Referat generalforsamlingen lørdag den 4. maj 2013 Frivillig Centeret, Futura Centret, Farimagsvej 22, 4700 Næstved. Formanden Vincent Hamadi Bah bød de fremmødte medlemmer velkommen til årets generalforsamling i Gambias Venner. Herefter udbad formanden sig emner som dirigent og foreslog på vegne af bestyrelsen Steen Andersson som dirigent, hvilket blev vedtaget. Dirigenten takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indvarslet ved udsendelse af brev 8. april fra Esbjerg. Dirigenten gennemgik herefter dagsordenen og spurgte om der var spørgsmål hertil. Det var ikke tilfældet, hvorefter der var en kort præsentation af de tilstedeværende. Herefter valgte man to stemmetællere og det blev Heidi Pacchiarini og Inga Nielsen Bendorff. Dirigenten gav herefter ordet til Vincent Hamadi Bah for aflæggelse af beretningen. Beretning ved formanden. Vincent takkede alle kontaktpersoner og bestyrelsesmedlemmer for deres store arbejde. Det har været et år med mange nye tiltag. Først og fremmest har vi fået ny vært DMR-U. DMR-U har nye krav til Ngo erne. Det har været et spændende og krævende år. Vincent takkede på vegne af bestyrelsen alle såvel medlemmer, sponsorer, kontaktpersoner og containeransvarlige for deres store indsats i det forløbne år. Der skal også lyde en stor tak til Helle og Dominique der sammen med Julie og Silkeborg Mandskor igen holdt en koncert til fordel for skolebørn i Bondali. Dette kunne ikke være sket uden Ruthy og hendes medhjælpere. Tak for det. En særlig tak skal lyde til Tove Schiewe der har valgt at stoppe i bestyrelsen for at passe sit job i logen. Hun har arbejdet utrætteligt i Gambias Venner og i de forskellige hverv hun har haft i bestyrelsen. Jette, Inga og Erling har lavet flere forskellige ting i Esbjerg. De har haft en stand i gågaden og en i Esbjerg Storcenter. Erling havde en bod ved Økodagen i Alslev ved Varde. Det gav 4 sponsorer og et medlem. Inga og Erling fortalte om Gambias Venner i det gospelkor hvor de synger. Det gjorde de i forbindelse med en forespørgsel til koret, om de i koret sammen med koret i Horne, ville være med til at holde en velgørenhedskoncert (marts 2014) til fordel for skolegang til Gambias børn.
Det gav spontant 10 sponsorer og 8 medlemmer blandt kormedlemmerne. I Esbjerg er der samlet en del hospitalsudstyr, deriblandt kostbare ultralyds scannere, operationslejer, instrumenter og hospitalslinned. På bestyrelsens vegne siger vi tusind tak for jeres indsats. Inspektionsrejse. Som tidligere år har jeg været på inspektionsrejse i Gambia og det skete i perioden 02-11-2012 til 20-11-2012. Det var en rigtig positiv og konstruktiv oplevelse, at besøge de mange modtagere af udstyr og høre om deres glæde og store tilfredsstillelse over at netop de var kommet i betragtning til at modtage udstyr fra Gambias Venner. Jeg lavede løbende afrapporteringer fra Gambia og tog billeder og sendte dem til Per Hausmann, da MS skulle have rapporteringen inden 01-12-2012. Efter hjemkomsten havde jeg travlt med at få rapporten færdig, således at den kunne afleveres til MS inden jul og således at Gambias Venner kunne få den endelige godkendelse af MS. Tips og Lotto. Vi havde igen søgt Tips og Lotto om penge til drift, det blev vi bevilliget og fik 56.000 kr. CISU s Generalforsamling. Heidi og jeg deltog i CISU s årsmøde, som blev afviklet 13-04-2013 i Odense. Det var spændende og vi fik hilst på andre deltagere som har projekter i Gambia. Jette fortsatte beretningen med en gennemgang af betalingen af børnene i Gambia. Hun fortalte at det var en stor tilfredsstillelse at opleve den glæde der var når et barn sponsoreres. Der er pt. 204 medlemmer, af dem er 63 også sponsorer. Der er 62 der kun er sponsorer. I alt sponsorerer vi 124 børn. Vi har pt. 8 børn på venteliste til en sponsor. Vedrørende containerforsendelser 2012 er der modtaget følgende fra containeransvarlig Per Hausmann: Efter en særdeles travl december måned, hvor vi fik pakket og afsendt to stk. 40 fods fra henholdsvis Næstved og Hammel og dermed nåede op på i alt 11 afsendte 40 fods i 2011, var det tid til at kigge frem efter og ind i det nye år 2012. Formanden og containeransvarlig aftalte at vi på baggrund af de mange ønsker om udstyr fra Gambia og en stor mængde tilbudt udstyr, ville vi prøve at ansøge om 14 stk. 40 fods containere for 2012.
Ansøgningen blev afsendt og hen sidst i januar 2012 modtog vi tilsagn om en bevilling på 3 stk. 40 fods og vi fik pakket den første container færdig i perioden 31-01-2012 til 15-02-2012 i Hammel. Efterfølgende modtog vi tilsagn fra MS om at vi kunne forvente at få tildelt i alt 9 stk. 40 fods containere til afsendelse til Gambia i 2012, fordelt med 3 containere hvert af de første 3 kvartaler. Da vi så i april måned 2012 modtog ansøgning om nødhjælpsudstyr fra henholdsvis Gambia Red Cross og fra Søsterforeningen, afsendte foreningen en yderligere ansøgning på 3 containere, hvor det så var meningen at de to skulle pakkes på Nødhjælpsdepotet i Næstved og den sidste på depotet i Hammel. Vi fik efterfølgende tilsagn fra MS om en bevilling dækkende to stk. 40 fods og vi besluttede at pakke en i Næstved og en i Hammel. Nødhjælpscontaineren i Næstved blev pakket i perioden 03-05-2012 til 07-05-2012 og nødhjælpscontaineren i Hammel, blev påbegyndt pakket 09-05-2012 og var færdigpakket 24-05- 2012. Grundet skibsproblemer ankom de to containere først til Gambia i slutningen af juli 2012 og blev straks frigivet og den ene kørt til Gambia Red Cross depot og tømt og den anden til Søsterforeningens depot i Kanifing og tømt. De efterfølgende dage påbegyndte man så begge steder fordelingen af de mange nødhjælpsting, til stor glæde for de mange modtagere rundt i Gambia. I april måned 2012 fik vi tilbud om at kunne modtage et antal cykler fra Post Danmark og det takkede foreningen ja til og fik at vide at udleveringen ville begynde i efteråret 2012 og strække sig ind i 2013. Efterfølgende har vi vel modtaget omkring 75-100 cykler, som vil blive pakket i container forventeligt inden sommerferien 2013. Efter sommerferien fik vi at vide at MS stopper som administrator for Danidas Renoverings- og Forsendelsesbevilling og at en arbejdsgruppe under Udenrigsministeriet i november 2012 ville udvælge en ny værtsorganisation. Den endelige aftale med den nye organisation forventede man at kunne indgå senest den 23. november 2012 og snarest efter blev dette offentliggjort at den nye ansvarlige for Danidas Renoverings- og Forsendelsesbevilling blev Dansk Missionsråds Udviklingsafdeling og de overtog arbejdet med virkning fra 01-01-2013. MS gjorde det meste af deres arbejde færdig og overdrog den 15. januar 2013 de endnu ikke afsluttede bevillinger/sager vedr. 2012 til DMR-U. Gambias Venner havde i tide fået lavet afrapportering for alle bevillinger vedr. 2012 og få alle godkendt og afsluttet, så vi bragte ikke noget med os ind i 2013. Formanden Vincent Hamadi Bah og kassereren Erling Korsgaard Nielsen, deltog i årsmødet som blev afviklet 27. 28. oktober 2012 og det var således det sidste årsmøde vedr. bevillingen i MS regi. Pr. september 2012 overdrog containeransvarlig dette job til formanden Vincent Hamadi Bah for at drosle ned på arbejdsbyrden, og meningen var så at man i fællesskab skulle løse opgaven og dette
samarbejde har fungeret tilfredsstillende, men ind i mellem har det skabt lidt forvirring om hvem der var hvem containeransvarlig/containerassistent. Det har så betydet at her i foråret har Vincent Hamadi Bah og undertegnede aftalt at containeransvarlig er Per Hausmann, men at vi fortsætter det tætte og positive samarbejde fremover og hjælpes ad med forvalte containerområdet og depotet i Gambia. Som tidligere år har formanden været på inspektionsrejse til Gambia og det skete i perioden 2. til 20. november 2012 og det var en rigtig positiv og konstruktiv oplevelse, at besøge de mange modtagere af udstyr og høre om deres glæde og store tilfredsstillelse over at netop de var kommet i betragtning til at modtage udstyr fra Gambias Venner. Efter hjemkomsten havde formanden travlt med at få rapporten gjort færdig, således at den kunne afleveres til MS inden jul og Gambias Venner kunne nå at få den sidste afrapportering kigget efter i sømmene og endelig godkendt af MS. Stor tak til foreningens trofaste frivillige som har gjort et så flot resultat muligt. Både dem som har kørt Fragtmand Svend Pedersens lastbil, Lars Munk og Henrik Christensen, men også alle de faste som har været med til at afhente udstyr og efterfølgende pakke det i container på depotet i Hammel. I årets løb har det været følgende personer: Preben Møller Rasmussen, Bent Jakobsen, Ruthy Søgaard, Oluf Søgaard, Tove Schiewe, Pylle Albrechtsen, og enkelte andre i forbindelse med enkelte afhentninger af udstyr. Stor tak til fragtmand Svend Pedersen, Silkeborg, for at vi gratis har måttet låne en lastbil til afhentning af udstyr inden for region Midtjyllands område. Det er vi meget taknemlige og glade for. En særlig stor tak til folkene fra InterGen - Region Midtjylland, Gokke, Bjarne og Kurt, som vi har arbejdet sammen med siden 1995 og dette samarbejde har udviklet sig og 2012 var et travlt et af slagsen. Vi ser frem til at fortsætte det i årene fremover. InterGen leveret rigtig meget udstyr til foreningen på depotet i Hammel og ligeledes været behjælpelig ved afhentningen af flere læs udstyr i InterGens lastbil i årets løb, stort tak for denne hjælp, for uden dette gode samarbejde var det slet ikke muligt at pakke og afsende så mange containere fra Hammel. Ligeledes stor tak til Hiba og hjælperne på Nødhjælpsdepotet i Næstved og ikke mindst Bente og John Møller, for et godt samarbejde i 2012 og for deres altid store parathed. Vi har været utrolig glad for samarbejdet med containeransvarlig i Gambia, Ousman Dampha, formanden Amadou Bah og kassereren Alieu Bah, som alle har ydet en flot indsats, men selvfølgelig er der altid plads til forbedringer. Takkes skal også Keld Hansen, Louise Gudman Hansen og de andre medarbejdere hos Motorships, for et utroligt godt samarbejde omkring containerforsendelserne til Gambia i årets løb, som har kørt uden problemer. Tak til Mellemfolkeligt for et rigtig godt samarbejde i årets løb og især til Mette Marie Yde og Anne Claudi, for jeres altid store hjælpsomhed, når der har været brug for hjælp eller vejledning, lidt vedmodigt at samarbejde afsluttedes med årets udgang.
Anne Claudi er dog kommet med over i Dansk Missionsråds Udviklingsafdeling det første halve år af 2013, for at være med til at løbe dem i gang som administratorer for Danidas Renoverings- og Forsendelsesbevilling. I 2012 er der sendt 9 stk. 40 fods containere og 2 stk. 40 fods nødhjælps containere. Dirigenten takkede for formandens beretning og spurgte om der var spørgsmål. Da der ikke var spørgsmål til beretningen gik dirigenten videre til punkt 4 - kassereren fremlægger det reviderede regnskab. Det reviderede regnskab blev fremlagt og der blev stillet spørgsmål Momodou Camara foreslog at der bliver brugt årstal i stedet for i år og sidste år i regnskabet. Der blev spurgt om der ikke manglede indbetaling til Web-hotel WEB-10,det er betalt den11-09-2012. Der blev også spurgt til rejseudgifter og svaret var at det er transport af udstyr. Det er noget som MS betaler i containeropgørelsen. Rejseudgifter ændres til transportudgifter i bogføringen. Finn Vadum spurgte om der betales kørepenge for transport af indsamlede ting til Hammel - svaret var ja. Aase foreslog at der skulle afskrives på containerne i Hammel og Næstved. Ligeledes efterlyste hun et budget for 2013. Da alle spørgsmål var besvaret gik dirigenten videre til punkt 5 - Fastsættelse af kommende års medlemskontingent. Bestyrelsen foreslog uændret medlemskontingenter, hvilket blev godkendt. Næste punkt på dagsorden var punkt 6 - Behandling af indkomne forslag. Forslag indsendt af Inga Thiel og Kent Rasmussen: Da det er en Dansk/Gambiansk forening mener vi, at det bør være en dansker der er formand og næstformand i foreningen i Danmark. Ligeledes bør det altid være en gambianer der er formand og næstformand i Gambia. Dirigenten oplyste at et sådant forslag kan ikke stilles under dette punkt, men skal vare et specifikt forslag til ændring af vedtægterne og fremgå jfr. vedtægterne af den udsendte dagsorden. Forslaget kan derfor ikke i sin nuværende form diskuteres som et beslutningsforslag overhovedet. Det indkommende forslag fra Inga Thiel, kan ikke behandles i den indkommende form.
Herefter gik man over til næste punkt - punkt 7 - Valg af bestyrelsesmedlemmer. Dirigenten udbad sig forslag og Steen Andersson og Mariann Oona Petersen blev foreslået og valgt for 2-årig periode. Videre til næste punkt som var valg af 2 suppleanter. Følgende blev foreslået: Ruthy Søgaard og Ulla Christensen og de blev begge valgt for et år, henholdsvis som 1. og 2. suppleant. Punkt 9 - valg af ekstern revisor - her var der genvalg af KT-Revision. Punkt 10 - Valg af to interne revisorer - Der var forslag fra bestyrelsen om at man undlod at vælge 2 interne revisorer - blev vedtaget. Emnet tages op på næste års generalforsamling i form af evt. forslag til ændringer af vedtægterne. Punkt 11 - Eventuelt: Der blev rejst flere spørgsmål vedrørende fordelingen af udstyr i Gambia og Momodou foreslog bl.a. at det er den danske afdeling der bestemmer hvem der skal have de forskellige ting og at foreningen spreder udstyret, så de også inde i landet for del i udstyret. Formanden Vincent Bah svarede bl.a., at der er kommet nye retningslinjer fra den nye bevillings administrator DMR-U og for at komme i betragtning til at modtage udstyr fra Danmark via Danidas Renoverings- og Forsendelses bevilling, skal der indsendes ansøgning til Søsterforeningen i Gambia, som sørger for at disse videresendes til Gambias Venner. Disse ansøgninger er nødvendige, for ellers kommer man ikke i betragtning til udstyr og kan ikke modtage udstyr overhovedet. De nye regler tilsiger også hvem det er der kan modtage udstyr fra Gambias Venner. Forslaget som var indsendt under - indkomne forslag - blev diskuteret. Momodou sagde at vi skal passe på med en bror som formand i Danmark og en bror som formand i Gambia. Vincent siger at han er Dansker med dansk statsborgerskab og stemmeret i Danmark. Hvad angår hans bror i Gambia så blev han valgt i Gambia før Vincent blev formand i Danmark. Dirigenten Steen Andersson sagde, at det er meget berigende for foreningen at man har en formand med dybe rødder i Gambia. Han har stor indsigt i det der sker i Gambia. Konklusionen blev at man skal være opmærksom på hvad man gør i fremtiden og have problemstillingen for øje. Herefter gav dirigenten ordet til formanden for uddeling af prisen - Årets Gambia Ven 2013:
Indstilling til Årets Gambia Ven 2013 - Pylle Albrechtsen, Silkeborg. Pylle Albrechtsen er frivillig hjælper i forbindelse med indsamling af udstyr i det midt- og østjyske område og pakningen af containere til Gambia. Pylle har efterhånden været med som frivillig hjælper i en hel del år og møder trofast op når der kaldes på hendes hjælp og hun står aldrig bagerst når der skal tages ved og slæbes. Samtidig passer hun godt på alle drengene sørger for at alle har det godt når vi er ude på indsamlingstur og ofte har Pylle diverse hjemmebagte kager eller boller med og de gør altid stor lykke. Pylles syltetøj er også en af favoritterne og hun er ikke bleg for at lave et par ekstra kander kaffe, hvis der er behov herfor. Pylle indsamler på eget initiativ forskellige brugbare effekter sammen i årets løb, så som sengetøj, plastikdunke, skoletasker, hospitals materialer, tæpper, håndklæder m.m., så hun så har med og afleverer når vi mødes, inden vi kører ud på indsamlingsturene. Pylle har ligeledes været en trofast hjælper i forbindelse med de mange støttekoncerter, som hendes gode veninde Ruthy har været primus motor for og her ar man sjældent gået forgæves, når man har bedt om Pylles hjælp. Pylle har udført en utrolig stor indsats i årenes løb og er meget vellidt blandt de øvrige frivillige og respekteret for sin store indsats. De tungeste løft lader hun dog nu drengene klare, men hun gror ikke fast og står ikke og kigger ret længe ad gangen, der skal ske noget og vi skal være færdig med opgaven. Vi håber alle at Pylle har lyst og mod på fortsat at hjælpe Gambias Venner i de kommende år, for uden hendes positive indsats vil indsamlingsturene og arbejdet med at pakke containere ikke være helt det samme. En rigtig fortjent Årets Gambia Ven 2013 - Pylle Albrechtsen. Indstillet af Per Hausmann - Containeransvarlig Da der ikke var flere indlæg, takkede dirigenten Steen Andersson af og overgav ordet til formanden Vincent Hamadi Bah for en sidste kommentar. Formanden takkede dirigenten for en god ledelse af generalforsamlingen og de fremmødte medlemmer for deltagelsen i årets generalforsamling. Der ud over takkede han til sidst Bente og John Møller for indsatsen i forbindelse med årets mødested og for det gode traktement.
På efterfølgende møde konstituerede bestyrelsen sig således: Formand: Næstformand: Kasserer: Sekretær: Sponsoransvarlig: Menigt medlem: Menigt medlem: Vincent Hamadi Bah Steen Andersson Erling Korsgaard Nielsen Mariann Oona Petersen Jette Sørensen Heidi Pacchiarini Inga Nielsen Bendorff 1. Suppleant: Ruthy Søgaard 2. Suppleant: Ulla Christensen Containeransvarlig: Per Hausmann Esbjerg den 8. maj 2013 Erling Korsgaard Nielsen Vincent Hamadi Bah Steen Andersson Fungerende sekretær Formand Dirigent