Brugervejledning til Tildeling.dk For superbrugere - Udbyder Opdateret den 15. november 2017 Side 1 af 20
Indholdsfortegnelse 1 Formål... 4 2 Adgang... 4 3 Menu... 4 3.1 Ret mine data... 4 3.2 Opret opgave... 5 3.3 Opgaveliste... 7 3.3.1 Supplerende oplysninger / ændring af tidsplan... 7 3.3.2 Tilbagetrækning af tilbud... 8 3.3.3 Spørgsmål og svar... 8 3.4 Brugere... 9 3.4.1 Visning af brugere - udbyder... 9 3.4.2 Visning af brugere - Tilbudsgivere... 10 3.4.3 Rediger brugere - udbyder... 10 3.4.4 Rediger brugere - Tilbudsgivere... 10 3.4.5 Deaktivering af brugere... 10 3.5 Tilbudsgivere... 12 3.5.1 Oprettelse af tilbudsgivere... 12 3.5.2 Oversigt over tilbudsgivere... 12 3.5.3 Rediger Tilbudsgiver... 13 3.5.4 Tilknyt delaftaler... 14 3.5.5 Vis tilknyttede delaftaler... 14 3.5.6 Slet tilbudsgiver... 15 3.6 Delaftale... 15 3.6.1 Opret delaftale... 15 3.6.2 Rediger delaftale... 16 3.6.3 Slet delaftale... 17 4 Direkte tildeling... 17 4.1 Afslår tilbudsgiver... 17 4.1.1 Tildel til næste... 17 4.1.2 Modtagelse af tilbud... 18 4.1.3 Tildeling af opgaven... 18 4.1.4 Faktureringsoplysninger... 19 4.1.5 Eksporter journal / Revisionsspor... 19 Side 2 af 20
4.1.6 Aflys opgaven... 20 5 Hjælp/Support... 20 Side 3 af 20
1 Formål Formålet med denne vejledning er, at give udbyderens superbrugere et opslagsværk i Tildeling.dk, så de hurtigt og nemt kan navigere rundt, og bruge systemet optimalt. Vejledningen kan også bruges til almindelige brugere. Imidlertid har disse ikke rettigheder til alle funktionerne i Tildeling.dk, som f.eks. at oprette brugere og delaftaler. 2 Adgang Via en internetbrowser, vælges www.tildeling.dk Klik på ikonet for din Kommune, Institution eller virksomhed og login-siden vises. Skriv dit brugernavn og adgangskode og klik Login Eller klik på Glemt adgangskode? Indtast din e-mail og vælg Send kode og koden bliver sendt pr. e-mail. 3 Menu I venstre side er der en menu, som altid er tilgængelig. Menuen bruges til at navigere rundt i systemet. Ret mine data - Her redigeres egne brugeroplysninger Opret opgave Her oprettes opgaver og direkte tildelinger Opgaveliste Oversigt og status over oprettede opgaver og indkomne tilbud Brugere Oversigt og oprettelse af brugere Tilbudsgivere - Oversigt og oprettelse af tilbudsgivere (leverandører) Delaftaler - Oversigt og oprettelse af aftaler og delaftaler Log ud Her logges ud af systemet. 3.1 Ret mine data Her er der mulighed for at tjekke og ændre egne brugeroplysninger, og der er også mulighed for at ændre adgangskode. Det er vigtigt, at alle felter er udfyldt korrekt, da oplysningerne vises på de oprettede opgaver. Klik på Gem efter ændring eller Fortryd. Side 4 af 20
3.2 Opret opgave Her oprettes en ny opgave/direkte tildeling. Vær opmærksom på, at der skal være oprettet en aftale eller delaftale på dette område, før en opgave kan oprettes. Alle felter skal udfyldes: Titel Angiv en sigende titel for opgaven Beskrivelse af opgave - Beskriv opgaven så detaljeret, som muligt, så opgave og omfang er klart defineret for tilbudsgiveren. Såfremt der er mulighed for besigtigelse bør dette skrives i feltet. Beskrivelse af materialer Beskriv hvilke materialer, der ønskes brugt til udførelsen af opgaven eller om materialeliste er vedhæftet. Delaftale Vælg den aftale/delaftale, som opgaven er omfattet af. Spørgsmålsfrist Angiv dato og klokkeslæt for, hvornår tilbudsgivere senest kan stille spørgsmål. Enten ved at skrive det dd-mm-åååå xx:xx eller vælg dato ved at klikke på kalenderikonet og klokkeslæt ved at klikke på ur-ikonet Svarfrist Angiv dato for, hvornår tilbudsgiver senest kan forvente, at få svar på stillede spørgsmål. Tilbudsfrist Angiv dato og klokkeslæt for, hvornår tilbudsgiver senest kan afgive tilbud. Tildelingsdato Angiv dato for, hvornår tilbudsgiver kan forvente, at en opgave er tildelt. Start på udbedring Angiv dato for, hvornår opgaven skal starte. Udbedringsdato Angiv dato for, hvornår opgaven skal være afsluttet. Lokation Angiv navnet på stedet, hvor opgaven skal udføres. Adresse - Angiv adressen på stedet, hvor opgaven skal udføres. Postnr. - Angiv Postnr. By Udfyldes automatisk Adviseringsmail Indsæt de interne e-mailadresser, der skal modtage løbende information om udbuddet. Adskil med semikolon F.eks. test@test.dk; test2@test.dk. Status - Angiv om opgaven skal gemmes som en Kladde (så der kan ændres og redigeres i opgaven) eller sættes markøren i Offentlig (opgaven kan efterfølgende ikke redigeres og den offentliggøres til tilbudsgiverne, så snart der klikkes opret). Direkte tildeling - Sæt markering, hvis opgaven er en direkte tildeling. Bilag - Her kan vedhæftes et eller flere bilag til opgaven. Klik på Gennemse for at vælge bilaget. Dette kan f.eks. være billeder vedrørende den pågældende opgave (OBS! Vær opmærksom på, om bilaget fortsat er vedhæftet efter eventuelle rettelser/ændringer af opgaven). Opret Klik på Opret for at gemme opgaven eller klik på Fortryd for at annullere. (OBS, der gemmes ikke automatisk en kladde, hvis der vælges Fortryd) Tilbudsgivere vil automatisk modtage en e-mail om, at der er oprettet en opgave (Hvis opgaven er gemt med status offentlig). Side 5 af 20
Nedenfor ses et eksempel på en oprettet opgave: Side 6 af 20
3.3 Opgaveliste Opgavelisten er en oversigt over alle oprettede opgaver. I oversigten fremgår det om opgaven er en direkte tildeling, om opgaven er tildelt, hvilken delaftale, hvem har oprettet opgaven, og hvornår er der tilbudsfrist og status på opgaven. Opgaverne er som standardfunktion sorteret efter seneste tilbudsfrist, men sorteringen kan ændres ved at klikke henholdsvis én eller to gange på en af de andre overskrifter, alt afhængig af om der skal sorteres stigende eller faldende. Ved at klikke på Se opgave vises hele beskrivelsen af opgaven, herunder spørgsmål og svar, mulighed for at tilføje supplerende oplysninger og eventuelt at aflyse en opgave. Hvis opgaven er gemt som en kladde, klikkes der på Rediger for at redigere opgaven og for eventuelt offentliggøre den. 3.3.1 Supplerende oplysninger / ændring af tidsplan Når en opgave er offentliggjort er det muligt at tilføje supplerende oplysninger eller ændre tidsplanen. Klik på Opgaveliste og vælg den opgave, der skal tilføjes supplerende oplysninger til, eller have ændret tidsplanen. Klik på Se opgave. Nederst i visningen af opgaven vælges Tilføj supplerende oplysninger. Side 7 af 20
Der kommer en påmindelse om, at det kan være hensigtsmæssigt at ændre tidsplanen. Klik Ok. Tidsplanen åbnes og kan redigeres. Tilføjelserne/ændringerne kan skrives i feltet Supplerende oplysninger eller der kan vedhæftes yderligere bilag. Vælg Gem ændringer for at afslutte og gemme. Der sendes en e-mail til tilbudsgiverne om, at der er supplerende oplysninger. I opgavevinduet vises den senest gemte version. Det er muligt at vise den oprindelige, eller tidligere versioner af opgaven ved, at vælge i listen under Version. 3.3.2 Tilbagetrækning af tilbud Tilbudsgiveren har mulighed for at trække eventuelt afgivne tilbud tilbage, helt frem til tilbudsfristen. 3.3.3 Spørgsmål og svar Der er mulighed for tilbudsgiverne, at stille spørgsmål til opgaven. Vælg Opgaveliste i menuen yderst til venstre. Vælg den opgave, hvor der er blevet stillet et spørgsmål. Vælg Se opgave. Inde i visningen af opgaven ses spørgsmålet. Klik på Send svar. Besvar spørgsmålet i boksen Svar: og Send svar Side 8 af 20
Der er mulighed for at kunne ændre i spørgsmålet fra tilbudsgiveren. Dette bør kun gøres, såfremt at spørgsmålet skal anonymiseres. Der kan stilles spørgsmål helt frem til spørgefristens udløb, og der kan svares på spørgsmål frem til svarfristens udløb. Der vil blive sendt en e-mail til udbyder, såfremt en tilbudsgiver stiller spørgsmål til en opgave. Ligeledes sendes der en e-mail til tilbudsgiverne, når udbyder har svaret på spørgsmålene. samme tid. Den tilbudsgiver der har afgivet spørgsmålet, kan se spørgsmålet inde i opgavevisningen fra spørgsmålet er sendt. Når udbyder har besvaret et spørgsmål, bliver spørgsmål og svar tilgængelig for alle tilbudsgivere på 3.4 Brugere Her er det mulighed for at oprette én eller flere brugere hos udbyder eller hos tilbudsgiver. Under menuen Brugere klikkes på Opret bruger, og følgende vindue kommer frem: Vælg Firma fra listen ved at klikke på linjen. Det er muligt, at vælge enten udbyder eller de oprettede tilbudsgivere. Udfyld alle felter. Klik på Opret. Det skal besluttes om den pågældende bruger skal være almindelig bruger eller superbruger. Ved markering i feltet Superbruger, er brugeren angivet som superbruger. Ved oprettelse af brugere (interne såvel som eksterne) bliver der automatisk sendt en e-mail med brugernavn og adgangskode. 3.4.1 Visning af brugere - udbyder Ved klik på menupunktet Brugere, vises en oversigt over de oprettede brugere. Der vises om brugeren er superbruger, og om brugeren stadig er aktiv. Side 9 af 20
3.4.2 Visning af brugere - Tilbudsgivere Ved klik på menupunktet Tilbudsgivere og Se brugere, vises en oversigt over de oprettede brugere hos Tilbudsgiveren. 3.4.3 Rediger brugere - udbyder Ved klik på Rediger til venstre for brugeren, under menupunktet Brugere, kan der ændres i brugernes oplysninger. 3.4.4 Rediger brugere - Tilbudsgivere Det er Tilbudsgiver, der skal redigere i brugerne. Dette kan ikke gøres fra udbyders side. 3.4.5 Deaktivering af brugere Det er ikke muligt at slette en bruger, grundet revisionssporet og log på opgaven. Men en bruger kan deaktiveres i stedet. Side 10 af 20
Såfremt en bruger ønskes deaktiveret vælges menuen Brugere og klik på Rediger til venstre for den pågældende bruger, der ønskes deaktiveret. Herefter kommer følgende vindue frem: Udfyld feltet Årsag til deaktivering. Tryk herefter på Gem og brugeren er derefter deaktiveret. Side 11 af 20
3.5 Tilbudsgivere 3.5.1 Oprettelse af tilbudsgivere I menuen Tilbudsgivere vælges Opret tilbudsgiver og følgende vindue kommer frem: Udfyld alle felterne og klik Opret. Når en tilbudsgiver er oprettet skal der oprettes brugere, der skal tilknyttet den enkelte tilbudsgiver. Se punkt 3.4 Brugere. 3.5.2 Oversigt over tilbudsgivere Et samlet overblik over tilbudsgiverne vises i alfabetisk orden efter Tilbudsgivers navn. Side 12 af 20
Det er muligt at filtrere tilbudsgiverne efter delaftale. Hvis der filtreres efter delaftale vises tilbudsgiverne efter deres rangering på rammeaftalen. 3.5.3 Rediger Tilbudsgiver En tidligere oprettet tilbudsgiver kan redigeres ved at klikke på Rediger yderst til venstre. Ændringerne kan nu foretages. Der afsluttes ved at klikke på Gem eller Fortryd, såfremt ændringerne ikke skal gemmes. Side 13 af 20
3.5.4 Tilknyt delaftaler Når både delaftaler og tilbudsgivere er oprettet, skal tilbudsgiverne tilknyttes delaftalerne. Klik på Tilbudsgivere i menuen Klik herefter på Tilknyt delaftale ud for den tilbudsgiver, som der ønskes tilknyttet en delaftale. Klik på Tilknyt delaftale ud for den ønskede delaftale i højre side. For at tilknytte tilbudsgiveren til den ønskede delaftale, skal der angives en timepris og rangeringen for den pågældende delaftale. Indtast timeprisen ekskl. moms og rangering - Klik herefter på Tilknyt delaftale. 3.5.5 Vis tilknyttede delaftaler Klik på Tilknyt delaftale for at se, hvilke delaftaler den pågældende tilbudsgiver er tilknyttet. Side 14 af 20
Under Tilknyttede delaftaler vises de delaftaler Tilbudsgiveren er tilknyttet, til hvilken timepris og rangering/sortering. 3.5.6 Slet tilbudsgiver Klik på Slet yderst til højre for at slette den pågældende Tilbudsgiver. 3.6 Delaftale 3.6.1 Opret delaftale Her er der mulighed for at oprette eller se delaftaler. Under menuen Delaftale klikkes på Opret delaftale. Side 15 af 20
Udfyld alle felterne og tegn eventuelt et Geofence på kortet. Et Geofence er en geografisk optegnelse for, hvilket geografisk område delaftalen er gældende for. Venstreklik med musen på kortet i et af hjørnerne af det geografisk gældende område, og tegn området ved fortsat at venstreklikke med musen, indtil udgangspunktet er nået. Der kan zoomes helt ind på vejniveau. Klik på Opret En færdig udfyldt delaftale kan se ud som følger: Geofence er det røde på kortet. 3.6.2 Rediger delaftale Klik på Rediger til venstre for den pågældende delaftale. Rediger tekst eller Geofence (se afsnit 3.2.1 Opret delaftale) Side 16 af 20
3.6.3 Slet delaftale Klik på Slet til højre for den pågældende delaftale for at slette den. 4 Direkte tildeling Såfremt en opgave oprettes som direkte tildeling, sendes opgaven til den tilbudsgiver med den laveste pris, med det samme, som der klikkes Opret. 4.1 Afslår tilbudsgiver Hvis tilbudsgiveren afslår opgaven eller ikke svarer inden tilbudsfristens udløb på en opgave, der er direkte tildelt, vil opgaven stå som Tilbudsgiver har afvist i statusfeltet i opgavelisten. 4.1.1 Tildel til næste Klik på Se opgave i Opgavelisten for at tildele opgaven til den næst billigste tilbudsgiver. Nederst i visningen af opgaven er status ændret, som følgende for eksempel viser: Klik på Tildel til næste tilbudsgiver. Side 17 af 20
Der kommer en pop-up boks, der gør opmærksom på, at det kan være hensigtsmæssigt, at ændre tidsplanen. Klik OK, og tidsplanen åbnes. Ændr eventuelt tidsplanen, og vælg Gem ændringer og tildel til næste. Opgaven er nu sendt til den næste tilbudsgiver, og der er afsendt en e-mail til den pågældende tilbudsgiver. Status ændrer sig nu til Afventer. Denne fremgangsmåde fortsættes indtil en tilbudsgiver accepterer opgaven, eller der ikke er flere at sende opgaven til. Hvis den sidste tilbudsgiver på delaftalen også afviser, så står opgaven som afvist i Opgavelisten, og når der klikkes ind på opgaven står der: Og man er nødt til at aflyse opgaven. 4.1.2 Modtagelse af tilbud Der bliver automatisk sendt en e-mail til tilbudsgiver med bekræftelse på, at tilbuddet er modtaget, samt en specifikation af tilbuddet. Udbyder vil dog ikke modtage en e-mail med oplysninger om, at der er indkommet tilbud. Det indkomne tilbud kan ikke ses før tilbudsfristen er udløbet. Når tilbudsfristen er udløbet kan de indkomne tilbud ses i Opgavelisten. Klik på Vis tilbud eller Se alle tilbud ved den pågældende opgave. (Vis tilbud er ved opgaver med direkte tildeling, og Se alle tilbud er ved opgaver der har været i miniudbud) 4.1.3 Tildeling af opgaven Klik på Opgaveliste i menuen til venstre. Ved den pågældende opgave under status, klikkes på Vis tilbud eller Se alle tilbud. Side 18 af 20
Klik på Tildel ude til højre og der vil efterfølgende stå Tilbud tildelt. Tilbudsgiverne på den pågældende opgave vil automatisk modtage en e-mail med oplysninger om, hvem opgaven er blevet tildelt. Det er kun muligt, at tildele opgaven til den tilbudsgiver, der har den samlet laveste pris. 4.1.4 Faktureringsoplysninger Der kan ved tildeling af opgaven oplyses eventuelle faktureringsoplysninger, såsom EAN-nr. og lignende. Felterne behøves ikke at være udfyldt for at opgaven kan tildeles. 4.1.5 Eksporter journal / Revisionsspor I Opgavelisten er det muligt at eksportere sagsforløbet, og gemme det elektronisk i sagen. Dermed sikres dokumentationen af tildelingen af tilbuddet. Klik på Opgaveliste i menuen. Ved den pågældende opgave under status, klikkes på Eksporter journal. (Det er ikke muligt at eksportere journalen, før opgaven er tildelt) Journalen downloades til computeren, hvor den åbnes ved at dobbeltklikke på filen, eller den kan findes i mappen Overførsler på computeren. (Filen eksporteres som en html-fil) Side 19 af 20
Journalen indeholder alle oplysninger om opgaven: Titel, Beskrivelse af opgaven, Beskrivelse af materialer, Delaftale, Lokation, Tidsplan, Spørgsmål & svar, Modtagne tilbud, Tildeling og Log vedrørende opgaven. 4.1.6 Aflys opgaven Det er muligt at aflyse en opgave. Vælg Opgaveliste, Vælg den pågældende opgave, som ønskes aflyst Vælg Se opgave og tryk på knappen Aflys opgaven. Årsagen til aflysningen af opgaven skal beskrives klik på Aflys opgave. Tilbudsgivere tilknyttet den pågældende delaftale vil automatisk modtage en e-mail om, at opgaven er aflyst. 5 Hjælp/Support Hvis der er problemer eller spørgsmål er kommandovejen som følgende: Alm brugere og/eller tilbudsgivere kontakter altid en superbruger hos udbyder Hvis en superbruger hos udbyder, har problemer eller spørgsmål, retter superbrugeren henvendelse til Konnect. https://support.konnect.dk Side 20 af 20