BYRÅDSSEKRETARIAT OG UDVIKLING

Transkript

1 BYRÅDSSEKRETARIAT OG UDVIKLING Helhedsorienteret erhvervsservice 1

2 Indhold Kære virksomhed 3 De fem servicemål: 1. Udvidet åbningstid og svar inden for 24 timer 4 2. Tovholder inden for fem hverdage 5 3. Taskforce når nødvendigt 6 4. Fast kontaktperson 7 5. Koordineret erhvervsindsats 8 Feedback, tak! 9 Egne noter 11 De fem servicemål får virkning fra 1. september 2013 Denne folder er udarbejdet i en intern proces i Odsherred Kommune i foråret Med til at kvalificere indholdet har været medarbejdere, ledere og chefer fra Natur, Miljø og Trafik, Ejendom og Byggeri, Plan og Udvikling, Job og Voksen, Byrådssekretariat og Udvikling, en direktør, kommunaldirektøren, samt repræsentanter fra følgende fem virksomheder: Slagter Adolfsen, Poul Johansen Maskiner, Dragsholm Slot, Odsherreds El-Teknik og Smedegaarden VVS. Tak til alle. 2

3 Kære virksomhed Erhvervspolitikken er en invitation til samarbejde og sætter retning for en fokuseret og koordineret erhvervsindsats i de kommende år. Målet er at skabe vækst og udvikling i Odsherred, for det er nødvendigt. Erhvervsindkomsten i Odsherred Kommune er 10 % under landsgennemsnittet, og befolkningsudviklingen peger på øgede udgifter og faldende indtægter i det kommunale budget. Odsherred Kommune kan bidrage til at understøtte væksten i de private virksomheder ved at forbedre den kommunale erhvervsservice. Det gør vi blandt andet via Helhedsorienteret erhvervsservice, der blev vedtaget af Byrådet den 25. juni 2013 og som implementeres pr. 1. september Det nye erhvervsservicekoncept blev til i foråret 2013 i en proces med deltagelse af lokale virksomheder og er første bud på en forbedret kommunal indsats over for virksomheder. Med helhedsorienteret erhvervsservice mener vi overordnet set måden, vi som kommune arbejder på i forhold til virksomheder. Det betyder: I skal som virksomheder opleve Odsherred Kommune som en konstruktiv og løsningsorienteret myndighed og servicepartner, der fungerer i samspil med erhvervslivet. Vores indsats i kommunen skal fremstå samlet, koordineret og helhedsorienteret. I skal som virksomheder opleve, at vi i kommunen behandler jeres sag hånd holdt, professionelt, forudsigeligt og hurtigst muligt fra første kontakt, også selv om sagen omfatter flere centre og evt. eksterne myndigheder - og selv om sagsbehandlingen forløber over længere tid. Servicen henvender sig udelukkende til virksomheder og består af fem servicemål, der bygger på ovenstående principper. På erhvervskonferencen den 6. juni 2013 blev forslag til Helhedsorienteret erhvervsservice præsenteret og drøftet. Refleksionerne fra dagen blev taget med i den politiske proces i forbindelse med vedtagelsen af servicemålene. Du er meget velkommen til at kommentere på den nye erhvervsservice og komme med dine oplevelser, forslag til ændringer eller idéer til udvikling af den kommunale erhvervsservice fremover. Husk at erhvervsledere, ansatte i virksomhederne, politikere, embedsmænd og borgere ikke hver for sig kan skabe den nødvendige dynamik og forandring i Odsherred Kommune. Vi må stå og virke sammen for at lykkes. Venlig hilsen Thomas Adelskov Borgmester 3

4 1. Udvidet åbningstid og svar inden for 24 timer Service: En ny telefon- og service for alle generelle virksomhedsrelevante spørgsmål med åbningstid mandag til torsdag kl. 8-18, samt fredag kl En ny telefon- og service til virksomhedskonsulenterne til spørgsmål om arbejdskraft, viden om støtteordninger (fx fleksjob, fastholdelse af medarbejdere m.v.) med åbningstid mandag til torsdag kl. 8-18, samt fredag kl Vi besvarer alle spørgsmål inden for 24 timer på hverdage, som et minimum med enten: 1. svaret på det stillede spørgsmål eller 2. kontakt pr. eller telefon af en medarbejder fra rette team eller center. En erhvervsportal på giver dig hurtigt overblik over relevant information på alle tidspunkter. Du kan kontakte Erhvervsservice på eller Mandag til torsdag kl og fredag kl vil en medarbejder svare på spørgsmål eller sørge for, at du senest førstkommende hverdag bliver kontaktet af en medarbejder fra rette team eller center. Jobcentrets virksomhedskonsulenter på eller , mandag til torsdag kl og fredag kl Her skal du henvende dig med spørgsmål om arbejdskraft, viden om støtteordninger (fx fleksjob, fastholdelse af medarbejdere m.v.) Et center eller team direkte, fx Center for Natur, Miljø og Trafik eller Byggesagsteamet. Det kan du gøre i åbningstiden. Du kan se åbnings- og telefontider, samt telefonnumre og adresser til kommunens centre og team på Du kan møde frem uanmeldt inden for åbningstiden, men du kan også med fordel aftale et møde uden for normal åbningstid. 4

5 2. Tovholder inden for fem hverdage Service: Når dit spørgsmål ikke kan besvares inden for 24 timer og kræver en egentlig sagsbehandling, bliver du senest inden for fem hverdage kontaktet af en medarbejder fra rette team eller center: en tovholder. Tovholderen er din kontaktperson på sagen undervejs i hele sagsforløbet. Tovholderen sikrer sig først et overblik over sagens kompleksitet og afstemmer forventningerne til sagens behandling med dig. Tovholderen vil tilrettelægge sagens forløb mest optimalt efter din virksomheds behov og i henhold til ressourcer, procedurer og lovkrav. Tovholderen vil oplyse dig om, hvilket materiale der er brug for til sagen, om den skønnede sagsbehandlingstid, og om hvornår sagsbehandlingen begynder. En tovholder En tovholder i Odsherred Kommune er den medarbejder, der har ansvar for, at din sag kommer i mål hurtigst muligt. Tovholderen er din kontaktperson på sagen undervejs i hele sagsforløbet. Tovholderen har overblikket over sagen og har ansvaret for, at sagen rykker. Det vil sige at tovholderen skal holde alle sagens parter til ilden - både dine rådgivere, sine kollegaer og eksterne myndigheder. Hvis vi i kommunen mod forventning ikke kan overholde en aftale eller en tidsfrist, kontakter din tovholder dig hurtigst muligt og med en begrundelse. Hvis du eller din rådgiver ikke overholder en aftalt tidsfrist, rykker tovholderen for leverancen. Samtidig aftaler I eventuelt en justering af tidsplanen som følge af forsinkelsen. Hvis sagen skal overdrages til en ny tovholder, er det tovholderens ansvar at overdrage sagen uden tab af informationer, så både du og den ny tovholder er klar over, hvad status på sagen er, og hvem der har ansvaret fremadrettet. 5

6 3. Taskforce når nødvendigt Service: Medarbejdere fra forskellige fagområder arbejder hurtigt sammen for at løfte en akut, kompleks og tværgående opgave af væsentlig betydning. Odsherred Kommune nedsætter en taskforce, når kommunen vurderer, at det er nødvendigt. En taskforce fungerer så længe, der er behov for det, men er af midlertidig karakter. En taskforce kan også arbejde med udviklingsprojekter. En taskforce En akut, kompleks og tværgående opgave af væsentlig betydning kan fx handle om en virksomhed, der overvejer at flytte hertil eller herfra, eller har brug for at en given problemstilling bliver håndteret hurtigt og på en operationel måde. Taskforcens arbejde vil være ad hoc-baseret og behovsstyret. Opgaven vil alene være at trække på relevante medarbejdere i taskforcen i konkrete sager og i et omfang, der svarer til udfordringen eller ansøgningen. En taskforce har direkte adgang til alle relevante myndighedsområder. En taskforce kan også bruges til at tage emner og udviklingsprojekter op, fx for at understøtte samarbejdet på tværs af centre i Odsherred Kommune. 6

7 4. Fast kontaktperson Service: Fast bindeled mellem kommune og virksomhed, når der er behov for løbende kontakt og dialog med kommunen som myndighed, serviceleverandør eller partner. Virksomheder med en fast kontaktperson får nemmest mulig adgang til kommunen, men ikke forrang til at få løst sager. Den faste kontaktperson vil i sagens natur være tovholder på alle virksomhedens sager. Én fast kontaktperson Nogle gange kan virksomheder, kommunen eller begge parter have behov for at være i løbende dialog. Det kan fx gøre sig gældende hos virksomheder, der har mange ansatte, høj omsætning, eller mange komplekse sager eller aktiviteter, der ofte involverer kommunen som myndighed, serviceleverandør eller partner. I sådanne tilfælde er det vigtigt at have en god og kontinuerlig kontakt og dialog. Herved sikrer du dig et højt informationsniveau om din virksomhed i kommunen, og du får nem adgang til viden om ny lovgivning eller andet, som du skal være opmærksom på i forhold til din virksomhed. Når vi i kommunen kender din virksomheds behov og rammevilkår, får vi bedre mulighed for at være på forkant, og vi får mulighed for at kunne tilrettelægge vores erhvervsindsats bedre. Det giver god mening for både dig og os. Vi behandler naturligvis din henvendelse fortroligt. Kontakt erhvervsservicekonsulenten, hvis du vil høre nærmere. 7

8 5. Koordineret erhvervsindsats Service: En løsnings- og helhedsorienteret og koordineret tilgang, og håndholdt service fra første kontakt. Tilbud om vejledning og dialog. Vi kan medvirke til at se muligheder, eller finde alternativer. Vi udarbejder tids- og handleplaner, så du har overblik over dit sagsforløb. Vi udvikler vores kommunale erhvervsindsats og samarbejder med foreninger, brancher, interesseorganisationer og eksterne myndigheder. Vi ønsker tilbagemeldinger på og forslag til erhvervsindsatsen, og vi måler årligt på, om vi flytter os. Erhvervsservicekonsulent. Koordineret erhvervsindsats Odsherred Kommune leverer en løsnings- og helhedsorienteret og koordineret erhvervsindsats i alle centre og på tværs af centre. Det betyder, at vi tager hånd om din henvendelse fra første kontakt, og guider dig igennem systemet. Vi tilbyder vejledning og dialog fra et tidligt stadie i enkeltsager, men også tema- eller brancherettede møder med erhvervslivet, ud fra den betragtning, at der på den måde ofte kan spares tid og gode kræfter for alle parter. Vi kan som myndighed medvirke til at se muligheder, som du ikke selv har set, eller finde alternativer til det, du søger om, hvis det du søger om af lovmæssige årsager ikke kan lade sig gøre. Vores erhvervsservicekonsulent har ansvaret for at organisere, tydeliggøre og udvikle erhvervsindsatsen i kommunen og for at være bindeled mellem kommune og erhvervsliv. 8

9 Feedback, tak! Dine refleksioner, oplevelser, forslag til ændringer eller idéer til udvikling af den kommunale erhvervsservice er vigtig information for os i kommunen. Kun ved dialog og øget gensidig viden om behov og forudsætninger kan vi tilrettelægge den optimale erhvervsservice og medvirke til at skabe gode, lokale løsninger. Kontakt erhvervsservicekonsulenten, hvis du har feedback til kommunens erhvervsservice. en erhvervsservicekonsulent Odsherred Kommune har som en konsekvens af erhvervspolitikken ansat en erhvervsservicekonsulent. Funktionen kan overordnet set kontaktes om alt, der har med forholdet mellem virksomhed og kommune at gøre, men særligt ved: Nyhenvendelser eller spørgsmål, som du ikke lige ved, hvem i kommunen der kan hjælpe dig med. Sagsbehandling der ikke forløber optimalt. Ændringsforslag og idéer til udvikling af den kommunale erhvervsservice eller til erhvervsportalen på Ønske om en fast kontaktperson for din virksomhed, eller ønske om et møde om samarbejdsmuligheder mellem kommune og erhvervsliv. Behov for et tema- eller brancherelevant møde mellem kommune og erhvervsliv. Erhvervsservicekonsulenten har ansvaret at organisere, tydeliggøre og udvikle erhvervsindsatsen i kommunen og for at være bindeled mellem kommune og erhvervsliv. Erhvervsservicekonsulenten er ikke en sagsbehandler og kan ikke ændre på afgørelser. Kontakt erhvervsservicekonsulent Sille Krüger, silkr@odsherred.dk, eller Se mere på 9

10 God service er at give kunden mere, end han forventer Virksomhederne og kommunen skal arbejde proaktivt, og med mere tillid og åbenhed imellem parterne. Hvis virksomhederne inddrager os rettidigt, kan vi bedst og hurtigst hjælpe dem Kommunen skal blive bedre til at tro på noget - bedre til at slå ud med armene Kommunen skal være en attraktiv arbejdsplads med spændende samarbejder, og overskud til at afprøve nye idéer og arbejdsmetoder Der er brug for mere service og anden service, og for at man gør det, man siger Vi skal gøre det, vi siger, at vi gør Kommunens medarbejdere skal have bedre forståelse for og kendskab til virksomhederne Virksomhederne skal kende vores forudsætninger bedre - vi kan som myndighed ikke tillade alt og lovbestemte procedurer skal overholdes. Omvendt har vi har brug for at kende virksomhederne og deres forudsætninger mere indgående for bedre at kunne målrette vores service og arbejdsgange, og bidrage til at finde løsninger Kommentarer fra virksomhederne Kommentarer fra kommunens ansatte 10

11 Egne noter 11

12 ERHVERVSSERVICEKONSULENTEN ODSHERRED KOMMUNE Nyvej Højby Telefon: / Fax: silkr@odsherred.dk Juni 2013 Layout: Byrådssekretariat og Udvikling 12