Finansudvalget 2010-11 Aktstk. 99, endeligt svar på 17 spørgsmål 1 Offentligt PROASK Organisation Risikofaktor Anvendes der en teknisk løsning, som organisationen ikke har kendskab til (høj) eller en kendt teknologi (lav). Bemærkninger 4 Den nye tekniske løsning er nødvendigvis ny for organisationen, da eksisterende løsning er baseret på 20 år gammel platform, herunder med Word Perfect som tekstbehandlingsløsning. PROASK-løsningen er baseret på standard workflow-teknologi og andre standard-komponenter, som er vurderet i langt højere grad kan løse de fremtidige behov for øget digital sagsbehandling Den tekniske løsning hviler i høj grad på anvendelse af standard workflow teknologi; en teknologi styrelsen ikke tidligere har anvendt, men en teknologi, der i flere år har været anvendt, primært i forsikringsbranchen. Set fra sagsbehandlernes side er løsningen baseret på web-parts og fremstår således som de fleste webapplikationer i dag. Tiltag ASK har mere end 20 års erfaring med indførelse af ny teknologi, herunder over 10 års erfaring med indførelse og udbygning af digital sagsbehandling. ASK har derfor mange erfaringer med indførelse af ny teknologi PROASK er dog styrelsens hidtil største projekt med ny teknologi omfattende hele styrelsen. Der er derfor megen fokus på at mindske udfordringerne ved overgangen, dvs både aflære den gamle løsning og lære den nye. Et af midlerne hertil er en trinvis idriftsættelse, faseopdelt, og hvor der kun startes med nye sager, hvor organisationen stille og roligt kan lære den nye løsning at kende, herunder evt ændringer i tilhørende arbejdsgange. Andre tiltag er tidlig inddragelse af repræsentanter fra huset i analyser, tests etc., kurser i de nye værktøjer, sikring af brugervenlig grænseflade til løsningen., udnyttelse af helt nye muligheder omkring integration med faglig sagsstøtte direkte i løsningen @BCL@980A3246.doc Side 1 af 7 Ændret 28-04-2011 10:21
Har organisationen ringe erfaring (høj) eller stor erfaring (lav) med gennemførelse af ITprojekter. Har det været nødvendigt at nedsætte en ny og ikke så erfaren projektgruppe (høj) eller gennemføres projektet med en erfaren og velafprøvet projektgruppe (lav). 4 Styrelsen har en mangeårig tradition for gennemførelse af mange, succesrige projekter. Dette projekt har imidlertid en størrelse og en indflydelse på medarbejderne, der indebærer et højere risikoniveau. 4 Grundstammen i projektgruppen bestod af fem personer, der i fællesskab har gennemført behovs- og arbejdsgangsanalyser, kravspecificering og udbudsforretning med afsluttende tilbudsvurdering. Til gennemførelsesfasen er projektgruppen blevet udvidet med yderligere medlemmer. Som tidligere nævnt indebærer projektets størrelse og indflydelse på medarbejderne et højere risikoniveau. ASK har over 20 års erfaring med gennemførelse af mange ITprojekter, herunder mere end 10 års erfaring med fuld digital sagsbehandling. PROASK-projektet er dog et så stort og omfattende projekt, at dette faktum ikke får styrelsen til at tro, at PROASK-projektet kan gennemføres uden store udfordringer, hvorfor risikovurderingen bevidst er sat til høj for at sikre konstant nødvendig fokus på at gennemførelsen sker så effektiv som mulig. ASK har opbygget en intern projektorganisation bemandet med erfarne personer på alle niveauer, ligesom der trækkes på rådgivning fra eksternt konsulenthus. PROASK er organiseret med en fast projektgruppe på fuld tid bestående af (meget) erfarne personer, som løbende er blevet styrket med tilførsel af kompetente profiler til de forskellige centrale funktioner i takt med at behovet herfor er identificeret. Der er nedsat en styregruppe for projektet, som har styrelsens direktør som formand. Styregruppen følger projektet meget tæt og er øverste besluttende organ. Projektet styres i det daglige via 2 ugentlige møder af en lille dedikeret PROASK-programledelse med styrelsens vicedirektør som formand. Dette gør det muligt hele tiden at følge den løbende fremdrift og iværksætte de tiltag, der måtte være nødvendigt. Endelig rådgives og sparrer ASK med eksternt konsulenthus ad løbende tiltag. Selvom ASK har erfarne personer på opgaven er vurderingen, at @BCL@980A3246.doc Side 2 af 7 Ændret 28-04-2011 10:21
Er projektet det første af sin art (høj), eller er der tidligere eksternt eller internt udviklet et sammenligneligt projekt (lav), hvorfra der kan hentes erfaringer. (Særlige risikofaktorer for det konkrete projekt) 4 For så vidt angår systemets funktionalitet er der store sammenfald, mens den anvendte teknologi er ny i styrelsen. Teknologien er dog ikke ny for leverandøren, der har anvendt de væsentligste løsningskomponenter i sammenlignelige projekter projektets størrelse nødvendiggør løbende fokus på organiseringen. Projektgruppen har dog fortsat ikke problemer med at opfylde de leverancer, som ASK er ansvarlig for Projektet er bevidst tænkt nyt, nemlig som et bud på, hvordan fremtidens digitale sagsbehandlingssystemer bør opbygges, så det er muligt at digitalisere endnu flere processer. Løsningsmodellen er da også af ABT-fonden vurderet som potentiel anvendelig for anden sagsbehandling end arbejdsskader, hvorfor ABT-fonden støtter projektet. Det er derfor på mange måder et banebrydende nyt projekt, hvor erkendelsen er, at digital sagsbehandling ikke bør løses via skræddersyede løsninger, men via konfigurerbare standardkomponenter, herunder en (standard) workflow-komponent til at håndtere sagsbehandlingsprocesser og en standard regelmotor - komponent til at håndtere forretningslogik. Men at etablere dette (logiske) rammeværk er nyt og uprøvet. Leverandøren har dog allerede udviklet og idriftsat elementer i løsningen i andet projekt, men for ASK er det nyt. @BCL@980A3246.doc Side 3 af 7 Ændret 28-04-2011 10:21
Bemanding af udviklingsprojektet 3 (4) Arbejdspresset i Arbejdsskadestyrelsen er relativt højt pga. krav om afvikling af sager, hvilket kan betyde, at det kan være svært at afgive de nødvendige ressourcer til udviklingsprojektet. Man har i planlægningen taget højde for dette og afdækket ressourcebehovet i projektets forskellige faser. Derefter er der taget initiativ til at indhente den nødvendige arbejdskraft, ligesom det løbende undersøges, hvor der kan suppleres med eksterne ressourcer. Risikoen her var oprindelig 4, men er nu reduceret til 3, idet det har været muligt at bemande projektet med nødvendige resurser, herunder tilføre kvalificerede resurser fra huset, der både har stor faglig viden og samtidig mestrer at forstå de tekniske rammer, som faglig viden skal formidles på for at den bliver anvendelig i et IT-projekt @BCL@980A3246.doc Side 4 af 7 Ændret 28-04-2011 10:21
Teknisk løsning Omfatter projektet anvendelse af et samspil af mange standardprodukter (høj) eller kun anvendelse af få standardprodukter, hvis samspil er almindeligt anvendt (lav). 3 (4) For så vidt angår samspillet mellem Global 360, Corticon og BizTalk er det anvendt flere gange i forvejen. For så vidt angår Captia så er samspillet med denne komponent via FESD grænsefladen ikke anvendt tidligere; og eftersom Captia er en central komponent i løsningen indebærer det en øget risiko for projektet. Løsningen består som udgangspunkt af standard komponenter, der sammensættes i en service-orienteret arkitektur. Løsningen skal dog nødvendigvis have grænseflader til mange andre systemer, så oplysninger enten kan hentes eller formidles digital. Disse andre systemer er af forskellig alder og teknologi, hvilket har været en udfordring. De fleste udfordringer omkring grænseflader er nu blevet løst, hvorfor risikoen er nedjusteret i forhold til den oprindelige vurdering. Er projektet meget komplekst (høj) eller enkelt (lav). 5 Projektet indebærer, at hele styrelsens nuværende produktionssystem udskiftes, og det i sig selv er en kompleks operation. Desuden er projektet den første gennemgribende implementering af en SOA-baseret løsning på Beskæftigelsesministeriets område med anvendelse af fælles komponenter - med deraf forbundet delt ejerskab. Projektets kompleksitet har som ventet vist sig stor og større end leverandøren oprindelig har forventet, hvorfor det har været nødvendigt at justere tidsplanen. Kompleksiteten håndteres på mange måder, herunder er der ved kontrakttillæg 5 taget højde for, at projektet må have mere kalendertid både til nødvendige analyser før udvikling, til selve udviklingen og til testforløb. Kompleksiteten håndteres via løbende opgave- og risikostyring, primært rettet mod de til enhver tid mest kritiske områder.ask har endvidere primo 2011 anmodet PA consulting om et review af projektet, og PA konkluderer, at projektet vil kunne gennnemføres efter tidsplanen i kontrakttillæg 5 med primært nogle anbefalinger til leverandøren, men også enkelte anbefalinger til ASK. ASK har herefter udarbejdet konkret handlingsplan ud fra anbefalingerne i denne rapport. @BCL@980A3246.doc Side 5 af 7 Ændret 28-04-2011 10:21
Teknisk løsning Skal IT-systemet forvalte et regelsæt, der må forventes ændret væsentligt under projektet gennemførelse (høj), eller er regelsættet stabilt (lav). Skal der etableres mange snitflader til andre systemer (høj) eller er systemet et stand-alone (lav). Er IT-projektet afhængigt af tilretninger i andre systemer (høj) eller uafhængigt af tilretninger (lav). 4 Regelsættet må forudses at undergå forandringer. Af samme grund opbygges systemet så fleksibelt, at det i vid udstrækning vil være muligt at tilpasse systemets virkemåde. 3 (4) Der tilstræbes maksimal integration med andre offentlige systemer, så sagsoplysningen i højere grad kan foregå ved elektronisk indhentning af oplysninger, snarere end ved brevbaseret anmodning. Desuden vil systemet være omdrejningspunktet i styrelsens samlede systemlandskab, hvilket stiller store krav til koordinering i forhold til andre interne projekter og systemer. 4 Det har vist sig, at projektet er afhængigt af tilretninger i dokumenthåndteringssystemet Captias systemgrænseflade, ligesom Captia måtte ændres, så det kan tilgå dokumenter i det eksisterende dokumentarkiv, baseret på InfoImage Folder. ASK gennemfører kun helt nødvendige ændringer (for eksempel i forbindelse med lovændringer), så længe projektet løber, ud fra den velkendte erfaring, at mange løbende ændringer i et projektforløb er meget risikobetonet for et projekts økonomi, resurseforbrug og tidsplan Projektet har og skal have mange integrationer til andre systemer, men for at minimere risici herved er udgangspunktet de eksisterende snitflader, og ikke samtidig markante ændringer her. I projektets indledende faser var der en række udfordringer med grænsefladerne, men disse er blevet løst og er ikke længere et højkritisk område I projektets indledende faser var der nogle store udfordringer her, idet f.eks. FESD-standarderne på ESDH-området ikke havde den forventede kvalitet ligesom brev-dannelseskomponenten måtte udbygges. Integrationen til E-indkomst var også mere kompleks end ventet, men det er også nu løst. Integrationen til det elektroniske anmeldesystem EASY har også givet mindre udfordringer, idet dette system er justeret efter udformningen af kravspecifikationen. @BCL@980A3246.doc Side 6 af 7 Ændret 28-04-2011 10:21
Teknisk løsning Skal der ske en omfattende konvertering i forbindelse med implementeringen (høj), eller skal der ikke ske nogen konvertering (lav). Er der ingen mulighed for, at konverteringen kan køres tilbage (høj), eller kan der etableres procedurer for tilbageløb (lav). 5 Hele den nuværende bestand af sager skal konverteres og overføres til det nye system. Derimod vil dokumenterne blive bibeholdt i det nuværende dokumentarkiv. 5 Konverterings- og idriftsættelsesstrategi er endnu ikke fastlagt, men det forekommer urealistisk at etablere mulighed for at køre konverteringen tilbage. Der skal nødvendigvis konverteres fra eksisterende løsning. Der er etableret en særlig gruppe til dette arbejde sammensat af meget kompetente personer fra såvel ASK som eksterne. Forberedelserne er nu kommet meget langt, og de nødvendige konverteringsprogrammer, tests etc er gennemført. Arbejdet har i den kritiske fase været fulgt tæt af programledelsen. Opgaven er fortsat stor, men under kontrol Der er udviklet og testet grundige procedurer for overførsel fra gamle løsning til nye, herunder omfattende kvalitetstjek, tilbageføringsmuligheder etc. Som led i konverteringsarbejdet er foretaget omfattende datavask af gamle løsning med henblik på at overføre bedst mulig kvalitet til den nye løsning @BCL@980A3246.doc Side 7 af 7 Ændret 28-04-2011 10:21