Åbent referat Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 2014-2017 Borgmesterkontoret Hjørring Kommune Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. 16:00 Mødested: Mødelokale 122, 1. sal Hjørring Rådhus Fraværende: John Robert Larsen Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Kvalitetsvurdering Vendsyssel Kunstmuseum - tilpasning af økonomisk 2 grundlag 2 Godkendelse af årsregnskaber 2016 for de mindre kulturinstitutioner 6 3 Godkendelse af årsregnskab 2016-17 for Vendsyssel Teater 10 4 Stadionudvidelse, toiletfaciliteter frigivelse af bevilling 13 5 Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget - Orienteringspunkter 2017 15
Hjørring Kommune Side 2. 19.00.01-P05-2-15 1. Kvalitetsvurdering Vendsyssel Kunstmuseum - tilpasning af økonomisk grundlag Resumé Kulturstyrelsen har foretaget opfølgning på Kvalitetsvurdering 2015 for Vendsyssel Kunstmuseum og vurderet, at det faglige kvalitetsniveau ikke længere er tilfredsstillende. For at opretholde et tilfredsstillende niveau i forhold til kravene for et statsanerkendt museum, vil der være behov for styrkelse af museets økonomiske og faglige ressourcer. Der fremlægges mulige handlemuligheder for Hjørring Kommune til drøftelse. Sagsfremstilling Der blev i 2015 gennemført kvalitetsvurdering af Vendsyssel Kunstmuseum. Resultatet var, at museets aktiviteter samlet blev vurderet til "tilfredsstillende" dog med anbefalinger, som blandt andet vedrørte styrkelse af museets ressourcegrundlag og styrkelse af de videnskabelige aktiviteter, særligt på forskning og prioritering af det strategiske arbejde (Kvalitetsvurderingen er vedlagt som bilag 1). Kvalitetsvurderingen fra 2015 skulle følges op med handleplan for museets opfyldelse af anbefalinger. Museets handleplan blev som udgangspunkt godkendt, og den 1-årige periode for implementering af handleplan gik i gang. Kvalitetsvurderingen afsluttes først, når der er foretaget opfølgning efter ca. 1 år, ud fra den handleplan, der blev udarbejdet i forbindelse med kvalitetsvurderingen. Vendsyssel Kunstmuseum var til opfølgningsmøde med Kulturstyrelsen 11. september 2017 og modtog efterfølgende brev om, at de nødvendige opfølgninger ud fra handleplan og kvalitetsvurdering ikke er tilfredsstillende, jf. bilag 2. Baggrunden for styrelsens vurdering er, at det efter kvalitetsvurderingen i 2015 har været nødvendigt at foretage økonomiske tilpasninger på museet, som følge af faldende tilskud. Status for museet er nu, at der ikke er tilstrækkelige faglige ressourcer. Der er med udgangspunkt i den aktuelle situation udarbejdet beskrivelse af udviklingen i museets vilkår i perioden 2004-2015, der er den periode, der er gået mellem de to kvalitetsvurderinger, som museet skal navigere efter. Beskrivelsen omfatter både udviklingen i faglige krav og udviklingen i museets organisatoriske og økonomiske vilkår, jf. bilag 3.
I perioden fra 25. september 2017 og indtil nu, har forvaltningen været i løbende dialog med ledelsen for kunstmuseet med henblik på at få belyst mulige initiativer til genopretning af museets faglige, organisatoriske og økonomiske vilkår. På den baggrund har kunstmuseet fremsendt oversigt med initiativer, der forventes at kunne imødekomme Kulturstyrelsens krav og anbefalinger. Oversigten peger på et samlet behov for styrkelse af museets ressourcegrundlag, inkl. faglige ressourcer mv., der kan opgøres til et samlet behov for økonomisk tilførsel af ressourcer fordelt på: Hjørring Kommune Side 3. Ressourcer til videnskabeligt personale 912.444 Ressourcer til administration/økonomi 335.000 Aflastning på forvalter mhb. optimering af bygningsdrift 118.800 Drift af Niels Lars Stevns tilbygningen 174.000 I alt, årligt 1.540.244 Den fremsendte oversigt fra Vendsyssel Kunstmuseum er vedlagt som bilag 5 og indeholder, udover ovennævnte punkter, ønske om tilskud til energioptimering. Ansøgningen om støtte til energioptimering fremsendes særskilt med henblik på stillingtagen inden for rammerne af den energipulje, der er til selvejende institutioner på anlæg. Såfremt ansøgningen imødekommes, forventes det, at de årlige driftsudgifter på museet vil kunne nedbringes med ca. 75.000 kr. Med udgangspunkt i de foreliggende materialer anbefaler forvaltningen, at der tages en indledende drøftelse på mødet i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget. Der inviteres repræsentanter fra museets ledelse og bestyrelse med til den indledende dialog. Efter den indledende drøftelse forventes det, at der kan holdes møde med repræsentanter fra Kulturstyrelsen 10. november 2017, inden drøftelserne genoptages i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 13. november 2017 og videre i Økonomiudvalg og Byråd i november 2017. Som oplæg til de indledende drøftelser foreslås det, at der drøftes en tilgang, der omfatter følgende punkter: 1. Engangstilførsel på ca. 1,000 mio. kr. i 2018, finansieret via anlægsmidler på FKB's område og eventuelt suppleret med rulning af mindreforbrug i forbindelse med regnskabsafslutningen. (Der er pt. 0,970 mio. kr. i frie midler efter tilpasning af anlægsbudget med tilførsel af 1,000 mio. kr. til kassen, jf. budgetforlig vedr. Hirtshals Stadion).
Hjørring Kommune Side 4. 2. Stillingtagen til tilskud til energioptimering. 3. Tilbageskødning af Nørregade-ejendommen til Hjørring Kommune. 4. Udarbejdelse af driftsaftale mellem Hjørring Kommune og Vendsyssel Kunstmuseum i første kvartal 2018 med henblik på fastlæggelse af fremtidigt tilskud, så det kan indgå i budgetproces 2019. Niveauet for tilskud i driftsaftalen vil på denne måde kunne cleares med Kulturstyrelsen. Lovgrundlag Museumsloven. Bekendtgørelse om økonomiske og administrative forhold for museer. Krav og anbefalinger til statsanerkendte museer. Økonomi Der henvises til oversigt i bilag 3. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. Kvalitetsvurdering 2015. 2. Brev fra Kulturstyrelse vedr. opfølgning på kvalitetsvurdering, 25. september 2017. 3. Baggrundsnotat vedr. kunstmuseets ressourcegrundlag. 4. Følgebrev fra Vendsyssel Kunstmuseum, 17. oktober 2017. 5. Oversigt over initiativer fra Vendsyssel Kunstmuseum, oktober 2017. 6. Ansøgning om tilskud til energioptimering
Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget drøfter forslag til initiativer fra Vendsyssel Kunstmuseum, herunder mulighed for tilførsel af økonomiske ressourcer fra Hjørring Kommune på ca. 1,000 mio. kr. i 2018, og at punkterne i oplæg til indledende drøftelser gennemgås og eventuelt tilpasses, så de kan anvendes som grundlag for dialog med repræsentanter fra Kulturstyrelsen. Hjørring Kommune Side 5. Beslutning Forvaltningen skal belyse oplæg til mulige modeller for tilførsel af engangsmidler på ca. 1-1,500 mio. kr. i 2018. Der skal desuden forberedes oplæg til videre proces, ud fra de skitserede punkter i sagsfremstillingen, så punktet kan genoptages på mødet 13. november 2017. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.
Hjørring Kommune Side 6. 20.00.00-S55-2-17 2. Godkendelse af årsregnskaber 2016 for de mindre kulturinstitutioner Resumé Hjørring Kommune har modtaget årsregnskaberne for 2016 fra de kulturinstitutioner, der modtager kommunalt tilskud, men ikke er omfattet af statslige ordninger. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal tage de fremsendte årsregnskaber til efterretning. Sagsfremstilling Victor petersens willumsens-samling, herregården odden Kommunen har modtaget årsrapporten for 2016 fra Herregården Odden. Regnskabet udviser et overskud på 0,345 mio. kr. Egenkapitalen udgør 0,201 mio. kr. Hjørring Kommunes driftstilskud til Herregården Odden udgjorde i 2016, 0,223 mio. kr. Der henvises i øvrigt til det vedlagte regnskab. Forvaltningen har ingen bemærkninger til det fremsendte regnskab. Af ledelsesberetningen fremgår det bl.a., at der er en usvækket og markant interesse for fonden og dens aktivitet, både lokalt og på landsplan, ikke mindst i turisterhvervet. Fonden samarbejder med de lokale turistorganisationer og deltager i Hjørring Kommunes kulturgruppes aktiviteter, heriblandt projektet "Op på den høje klinge'', der tager sigte på børn og unge. Desuden har fonden modtaget et væsentligt fondstilskud til gennemførelse af et forprojekt med henblik på at genetablere Odden Møllesø. Det oplyses i øvrigt, at frivillige står for en væsentlig del af kustodefunktionen, samt forbereder og afholder en række særarrangementer. Kunstbygningen i vrå Kommunen har modtaget årsrapporten for 2016 fra Kunstbygningen i Vrå. Regnskabet udviser et overskud på 0,119 mio. kr. Overskuddet tilføres egenkapitalen, som herefter udgør 6,173 mio. kr. Hjørring Kommunes driftstilskud til Kunstbygningen udgjorde i 2016, 0,200 mio. kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte årsregnskab. Forvaltningen har ingen bemærkninger til det fremsendte regnskab.
I følge ledelsesberetningen blev 2016 året, hvor det nye tiltag med JCE Biennalen skulle stå sin prøve. Udstillingen med tilhørende arrangementer forløb tilfredsstillende. Tilknytningen til Biennalen har medført nye kontakter, både indenog udenlands. Hjørring Kommune var en aktiv medspiller både økonomisk og i tilrettelæggelse af flere events. Hjørring Kommune Side 7. Kunstbygningen deltog bl.a. i Kulturmødet Mors, hvilket gav værdi for stedet, og Kunstbygningen vil også fremtiden deltage i Kulturmødet. Kunstbygningens økonomi er tilfredsstillende. Der blev skabt meget værdi ved udbredelsen af kendskabet til Engelundsamlingen og JCE Biennalen. Hjørring Grafiske Værksted Kommunen har modtaget årsrapporten for 2016 fra Hjørring Grafiske Værksted. Regnskabet udviser et overskud på 0,147 mio. kr. Overskuddet tilføres egenkapitalen, som herefter udgør 85.845 kr. Hjørring Kommunes driftstilskud til Hjørring Grafiske Værksted udgjorde i 2016, 0,338 mio. kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte årsregnskab. Forvaltningen har ingen bemærkninger til det fremsendte regnskab. Foreningens aktiviteter har i lighed med sidste år bestået i fremstilling og salg af litografier og andre grafiske arbejder. Der arbejdes målrettet i bestyrelsen, blandt de ansatte og de frivillige på at følge og udvikle den vedtagne forretningsplan for 2013-2017. Kræfterne bruges meget på mere synliggørelse, således at man bliver en mere integreret del af det omgivende samfund. Hjørring Teater Kommunen har modtaget årsrapporten for 2016-2017 fra Hjørring Teater. Det samlede billetsalg udgør en indtægt på 1,080 mio. kr. Regnskabet udviser et overskud på 37.412 kr., som overføres til egenkapitalen, som herefter udgør 82.922 kr. Hjørring Kommunes driftstilskud til Hjørring Teater udgjorde i 2016 0,232 mio. kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte årsregnskab. Forvaltningen har ingen bemærkninger til det fremsendte regnskab.
Hjørring Teater arrangerede og gennemførte en 2-dags kultur-teatertur for 46 abonnenter til Aarhus, som er Kulturhovedstad 2017. Hjørring Teater viste skoleteater gennem skoleteaterordningen for Hjørring kommunes 4. og 8. klasser. Hjørring Teater havde ca. 200 konfirmander og deres præster, i samarbejde med Skole Kirketjenesten, på Vendelbohus Scenen at se ungdomsforestillingen Traditionen Tro med efterfølgende debat. Foreningens driftsbudget for regnskabsåret 2017/18 opererer med balance mellem indtægter og udgifter. Hjørring Kommune Side 8. Løkken Museum Kommunen har modtaget årsberetning og regnskabet for 2016 fra Løkken Museumsforening. Regnskabet udviser et overskud på 11.188 kr. Løkken Museum modtog i 2016 et kommunalt driftstilskud på kr. 68.999. Indestående pr. 31. december 2016 er 0,142 mio. kr. Der henvises i øvrigt til det vedlagte årsregnskab og beretning. Forvaltningen har ingen bemærkninger til det fremsendte regnskab. Af ledelsesberetningen fremgår det bl.a., at emnet for særudstillingen 2016 var "Løkkens første sommervillaer", hvor plancher m.m. fortalte historien om ti af Løkkens ældste villaer og deres ejere. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser
Bilag 1. Årsregnskab 2016, Victor Petersens Willumsen-samlingen. 2. Årsregnskab 2016, Kunstbygningen Vrå. 3. Årsregnskab 2016, Hjørring Grafiske Værksted. 4. Årsregnskab 2016-17, Hjørring Teater. 5. Årsregnskab 2016, Løkken Museum. Hjørring Kommune Side 9. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget tager årsregnskaberne til efterretning. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget tager indstillingen til efterretning. Det bemærkes, at tilskuddet til kunstbygningen retteligt er på 0,683 mio. kr. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.
Hjørring Kommune Side 10. 20.00.00-S55-1-17 3. Godkendelse af årsregnskab 2016-17 for Vendsyssel Teater Resumé Der foreligger årsrapport med årsregnskab og ledelsesberetning for Vendsyssel Teater for perioden 1. juli 2016-30. juni 2017. Materialet foreligger til godkendelse i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget med henblik på efterfølgende fremsendelse til Kulturstyrelsen. Sagsfremstilling Hjørring Kommune er som hovedtilskudsyder tilsynsmyndighed i forhold til Vendsyssel Teater. Tilsynet indebærer, at Hjørring Kommune skal sikre, at Vendsyssel Teater overholder de regnskabsmæssige, økonomiske og administrative krav til modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet. Det fremsendte årsregnskab er gennemgået med udgangspunkt i de fremsendte regnskabsmaterialer. Regnskabet er vurderet ud fra de foreliggende materialer, der giver et fyldestgørende billede af årets drift. Derudover har det indgået i vurderingen af teatrets drift, at forvaltningen i løbet af året har været i dialog med teatrets ledelse omkring indkøring af huset. Det er, ud fra regnskabsmaterialet og forvaltningens øvrige viden om teatrets aktiviteter, vurderingen, at Vendsyssel Teater lever op til de mål, der er opstillet med den nuværende egnsteateraftale. Det er samtidig vurderingen, at den økonomiske og administrative drift lever op til kravene for egnsteatre. I det følgende fremhæves hovedtræk fra sæsonen 2016/2017, mens der for uddybende oplysninger om årets aktiviteter og resultat henvises til bilag 1 - Årsregnskab for Vendsyssel Teater 2016-17. Hovedtræk for teatrets drift i sæsonen 2015/2016 Bestyrelsen for Vendsyssel Teater har fremsendt årsregnskab for 2016 til godkendelse hos Hjørring Kommune. Regnskabet viser et underskud på -1,500 mio. kr., hvoraf 1,370 mio. kr. er hensat i tidligere sæsoner. Til egenkapitalen overføres -0,142 mio. kr., således at egenkapitalen pr. 30. juni 2017 udgør 0,700 mio. kr.
Et flot og lidt vemodigt farvel til de gamle lokaler i Dronningensgade blev afløst af et brag af en byfest og velkomst i de nye omgivelser på Banegårdspladsen. Hjørring Kommune Side 11. På trods af flytning, indvielse og ekstremt mange udfordringer med de nye omgivelser, lykkedes det alligevel i sæsonen at producere hele fem egenproduktioner plus et kæmpe indvielsesshow for det nye teater. Alle i teatret har ydet en overordentlig stor indsats. Alle besøgsrekorder blev slået. I alt har op mod 45.000 besøgt Vendsyssel Teater i den forgangne sæson. Dette har til gengæld betydet udfordringer for økonomien, da der har været mange udgifter forbundet med indflytningen i det nye teater, samtidig med at teatrets driftsområde er blevet kraftigt udvidet. Fra alene at stå for drift af kerneydelserne omkring scenekunsten i Vendsyssel Teater, har året budt på et nyt driftsområde - de såkaldte "&-aktiviteter", der er alt det andet - eller alt det der ikke er teater. Så selvom selve teaterdriften har holdt sig inden for det budgetterede med mindre udsving, har &-delen, der endnu er i indkøringsfasen, været en udfordring. Det er forventningen, at denne inden for de kommende år finder det rigtige leje. Generelt var der atter i år stor opbakning og godt salg til alle egenproduktioner. Oprindeligt var det planen, at der blot skulle produceres to egenproduktioner og en indvielse af det nye teater, men det skulle gå anderledes. Trangen til at levere forestillinger for publikum og sikre kontinuiteten i udbuddet og ikke som følge af flytningen at risikere at miste publikum gjorde, at det blev til hele fem egenproduktioner, der alle blev taget vel imod. Hele sæsonen blev der som altid vist masser af godt børneteater, og i hele ugen efter åbningen sørgede Nordea Fonden for, at der var gratis teater til alle børn og unge, så de kunne opleve de nye omgivelser. Også på undervisningssiden fortsatte arbejdet med de unge, og inden for uddannelsesområdet er teatret fortsat særdeles aktiv. Teater Talent Vendsyssel begyndte et nyt hold på 10 elever, hvor fire medvirkede i teatrets egenproduktion i foråret. Udover arbejdet med Teater Talent Vendsyssel tilbyder Vendsyssel Teater fortsat sammen med Hjørring Musiske Skole dramaundervisning for folkeskoleelever. Denne undervisning har udviklet sig godt, og har i det forgangne år slået rekord med hensyn til antal elever. Indflytningen og det nye teater har fyldt ekstremt meget i den forgangne sæson. Ved siden af et i forvejen højt aktivitetsniveau skulle også en flytning klares. En række omstændigheder i forbindelse med byggeriet gjorde, at indflytningen i flere omgang blev forsinket, hvilket også kan ses af regnskabet, da ikke mindst aflønning af ekstra personale og afregning for overarbejde af det eksisterende blev stort. Der er endnu en række uløste problemer i forhold til leverancer, men teatret fungerer godt.
Hjørring Kommune Side 12. Vendsyssel Teaters forestillinger blev i sæsonen 2016/2017 set af i alt 20.355 publikummer. Det er en fremgang på godt 7 % i forhold til året før, hvor 18.954 publikummer besøgte teatret. Som &-aktivitet var åbningen 14. januar 2017 på Banegårdspladsen fyldt med arrangementer, hvor 2.393 billetter blev registreret til aktiviteterne rundt i hele huset. Der har været arrangementer, som Vendsyssel Teater har stået for med 317 publikummer samt afholdt rundvisninger af teatret for 4.704 personer. Lovgrundlag Egnsteaterloven og Bekendtgørelse nr. 1701 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet. Økonomi Der henvises til bilag 1, for så vidt angår Hjørring Kommunes tilskud. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. Årsregnskab 2016-17 Vendsyssel Teater. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender regnskabet. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender indstillingen. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.
Hjørring Kommune Side 13. 04.08.10-P20-1-17 4. Stadionudvidelse, toiletfaciliteter frigivelse af bevilling Resumé Der skal tages stilling til, om man vil anbefale Byrådet at frigive anlægsmidlerne til toiletbygning ved Hjørring Stadion. Sagsfremstilling Fritids- Kultur og Bosætningsudvalget vedtog 21. august 2017 at forøge den økonomiske ramme med 0,300 mio. kr. til udbygning af toiletfaciliteterne på Hjørring Stadion. Bevillingen finansieres fra rådighedspuljen. Med forøgelsen bliver der et samlet budget på 1,800 mio. kr. Processen med udbuddet kørte i løbet af maj og juni 2017, og resultatet viste, at ingen af de indkomne bud kunne rummes inden for den fastsatte økonomiske ramme. Årsagen til de højere bud skønnes at ligge i presset på byggebranchen, hvor der for tiden opleves længere leveringstider og deraf et større udgiftspres. Tidsmæssigt forventes der en opstart af byggeriet i uge 45/2017 og afsluttet i uge 4, 2018. Lovgrundlag Styrelsesloven 40. Økonomi Ved frigivelse af 0,300 mio. kr. til toiletfaciliteter ved Hjørring Stadion, resterer der 0,790 mio. kr. i Rådighedspuljen.
Rådighedspuljen, oversigt: Mio. kr. Rådighedsbeløb 2017 1,700 Overført mindreforbrug fra 2016 1,390 Bevilling i alt 3,090 Hjørring Kommune Side 14. Disponeret: Tannisbugthallens tag -1,000 Toiletbygninger, Hjørring Stadion -0,300 Medfinansiering af Renovering af Hirtshals Stadion, budgetforlig -1,000 Restbevilling 0,790 Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag Ingen. Direktionen indstiller, at Fritids, Kultur og Bosætningsudvalget anbefaler Byrådet at frigive midlerne, at der meddeles en anlægsudgiftsbevilling på 0,300 mio. kr. til Hjørring Stadion, og at bevillingen finansieres ved frigivelse af 0,300 mio. kr. fra anlægspuljen Rådighedsbeløb. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget anbefaler indstillingen. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.
Hjørring Kommune Side 15. 00.22.00-A26-2-15 5. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget - Orienteringspunkter 2017 Orientering fra formanden Om årsmøde i KulturKANten. Om møde i Vestdansk Filmpulje. Orientering fra medlemmerne Michael Vajhøj Hilsen fra JazzyDays. Orientering fra By, Kultur og Erhverv Intet. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender indstillingen. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender indstillingen. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.
Hjørring Kommune Side 16. Underskrifter Sven Bertelsen John Robert Larsen Børge Bech Michael Vajhøj Claus Mørkbak Højrup Line Kraghede Jensen Bjarne Mølgaard