SLS-kasserer. En vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse

SLS-kasserer En vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse

Indholdsfortegnelse Indledning 5 Kassereropgaver i SLS-lokalbestyrelsen 6 1. Ansøgning om støtte til lokalbestyrelsens drift (likvide midler) 6 2. Fremlæggelse af budgetforslag på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling 7 3. Udarbejdelse af kasserapport 8 3.1 Tjekliste til udarbejdelse af kasserapport 8 4. Aflæggelse af årsregnskab overfor SLS økonomisk ansvarlige 9 4.1 Inden du indsender årsregnskab til godkendelse 10 4.2 Det skal du indsende til SLS sekretariat til godkendelse 11 4.3 Frist for indsendelse af regnskab, bilag m.m. til godkendelse 11 5. Fremlæggelse af årsregnskab på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling 12 6. Betaling af udgifter og dækning af udlæg 12 7. Overblik over lokalbestyrelsens økonomi 12 8. Administration af lokalbestyrelsens bankkonto 12 SLS-kasserer En vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse Layout: Dansk Sygeplejeråd 17-54 Pjecen er revideret juni 2017. Copyright Dansk Sygeplejeråd Alle rettigheder forbeholdes. Fotografisk, mekanisk eller anden form for gengivelse eller mangfoldiggørelse er kun tilladt med angivelse af kilde. 9. Økonomiske politikker 13 10. Søgepulje 14 10.1 Ansøgning om midler fra søgepuljen 14 10.2 Aflæggelse af søgepuljeregnskab 14 >>

Indledning >> 11. Overlevering til ny kasserer 15 12. Hjælp 15 13. Vejledning til kasserer-arket 15 13.1 Opbygning 16 13.2 Kasserapport 16 13.3 Budget og regnskab 17 14. Eksempler 18 Eksempel 1 Ansøgning om likvide midler 18 Eksempel 2 Kasserapport 19 Eksempel 3 Budget og regnskab 20 Eksempel 4 Bilag gebyr 21 SLS sekretariat har udarbejdet denne pjece for at give dig et overblik over, hvilke opgaver, du er ansvarlig for som lokalbestyrelseskasserer, og hvordan du lettest løser disse opgaver. Pjecen indeholder også en beskrivelse af søgepuljen. Det er ikke nødvendigvis dig som lokalbestyrelsens kasserer, der er ansvarlig for at lave søgepuljeansøgninger og -regnskaber, men det er relevant for dig at vide noget om søgepuljen alligevel. Pjecen indeholder disse emner: Kassereropgaver i SLS-lokalbestyrelsen Økonomiske politikker Søgepuljen Overlevering til ny kasserer Vejledning til kasserer-arket Eksempler Hvis du synes, der mangler noget i pjecen, der kunne gøre det lettere for dig at være lokalbestyrelseskasserer, så send en mail til os på sls@dsr.dk. Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, er vi også kun et telefonopkald eller en mail væk. God arbejdslyst! 15. Tjekliste til udarbejdelse af kasserapport 22 4 5

Kassereropgaver i SLS-lokalbestyrelsen Som kasserer er du ansvarlig for at: Ansøge om støtte til lokalbestyrelsens drift (likvide midler). Fremlægge budgetforslag for den indeværende regnskabsperiode på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling i marts. Løbende lave kasserapport. Aflægge lokalbestyrelsens regnskab for den foregående regnskabsperiode overfor SLS økonomisk ansvarlige inden lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling i marts. Fremlægge af lokalbestyrelsens regnskab for den foregående regnskabsperiode på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling i marts. Betale udgifter og dække udlæg i forbindelse med lokalbestyrelsens arbejde. Have overblik over lokalbestyrelsens økonomi. Administrere lokalbestyrelsens bankkonto. 1. Ansøgning om støtte til lokalbestyrelsens drift (likvide midler) For at få penge fra SLS til lokalbestyrelsens drift skal I hvert år ansøge om likvide midler. Når I ansøger om likvide midler, kan I maksimalt ansøge om den rammebevilling, I har fået tildelt iht. fordelingsnøglen. Det beløb, der i fordelingsnøglen ud fra medlemstallet pr. 15. januar tildeles hver enkelt lokalbestyrelse, er rammebevillingen. Fordelingsnøglen vedtages hvert år på SLS Årsmøde og gælder for den regnskabsperiode, der starter det pågældende år. Der er udarbejdet en skabelon (Excel), som I skal bruge, når I ansøger om likvide midler. SLS sekretariat sender skabelonen til alle lokalbestyrelseskasserere i starten af februar. Den udfyldte ansøgning om likvide midler sendes som Excel-fil til SLS sekretariat på mail sls@dsr.dk. Vær opmærksom, at der udbetales likvide midler ud fra det budget, I indsender. Det betyder, at I kun bevilges et beløb, der svarer til jeres budget. Så for at fuld rammebevilling, skal I sørge for at lave et budget, der svarer til den fulde ramme. Hvis I ikke bruger hele det ansøgte beløb i en regnskabsperiode, modregnes det resterende beløb i forbindelse med overførslen af rammebevilling for den efterfølgende regnskabsperiode. Hvis der ikke søges om likvide midler til en ny regnskabsperiode, skal I tilbageføre den resterende del af rammebevillingen for den afsluttede regnskabsperiode til SLS nationalt. Bagerst i pjecen kan du se et eksempel på en ansøgning om likvide midler (Eksempel 1). 2. Fremlæggelse af budgetforslag på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling På den ordinære generalforsamling i marts skal der godkendes et budget for den indeværende regnskabsperiode. Der er udarbejdet en skabelon - kasserer-arket - som kan bruges til at udarbejde budget, og som skal bruges til udarbejdelse af kasserapport og endeligt regnskab. Se eksempel 2 og 3 bagerst i pjecen. Kasserer-arket bliver sendt til lokalbestyrelsens ved regnskabsårets begyndelse samtidig med godkendelse af regnskab for den foregående periode. Et budget er en oversigt over de forventede indtægter og udgifter det kommende år, inddelt i budgetposter. F.eks. kunne der være en budgetpost, der hedder Bestyrelsesmøder, som dækker udgifter til møderne (kaffe/the, vand, slik/kage, evt. mad). Indtægterne i budgettet er rammebevillingen fra SLS samt renteindtægter. Rammebevillingen vedtages som nævnt på SLS Årsmøde. Når du lægger budget, kan du med fordel se på, hvad lokalbestyrelsen har haft af udgifter det foregående år. Vær dog også opmærksom på den nuværende situation i lokalbestyrelsen. Hvis lokalbestyrelsen f.eks. er blevet større eller mere aktiv, vil I sandsynligvis bruge flere penge til møder. Du skal som nævnt fremlægge budgetforslaget på den ordinære generalforsamling i marts. Det er generalforsamlingen, der endeligt vedtager budgettet, og dér kan det besluttes at ændre beløbene på de forskellige budgetposter. I perioden efter den ordinære generalforsamling, kan lokalbestyrelsen undtagelsesvis beslutte på et lokalbestyrelsesmøde, at det vedtagne budget skal ændres. 6 7

3. Udarbejdelse af kasserapport For at gøre det lettere for dig selv at udarbejde regnskab ved regnskabsårets afslutning, anbefales det, at du løbende skriver bilagene ind i kasserapporten og samtidig nummererer bilagene. >> 6. Hvis et bilag er forsvundet, skal du udfylde en erklæring om manglende bilag. Erklæringen skal underskrives af dig og lokalbestyrelsens formand. Send en mail til sls@dsr.dk, hvis du har brug for en skabelon til at lave erklæring om manglende bilag. Kasserapporten laves i det kasserer-ark, som sekretariatet sender til lokalbestyrelsen i starten af regnskabsåret sammen med godkendelse af regnskab for foregående regnskabsperiode.) Erklæring om manglende bilag skal have også have bilagsnummer. 7. Du skal dokumentere udgifter til gebyrer, MasterCard og netbank med bilag og medtage udgifterne i kasserapporten. Læs mere om kasserer-arket i Vejledning til kasserer-arket. Som bilag hertil lav screendump af eller download relevant postering på kontoen, giv det et bilagsnr. og markér relevant postering. 3.1 Tjekliste til udarbejdelse af kasserapport Se eksempel 4 bagerst i pjecen. 8. Du skal medtage renteindtægter i kasserapporten og dokumentere dem med bilag. 1. Nummerér bilagene fortløbende. Bilagene vil typisk være kvitteringer eller - ved udgifter til bankgebyrer - screendumps eller downloads af relevante bevægelser på lokalbestyrelsens konto. 2. Skriv bilagsnummeret på forsiden af bilaget. 3. Skriv bilaget ind i kasserapporten 1 bilag = 1 post i kassererapporten. Dvs. at du IKKE må lægge flere kvitteringer f.eks. vedrørende samme arrangement - sammen til én post i kasserapporten. 4. Ved hvert bilag, skal du skrive disse oplysninger i kasserapporten: a. Dato b. Bilagsnr. c. Budgetpostnr. d. Tekst e. Beløb Se eksempel 2 bagerst i pjecen. Som bilag download kontoudtog, giv det et bilagsnr. og markér relevant postering (se ovenfor under punkt 7). 9. Sørg for, at der ikke medtages udgifter, der vedrørende en tidligere eller kommende regnskabsperiode. Det indebærer, at sidste træk på lokalbestyrelsens konto bør ske minimum 3 dage inden regnskabsårets afslutning, da der ofte går 2-3 dage, før betalinger og overførsler registreres på en konto. 10. Husk at holde udgifter og indtægter vedrørende søgepuljearrangementer ude af kasserapporten. Se undtagelser nedenfor under aflæggelse af årsregnskab. For at bevare overblikket over, hvilke bevægelser på lokalbestyrelsens konto, der vedrører rammebevillingen, og hvilke posteringer, der vedrører søgepuljearrangementer kan det være en hjælp jævnligt at downloade kontoudtog og skrive ud for hver enkelt postering, om den vedrører rammebevillingen eller et søgepuljearrangement. (Bagerst i pjecen ligger tjeklisten i en udgave, som du kan printe og bruge når du laver kasserapport.) 5. Posteringsteksterne i kassererapporten skal være konkrete, forklarende og forståelige for udenforstående. Skriv f.eks. gave til fratrædende aktive i stedet for gave til Herman og Pippi. 4. Aflæggelse af årsregnskab overfor SLS økonomisk ansvarlige Lokalbestyrelsernes regnskabsperiode går fra 1. marts til 28./29. februar. 8 Konkretisér hvilket arrangement en udgift drejer sig om, i stedet for bare at skrive medlemsarrangement. Ved sommerfest/julefrokost/påskearrangement, skal du oplyse, om det var et arrangement udelukkende for lokalbestyrelsen eller for alle SLS-medlemmer på skolen. Ved overførsler til dækning af udlæg skal du skrive både navn på den person, der overføres penge til, og hvad udlægget drejer sig om. >> Ved regnskabsårets afslutning skal lokalbestyrelsens kasserer aflægge regnskab overfor SLS økonomisk ansvarlige. Regnskabet viser, hvordan lokalbestyrelsen har fulgt budgettet, altså hvor meget der faktisk er brugt på de forskellige budgetposter. 9

4.1 Inden du indsender årsregnskab til godkendelse 1. Tjek, at alle udgifter og indtægter vedrørende rammebevillingen er medtaget i kasserapporten. 2. Tjek bilag op mod bevægelser på kontoudtoget for at sikre, at alt vedrørende rammebevillingen er medtaget og skrevet korrekt ind i kasserapporten. Tjek i denne forbindelse, at der kun er medtaget udgifter, der svarer til bevægelser på kontoen i regnskabskabsperioden. 3. Læg bilagene i rækkefølge med laveste bilagsnummer øverst. 4. Skriv saldo på lokalbestyrelsens bankkonto pr. 28./29. februar ind i kolonne D i Beløb på konto i kasserapporten. Nederst i kasserapport og arket Budget og regnskab står Difference. Se eksempel 2 og 3 bagerst i pjecen. Differencen bør være 0,00 kr. Summen af beløbene på bilagene indtastet i kasserapporten + beløb på konto skal svare til rammebevilling. Er dette ikke tilfældet, vil det kunne ses på differencen. Hvis der er en difference, når alle bilag og saldo på kontoen er skrevet ind, skal du: a. Gennemgå alle bilag igen og tjekke at de er skrevet ind med korrekt beløb. i. Vær opmærksom på, at MasterCard-gebyr ved betaling i butik ikke nødvendigvis fremgår af selve bonen, men nogle gange kun fremgår af kort-kvitteringen. ii. Hvis du overfører refusioner til dækning af udlæg, må du ikke runde op eller ned på beløbet, da det giver difference. b. Hvis der herefter stadig er en difference, skal du gennemgå det samlede kontoudtog igen og tjekke, at alt er skrevet ind i kasserapporten og, at du ikke har medtaget udgifter eller indtægter, der vedrører søgepuljearrangementer (undtaget underskud ved søgepuljearrangement, der dækkes af rammebevillingen), eller udgifter, der vedrører en anden regnskabsperiode. Du skal være opmærksom på, at regnskaber vedrørende søgepuljearrangementer aflægges separat og som udgangspunkt er helt adskilt fra lokalbestyrelsens årsregnskab. Eneste undtagelse er, hvis lokalbestyrelsen via sin rammebevilling har dækket et underskud i forbindelse med et søgepuljearrangement. Her medtages underskuddet i kasserapporten / årsregnskabet, og udgiften dokumenteres med relevant bilag fra søgepuljearrangementet f.eks. søgepuljeregnskab med kommentar om, at lokalbestyrelsen selv dækker underskud. 4.2 Det skal du indsende til SLS sekretariat til godkendelse Aflæggelse af regnskab sker ved at indsende følgende til SLS sekretariat: Kasserapport og regnskab (= kasserer-arket) Originale bilag Evt. erklæringer om manglende bilag Kontoudtog for regnskabsperioden (1. marts 28./29 februar) Kasserer-ark med afsluttet kasserapport og regnskab for hele regnskabsperioden (1. marts 28./29. februar) sendes til SLS på mail sls@dsr.dk som Excel-fil sammen med kontoudtog for regnskabsperioden. De originale bilag sendes sammen med printet kasserer-ark med Post Nord til SLS sekretariat, Sankt Annæ Plads 30, 1250 København K. 4.3 Frist for indsendelse af regnskab, bilag m.m. til godkendelse Printet eksemplar af kasserer-ark med komplet kasserapport og afsluttet regnskab, originale bilag, evt. erklæringer om manglende bilag samt kontoudtog skal være modtaget i sekretariatet senest 14 dage før lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling. Bemærk, at en forudsætning for, at regnskab kan godkendes inden for 14 dage, er, at det indsendte regnskab er komplet og korrekt, og at alle bilag er indsendt. Kasserer-ark med komplet kasserapport og afsluttet regnskab sendes desuden sammen med kontoudtog til sekretariatet på mail sls@dsr.dk senest 14 dage før den ordinære generalforsamling. 10 11

5. Fremlæggelse af årsregnskab på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling Som lokalbestyrelseskasserer er du ansvarlig for at fremlægge regnskabet for den netop afsluttede regnskabsperiode på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling i marts. Bemærk, at regnskabet skal være godkendt af SLS økonomisk ansvarlige, inden du kan fremlægge det på generalforsamlingen. 6. Betaling af udgifter og dækning af udlæg Som kasserer er det dit ansvar at udbetale penge, når der er udgifter, der vedrører rammebevillingen, og at sørge for, at der er kvitteringer på alle disse udgifter. Hvis nogen i lokalbestyrelsen har lagt penge ud til aktiviteter, der vedrører rammebevillingen, er det dit ansvar som kasserer at sørge for at udlæggene bliver refunderet, og at bilag for udlæg afleveres til dig. Hvis I har mistet en kvittering, skal du udfylde en erklæring om manglende bilag, hvor du står inde for, at pengene er blevet brugt til det, der er beskrevet i erklæringen. Erklæringen skal underskrives af dig og lokalbestyrelsesformanden. Læs mere om erklæring om manglende bilag under Udarbejdelse af kasserapport. 7. Overblik over lokalbestyrelsens økonomi Det er dig som kasserer, der har ansvar for at have overblik over lokalbestyrelsens økonomi og sikre, at de øvrige lokalbestyrelsesmedlemmer løbende bliver orienteret om status på økonomien. Dette gør du lettest ved løbende at lave kasserapport og gennemgå den på lokalbestyrelsens møder. 8. Administration af lokalbestyrelsens bankkonto Lokalbestyrelsen skal have en konto, som SLS kan overføre penge til. For at sikre at det juridiske omkring kontoen er, som det skal være, og at kontoen kan gives videre til den næste kasserer, skal I have en foreningskonto. Ved oprettelse af nye lokalbestyrelser er det SLS sekretariat, der sørger for, at der bliver oprettet konti til lokalbestyrelserne. Lokalbestyrelseskonti oprettes i Lån & Spar Bank. Ved at oprette netbank behøver I ikke at have en afdeling af Lån & Spar Bank i nærheden for at have en foreningskonto hos dem. Det er under alle omstændigheder en god idé at have en netbank, så du let og billigt kan overføre penge og betale regninger. Der oprettes MasterCard og fuldmagt til lokalbestyrelsens kasserer. Der oprettes fuldmagt til lokalbestyrelsens konto til lokalbestyrelsesformanden. Ved valg af ny kasserer og/eller formand sørger SLS sekretariat for at informere Lån & Spar Bank om dette, så der oprettes fuldmagt til lokalbestyrelsens konto til den nye kasserer og/eller lokalbestyrelsesformand. Sekretariatet sørger også for, at der bliver oprettet MasterCard til kassereren. Til brug for oprettelsen af fuldmagt og MasterCard skal kassereren og lokalbestyrelsesformanden indsende kopi af sundhedskort samt af kørekort eller kopi af siderne i pas med personlige oplysninger, udløbsdato m.m. Kopierne sendes på mail til sls@dsr.dk. Ved fratræden af lokalbestyrelseskasserer eller formand sørger SLS sekretariat for at informere banken om, at vedkommende ikke længere skal have fuldmagt lokalbestyrelsens konto. Sekretariatet sørger også for, at give banken besked om, at MasterCard skal lukkes, hvis en lokalbestyrelses kasserer fratræder. Fratrådte lokalbestyrelseskasserere skal klippe deres MasterCard i stykker og sende kortene til SLS sekretariat. 9. Økonomiske politikker SLS-Bestyrelsen fastsætter nogle regler - økonomiske politiker - for brugen af økonomiske midler i SLS for eksempel mødeforplejning og gavebeløb. De økonomiske politikker skal følges både nationalt, regionalt og lokalt i SLS. Derfor er det vigtigt, at lokalbestyrelsen sætter sig ind i bestemmelserne i de økonomiske politikker. 12 13

De økonomiske politikker ligger her på SLS hjemmeside: Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Materiale for aktive i SLS. 10. Søgepulje SLS har en søgepulje, hvor SLS lokalbestyrelser kan søge penge til medlemsarrangementer på uddannelsesstederne. Det er SLS-Bestyrelsen, der fastsætter kriterierne for at søge midler i søgepuljen. Beløbet i søgepuljen fastsættes hvert år af SLS-Bestyrelsen. Beløbet ligger som regel omkring 100.000 kr. Søgepuljekriterierne ligger her på SLS hjemmeside: Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Materiale for aktive i SLS. 10.1 Ansøgning om midler fra søgepuljen Hvis lokalbestyrelsen vil søge om midler fra søgepuljen, skal I udfylde og indsende ansøgningsskema til søgepuljen. Ansøgningsskemaet ligger her på SLS hjemmeside: Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Materiale for aktive i SLS. Når I søger om midler fra søgepuljen, skal I være opmærksomme på fristerne for indsendelse og behandling af søgepuljeansøgninger (Se søgepuljekriterierne). 10.2 Aflæggelse af søgepuljeregnskab I søgepuljekriterierne er fastsat regler og frister for udarbejdelse af regnskab for søgepuljearrangementer, indsendelse af regnskab med tilhørende bilag samt tilbageførsel til SLS nationale konti af evt. overskydende beløb. På hjemmesiden under Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Materiale for aktive i SLS ligger en skabelon til søgepuljeregnskab, som I skal bruge, når I skal lave søgepuljeregnskab. 11. Overlevering til ny kasserer Det er vigtigt, at dem, der sidder med det økonomiske ansvar i lokalbestyrelsen, kan løfte opgaven. Derfor skal du sørge for at lave en ordentlig overlevering, når du stopper som kasserer. Det betyder bl.a. at du skal lave en gennemgang af jeres økonomi sammen med din efterfølger, fortælle om opgaverne og om, hvordan du har lavet arbejdet. 12. Hjælp Hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp, er du velkommen til at kontakte SLS sekretariat på mail sls@dsr.dk. 13. Vejledning til kasserer-arket Nedenstående er en lille guide til brug af kasserer-arket. Hvis du har spørgsmål, som du ikke finder svar på her, er du velkommen til at kontakte SLS næstformand (telefon 51 26 88 01 eller skrive til sekretariatet på mail sls@dsr.dk). Kasserer-arket skal du bruge, når du laver kasserapport og årsregnskab. Arket regner selv sum og laver regnskab. Det eneste, du skal gøre, er at indtaste de korrekte data i kasserapporten. Hvis data er indtastet korrekt i kasserapporten, trækkes de automatisk fra kasserapporten til regnskabsarket. Kasserer-arket opdateres hvert år, når rammebevillingen er beregnet i fordelingsnøglen ud fra medlemstallet pr. 15. januar. SLS sekretariat sender nyt kasserer-ark til lokalbestyrelsen sammen med godkendelse af regnskabet for den foregående regnskabsperiode. I det kasserer-ark, som sekretariatet sender til lokalbestyrelsen, er lokalbestyrelsens navn, regnskabsperioden og rammebevillingen indtastet. 14 15

13.1 Opbygning Kasserer-arket er lavet således, at du skal indtaste data i de grå felter, mens de hvide felter er sat op til at blive udregnet automatisk. Kasserer-arket er delt op i tre regneark: 1) Kasserapport 2) Budget og regnskab 3) Fordelingsnøgle medlemsarrangementer finansieret via lokalbestyrelsens rammebevilling (altså IKKE søgepuljearrangementer!). Ved udgifter indtastes bilagets beløb uden fortegn f.eks. 158,00 Ved indtægter indtastes bilagets beløb med fortegn f.eks. -7,82 Kasserer-arket regner selv ud, hvor meget, I har brugt og overfører dette til rækken Beløb med kvittering. Se eksempel 2 bagerst i pjecen. Alle bilag vedrørende rammebevillingen skrives ind i kasserapporten. Budget og regnskab bruges til at lave budgetopfølgninger og til det afsluttende årsregnskab. Når budgettet er lagt, udregnes budgetopfølgningen i takt med, at du indtaster jeres udgifter i kasserapporten. Fordelingsnøglen indeholder den fordelingsnøgle, der vedrører regnskabsperioden. Det er meget vigtigt, at du ikke ændrer i fordelingsnøglen, da der henvises til denne i de andre ark! 13.2 Kasserapport I kasserapporten skal du taste disse oplysninger om bilaget: Dato - skal svare til datoen på bilaget Bilagsnummer - skal også anføres på forsiden af bilaget Budgetpostnummer læs mere om dette i afsnittet Budget og regnskab I feltet tekst skal du skrive, hvad bilaget vedrører (f.eks. forplejning til lokalbestyrelsesmøde + dato for mødet eller f.eks gebyr Beløb Når du har indtastet alle dine bilag ved regnskabsårets afslutning, skal du indtaste det beløb, der står på jeres bankkonto, i kolonne D ud for teksten Beløb på konto. Herefter udregner kasserer-arket summen af beløb på konto og beløb med kvittering. Differencen udregnes automatisk ved at trække summen fra rammebevillingen. 13.3 Budget og regnskab Først skal du indtaste jeres budgetposters beløb i kolonne C ( Budget ) i regnskabsarket ( Budget og regnskab ). For at lave budgetopfølgninger og regnskab, skal du, når du indtaster i kasserapporten, indtaste budgetpostnr. svarende til den budgetpost, udgiften hører under i budgettet. Hvis det f.eks. er forplejning til et lokalbestyrelsesmøde, vil den høre under den budgetpost, der hedder SLS-møder. Du kan se, hvilket budgetpostnr., der hører til hvilken budgetpost, i budgetoversigten til højre for kasserapporten. Se eksempel 2 bagerst i pjecen. Når du indtaster et budgetpostnr. i kasserapporten, bliver beløbet lagt til Realiseret (kolonne D) i regnskabsarket til denne budgetpost. På den måde kan du se, hvor meget der i alt er blevet brugt på denne budgetpost. Se eksempel 3 bagerst i pjecen. Som udgangspunkt er det udelukkende udgifter, der skal indtastes i kasserapporten. Eneste undtagelser er renteindtægter og evt. deltagerbetaling i forbindelse med 16 17

14. Eksempler Eksempel 2 Kasserapport Eksempel 1 Ansøgning om likvide midler 18 19

Eksempel 3 Budget og regnskab Eksempel 4 Bilag gebyr 20 21

15. Tjekliste til udarbejdelse af kasserapport 1. Nummerér bilagene fortløbende. Bilagene vil typisk være kvitteringer eller - ved udgifter til bankgebyrer - screendumps eller downloads af relevante bevægelser på lokalbestyrelsens konto. 2. Skriv bilagsnummeret på forsiden af bilaget. 3. Skriv bilaget ind i kasserapporten 1 bilag = 1 post i kassererapporten. Dvs. at du IKKE må lægge flere kvitteringer f.eks. vedrørende samme arrangement - sammen til én post i kasserapporten. 4. Ved hvert bilag, skal du skrive disse oplysninger i kasserapporten: a. Dato b. Bilagsnr. c. Budgetpostnr. d. Tekst e. Beløb 5. Posteringsteksterne i kassererapporten skal være konkrete, forklarende og forståelige for udenforstående. Skriv f.eks. gave til fratrædende aktive i stedet for gave til Herman og Pippi. Konkretisér hvilket arrangement en udgift drejer sig om, i stedet for bare at skrive medlemsarrangement. Ved sommerfest/julefrokost/påskearrangement, skal du oplyse, om det var et arrangement udelukkende for lokalbestyrelsen eller for alle SLS-medlemmer på skolen. Ved overførsler til dækning af udlæg skal du skrive både navn på den person, der overføres penge til, og hvad udlægget drejer sig om. >> 6. Hvis et bilag er forsvundet, skal du udfylde en erklæring om manglende bilag. Erklæringen skal underskrives af dig og lokalbestyrelsens formand. Send en mail til sls@dsr.dk, hvis du har brug for en skabelon til at lave erklæring om manglende bilag. Erklæring om manglende bilag skal have også have bilagsnummer. 7. Du skal dokumentere udgifter til gebyrer, MasterCard og netbank med bilag og medtage udgifterne i kasserapporten. Som bilag hertil lav screendump af eller download relevant postering på kontoen, giv det et bilagsnr. og markér relevant postering. 8. Du skal medtage renteindtægter i kasserapporten og dokumentere dem med bilag. Som bilag download kontoudtog, giv det et bilagsnr. og markér relevant postering. 9. Sørg for, at der ikke medtages udgifter, der vedrørende en tidligere eller kommende regnskabsperiode. Det indebærer, at sidste træk på lokalbestyrelsens konto bør ske minimum 3 dage inden regnskabsårets afslutning, da der ofte går 2-3 dage, før betalinger og overførsler registreres på en konto. 10. Husk at holde udgifter og indtægter vedrørende søgepuljearrangementer ude af kasserapporten. Se undtagelser nedenfor under aflæggelse af årsregnskab. For at bevare overblikket over, hvilke bevægelser på lokalbestyrelsens konto, der vedrører rammebevillingen, og hvilke posteringer, der vedrører søgepuljearrangementer kan det være en hjælp jævnligt at downloade kontoudtog og skrive ud for hver enkelt postering, om den vedrører rammebevillingen eller et søgepuljearrangement. >> 22 23

Sygeplejestuderendes Landssammenslutning Sankt Annæ Plads 30, 1250 København K Telefon 46 95 42 34 sls@dsr.dk www.dsr.dk/sls 17-54 Grafisk Enhed