Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr. 33 96 35 56 Weidekampsgade 6 Postboks 1600 0900 København C Telefon 36 10 20 30 Telefax 36 10 20 40 www.deloitte.dk Gymnasiefællesskabet mellem Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Frederiksværk Gymnasium & HF Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyn Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Gymnasium Roskilde Katedralskole Rungsted Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium Solrød Gymnasium Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium Revisionsprotokollat til årsrapport 2015 Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1. Revision af årsrapporten 36 1.1 Revision af forretningsgange og interne kontroller 36 1.2 Finansiel revision af årsregnskabet 36 1.3 Den generelle IT-sikkerhed 37 2. Forvaltningsrevision 38 2.1 Økonomistyring 38 2.2 Sparsommelighed 38 2.3 Produktivitet og effektivitet 39 2.4 Konklusion 39 3. Øvrige oplysninger 39 3.1 Ledelsens regnskabserklæring 39 3.2 Eftersyn af styregruppens mødereferater og overholdelse af bogføringsloven 39 4. Konklusion på den udførte revision 39 5. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling 39 6. Erklæring 40
Deloitte 36 Revisionsprotokollat til årsrapport 2015 1. Revision af årsrapporten Vi har afsluttet revisionen af den af ledelsen aflagte årsrapport for 2015 for Gymnasiefællesskabet. 1.1 Revision af forretningsgange og interne kontroller Revisionen har omfattet en vurdering af, om Gymnasiefællesskabets rapporteringssystemer, forretningsgange og interne kontroller fungerer forsvarligt. Formålet hermed er at påse, hvorvidt der forefindes korrekte, troværdige og rettidige bogholderiregistreringer som grundlag for regnskabsaflæggelsen. Endvidere er formålet at vurdere, om Gymnasiefællesskabet efter forholdene har tilstrækkelige og opdaterede interne disponerings- og godkendelsesregler. Vi har derudover kontrolleret, at Gymnasiefællesskabet overholder bogføringsloven. Vores gennemgang, som baserer sig på kontrol af stikprøver, har ikke givet anledning til bemærkninger. 1.2 Finansiel revision af årsregnskabet Revisionen af Gymnasiefællesskabets årsregnskab har blandt andet omfattet en analyse af resultatopgørelsen. Ved analysen har vi gennemgået udvalgte konti og stikprøvevis sammenholdt de enkelte posteringer med bilag og andet underliggende materiale. Under vores revision har vi kontrolleret, at Gymnasiefællesskabets dispositioner er inden for formål jævnfør samarbejdsaftale mellem de 16 gymnasier, samt at de er i overensstemmelse med forudsætningerne for de givne tilskud, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Tilsvarende har vi under den nævnte revision kontrolleret, at aktiviteter, efter vores vurdering, er sket i overensstemmelse med Undervisningsministeriets regler, herunder bekendtgørelse nr. 1555 af 18. december 2009 og bekendtgørelse nr. 158 af 19. februar 2009. Vi har kontrolleret, at årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 1721 af 21. december 2010 om regnskab for institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. i det omfang, denne er relevant. Drøftelser med værtsinstitutions rektor om besvigelser Vi har drøftet risikoen for besvigelser på institutionen med rektor. Drøftelserne har også omfattet de interne kontroller, som Gymnasiefællesskabet har implementeret for at forebygge disse risici. Rektor
Deloitte 37 har i denne forbindelse oplyst, at han ikke har kendskab til besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser, ligesom der ikke vurderes at være særlig risiko for væsentlige fejl i Gymnasiefællesskabets årsregnskab som følge af besvigelser. Vi skal bemærke, at vi ikke under vores revision har konstateret fejl i årsregnskabet som følge af besvigelser, eller andre forhold, der kan indikere besvigelser mod Gymnasiefællesskabet. Indtægter Vi har kontrolleret grundlaget for opkrævning fra Gymnasiefællesskabet til de 16 gymnasier, hvilket ikke har givet anledning til bemærkninger. Omkostninger Omkostninger er stikprøvevis kontrolleret til underliggende dokumentation. Vi har ingen bemærkninger til gennemgangen. 1.3 Den generelle IT-sikkerhed Ministeriet har udsendt en ny bekendtgørelse med blandt andet følgende formulering: For applikationer og infrastruktur, der som led i et administrativt fællesskab, jf. 33 a i lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse og 2 i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. med dertil hørende bekendtgørelser, stilles til rådighed for andre institutioner, påhviler det den institution, der stiller applikation og infrastruktur til rådighed, at indhente en ISAE 3402 type 2-erklæring. Erklæringen skal foreligge senest den 1. oktober 2016. Gymnasiefællesskabet er it serviceleverandør til en række partnerskoler, og ønsker i den sammenhæng at kunne levere den krævede revisorerklæring om de generelle it-kontroller til partnerskolerne. Systemerne, der driftes af gymnasiefællesskabet, er hovedsagligt følgende: HR DB GYM betaling Fælles Windows AD ESDH Vi assistancer i øjeblikket fællesskabet med at beskrive forretningsgange og implementere kontroller til brug for en 3402 type 2 erklæring. Der vil blive rapporteret om konklusionerne vedrørende 3402 type 2 - erklæringen i protokollen for 2016.
Deloitte 38 Der er i 2015 bekendtgjort nye krav vedrørende it. Det fremgår af bekendtgørelse nr. 1596 af 14. februar 2015 blandt andet, at vi skal påse, at institutionen alene anvender applikationer og infrastruktur, der er omfattet af en systemrevisionserklæring, der er offentliggjort af Styrelsen for It og Læring. Det fremgår af styrelsens systemrevisionsbekendtgørelse nr. 1119 af 21. september 2015, at institutionen kun kan anvende et studieadministrativt system, hvis systemet er omfattet af en systemrevisionserklæring uden forbehold. Dette krav skal være opfyldt senest 1. april 2016. Os bekendt foreligger der endnu ikke en sådan erklæring vedrørende det af institutionen anvendte studieadministrative system Lectio. 2. Forvaltningsrevision Vi har ud over den finansielle revision foretaget forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision af årsregnskabet og har omfattet en vurdering af økonomistyringen, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. 2.1 Økonomistyring Vi har i forbindelse med revisionen påset, at der er udarbejdet et budget, der er godkendt af styregruppen, og at der er fulgt op på det lagte budget. 2.2 Sparsommelighed Vi har i forbindelse med vores revision stikprøvevis vurderet, om Gymnasiefællesskabets dispositioner er i overensstemmelse med almindelige normer for, hvad der kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig forvaltning af offentlige midler, herunder hvorvidt goder og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk hensigtsmæssig måde under hensyn til pris, kvalitet, kvantitet osv. Vi kan konstatere, at større indkøb sker ved indhentelse af tilbud eller udbud, og vi har blandt andet gennemgået følgende: Afviklet 2 EU-udbud på rengøring for 8 gymnasier Afvikling af kantine-udbud for 2 gymnasier Analyse af omkostningsniveauer på tværs af gymnasierne Opfølgning på kvaliteten i udførte ydelser fra leverandører Det er vores vurdering, at Gymnasiefællesskabet bidrager til kvalitet i processen omkring indhentelse af tilbud og understøtter medlemmerne i at agere sparsommeligt. Vores undersøgelser har ikke givet anledning til bemærkninger.
Deloitte 39 2.3 Produktivitet og effektivitet Gymnasiefællesskabets mål fremgår af ledelsesberetningen, hvoraf det tillige fremgår, at Gymnasiefællesskabet har levet op til formålet om at minimere de administrative omkostninger. Det er også vores vurdering, at der er en god sammenhæng mellem kvalitet og pris i opgavevaretagelsen i Gymnasiefællesskabet. 2.4 Konklusion Forvaltningsrevisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3. Øvrige oplysninger 3.1 Ledelsens regnskabserklæring Som led i revisionen af vanskeligt reviderbare områder, har værtsinstitutionens rektor afgivet en regnskabserklæring over for os vedrørende årsregnskabet. Heri har rektor blandt andet erklæret: at der ikke er konstateret besvigelser i det forløbne regnskabsår at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen 3.2 Eftersyn af styregruppens mødereferater og overholdelse af bogføringsloven Vi har foretaget kontrol af, at styrergruppen overholder de pligter, som den i henhold til lovgivningen er pålagt med hensyn til at oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller mv. 4. Konklusion på den udførte revision Vi forsyner årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger. Vores detaljerede kommentarer til den udførte revision er meddelt værtsinstitutionens rektor. Ingen af de omtalte forhold har en sådan karakter, at vi har fundet det påkrævet at omtale dem i revisionsprotokollatet. 5. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling Revisionen er i relevant omfang udført i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 1292 af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. (revisionsbekendtgørelsen) samt krav vedrørende administrative fællesskaber. Vores revision udføres derudover i henhold til danske revisionsstandarder og god offentlig revisionsskik.
Deloitte 40 6. Erklæring Vi skal slutteligt erklære: At vi opfylder de habilitetsbetingelser, der er indeholdt i lovgivningen, og at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. København, den 10. marts 2016 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Søren Jensen statsautoriseret revisor
Deloitte 41 Fremlagt på styregruppemødet, den 10. marts 2016 Bestyrelse/styregruppe Mette Trangbæk Hammer Henrik Nevers Johnny Vinkel Claus Niller Nielsen Bjarne Thams Peter Schiødt Mogens Hansen Thomas Jørgensen Allan Kjær Andersen Mette Kynemund Kirsten Schiellerup Trine Rhein-Knudsen Susan Mose Kurt Rene Eriksen Eva Steensen Johnny Simonsen KCH/Käthe T:\Data\11\143554\Gymnasiefællesskabet\2016\143554rp2015.docx