PROMAT VEJLEDNING FOR ANMELDERE

PROMAT VEJLEDNING FOR ANMELDERE DBC November 2016

0 Indholdsfortegnelse 0 INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 1 INDLEDNING... 3 2 MEDDELELSE OM MATERIALER TIL ANMELDELSE... 3 2.1 RYKKERE... 4 3 INDLOGNING... 4 4 OVERSIGTSBILLEDET... 4 4.1 OPLYSNINGER I HOVEDET AF SKÆRMBILLEDET... 4 4.2 OPGAVEOVERSIGTER... 5 5 RET MINE OPLYSNINGER... 5 5.1 DEAKTIVERING... 7 5.2 PROFIL... 7 6 UDARBEJDELSE AF ANMELDELSE... 8 6.1 OPLYSNINGER I HOVEDET AF SKÆRMBILLEDET... 8 6.2 FELTET ANMELDELSE... 9 6.2.1 Stavekontrol... 10 6.2.2 Specielt vedr. samleanmeldelser... 10 6.3 FELTET BIBLIOGRAFISK NOTE... 10 6.3.1 Specielt vedr. noter til samleanmeldelser... 10 6.4 FELTET BESKED... 11 6.5 KNAPPEN AFVIS... 11 6.6 KNAPPEN GEM... 11 6.7 KNAPPEN SEND... 11 7 SAGER AFVIST AF REDAKTIONEN... 12 8 AFSLUTTEDE SAGER... 12 9 FEJLMEDDELELSER... 12 10 AFSLUT PROMAT... 13 11 KONTAKTINFORMATION... 13 11.1 REDAKTIONENS MEDARBEJDERE... 13 11.2 DBC KUNDESERVICE... 13 Side 2 af 13

1 Indledning Promat er DBCs systems til udarbejdelse, redigering og publicering af anmeldelser. ProMat, er en forkortelse for Produktionssystem til Materialevurderinger. Systemet er rent web-baseret og bygger på, at anmelderen logger sig ind på en personlig webside, som indeholder lige akkurat de opgaver, som vedkommende har fået tildelt til anmeldelse. Selve skrivningen og redigeringen af anmeldelsen foregår ved at aktivere et link til den pågældende titel og så skrive, til resultatet er tilfredsstillende, hvorefter anmeldelsen sendes til DBC til godkendelse og evt. videre bearbejdning inden publicering. Visse oplysninger om anmelderen kan redigeres af denne, mens andre kun kan ændres af redaktionen. De enkelte skærmbilleder og funktioner er nærmere beskrevet i denne vejledning med illustrationer til underbyggelse af teksten. 2 Meddelelse om materialer til anmeldelse I samme øjeblik, redaktionen har tildelt en sag til anmeldelse hos en anmelder, kommer der en mail til vedkommende. Vi har registreret såvel arbejds- som privat mailadresse, så mails går til begge adresser. Det betyder, at en anmelder på forhånd vil være klar over, at der er et materiale på vej med posten. Eksempel på mail med meddelelse: Kære Sten Prøvesten Tester Du er blevet bedt om at lave en anmeldelse af følgende materiale: Faustnummer: 51521501 Titel: Udviklende øjeblikke Forfatter: Tordrup, Rikke Yde ISBN: 9788711377192 Anmeldelsen bedes udarbejdet senest 01-02-2015. Materialet er på vej til dig i posten. God fornøjelse. Med venlig hilsen, ProMat redaktionen De bibliografiske poster oprettes ved modtagelsen af materialet i DBC (accessionsposter), og visse data som fx forfatter tilføjes ofte først senere. Der vil derfor være tilfælde, hvor det ud for nogle af felterne er anført, at data endnu ikke er tilgængelige. Men et faustnummer og en titel vil der altid være. Side 3 af 13

2.1 Rykkere Rykkere ved for sent afleverede anmeldelser sendes ligeledes via automatisk genererede e- mails til anmelderne. Hvis der er problemer med at overholde de angivne frister, kontakt da redaktionen på LU@dbc.dk 3 Indlogning Hver anmelder er oprettet i PROMAT med brugernavn og password. Disse oplysninger er fremsendt til anmelderen og skal anvendes ved indlogning til systemet. URL adressen er http://promat.dbc.dk. Brugernavn og password skal opbevares forsvarligt betragt det på samme sikre måde som andre personlige brugeroplysninger. Er brugernavnet glemt, kontakt da redaktionen, som kan oplyse dette. 4 Oversigtsbilledet Efter korrekt indlogning vises oversigtsbilledet, som indeholder informationer i hovedet samt links til bibliografiske poster under forskellige overskrifter. 4.1 Oplysninger i hovedet af skærmbilledet Ud over DBC logo og teksten ProMat i øverste venstre side af skærmen, er det oplysningerne i øverste højre side, som skal have fokus. Der er her placeret 4 knapper, og den fremhævede, lidt lysere knap viser, hvilken funktion, der p.t. vises på skærmen. I eksemplet er det billedet Oversigt, der vises. Knappen til højre for Oversigt anvendes til at se en oversigt over anmelderens afsluttede sager (mere herom senere), knappen Hjælp giver adgang til retningslinjerne, mens knappen Logout bruges til at logge af systemet. Umiddelbart under knapperne er vist et udvalg af de stamoplysninger, der er oprettet på anmelderen. Eftersom telefon og e-mail kontakt er så væsentlige i dialogen mellem anmelder og redaktion, har vi valgt, at det er disse oplysninger, der umiddelbart vises. Side 4 af 13

Anmelderne anmodes om jævnligt at kontrollere, at oplysningerne er korrekte. For redigering i oplysningerne henvises til afsnit 5, Ret mine oplysninger. 4.2 Opgaveoversigter De enkelte overskrifter i oversigten dækker over: Nye er tildelt af redaktionen til anmeldelse, men endnu ikke påbegyndt Afviste af redaktør er returneret fra redaktionen til yderligere redigering Igangværende er allerede under udarbejdelse, har været påbegyndt og gemt uden afslutning Sendt til DBC er afsendt til DBC til godkendelse Der foretages løbende en opdatering af antal sager under de enkelte overskrifter. Yderst til venstre er der ud for hver titel en ikon, som angiver materialetypen. Ved at holde musen over ikonen er det muligt at se en kort beskrivelse af typen, eksempelvis Bog, Film osv. Nye, afviste og igangværende har aktive links til åbning af sagen, mens en anmeldelse, der er udarbejdet og sendt til DBC, ikke længere kan aktiveres. Ud over ovenstående overskrifter ligger der en separat oversigt over afsluttede sager, som kan ses ved aktivering af knappen Afsluttede sager øverst i skærmbilledet. 5 Ret mine oplysninger For ændring i oplysninger om anmelder aktiveres linket Ret mine oplysninger øverst til højre i skærmbilledet. Dette giver en oversigt over de oplysninger, der er oprettet på anmelderen ved oprettelsen i redaktionen. Bemærk: Hvis der ikke er foretaget ændringer i oplysningerne efter aktivering af siden, går man tilbage til oversigten ved at klikke på knappen Oversigt. Er der foretaget ændringer, gemmes Side 5 af 13

disse med klik på knappen Gem nederst i skærmbilledet. Ændringer udløser en automatisk e- mail til redaktionen, hvorfor det er vigtigt, at der kun klikkes på Gem ved faktiske ændringer. Venstre side af skærmbilledet er til navne- og adresseoplysninger: I eksemplet er ikke vist det nederste felt vedr. password. Nogle felter kan ændres, mens andre kun kan ses. Hvis der er ændringer til nogle af de redigerbare felter, udfyldes disse med den relevante information, og ændringen gemmes med klik på knappen Gem i nederste højre hjørne af skærmbilledet. Højre side af skærmbilledet anvendes til 2 formål: Til angivelse af periode, hvor anmelder ikke er tilgængelig for opgaver (ferie, orlov osv.) Til inddatering af biografiske profiloplysninger om anmelderen Side 6 af 13

5.1 Deaktivering Angiv datointerval for deaktiveringperiode i formen DD MM ÅÅÅÅ, se eksempel: Bemærk, der kan kun deaktiveres for en periode, som ligger minimum 1 dag frem fra dags dato eller senere. En deaktivering bevirker, at redaktionen ved oprettelse af en anmeldelsessag ikke kommer til at tildele en sag til aflevering inden for deaktiveringsperioden. Det er derfor vigtigt, at oplysningerne indtastes korrekt, - vær især opmærksom på at mandag er afleveringsdag for anmeldelser, så de mandage, hvor man ikke ønsker at aflevere anmeldelser skal indgå i deaktiveringsperioden! Man kan godt få tildelt materialer i den deaktiverede periode til aflevering efter periodens udløb. Et alternativ til selv at foretage deaktiveringen er at kontakte redaktionen på LU@dbc.dk 5.2 Profil I Netpunkt kan man i basen materialevurderinger læse lidt om de enkelte lektører. Det man kan læse er det du selv har udfyldt i profil. Vi ser gerne at du inddaterer efter nedenstående retningslinjer, så oplysningerne, så vidt muligt, altid står i den samme rækkefølge: Fødselsår (valgfrit) Uddannelser med afslutningsår (hvis der er tale om supplerende relevante uddannelser, anføres disse også med afslutningsår) Side 7 af 13

Arbejdssted Stilling / funktion Anmelder siden (startår) Anmelderinteresser Eksempel på udfyldelse af profil: Født: 1952. Uddannelser: Bibliotekar, DB (1978), MPA (Master of Public Administration) (2000). Arbejdssted: Prøvestenens Bibliotek. Stilling: Udlånsbibliotekar i voksenafdelingen. Lektør siden: 2005. Anmelderinteresser: Kriminal- og spændingsromaner, tegneserier (primært franske og belgiske), managementlitteratur, ølbrygning og svampe. 6 Udarbejdelse af anmeldelse Når en sag er tildelt en anmelder, vil den blive præsenteret ved indlogning under de nye emner: Af oversigten fremgår titel, betalingskode, dato for tildeling af sagen og dato for afleveringsfristen. Betalingskode er de kategorier, som anvendes til honorering af lektørudtalelser. Titel : Bar røv i 60'erne Serie : N/A Forfatter : Grünbaum, Ole Korporation : N/A Forlag : People's Press, 2005 Faustnr. : 25733967 Ugekode : SFD200523 N/A Sideantal : 268 sider ISBN : 87-91693-05-5 DK5 : 99.4 Grünbaum, Ole Tekn. opl. : N/A Stregkodenummer : N/A Redaktør : Promat Administrator Anmelder : Sten Prøvesten Tester Status : Publiceret Tildelt : 22-05-2005 Vær opmærksom på, at titeloplysninger kan ændre sig fra første tildeling, til sagen afsluttes. Dette skyldes, som omtalt tidligere, at man i DBC anvender den forkatalogiserede accessionspost, der oprettes allerede ved modtagelsen af materialet, mens det er den fulde post, der hen over sagsforløbet vil blive hentet. Derfor kan titeloplysninger variere i takt med, at posten udvides til fuldt format. Klik på titellinket åbner anmeldelsesbilledet. 6.1 Oplysninger i hovedet af skærmbilledet Der vises udvalgte bibliografiske oplysninger, og som også omtalt ovenfor, kan der ske en løbende ændring / udvidelse af de oplysninger, der ses. Eksempelvis kan sidetallet først ses på et senere tidspunkt i forløbet, end lige når sagen er oprettet. Side 8 af 13

Ud over de bibliografiske oplysninger er anført aktuel anmelder. Klik på linket giver adgang til de samme muligheder som klik på linket Ret mine oplysninger, se afsnit 5. Indholdet i Beskeder viser evt. besked fra redaktionen til anmelderen i forbindelse med sagsoprettelsen, men kan også vise beskeder, som anmelder måtte have givet til redaktionen, eller meddelelser, som redaktionen har givet fx i forbindelse med anmodning om ændring i anmeldelse. En besked vil være indledt med navnet på den person, som har tilføjet beskeden, det være sig et medlem af redaktionen eller anmelderen selv. Redaktionen kan frit angive supplerende beskeder, men anvender p.t. følgende standardbeskeder: Medsendte bilag er til orientering og skal ikke anmeldes, men omtales! Tilsendte materiale er til genbedømmelse! Materialet bedes returneret, når anmeldelsen er sendt til DBC! Du bedes udarbejde en samlet anmeldelse til materialerne! Husk at sammenligne med tidligere udgave! Bogen skal i første omgang ikke anmeldes. Du skal først vurdere om den er biblioteksrelevant. Hvis bogen ikke er biblioteksrelevant skrives en kort begrundelse i feltet "Vurdering". I resten af felterne x's første linje ud. Hvis bogen er biblioteksrelevant, anmeldes den som vanligt. Materialet tilbydes som Ekspres-titel. Bemærk at sidste frist er fredag inden kl. 10! Se videre omkring tilføjelse af besked, afsnit 6.4. Her i skærmbilledets hoved vises de seneste 5 beskeder på sagen. 6.2 Anmeldelse Anmeldelsen består af 5 afsnit. Kort om Beskrivelse Vurdering Andre om samme emne/genre Til bibliotekaren Bemærk, at så snart skrivningen påbegyndes, oplyses det lige under feltet, hvor mange tegn, der minimum og maksimum må være indeholdt i anmeldelsen. Antal tegn (minimum 800, maksimum 2000): 44 Det fede tal angiver hvor mange tegn der indtil nu er skrevet. Hvis det maksimale antal tegn overskrides, standser markøren, og det er ikke muligt at skrive videre. Et forsøg på at sende en anmeldelse, som ikke indeholder minimum antal tegn vil udløse en fejlmeddelelse. Anmeldelsen må maksimalt være på 1500 tegn. 2000 tegn er angivet som maksimum i basen for at man bedre kan redigere i teksten. Side 9 af 13

Hvis der skal indsættes henvisninger til andre titler i anmeldelsen, gøres dette ved hjælp at et link til den pågældende titel, se separat linkvejledning. 6.2.1 Stavekontrol For at undgå stavefejl kan man bruge browserens stavekontrol. I Firefox aktiveres stavekontrollen ved at gå ind i Indstillinger, vælge avanceret og sætte flueben i kontroller min stavning mens jeg taster. Biblioteksfaglige termer kan tilføjes til stavekontrollen ved at højreklikke, når man står ved ordet og vælge tilføj til ordbog, så undgår man at få røde streger under ord som fx billedbogskrybbe. 6.2.2 Specielt vedr. samleanmeldelser Der skal kun udarbejdes én anmeldelse til samleanmeldelser. Det vil fremgå af besked fra redaktionen, at der er tale om en samleanmeldelse. De enkelte faustnumre, hørende til materialerne, er koblet på én af titlerne i samlingen. Se også afsnit 0 vedr. udarbejdelse af bibliografisk noter til samleanmeldelser. 6.3 Felterne Bibliografisk note og emneord Felterne ses kun for anmelderen, hvis redaktionen i sagsoprettelsen har registreret, at anmelderen ud over selve anmeldelsen også skal skrive forslag til bibliografisk note og komme med forslag til emneord. Retningslinjer for udfyldelsen er den samme som for feltet Anmeldelse, herunder også anvendelse af funktionerne Stavekontrol. Specielt vedr. noter til samleanmeldelser Side 10 af 13

Ved samleanmeldelser er der et felt til bibliografisk note for hver titel. Men der er kun et felt til emneord. Skal materialerne have forskellige emneord: Angiv hver enkelt titel efterfulgt af de emneord der hører til titlen. Ved anmeldelse på børnelitteratur forekommer også felterne: Genre- og formbetegnelse: Her vælges fra et rullegardin, hvorefter der trykkes på + knappen. Alder: Her vælges først fra alderen i det første rullegardin, hvorefter der trykkes på + knappen. Bagefter vælges til alderen i det næste rullegardin, der trykkes igen på + knappen. Niveau / målgruppe: Der vælges fra rullegardinet og trykkes på + knappen Ved anmeldelse på film forekommer også felterne: Genre- og formbetegnelse og eventuel alder. Ved anmeldelse på multimedier forekommer også felterne: Genre- og formbetegnelse og eventuel alder Alder er ens for alle materialer, mens rullemenuerne på genre- og formbetegnelse er tilpasset det enkelte materialer. 6.4 Feltet Besked Feltet kan anvendes til at give besked fra anmelderen til redaktionen, ligesom det anvendes til beskeder fra redaktion til anmelder. Tekst i feltet flytter op i hovedet, når anmeldelsen gemmes eller sendes, se afsnit 4.1 om oplysninger i hovedet af anmeldelsesbilledet. Feltet er obligatorisk ved afvisning af anmeldelsesopgave, jf. det følgende afsnit. 6.5 Knappen Afvis Anvendes, hvis anmelderen ikke ser sig i stand til at påtage sig anmeldelsesopgaven. Begrundelse i feltet Besked skal oplyses. Samme funktion anvendes af redaktionen, hvis en anmeldelse ønskes ændret af anmelderen, jf. omtale af de enkelte punkter vedr. opgaver i oversigtsbilledet, afsnit 4.2. 6.6 Knappen Gem Anmeldelsen gemmes med de ændringer, der er lavet; men den sendes ikke til DBC til godkendelse. Posten rykker i oversigtsbilledet ned under overskriften Igangværende emner : Herfra kan anmeldelsen på et senere tidspunkt aktiveres på titellinket, og der kan arbejdes videre på den, indtil den er klar til at blive sendt til godkendelse til DBC. 6.7 Knappen Send Når anmeldelsen er færdigredigeret og kontrolleret for stavefejl, afslutter anmelderen den med klik på knappen Send. Der kommer en dialogboks frem, om man er sikker på, at man vil sende. Denne accepteres med klik på OK. Side 11 af 13

Titlen rykker ned under overskriften Sendt til DBC : Bemærk, at det nu ikke længere er muligt at aktivere titellinket for videre redigering. Skulle behovet opstå, kontaktes redaktionen, som vil lave en ønsket afvisning, så der igen kan arbejdes videre på anmeldelsen. 7 Sager afvist af redaktionen På oversigtssiden er der som tidligere omtalt en mulighed for også at se anmeldelser, der er blevet afvist af redaktionen. Det drejer sig typisk om situationer, hvor retningslinjerne for udarbejdelsen ikke skønnes overholdt, hvorfor anmelderen anmodes om at redigere i sin anmeldelse. Redaktionens begrundelse vil fremgå af beskedfeltet øverst under de bibliografiske oplysninger, eksempel: Der vil således være tale om, at en sag rykker fra status Sendt til DBC til Afvist af redaktør med mulighed for igen at kunne aktivere linket og dels se, hvad der måtte være af besked fra redaktionen og dels at kunne arbejde videre på forbedring af anmeldelsen. 8 Afsluttede sager Når redaktionen har godkendt en anmeldelse, rykker titlen fra oversigten Sendt til DBC og kan findes ved aktivering af knappen Afsluttede sager. Bemærk: En godkendelse fra redaktionen er ikke nødvendigvis et udtryk for, at anmeldelsen er offentliggjort. 9 Fejlmeddelelser Der kan forekomme forskellige fejlsituationer, som udløser fejlmeddelelser. Disse vil præsenteres øverst i skærmbilledets oversigtsfelt. Typiske fejlsituationer er: Minimum antal tegn ikke anvendt (Maksimum antal tegn overskredet giver ikke i sig selv en fejlmeddelelse, men bevirker, at der ikke kan skrives videre) Forsøg på at afvise udførelsen af en anmeldelsesopgave uden angivelse af begrundelse i feltet Besked Ved egentlige fejl som fx manglende adgang til systemet, kontakt da redaktionen på LU@dbc.dk Side 12 af 13

Uden for almindelig kontortid, brug DBC Kundeservice http://kundeservice.dbc.dk/form.php?doc=fejlrap_generel 10 Afslut ProMat Efter endt arbejde i ProMat logges ud med knappen Logout øverst til højre i skærmbilledet. 11 Kontaktinformation Skulle der være spørgsmål i forbindelse med anvendelsen af ProMat, som ikke lige kan løses ved anvendelse af nærværende vejledning, kontakt da redaktionen på LU@dbc.dk 11.1 Redaktionens medarbejdere Ledelse: Hanne Ekström, tlf. 24 65 81 91, mail he@dbc.dk Daglig redaktion: Berit Jørgensen, tlf. 24 66 78 86, mail bjo@dbc.dk Annemette Holm, tlf. 24 66 78 92, mail amh@dbc.dk Pernille Manthey Lovisendal, tlf. 25 68 11 21, mail pml@dbc.dk Sten Jørgensen, tlf. 24 65 66 89, mail stj@dbc.dk Ole Stig Hansen, tlf. 24 65 71 57, mail osh@dbc.dk Generelle forespørgsler kan sendes til den fælles mailadresse LU@dbc.dk 11.2 DBC kundeservice Ved fejlsituationer som fx manglende mulighed for at komme på http://promat.dbc.dk kontakt da DBC kundeservice på http://kundeservice.dbc.dk Side 13 af 13