R E F E R A T A F M A R K E D S D I A L O G 1 9. j u n i 2 0 1 8 Emne Dato 19. juni 2018 Tid Sted Deltagere Markedsdialog vedr. udbud af håndværkerydelser 30 min hver Albertslund Kommune Frederik Lerche, Leder af Ejendom, Vej & Park Tina Reinholdt Jensen, Ejendomme & vedligehold Maria Matzen, Bird & Bird Møderne blev holdt enkeltvist á 30 min med følgende virksomheder: Arrangeret af Referent Enemærke & Petersen A/S & Lindpro A/S Hoffmann A/S SIF-gruppen A/S HRH A/S Tina Reinholdt Jensen, Albertslund Kommune Frederik Haugsted, Bird & Bird Advokatpartnerselskab DAGSORDEN: 1. Introduktion til markedsdialog og retningslinjer herfor 2. Albertslund Kommunes behov 3. Albertslund Kommunes økonomi og opgaver 4. Formålet med markedsdialogen
1. INTRODUKTION TIL MARKEDSDIALOG OG RETNINGSLINJER HER- FOR Markedsdialogen afholdes i overensstemmelse med udbudslovens 39. Helt grundlæggende giver udbudsloven rimelige frie rammer for dialogen Albertslund Kommune er dog forpligtet af de grundlæggende krav om ligebehandling og gennemsigtighed. Heri ligger, at Albertslund Kommune skal sikre, at alle potentielle tilbudsgivere får den samme information. Dette betyder, at vi for hvert dialogmøde skal foretage en vurdering af, om den pågældende leverandør har opnået en konkurrencefordel på mødet. Der skal foretages en vurdering af, om der på mødet blev sagt noget, som kan give leverandøren en konkurrencefordel i tid og viden. I tilfælde af tvivl om mulig konkurrencefordel, skal det vurderes, hvordan det er muligt at udligne denne konkurrencefordel i det kommende udbud. Oplysninger og erfaringer opnået i forbindelse med markedsdialogen kan afspejles og indgå som objektive krav i det kommende udbudsmateriale. Markedsdialogen afholdes enkeltvist, og Albertslund Kommune har inviteret 4 virksomheder. Alle leverandørerne har alle modtaget det samme materiale forud for mødet. Efter mødet vil der blive offentliggjort et samlet referat, således at eventuelle interesserede virksomheder kan få samme indsigt, som bliver givet i forbindelse med markedsdialogen. Drøftelserne på mødet vil derfor blive delt. Alle de deltagende leverandører kan således med fordel læse det samlede referat, så alle herved vil få samme viden, som de resterende markedsdialogdeltagere har fået. Hensigten med markedsdialogen er, at Albertslund Kommune skal blive klogere på markedet - ikke omvendt. Albertslund Kommune vil styre dialogen, og hvis Albertslund Kommune giver konkrete oplysninger om Kommunen, vil denne information blive gjort tilgængelig for alle. 2. ALBERTSLUND KOMMUNES BEHOV Albertslund Kommune søger en entreprenør, som enten har alle fag under sig eller er i stand til at håndtere underleverandører. Entreprenøren skal kunne varetage en styrende og koordinerende rolle mellem alle de forskellige fag, som Albertslund Kommune løbende har brug for i håndteringen af håndværkerarbejder. Albertslund Kommune søger et længerevarende bredere samarbejde med en samarbejdspartner over flere år. Albertslund Kommune ønsker en strategisk samarbejdspartner, som kan varetage en koordinerende rolle, således at den koordinerende rolle eksempelvis ved en større vandskade på en af Albertslund Kommunes bygninger ikke skal håndteres fra rådhuset. Albertslund Kommune ønsker, at den strategiske samarbejdspartner selv skal planlægge og styre arbejdsopgaver, der kommer ind, i samarbejde med Miljø & Teknik 2
samt brugere i de kommunale ejendomme. Den strategiske samarbejdspartner skal være Albertslund Kommunes øjne på stedet, som dermed hurtigt med en optimeret helhedstilgang kan hjælpe Albertslund Kommune med tekniske udfordringer på bygningerne. Albertslund Kommune ønsker en digital håndtering af arbejdsopgaver. Albertslund Kommune anvender på nuværende tidspunkt sagsstyringssystemet Caretaker FM, hvorfor Albertslund Kommune ønsker, at entreprenøren ligeledes anvender dette eller et system, som fremstår kompatibelt hermed. En sådan digital håndtering af arbejdsopgaver sikrer, at opgaver bliver behørigt løst, at en udført opgave bliver meldt tilbage, at der er mulighed for statusopdateringer på, hvor langt i processen opgaven er, samt at der kan foretages nødvendig kvalitetssikring. Albertslund Kommune ønsker ligeledes en strategisk samarbejdspartner, som har en stærk administrativ organisation, således at håndteringen af arbejdsopgaver forløber gnidningsfrit. 3. ALBERTSLUND KOMMUNES ØKONOMI OG OPGAVER Albertslund Kommune har en centralt organiseret ejendomsfunktion, som står for 170.000 m 2 fordelt på ca. 100 ejendomme, der varetager både udvendigt og indvendigt bygningsvedligehold. Albertslund Kommunes ejendomsfunktion har i 2018 et årligt budget på i alt 26,6 mio. kr., hvoraf ca. 18,3 mio. kr. afsættes til akut vedligehold og serviceaftaler, mens 8,3 mio. kr. er afsat til planlagt vedligehold. Albertslund Kommunes ejendomsfunktion har foretaget en fordeling af de forskellige fagområder i 2013, hvoraf der er forholdsvis stor vægt på el-arbejde og VVS-arbejde inkl. smed og blik. Det vurderes, at fordelingen mellem fagene fortsat er nogenlunde retvisende, med undtagelse af VVS-udgifterne, som konkret for 2013 var højere end de fremtidige budgetter. Rent størrelsesmæssigt lå den absolutte størstedel af opgaver i kategorien optil 50.000 kr., hvilket Albertslund Kommune også skønner vil være tilfældet fremadrettet. Det er således for det meste mindre opgaver, der hurtigt skal effektueres af entreprenøren, som ofte ikke vil fordre en koordinerende rolle. Albertslund Kommune eksemplificerer disse opgaver med et skift af toilet eller et vindue. Der vil dog naturligvis også være flere større opgaver, som nødvendiggør, at entreprenøren varetager at koordinere arbejdet på tværs af flere fag. Albertslund Kommune forventer på nuværende tidspunkt at kunne holde sig til en tidsplan, som i øvrigt skal godkendes politisk, hvoraf det følger, at udbuddet af håndværkerydelser vil indledes med prækvalifikation i oktober 2018, indledende tilbudsfase fra november til december 2018, forhandlingsrunder i januar og februar 2019, tilbudsfase i marts 2019, tilbudsevaluering i ultimo marts primo april, kontraktindgåelse i medio juni 2019 og endelig kontraktstart i august 2019. 3
4. FORMÅLET MED MARKEDSDIALOGEN Herefter blev der enkeltvist drøftet nedenstående forhold med de inviterede virksomheder: 4.1 Opbygning af rammeaftale(r) 4.1.1 Øst/vest-opdeling? Deltagerne vurderer generelt, at der både kan være mulighed for at opdele i øst og vest, mens det omvendt også er muligt for entreprenøren at servicere kommunen i sin helhed. 4.1.2 Miniudbud? Deltagerne påpeger gennemgående, at det ikke er attraktivt at være nr. 2 og 3 på en rammeaftale, hvorfor de som udgangspunkt ikke vil anbefale flere leverandører på rammeaftaler, hvilket er en forudsætning for miniudbud. I givet fald Albertslund Kommune ønsker miniudbud, bør beløbsgrænsen ikke sættes for lavt. 4.1.3 Fagopdeling evt. gruppering? Deltagerne udtrykker, at opdeling i fag muliggør, at opgaverne i højere grad kan gå til lokale håndværkere. En entreprenør mener, at Albertslund Kommune vil begrænse sig markant, såfremt der vælges en løsning, hvor én entreprenør påtager sig én rammeaftale. Flere faggrupper under samme entreprenør vil for nogle virksomheder påføre dem en usikkerhed og risiko, da de ikke er vant til at koordinere for disse områder. Desuden vil det for nogle markedsaktører antageligvis påvirke virksomhedens likviditet i forhold til risiko og ansvar at skulle have et betydeligt antal underentreprenører. Flere deltagere påpeger, at der kun vil være få store markedsaktører, som er i stand til at håndtere samtlige fag, hvorved de kan opnå en fordel. Flere deltagere foreslår en konkret gruppering, som består af en teknisk og håndværksmæssig fagopdeling. Den tekniske faggruppe vil bestå af el, VVS og ventilation, mens den håndværksmæssige faggruppe består af tømrer, murer, glas, kloak, tagdækker og maler. I forbindelse med drøftelser om prissætning, anbefaler deltagerne, at der skal foretages en differentiering mellem timepriser på svend, lærling, ufaglært, vagt i tilfælde af haste-/akutsager, som dertil bør være differentierede alt efter hvilket fagområde, de enkelte håndværkere har. Der var fra deltagerne et stort fokus på, at det for Albertslund Kommune ikke nødvendigvis er bedst at vælge den billigste pris, da der har været eksempler på priser, som ikke burde kunne lade sig gøre ud fra et håndværksmæssigt synspunkt om at levere et ordentlige stykke arbejde. Markedet foreslog i den forbindelse, at Albertslund Kommune kunne se ind i at lave enhedspriser, hvor der gives en pris for at levere en fast ydelse, uden at dette vil afhænge af det konkrete timeforbrug. Disse vil dog skulle suppleres med timepriser, da 4
det ikke er muligt at lave fyldestgørende lister med "standard ydelser" inden for alle fag. Dette kan eksemplificeres med prisen for at lægge x m 2 gulv, som regningen derefter kan skrives ud fra. Materialepriser kan enten udregnes på baggrund af en procentrabat på en listepris eller med eksempelvis 10 % avance på indkøbsprisen. Flere deltagere nævner relevansen af CSR-lignende klausuler, som også kan udgøre et brugbart parameter. Ved inddragelse af lokale unge mennesker på byggepladserne hjælpes lokalområdet samt der opleves mindre hærværk på byggepladsen. 4.2 Koordinerende rolle Der er generelt opbakning fra markedet til, at entreprenøren skal påtage sig en koordinerende rolle under forløbet, om end Albertslund Kommune skal være opmærksom på, at den koordinerende rolle vil resultere i en højere pris fra den enkelte entreprenør, hvorfor det bør overvejes, om det økonomisk reelt kan svare sig, og konkret i hvilket omfang det er anvendeligt. En anden generel overvejelse fra markedet omhandler, at den koordinerende rolle fordrer et solidt administrativt fundament hos entreprenøren for, at den koordinerende rolle mellem fagene og Albertslund Kommunes mulighed for 'one point of contact' kan sikres bedst muligt. Flere entreprenører forklarer, at de sagsstyringssystemer, som de anvender på nuværende tidspunkt, muliggør og skaber overblik over hastigheden i løsningen af opgaver, hvilket er afgørende for at sikre den koordinerende rolle. I systemet er ligeledes mulighed for at vælge, at opgaven skal løses akut og dermed opnår en højere prioritet i sagsstyringssystemet. Kommunikation mellem Albertslund Kommune og entreprenør er særlig vigtig, da det hurtigt i forløbet skal afklares, hvilke succeskriterier, der arbejdes ud fra. Begge parter er bedre tjent med, at der er klarhed over hvilke opgaver, som skal prioriteres. Deltagerne udtrykker forståelse for Albertslund Kommunes ønske om en strategisk samarbejdspartner med en koordinerende rolle, da også deltagerne ønsker den vigtige sparring mellem kunde og entreprenør det er vigtigt, at der ikke bare repareres for at reparere, hvis vinduet reelt burde udskiftes. En deltager påpeger, at entreprenøren ønsker at have et så tæt som muligt samarbejde, hvorved værdien således er, at kunden altid er opdateret på status og risikoen for overraskelser derved minimeres. I forbindelse med drøftelser om vigtigheden af kontinuitet i medarbejderstaben som besidder lokalkendskab til bygningerne, er der blandt deltagerne enighed om fordelen ved at arbejde i teams på bygningerne, hvilket ligeledes sikrer, at der er genkendelighed i håndværkerstaben, hvorefter opgaven oftest løses mest hensigtsmæssigt. Flere entreprenører udtrykker enighed i, at det er på en sådan arbejdsmodel, at Albertslund Kommune reelt kan vinde på, da håndværkerne derved lærer bygningerne at kende. 5