løfte den opgave. Har vi nogle leverandører som kan levere dette til kommunerne? Lige om lidt har vi et teknisk produkt som er rigtig godt men ingen leverandør som kan hjælpe med implementeringen. Der efterspørges derfor implementeringsplaner, procesplaner, hvordan kommer man i gang? Der efterlyses et samarbejde med en leverandør som ikke har en binding til et specifikt IDM. De findes i markedet og dem skal vi have fat i. Hvilke leverancer kan vi starte med at lave nu og her, hvad er roadmap for alt det andet og hvad er det vi gerne vil? Hvad regner vi med vi har i 2020. Time to market bemærkes. Hvis vi bare læner os tilbage, vil markedet overhale OS2mo. Risikoen er at flere kommuner implementerer andre løsninger. Vi har derfor behov for Side: 3

forpligtende aftaler om at en række kommuner vil gå MO vejen. Udgangspunktet kan være de kommuner som har valgt at bidrage til udviklingen. Bestyrelsen efterspørger overvejelser omkring hvordan vi kan løse disse udfordringer til næste møde d. 16/10 (det fysiske). Jens tager fat i Jesper fra Vordingborg og DIGIT. Punktet skal på det fysiske bestyrelsesmøde d. 16/10 så vi kan komme tættere på beslutninger. Dagsordenpunkt 4, Fælles sekretariat OS2mo og OS2rollekatalog Drøftelse og beslutning Styregruppen for OS2mo har på sidste møde drøftet etablering af et sekretariat. Der er enighed om at vi bør have et fælles sekretariat for Mo og Rollekataloget. Som minimum en meget koordineret planlægning. DIGIT har viljen til at gå forrest, men efterspørger at der er nogen som løber lige i hælene. Man ønsker ikke at stå alene. Det indstilles til OS2s bestyrelsen af denne drøfter hvordan vi sikre koordinering mellem OS2rollekatalog og OS2mo. Bestyrelsen bedes tage stilling til om der skal stilles krav om etablering af et fælles sekretariat. Vi skal have et sted hvor praktiske opgaver kan forankres. Punktet er delvist drøftet under dagsordenspunkt 3. Det konkluderes at tiden ikke er til etablering af fælles sekretariat. OS2rollekataloget er på et andet modenhedsniveau og pt. i drift i flere kommuner. Det tilkendegives at der er behov for en øget koordinering og måske også på sigt et sekretariat som arbejder på tværs. Det besluttes at Thomas (Rollekatalog styregruppe), Henrik og Jens skal indkaldes til et koordinerende møde. Dagsordenpunkt 5, OS2iot Status Der orienteres om status på OS2iot projektet. Bestyrelsen bedes drøfte hvilke krav vi ønsker at stille til projektet når og hvis det bliver et OS2-projekt. Rasmus giver en kort status på projektet i Bos fravær. Finansiering til projektet mangler fortsat at falde på plads. Den hidtidige model med at få finansiering fra private virksomheder er bortfaldet og der er nu dialog med en række storkøbenhavnske kommuner og Region Hovedstad. Side: 4

Erhvervsstyrelsen er fortsat en del af samarbejdet og senest er der indledt dialog med SDFE som viser stor interesse i projektet. Dagsordenpunkt 6, EU-projekt Drøftelse og beslutning Sekretariatet har modtaget henvendelse fra Bax & Company og har også haft en kort dialog. De vil gerne have OS2 med som partner i SPIRIT: Project on procuring open ICT-systems. Det vil primært være en mulighed for OS2 til f.eks. at udbrede OS2-modellen til andre lande ved f.eks. at bruge den betalte tid i projektet på at oversætte og justere eksisterende materiale. Det vil også være en mulighed til at lære fra andre og tilpasse vores model. Sekretariatschefen har ingen erfaring med EU finansierede projekter og ønsker at bestyrelsen drøfter om det er noget OS2 skal gå ind i. Som sekretariatschefen har forstår vil vi bidrage med vores arbejdstid og få funding til 50% af denne. Projektet beskrives i kort form af BaxCo således: The OS2 Foundation has been approached by BaxCo to join a collaborative EU-cofunded project called SPIRIT. SPIRIT brings together public and public-private organisations to collaborate around the procurement of open digital technology systems (incl. open data, open source and open standards). The project will focus on objectives such as: building and sharing practical experience with such procurements, encouraging collaborative procurements between multiple stakeholders (incl. framework contracts), developing the tools, practices and methods to systematically upscale these (eg. copypaste standardised clauses). (see memo here) This would be an opportunity for OS2 to: Continue developing its work within Denmark to support Danish municipalities, Exchange with other parties in Europe (see below), Work to open up material and learnings (eg. translate them to English) As part of the project OS2 would have a budget of 300-400k, 50% co-financed by Interreg NSR. The match funding from OS2 would be in staff time to consolidate and open learnings to others, implement learnings from others into existing projects, start new initiatives, and attend workshops/meetings with other partners of the project. The project would start in Sept 2019 and last 3 years. The project has a two stage approval process. First stage (concept) is to be submitted October 12th 2018. Once approved, the second stage (work plan) will be submitted by February-March 2019. Side: 5

So far, partners who have expressed interest include: Leiedal (13 municipalities buying ICT together) V-ICT-OR (Flemish Regional ICT Organisation) Greater London Authority (32 boroughs) University of Skövde (experts in tender development and evaluation processes) Swedish Legal, Financial and Administrative Services Agency (responsible for national framework contracts for ICT) Kivos network Norwegian Agency for Public Management and egovernment Conversations are also underway with: Glasgow and the Scottish Cities Alliance ProRail Schiphol Airport Helsingborg City Bestyrelsen er enige om at OS2 ikke skal indgå i projektet. Det ønskes at ressourcerne skal fokuseres på det hjemlige og på det arbejde og de mål som er fastsat. Dagsordenpunkt 7, Medarbejder i sekretariatet fra januar Drøftelse PR. 31/12 udløber ansættelse og vikariat for Therese og Charlotte. Som tidligere besluttet bør OS2-sekretariatet bemandes med 2 personer fremadrettet. Sekretariatschefen ønsker at bestyrelsen drøfter hvilken profil passer bedste til OS2s strategi og værdiudbud. Er nuværende kompetence med hovedvægt på kommunikation og let koordinering tilfredsstillende eller skal vi f.eks. have en mere teknisk profil. Der er enighed i bestyrelsen om at vi skal have to fastansatte i sekretariatet. Den tekniske hjælp er lettere at få andre steder i kommunen så her skal IT-afdelingerne i spil og ikke sekretariatet. Vi skal være stærke på kommunikationen og koordineringen. Vi skal ikke have mange specialister vi skal være generalister i OS2s sekretariat. Personen skal også kunne udvikle sig til at på egen hånd stå for mødeafvikling, workshops, arrangementer osv. Side: 6

Dagsordenpunkt 8, Næste bestyrelsesmøde Drøftelse Næste møde er fysisk og foregår i Odense. Vi får besøg af Henrik Rask og Lars Christensen fra ARTOGIS. De vil præsentere en løsning de har udarbejdet som de vil frigive open source og gerne i samarbejde med OS2. Endvidere skal vi drøfte dybere hvordan vi tænker samarbejdet med KOMBIT i forhold til deres nye strategi. Udover ovenstående ønsker sekretariatet input til hvilke emner bestyrelsen ønsker at gå dybere ned i på mødet. Det bemærkes at Hasse Hauch fra OS2geo skal spørges om deltagelse if.t. ARTOGIS. Rasmus retter henvendelse. Det drøftes kort om det er nu eller til januar KOMBIT skal inviteres med? Det aftales at Henrik og Michel koordinerer vedr. dette. MO skal være et væsentligt punkt på dagsorden. Hvordan vi understøtter leverandørerne i deres salgsproces, er et oplagt emne. Hvad kan vi gøre for at hjælpe leverandørerne? Det besluttes at oplægget skal skærpes inden det drøftes af bestyrelsen. Vi kan tage hul på den til mødet og give sekretariatet et grundlag til at arbejde med punktet frem mod bestyrelsesseminar. Søren stiller sig til rådighed for sekretariatet. Dagsordenpunkt 9, Bestyrelsesseminar i januar Drøftelse Traditionen tro, afholder vi vores 2 dages bestyrelsesseminar i januar måned (16-17/1). Her ser vi tilbage på året der er gået, hvilke udfordringer der er og hvordan strategien for fremtiden skal se ud. Sekretariatet ønsker input til emner bestyrelsen gerne vil fokusere på og input til hvem der skal inviteres på besøg. KOMBIT og OS2geo bør deltage. Det konkluderes at Michel og Rasmus forbereder med udgangspunkt i næste bestyrelsesmøde. Side: 7

Dagsordenpunkt 10, Eventuelt Her er der mulighed for at orientere eller fremsætte ønsker om fremtidige emner. Henrik har en række orienteringer: I forhold til opgavetyveri er der ikke sket noget nyt og det forventes fortsat at OS2 holdes fri. Finansministeriet har publiceret sammenhængsreformen hvor specielt Del 2: Digitalisering i verdensklasse er interessant. Henrik sender et link. KOMBIT har nu ansat to til innovationsarbejdet og de lancere ideplatform til digitaliseringsmessen. Henrik sender et link Formanden beder alle tænke over om der er områder hvor OS2 skal spille en rolle. Er der nogle af de projekter som kommuner går rundt og affprøver hvor det kan give mening at samarbejde. Lave et bedre grundlag. Formanden orienterer at KTCs bestyrelse har drøftelser om OS2web. Rasmus sender info om videndelingsgruppen Kommunalt Drupal Netværk. Denne gruppe kan være relevant for KTC at gå ind i. Side: 8