GF Indkilden Emne: Referat fra 16. Bestyrelsesmøde Mødeleder: Breck Referent: Breck Dato: 29. August 2011 Varighed: 1900-2100 Tilstedeværende: Flemming Kristensen, Jess Eriksen, Louise Holm, Arne Jensen og Breck Fraværende: Henrik Thomsen Dagsordenspunkt Konklusion Ansvarlig Deadline 1. Referat fra sidste møde Intet at bemærke 2. Siden sidst Bestyrelsen udsendte brev pr. 10. juni 2011 til beboerne i nr. 40, 42 og 44. Bestyrelsen anmodede i brevet beboerne om at fjerne hæk/hegn i det 8m brede bælte senest 1 måned efter modtagelse af brevet. Beboerne blev efterfølgende kontaktet af formanden. De generelle svar var, at beboerne ikke ville imødekomme bestyrelsens anmodning. Bestyrelsen besluttede at indkalde de implicerede beboere til møde for at afklare situationen. Bestyrelsesetik Der udvises almindelig bestyrelsesetik, herunder specielt tavshedspligt for drøftelser på bestyrelsesmøderne (udover, hvad der offentliggøres i beslutningsreferater eller er alment kendt ). Samtidigt forventes alle bestyrelsesmedlemmer loyalt at efterleve trufne beslutninger i ord og handling. Formanden kontaktede Ingeniør Bent Zinck og kommunen for relevante oplysninger vedr. etablering/vedligeholdelse af, Flemming, Jess og Louise Side 1 af 6
legepladsen. Mangler oplysninger fra Bent Zinck, som kontaktes på ny. Alle oplysninger overgivet til arbejdsgruppen. Formanden havde kontaktet Steen for at undersøge muligheden for at slå græsset kortere. Steen meddelte, at så skulle der slås græs oftere end hver 3. uge. Bestyrelsen mente ikke den nuværende længde gav problemer, hvorfor intervallet på 3 uger fortsætter. Overdragelsesforretning mellem Kuben, SennenBolig, Firmaet Arne Andersen og Grundejerforeningen Indkilden fandt sted torsdag 25. august 2011. Formanden deltog. Referat fra overdragelsesforretningen udfærdiget og tilsendt bestyrelsen. Formanden havde kontaktet Carsten Sørensen (Firmaet Arne Andersen) vedr. manglende besøg af tagdækkeren. Han vil prøve igen-igen at få ham herned. Carsten meddelte endvidere, at han havde sendt maleren herud for at lave nye målinger på husene 102-108 i forbindelse med maling af ydermure. Maleren kunne konstatere, at ydermurene stadig var for fugtige og den meddelelse var videregivet til Kuben. Grundejerforeningen afventer udspil fra Kuben, men holdningen fra beboerne er, at de hellere vil vente end at få lavet noget nu, som senere skal laves om. F.s.v.a. hegn ved Indkildestrømmen blev kommune kontaktet. Svaret fra kommunen var, at den i lokalplanen omtalte 8m fri afstand fra Indkildestrømmen ikke fraviges. Det betyder, at der ikke i det område må forefindes bevoksning eller bebyggelse, da kommunen frit skulle kunne rense Indkildestrømmen fra begge sider. Svar tilsendt bestyrelsen. Følgende udvalg er nedsat: Legeplads-, Hjemmeside- og Ordensudvalg. Ordensudvalget holder 1. møde 30. august 2011. Hjemmesideudvalget i nærmeste fremtid. Legepladsudvalget har afholdt 1. møde. Louise Side 2 af 6
Skt. Hans arrangement blev afholdt 23. juni 2011. Arbejdsdag er ikke afholdt i sommerperioden 2011 p.g.a. igangværende byggeri. Jf. Lokalplan pkt. 8.3 og Bilag 3 skal der etableres stier (trampede stier) i kilerne. Det er bestyrelsens holdning at undgå dette. SennenBolig kontaktet 18/5-11 via mail, svar endnu ikke modtaget. Jf. Lokalplan pkt. 8.2 skal der opføres rækværk ved bro over Indkildestrømmen. Dette er også bestyrelsens indstilling. SennenBolig kontaktet 18/5-11 via mail, svar endnu ikke modtaget. Container flyttet fra hjørnet ved nr. 76, da det medførte farlige trafikale situationer. Bunden af Indkildestrømmen slået 20/6-11. Bredderne forventes slået i september 2011. Gug Borgerforening har tilsendt kommunen en udtalelse vedr. den 3. limfjordsforbindelse. Udtalelsen siger, at en forbindelse, der øger støjgener fra motorvejstrafikken i Gug ikke kan accepteres. Herudover ønsker man ikke at anbefale én af de vestlige forbindelser frem for den anden. SennenBolig meddelte, at 9 ud af 10 boliger er solgt og alle boliger vil blive bygget på én gang, startende her i efteråret og forventet færdigt medio 2012. Asfalt lagt på d.d. Efter anbefaling fra firmaet bedes trafik undgået første døgn. 4. Opgaver at forudse Aktionsliste blev gennemgået (se nedenfor). Vedligeholdelse af fællesvejene (asfalt samt fortove). Asfalt: Nylægning ca. kr. 100,- pr. m2 eller vedligeholdelsesaftale med NCC. Formanden kontakter NCC. Fortove: deles mellem beboere og Grundejerforeningen. Kunne være emne til ordensregler. Vedligeholdelse af fællesarealer (græs udenfor matriklen Side 3 af 6
mod vej samt fortov). Kunne være emne til ordensregler. 5. Budget Se vedhæftede budgetkontrol for 1. halvår 2011. Indtægter kr. 56265,00. Udgifter kr. 47540,96. Periodens resultat + kr. 8724,04. Græsslåning 9 gange indtil nu = kr. 7200,- endnu ikke afregnet. 6. Eventuelt Følgende mødedatoer er fastlagt: o 28. november 2011 kl. 1900 hos Flemming. o 27. februar 2012 kl. 1900 hos Louise..Græs på fortove og mellem fliserne bør fjernes, eks. af beboerne. Formanden kontakter Hans Nymark for assistance. Kommunen kontaktes vedr. vedligeholdelse af det område langs banelegemet, som ligger udenfor grundejerforeningens område (nordvestlige hjørne). SennenBolig anmodes om kontaktmulighed til de nye beboere i sidste etape. Formålet er at informere om grundejerforeningens holdning til begrebet ensartethed og dermed undgå misforståelser før byggeri iværksættes. Formanden undersøger pris på oversigtspejl ved svinget ved nr. 26 på grund af oversigtsforholdene. Side 4 af 6
Aktionsliste Lbnr. Emne Ansvarlig Iværksat Status Afsluttet 1. Kontakte Aalborg Havn vedr. gammel bom til tidligere køreteknisk anlæg. 2. Tilbud på vejnr-skilte indhentes Louise Ja. 3. Udarbejde liste i forbindelse med overdragelse af området fra Kuben, når byggeri er færdigt. Alle Overdragelsesforretning lavet. Kan slettes. 29/8-11 4. Tilbud på skilt ved indkørsel til området Grundejerforeningen Indkilden indhentes. Flemming Ja 5. Forespørge kommunen vedr. forsikring af Mail modtaget fra kommunen. 9/8-11 legeplads. Kan slettes. 6. Fejning af vejene under byggeri. Er foretaget. OK 7. Kontakte Carsten (firma Arne Andersen) vedr. status for maling af 102-108. 18/5-2011 19/8-11 Telefonisk modtaget fra Thomas (Kuben) og Carsten (Arne Andersen), at murene stadig var for fugtige og ikke kunne anbefales malet i 2011. Erfaringer viste også, at det kunne tage op til 3 år før 8. Kontakte Carsten (firma Arne Andersen) vedr. tagrender. 9. Udbygning af udhus ved ét af de nye huse i strid med vedtægterne 10. Opbevaring af stige m.m. Alle 11. Undersøge priser på pærer til gadelamper på Duelco bebyggelsen samt andre fatninger til gadelamper i Kuben bebyggelsen a.h.t. elbesparelse.. Mail af 6/10-10 18/5-2011 19/8-11 iværksættelse. Carsten (Arne Andersen) ville på ny kontakte tagdækker. Mail af 5/10-10 Tilsendt Thomas ved Kuben samt Aalborg Kommune. Endnu ikke modtaget svar. 18/5-2011 Endnu ikke modtaget svar fra Søren ((Skyttens El). og Mads undersøger selv. Side 5 af 6
Lbnr. Emne Ansvarlig Iværksat Status Afsluttet 12. Opdatering af hjemmeside Louise og Arbejdsgruppe nedsat. 13. Opkørsel til cykler ved Kærholtstien. Flemming Lavet af Kuben. Kan slettes. 29/8-11 14. Bestyrelsen skal være opmærksom på udgifterne til Dan-Ejendomme vedr. ejendomsadministration. Alle Side 6 af 6