Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: Torsdag 2. november 2017 kl. 9-12 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Mette Hall-Andersen, Jan Dalsten Sørensen, Steen Andersen under pkt. 7 Jan Vejle Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (KL), Charlotte Voss, Peter Damgaard og Elisabeth Bloch (ODA), Jørgen Thomsen (SLA) Fraværende: Anne Sofie Fink Kjeldgaard, Finn Guldbæk, Poul Olsen Dato: 10. november 2017 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen Kirsten Villadsen Kristmar bød velkommen til Elisabeth Bloch og til repræsentanten for Digital Service (DS), i dag Steen Andersen. DS står i Rigsarkivet for udviklingen af de brugervendte aktiviteter, bl.a. Daisy, crowdsourcing, tilgængeliggørelse af digitalt skabte data til myndigheder og forskningsdata. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Aktiviteter i 2017 (evaluering) v/alle 2a. Det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere 31. maj 2017 i Odense Mødet havde omhandlet status på revision af bk-bestemmelse, hvordan man vedligeholder oversigter over arkivalier mellem tilsyn, dokumentation af samtidsbegivenheder og revision af indholdet i Esbjerg Kommunes ESDH. Kirsten Villadsen Kristmar gav udtryk for, at K-udvalget bør have tilsendt resultaterne af evalueringen af temadagene, så snart som muligt efter at de er afholdt, og at evalueringerne genfremsendes i forbindelse med den årlige evaluering. 2b. Temadag for testere 13. juni 2017 Jan Dalsten Sørensen fortalte, at Rigsarkivets testere havde givet gode tilbagemeldinger, og at man havde haft givende og inspirerende diskussioner. Det samme indtryk havde ODA fået. Kirsten Villadsen Kristmar spurgte til, hvilket udbyttet temadagen forventes at få. Peter Damgaard sagde, at
det bør føre til større ensartethed. Jan Dalsten Sørensen supplerede med at sige, at Rigsarkivet også vil bringe indtrykkene fra temadagene ind i de årlige samtaler med leverandørerne, hvor man vil spørge til, om og hvordan leverandørerne oplever forskelle i at aflevere til RA og til 7-arkiverne. 3. Aktiviteter i 2018 v/alle Kirsten Villadsen Kristmar indledte med at spørge, om der var særlige emner, som udvalget skulle tage op i 2018, foruden det hidtidige fokus på bk-arbejdet. Elisabeth Bloch sagde, at det vil være oplagt at tage konsekvenserne af persondataforordningen og arkivlovsrevisionen op, da begge dele vil få stor betydning for arkiverne. Charlotte Voss henviste til Ringsted, hvor en kombineret stilling som arkivar og DPO var slået op. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at det kunne være et godt emne til det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere. Et andet emne kunne de nye bk-bestemmelser, som bør foreligge i begyndelsen af 2018, og hvor man skal i gang med vejledningsmaterialet. Charlotte Voss nævnte den nye bevaring af forskningsdata i kommuner, hvortil Mette Hall-Andersen svarede, at det drejer sig både om bk-vurdering, aflevering og tilgængeliggørelse. Jan Dalsten Sørensen nævnte muligheden af et arrangement om de tekniske aspekter af aflevering af forskningsdata. Kirsten Villadsen Kristmar spurgte, om forskningsdata kan være genstand for en selvstændig temadag med et mere generelt indhold om formiddagen og et mere teknisk om eftermiddagen. Det var der tilslutning til. Udvalget drøftede, hvor arrangementerne skal finde sted. Rigsarkivet vil gerne lægge lokaler (Harsdorffsalen) til et af arrangementerne. Elisabeth Bloch gav også tilsagn om, at et arrangement kan afholdes i Københavns Kommunes lokaler. 3a. K-udvalget [7. februar, 16. maj og 8. november 2018] Der skal være tre møder i 2018, et i februar, et i maj og et i november. Rigsarkivet finder mødedatoer. 3b. Det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere [30. august 2018] Udvalget enedes om, at mødet bør finde sted efter sommerferien, dvs. omkring 1. september 2018. Rigsarkivet kommer med forslag til dato. 3c. Temadage for testere [3. oktober 2018] Temadagen skal finde sted i andet halvår af 2018. Peter Damgaard vil gerne lægge lokale til. 2
3d. Temadag om de nye bk-bestemmelser [19. april 2018] Udvalget besluttede, at temadagen afholdes i april. 3e. Temadag om det afleveringsforberedende arbejde v/oda og SLA Charlotte Voss indledte med at sige, at ønsket udspringer af drøftelser i ODA s earkiveringsnetværk, hvor man gerne vil mere ned i dybden om det afleveringsforberedende arbejde og inddrage Rigsarkivets erfaringer, så man får en fælles forståelse. Mette Hall-Andersen og Elisabeth Bloch spurgte, hvordan temadagen skal passe ind i de eksisterende kompetenceudviklingstiltag hvor meget erfaringsudveksling og hvor meget kursus er der i forslaget? Charlotte Voss svarede, at det var arkivarer som hende, der havde en NEA-konsulent, men som også selv havde den løbende kontakt med forvaltningen. Peter Damgaard mente, at det skal handle om erfaringsopsamling, og at man ikke nødvendigvis skal have et konkret udbytte. Kirsten Villadsen Kristmar spurgte til, hvordan nye arkivarer bliver oplært. Det blev foreslået, at der f.eks. kunne være et kursus for nye eller nyere arkivarer, hvortil Kirsten Villadsen Kristmar replicerede, at arkiver, der er medlemmer af NEA, formentlig har andre behov end dem, der ikke er. Charlotte Voss konkluderede, at personerne bag forslaget skal præcisere indholdet og det påtænkte udbytte af temadagen, hvorefter udvalget vil drøfte det igen. 4. Status på revision af kommunale bk-bestemmelser v/ra Mette Hall-Andersen fortalte, at K-udvalget gennemgik projektgruppens indstilling på udvalgets sidste møde. Rigsarkivet har efterfølgende kvalitetssikret den del af indstillingen, der omhandler jobcentrenes it-systemer. Ligeledes har Rigsarkivet i afsnittet om, hvem der kan beslutte kassation af dokumenter i it-systemer, defineret det som kommunalbestyrelsen, idet det også er kommunalbestyrelsen, som beslutter merbevaring af papirarkivalier. Et tredje punkt var strukturen eller den tekniske opbygning af bestemmelserne, hvorom der har været afholdt en workshop. Resultatet af den er blevet, at bestemmelserne er blevet opdelt i en bekendtgørelse for papirarkivalier og en bekendtgørelse for it-arkivalier. Flemming Nielsen spurgte, om den tætte tilknytning til KLE, som nogle arkiver har ønsket, er blevet indarbejdet. Mette Hall-Andersen svarede, at Rigsarkivet er nødt til at favne bredden. Ikke alle kommuner har opmærket deres it-systemer op mod KLE, og der er kommuner og ikke mindst kommunale institutioner, som ikke kan applicere KLE på deres arkivalier. Flemming Nielsen sagde (under pkt. 9c), at KOMBIT har sendt høringssvar om støttesystemerne, hvor de anfægter bevaringsværdien, ligesom den tekniske opbygning giver udfordringer. Mette Hall- Andersen svarede, at bevaringsvurderingen er sket ud fra den påtænkte brug. Endelig beslutning tages 3
op i forbindelse med næste revision, når støttesystemerne er fuldt indfaset, og når dataindholdet kendes bedre. Rigsarkivet sigter mod at udstede bekendtgørelserne omkring årsskiftet. Udvalget er velkomne til at se udkastene, som de foreligger nu. Mette Hall-Andersen spurgte om holdninger til, hvornår bekendtgørelserne skal træde i kraft, hvortil Peter Damgaard spurgte, hvor hurtigt det tilhørende vejledningsmateriale kan være færdigt. Han mente, at det kunne være gavnligt med input fra kommunerne. Mette Hall-Andersen svarede, at Rigsarkivet vil sende udkast til vejledninger i høring i K-udvalget, hvorefter vejledningerne vil komme på Retsinformation. Rigsarkivet vil bede SLA og ODA om gode eksempler og inputs til vejledningsmaterialet. ODA gav tilsagn om at finde medlemmer, der kan give inputs. Peter Damgaard spurgte, hvordan man får opdaterende vejledningen løbende, hvortil Mette Hall- Andersen svarede, at det bør ske i K-udvalgets regi. Elisabeth Bloch sagde, at det vil give god mening, hvis ODA og SLA samlet afgiver ønsker og kommentarer i den forbindelse. Peter Damgaard spurgte, om Rigsarkivet kunne oprette en FAQ, hvor svarene til kommunerne blev offentliggjort, for det kunne måske dække noget af behovet. Mette Hall-Andersen udtalte, at Rigsarkivet svarer hvert år på omkring 250 spørgsmål fra kommuner og regioner, så det vil blive meget at skulle lægge på hjemmesiden, men svar på nogle af de mest forekommende spørgsmål kunne indarbejdes i d-guldlisten og vejledningerne. D-guldlisten vil blive opdateret i begyndelsen af 2018 sammen med det øvrige materiale. Udvalget drøftede, hvordan man med passende mellemrum får opdateret d-guldlisten. Kirsten Villadsen Kristmar spurgte til om, at ODA og SLA en eller flere gange om året kunne sende en liste over nytilkomne systemer. Flemming Nielsen gjorde opmærksom på KOMBIT s systemoversigt. 5. Revision af kommunale/regionale gigabytepriser ved aflevering til RA v/ra Jan Dalsten Sørensen uddelte udkast til revideret bekendtgørelse om vederlagsbetaling for aflevering af arkivalier til Rigsarkivet. Rigsarkivet har gennemført en analyse af dets bevaringsomkostninger, hvor især mere moderne lagringsfaciliteter betyder lavere opbevaringsudgifter. Rigsarkivets direktion har derfor godkendt, at kommuner og regioner fremover skal betale en engangsbetaling svarende til ca. 15 års betaling, og at den løbende, årlige betaling ophører. For allerede afleverede systemer skal der ske en slutbetaling. Bekendtgørelsen kommer i en kort høring, så den kan træde i kraft 1.1.2018. 6. Høring om anmeldelse/aflevering af forskningsdata v/ra Kirsten Villadsen Kristmar sagde indledningsvis, at mængden af forskningsdata er stigende. Rigsarkivet har derfor gennem de senere år arbejdet med at rammesætte bevaring og aflevering af offentlige forskningsdata. Det er sket i kommuneprojektet, og det vil også ske for regionernes vedkommende. Rigsarkivet har haft to bekendtgørelser i høring, dels en om anmeldelse af statslige forskningsdata, dels en om ændringer i afleveringsbekendtgørelsen (bekendtgørelse 1007/2010). 4
Jan Dalsten Sørensen fortalte, at man har fået en del høringssvar på sidstnævnte, især fra 7-arkiverne. Alle høringssvarene falder i tre grupper: 1) Spørgsmål til det nye afleveringsformat hvordan bruger man det i praksis, hvilket vil blive tydeliggjort i bekendtgørelsen. 2) Kommentarer til de øvrige justeringer, f.eks. indeksfiler, som man følger op på. 3) Kommentarer til forhold, der ikke har været en del af ændringerne. Rigsarkivet vil forholde sig til de udmærkede kommentarer, som enten kan være opdateringer til vejledningen eller mindre ændringer i bekendtgørelsesteksten. Ikrafttrædelsestidspunktet vil blive afgjort snarest, men det bliver i løbet af 2018, når både vejledning og værktøjer er klar. 7. Arbejdet i Arkivudvalget v/arkivudvalgets medlemmer Kirsten Villadsen Kristmar fortalte, at hvad angår en evt. anmeldelsespligt for kommunale/regionale itsystemer, har der været afholdt et møde i departementet mellem Rigsarkivet, KL og Danske Regioner, hvor tidligere fremførte synspunkter var blevet genfremsat. Flemming Nielsen sagde, at det er hans indtryk, at regionerne bakkede om op en faciliterende anmeldelsespligt, som kan hjælpe regionerne med systemoversigt og bk-vurdering, især for de mindre systemer (dvs. ikke ESDH- og økonomisystemer). Elisabeth Bloch spurgte, om Rigsarkivet stadig ser problemer med systemers tekniske struktur, der besværliggør arkivering. Mette Hall-Andersen og Jan Dalsten Sørensen svarede, at det er tilfældet med f.eks. objektorienterede systemer, og at det kan give problemer med at danne en arkiveringsversion og dermed også med at bevare indholdet. Elisabeth Bloch spurgte til udvalgets drøftelser om tilgængelighedsfristen. Charlotte Voss sagde, at man er nået frem til en frist på 85 år for personhenførbare oplysninger. Elisabeth Bloch svarede, at det er vigtigt, at det i forbindelse med den nye tilgængelighedsfrist slås fast, at oplysninger, der er omfattet af en tilgængelighedsfrist, efter fristens udløb frit vil kunne udnyttes, videregives, offentliggøres, herunder tilgængeliggøres på nettet både med og uden med brug af indeksering (forudsat naturligvis, at det er sådan det er.). Spørgsmålet kan formentlig ikke adresseres i selve lovteksten, men det er vigtigt for alle os, der tilgængeliggør digitaliserede arkivalier, at det tydeliggøres, hvad arkivloven giver tilladelse til. Elisabeth Bloch ville også gerne vide, hvorfor udvalget er nået frem til den konklusion, at både offentligt ejede virksomheder og selvejende institutioner ikke skal inddrages under arkivloven. Hun kunne på sin vis forstå, at man undtog virksomheder, men derimod ikke selvejende institutioner, som varetager tunge sociale opgaver. Charlotte Voss svarede, at det havde været meningen at sidestille 5
offentlighedslovens og arkivlovens virkeområder, men så var der kommet regeringens udmelding om byrdestop, hvilket har sat en stopper for inddragelse under arkivloven. 8. Arkiv- og forskerservice v/ra (Steen Andersen og Jan Vejle) Steen Andersen fortalte om Rigsarkivets arkivservice og det pilotprojekt, som man har igangsat. Moderniseringsstyrelsen har 10 ældre databaser kørende, hvor man stadig har administrativ brug for data. I stedet for at skulle betale licenser eller konvertering til nye baser har styrelsen spurgt, om de kan få adgang til arkiveringsversionerne. Rigsarkivet arbejder derfor på en løsning, der indebærer, at styrelsen får adgang via Rigsarkivets tilgængeliggørelsesværktøj SOFIA. Der skal dog ske en afklaring med Datatilsynet om vilkår for adgang. Rigsarkivet har været i dialog med Databeskyttelseskontoret i Justitsministeriet, og man har gode forventninger til det videre forløb. Steen Andersen fortalte endvidere om Rigsarkivets forskerservice, hvor man forsøger at sætte fokus på forskningsdata, især forskernes egne, afleverede data, men man vil også gerne bringe administrativt skabte data, der kan bruges til forskningsbrug, i spil. Han henviste til Rigsarkivets hjemmeside: https://www.sa.dk/da/brug-arkivet/koeb-oplysninger/rigsarkivets-forskerservice/ Jan Vejle fortalte om samarbejde med Statens Serum Institut om indtastning af oplysninger fra skolelægejournalerne. Rigsarkivet har også haft et større projekt med Det Koordinerende Organ for Registerforskning (KOR), hvor man har indtastet 85.000 poster fra 10 sogne som et slags forprojekt til Multigenerationsregistret. Kirsten Villadsen Kristmar sagde afslutningsvis, at forskere er en central kundegruppe for arkiverne. Også papirarkiverne rummer oplysninger, der kan indtastes og bruges på ny til forskningsmæssig brug, så også på dette område er der potentiale for yderligere samarbejde. 9. Anden gensidig orientering 9a. ODA v/charlotte Voss En arbejdsgruppe er ved at se på nye felter til KITOS (Kommunernes ItOverbliksSystem), som man bl.a. kan registrere arkiveringsversioner. På længere sigt er det også planen at få inddraget d-guldlisten i KITOS. Hun mente, at en adgang KITOS for Rigsarkivet måske kunne lette tilsynsopgaven. Hun spurgte, om Rigsarkivet er med i Kulturministeriets Forskningsportal (PURE), idet der er planer om, at museer og arkiver også skal bruge portalen. Rigsarkivet bekræftede, at man aktivt bruger portalen: http://pure-01.kb.dk/portal/da/organisations/rigsarkivet(7d4a2430-6f3a-4ef4-93ce-77883bb9f1c0).html Danske Arkivdage har fået en rigtig god evaluering. 6
9b. SLA v/jørgen Thomsen Man har samarbejde med ODA, bl.a. om nye oplysninger til kulturstatistikken, der er båret af et ønske om at belyse de aktiviteter, arkiverne yder. Man vil påvirke det politiske arbejde om revision af arkivloven. ODA og SLA er ved at lave indberetninger for 2017 til Visda (tidligere Copydan Billeder). 9c. KL v/flemming Nielsen KL skal møde i KOMBIT for at få afdækket, hvordan arkivering bedst kan rammesættes. Til mødet er også NEA inviteret. OIO-standarderne for Sag og Dokument er i gang med at blive revideret. KL er projektejer, og OptimumIT er hyret til opgaven. Revisionen forventes færdiggjort i begyndelsen af 2018. Det er styregruppen for data og arkitektur, der har afsat midler til at revidere standarderne. 9d. RA v/kirsten Villadsen Kristmar Rigsarkivet arbejder med en digitaliseringsstrategi for 2019-2022, som ligger i forlængelse af strategi 2025. Det indebærer beskrivelse af en række interne strategier og en omverdensanalyse, hvor bl.a. KL, ODA og SLA er blevet inviteret til at bidrage til Rigsarkivets kursuskatalog for 2018 er udkommet Rigsarkivets årlige konference med 228 deltagere afholdes 8. november 2017. 10. Eventuelt Peter Damgaard spurgte til, hvornår Rigsarkivarens årlige møde med stadsarkiverne vil blive afholdt. Kirsten Villadsen Kristmar følger op. Der er Nordiske Arkivdage 24.-25. maj 2018 i Island. Rigsarkivet vil på næste møde i udvalget orientere om Nordisk Arkivportal, der er under opbygning. Der er i de øvrige nordiske lande sat arkivudredninger/arkivkommissioner i værk: Sverige: http://www.regeringen.se/pressmeddelanden/2017/10/lars-ilshammar-utreder-nyarkivpolitik/ Norge: https://www.arkivverket.no/nyheter/arkivlovutvalg-nedsatt 7