INDSTILLINGER TIL ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE DEN 30. MARTS 2017

INDSTILLINGER TIL ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE DEN 30. MARTS 2017

Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 30. marts 2017, Kl. 17-21 Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Steffen Morild, Iris Gausbo, Dorthe Pelle Nielsen, Flemming Løvenhardt, Hans Jørgen Larsen, Henrik Thorenfeldt, Jens Wenzel Andreasen, Martin Baden, Paul Larsen, Steen Egeberg, Svend Dupont Larsen, Ulrik Falk-Sørensen Administrationen: Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Anders Rosendal (ref.) Gæster: Bjørn Meier (punkt 3-4), Kristine Mølholt Tørnkvist (punkt 7-8), Mikkel Warming (punkt 13), Mia Felbo-Kolding Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Afbud: Dijana Dix Omerbasic Formalia 1../. Referater 2. Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsesudvikling 3. Bestyrelsesevaluering 4. Præsentation af organisationsbestyrelsens kompetencer Temasager 5../. Indstilling - Prioritering af strategiske handleplaner under 3B Sammen mod 2020 (B) 6. Indstilling - Fremtidens Drift (D) 7../. 8../.. Indstilling - Foreløbigt regnskab 2016 (B) Indstilling - Foreløbigt budget og priskatalog 2018 (B) A-sager 9. Lukket punkt 10. Lukket punkt 11. Indstilling - Repræsentantskabsmøde beretning og forslag (B) 12. Indstilling - Socialøkonomisk samarbejde med Bybi (B)./.. Fortrolig 13. Indstilling - Digitaliseringskonsulent (B) B-sager 14../. Indstilling - Udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune (O) Organisationsbestyrelsesmøde 30. marts 2017 1

Orienteringspunkter 15. Forretningsudvalget./.. 16. Byggeudvalget 17. Afdelingsudvalget 18. Opgavegrupper./.. 19. Orienteringer fra BL Afslutning 20. Orientering fra formand / direktion / øvrige 21. Sager til orientering./. 22. Eventuelt 23. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde 30. marts 2017 2

PUNKT 5 Indstilling - Prioritering af strategiske handleplaner under 3B Sammen mod 2020 (B)

Prioritering af strategiske handleplaner under 3B - Sammen mod 2020 (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig - 28. marts 2017 / Morten Boje Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til prioritering og tidsplan for strategiske handleplaner under 3B Sammen mod 2020. Beslutningspunkt Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at tidsplan og proces for strategiske handleplaner godkendes, jf. bilag 1. Problemstilling 3B s strategi 3B Sammen mod 2020 blev vedtaget på repræsentantskabsmødet i maj 2016. Strategien består af et visionsbillede. På organisationsbestyrelsesmødet den 9. marts 2017 blev plan for eksekvering af 3B - Sammen mod 2020 godkendt. Samtidig blev det aftalt, at prioritering af de strategiske handleplaner behandles på mødet i organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017. Løsning Administrationen har udarbejdet et oplæg til tidsplan og proces for udarbejdelsen af de strategiske handleplaner under 3B Sammen mod 2020. Oplægget er vedlagt som bilag 1. Tidsplanen og processen for de ti strategiske handleplaner vil på mødet blive præsenteret af adm. direktør Morten Boje. Økonomi Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Videre proces Hvis organisationsbestyrelsen godkender indstillingen, vil administrationen igangsætte arbejdet med de strategiske handleplaner på baggrund af tidsplanen. Bilag 1. Prioritering af strategiske handleplaner. 1

PUNKT 66 Indstilling - Fremtidens Drift (D)

Fremtidens Drift (D) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig - 24. marts 2017 / Morten Boje / Margrete Pump Organisationsbestyrelsen skal drøfte Fremtidens Drift i 3B efter drøftelserne på områdemøderne. Beslutningspunkt Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at Fremtidens Drift i 3B drøftes. Problemstilling Organisationsbestyrelsen behandlede den 3. januar 2017 oplæg med forslag til organisationsændringer af 3B s drift. Administrationen har arbejdet videre med organiseringen af 3B s drift, herunder haft tæt dialog med 3B s driftschefer og 3B s øvrige medarbejdergrupper og drøftet Fremtidens Drift med organisationsbestyrelsen på møder den 9. februar 2017 og 9. marts 2017. Oplæg til Fremtidens Drift bliver nu fremlagt og drøftet på de igangværende områdemøder, henholdsvis den 21. marts 2017 for Ballerup, Fredensborg, Taastrup og Gladsaxe, den 23. marts 2017 for Herlev og den 27. marts for København og Hvidovre. Løsning Organisationsbestyrelsen skal på baggrund af drøftelserne på områdemøderne give inputs til Fremtidens Drift. Økonomi Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Videre proces Administrationen vil ud fra de foregående drøftelser udarbejde et oplæg til Fremtidens Drift i 3B til beslutning på organisationsbestyrelsens møde den 27. april 2017. Bilag Ingen. 1

PUNKT 77 Indstilling - Foreløbigt regnskab 2016 (B)

Foreløbigt regnskab 2016 (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig - 24. marts 2017 / Kristine Mølholt Tørnkvist Organisationsbestyrelsen skal forelægges det foreløbige regnskab for 2016, herunder tage stilling til det akkumulerede underskud i afdeling 3273 Egelunden Erhverv. Beslutningspunkt Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at det foreløbige regnskab for 2016 tages til efterretning, jf. bilag 1. Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 2. at det akkumulerede underskud i afdeling 3273 Egelunden Erhverv på ca. 1,3 mio. kr. udgiftsføres i selskabets regnskab for 2016. Dette ekstraordinære tab dækkes herefter af midler fra dispositionsfonden. Problemstilling Organisationsbestyrelsen skal behandle det foreløbige regnskab for 2016 (bilag 1). Regnskabet for 2016 er pt. til revision, men de væsentligste områder, administrationsbidrag mv., likvidkonti og lønområdet er revideret. Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 8. december 2015 foreningens budget for 2016. Nedenfor er oplistet budgetforslag, regnskabsprognoser samt foreløbigt regnskabsudkast: Regnskabsår 2016 Forventet resultat (mio. kr.) Budget 0,2 Prognose 1. kvartal (pr. 31. marts 2016) -1,3 Prognose 2. kvartal (pr. 30. juni 2016) 1,6 Prognose 3. kvartal (pr. 30. september 2016) 0,5 Foreløbigt regnskabsudkast 1,5 1

Løsning Det foreløbige regnskabsudkast for 2016 viser et overskud på 1,5 mio. kr. Driftsresultatet er således forbedret med ca. 1,0 mio. kr. i forhold til seneste regnskabsprognose pr. 3. kvartal 2016. De væsentligste afvigelser i forhold til seneste regnskabsprognose er oplistet i tabellen nedenfor: Regnskabspost Regnskab 2016 (mio. kr.) Regnskabsprognose 3. kvartal 2016 (mio. kr.) Afvigelse (mio. kr.) Hovedforklaring på afvigelse Byggesagshonorar 10,4 9,2 1,1 Yderligere indtægt vedr. byggesager Administrationsbidrag mv. 57,4 57,0 0,5 Yderligere indtægt vedr. honorar kommunikation og særlige analyser, koordinering boligsociale aktiviteter Endvidere yderligere indtægter vedr. forbrugsregnskaber Gebyrer mv. (indtægt) 9,1 8,9 0,2 Yderligere indtægt vedr. IT-honorar Personaleudgifter 55,8 55,2-0,6 Skyldes udgifter til vikarer og afregning fratrådte medarbejdere Ekstraordinære udgifter 0,7 0,5-0,2 Yderligere udgifter til kompensation og tab Afvigelser i alt 1,0 De væsentligste afvigelser fra det oprindelige budget for 2016 er oplistet i tabellen nedenfor: Regnskabspost Regnskab 2016 (mio. kr.) Budget 2016 (mio. kr.) Afvigelse (mio. kr.) Hovedforklaring på afvigelse Personaleudgifter 55,8 55,6-0,2 Skyldes bl.a. afregning fratrådte medarbejdere Kontorlokaler 4,7 4,3-0,5 Merudgifter til ejendomsskat Revision 0,8 1,2 0,4 Besparelse revisionsudbud Ekstraordinære udgifter 0,7 0,4-0,3 Skyldes øget udgifter til kompensation og tab Gebyrer mv. (indtægt) 9,1 8,8 0,3 Byggesagshonorar 10,4 9,2 1,1 Indtægt vedr. IT-honorar højere end forudsat ved budget Indtægt vedr. byggesagshonorar højere end forudsat ved budget Budgetafvigelse i alt 1,4 Administrationen har med revisionen afklaret håndtering af afdeling 3273 Egelunden Erhvervs akkumulerede underskud på ca. 1,3 mio. kr., herunder hvordan det eventuelt kan påvirke selskabets økonomi. Da der ikke er lovhjemmel til at give afdelingen tilskud fra dispositionsfonden, skal un- 2

derskuddet udgiftsføres i selskabet. Der er dog mulighed for, at dispositionsfonden kan anvendes til boligorganisationen selv til dækning af ekstraordinære tab. Administrationen anbefaler derfor, at organisationsbestyrelsen godkender, at der anvendes midler fra dispositionsfonden til dækning af dette tab vedrørende afdeling 3273 Egelunden Erhverv. Afdelingen forventes fremover at være i balance og dermed ikke akkumulere underskud. Tilskud, der dækkes af arbejdskapitalen og dispositionsfonden indgår ikke i skemaet ovenfor. Det fulde regnskab viser noter, der specificerer de afholdte udgifter og overført fra arbejdskapitalen og dispositionsfonden. Der er i 2016 afholdt i alt 2,5 mio. kr. til Fremtidens 3B, der dækkes af arbejdskapitalen. Ændring i dispositionsfondens saldo fra 2015 til 2016 udgør ca. 84 mio. kr. Ændringen vedrører både til- og afgang. De væsentligste ændringer er tilskud til frikøb af hjemfaldsklausuler i afdelinger, der er omfattet af 2001-aftalen mellem Københavns kommune og de almene boligorganisationer om hjemfald. Det opsamlede tilskud udgør 91 mio. kr., der tidligere har været bundet som udlån. LBF har hertil oplyst, at det opsamlede beløb på 91 mio. kr. ikke kan forventes tilbagebetalt, men skal betragtes som et tilskud. Derudover er der i 2016 sket en nedgang i dispositionsfondens andel af ydelser på afviklede lån fra 50 til 33 pct. Dette skyldes, at Landsbyggefonden har meddelt, at fritagelsen vedrørende hjemfald bortfalder (50 pct.), og der således kun indgår 33 pct. til dispositionsfonden. Der er derfor udbetalt ca. 12 mio. kr. mere til Landsbyggefonden i 2016, der dog delvis modsvares af tilgang fra ny afviklede lån. Økonomi Økonomien er beskrevet ovenfor. Videre proces 3B s endelige regnskab for 2016 inklusiv revisionsprotokollat forelægges organisationsbestyrelsen på mødet den 18. maj 2017 og repræsentantskabet den 8. juni 2017. Bilag 1. Foreløbigt regnskab 2016 (uddrag). Protokolbemærkninger / FU Forretningsudvalget godkendte indstillingen til behandling i organisationsbestyrelsen. Det blev herunder foreslået, at det tydeligt fremgår, hvor mange midler der er anvendt til udvikling af 3B. 3

Boligforeningen 3B Årsregnskab for perioden 1. januar - 31. december 2016

Boligforeningen 3B Resultatopgørelse for perioden 1. januar - 31. december 2016 Urevideret Urevideret budget budget 2016 2017 Note 2016 t.kr. t.kr. Ordinære udgifter 501 Bestyrelseshonorarer 639.889 585 597 1 502 Mødeudgifter, kontingenter m.v. 848.187 995 971 2 511 Personaleudgifter 55.795.003 55.596 56.038 3 512 Forretningsførelse 398.325 415 430 4 513 Kontorholdsudgifter (inkl. it-drift) 8.871.298 8.685 9.105 5 514 Kontorlokaleudgifter (inkl. afskrivning administrationsejendom) 4.747.324 4.294 4.778 6 515 Afskrivning driftsmidler 3.368.048 3.333 3.075 7 516 Særlige aktiviteter 306.218 355 355 521 Revision 751.875 1.150 750 530 Bruttoadministrationsudgifter 75.726.166 75.408 76.099 12 532 Renteudgifter 15.847.581 5.000 6.860 8 533 Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden 81.387.429 73.773 82.250 540 Samlede ordinære udgifter 172.961.176 154.181 165.209 9 541 Ekstraordinære udgifter 121.434.934 400 400 550 Udgifter i alt 294.396.110 154.581 165.609 551 Overskudsfordeling 1.524.683 213 247 560 Udgifter og evt. overskud i alt 295.920.792 154.794 165.856 Ordinære indtægter 10 601 Administrationsbidrag: 1 Egne afdelinger i drift 57.043.712 57.603 57.709 3 Sideaktivitetsafdelinger 407.547 330 471 11 602 Lovmæssige gebyrer og særlige ydelser 9.139.412 8.848 8.958 12 603 Renteindtægter 15.990.778 5.000 6.968 8 604 Afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden 81.387.429 73.773 82.250 605 Byggesagshonorarer, nybyggeri 4.647.795 2.200 2.000 606 Byggesagshonorarer, forbedringsarbejder 5.733.966 7.040 7.500 607 Diverse indtægter 13.875 0 0 610 Samlede ordinære indtægter 174.364.513 154.794 165.856 13 611 Ekstraordinære indtægter 121.556.280 0 0 620 Indtægter i alt 295.920.792 154.794 165.856 630 Indtægter og evt. underskud i alt 295.920.792 154.794 165.856 Side 2

Boligforeningen 3B Balance pr. 31. december 2016 31/12 2015 Note 31/12 2016 t.kr. Aktiver Anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver 14 701 Administrationsbygning 90.740.438 91.650 15 702 Inventar 2.214.367 2.689 16 704 It-anlæg 5.018.312 6.847 17 709 Andre anlægsaktiver 2.088.256 2.326 Finansielle anlægsaktiver 18 712 Garantikapital i anden virksomhed 0 228 714 Dispositionsfond/lån til afdelinger 33.864.890 102.985 715 Kapitalindskud, sideaktiviteter 1.723.573 1.691 19 716 Indskud i Landsbyggefonden 104.958.067 97.649 20 719 Andre finansielle anlægsaktiver 0 12.234 720 Anlægsaktiver i alt 240.607.904 318.300 Omsætningsaktiver Tilgodehavender 21 721.1 Afdelinger i drift 49.318.337 61.545 22 721.2 Afdelinger, sideaktiviteter 2.670.615 1.245 23 722 Afdelinger under opførelse (nybyggeri) 67.672.177 52.711 24 725 Debitorer 125.625 347 25 726 Andre tilgodehavender 34.102.563 11.195 26 727 Forudbetalte udgifter 1.319.945 1.336 730 Tilgodehavende renter 15.319.805 9.084 27 731 Værdipapirer 368.945.775 363.034 732 Likvide beholdninger: 1 Kassebeholdning 1.070 1 28 2 Bankbeholdning 128.578.694 128.579.764 141.590 740 Omsætningsaktiver i alt 668.054.606 642.087 750 Aktiver i alt 908.662.510 960.387 Side 3

Boligforeningen 3B Balance pr. 31. december 2016 31/12 2015 Note 31/12 2016 t.kr. Passiver Egenkapital 29 801 Boligorganisationsandele 11.600.275 11.511 30 803 Dispositionsfond/særlig henl. konto 182.890.008 266.554 31 805 Arbejdskapital 19.774.924 24.350 810 Egenkapital i alt 214.265.207 302.415 Langfristet gæld 811 Prioritetsgæld, administrationsbygning 66.151.206 67.627 820 Langfristet gæld i alt 66.151.206 67.627 Kortfristet gæld 32 821.1 Afdelinger i drift 582.835.174 563.164 33 821.2 Afdelinger, sideaktiviteter 347.413 380 34 822 Afdelinger under opførelse (nybyggeri) 3.591.882 0 825 Leverandører 20.461.972 2.889 826 Omkostninger 2.056.117 12.000 35 827 Afsætninger 1.250.000 1.354 829 Feriepengeforpligtelse 11.233.385 7.097 36 830 Anden kortfristet gæld 6.470.155 3.461 840 Kortfristet gæld i alt 628.246.097 590.345 850 Passiver i alt 908.662.510 960.387 37 Eventualforpligtelser Side 4

PUNKT 88 Indstilling - Foreløbigt budget og priskatalog 2018 (B)

Foreløbigt budget og priskatalog 2018 (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Behandlet på - Forretningsudvalget den 15. marts 2017 Dato og ansvarlig - 17. marts 2017 / Kristine Mølholt Tørnkvist Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til budgetoverslag og priskatalog for 2018. Samtidig skal der tages stilling til driftsbidrag og rente for 2018 med henblik på budgettering i afdelingerne. Beslutningspunkt Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at budgetoverslag for 2018 godkendes (bilag 1). 2. at priskatalog 2018 godkendes (bilag 2). 3. at fastsættelse af driftsbidraget for 2018 godkendes (bilag 3). 4. at det undersøges, hvordan det opsamlede underskud i driftsbidraget kan afvikles. 5. at det godkendes, at der i 2018 budgetteres med en nettorente på 0,5 pct.. Problemstilling Før påbegyndelse af afdelingsbudgetterne for 2018 udarbejdes et budgetoverslag for foreningen. Det skal ske for at kunne indarbejde forventede takster mv. i afdelingsbudgetterne og sikre størst mulig driftsmæssig sammenhæng i foreningens økonomi. Budgetoverslag og priskatalog inklusiv administrationsbidrag og takster skal derfor fastsættes foreløbigt for budgetår 2018. Det omfatter også driftsbidrag og forventet nettorente for 2018. Fastsættelsen i år skal i særlig grad betragtes som foreløbig på grund af de igangværende overvejelser om 3B s fremtidige organisering på driftsområdet og den igangværende opgavegruppe Fremtidens ydelser i 3B, som vil udarbejde forslag til nye ydelses- og takstkataloger. Løsning Budgetoverslag 2018 Administrationen har udarbejdet et forslag til foreløbigt Budget for selskabet 2018 (bilag 1). Budgettet er udarbejdet som et rullet budget, hvor kendte ændringer er indregnet. Personalebudgettet tager udgangspunkt i den nuværende bemanding med indregning af ny drifts- og servicedirektør og HR-chef. 1

Der er indregnet en generel forhøjelse af lønudgifterne på 1,9 pct. pr. 1. april 2018, svarende til 1,43 pct. på årsbasis. Den faktiske ændring er pt. ukendt, da den afhænger af den nye overenskomst. Der er afsat en reserve i lønbudgettet (øvrig løn) på 1,4 mio. kr. til kommende ændringer og prioriteringer. Til gengæld er udgifter på ca. 1,2 mio. kr. til områdesekretærer, ejendomsserviceteknikerelever og lokal kontordrift, der indgår i budget 2017, overført til budget for driftsbidraget. Priskatalog 2018 Administrationen har udarbejdet et forslag til foreløbigt priskatalog for 2018 (bilag 2). Alle takster er uændrede i priskataloget for 2018 i forhold til 2017. Driftsbidrag Der er gennem en lang årrække opsamlet et underskud på 3,7 mio. kr. pr. 31. december 2016 på kontoen for driftsbidraget. Det foreslås, at administrationen undersøger en model for at afvikle dette opsamlede underskud én gang for alle ved at fakturere det til afdelingerne i 2017 og samtidig give et tilskud fra dispositionsfonden på et tilsvarende beløb. På den baggrund foreslås det, at driftsbidraget for 2018 fastsættes uændret til 1.116 kr. pr. lejemål. Det vil give et budget med plads til den nuværende bemanding (13 driftschefer, 4 områdesekretærer, to ejendomsserviceteknikerelever og de nuværende områdekontorer) samt en reserve på ca. 0,3 mio. kr. Alternativt skal underskuddet afvikles over en årrække med en forhøjelse af driftsbidraget. I det fastsatte bidrag er der således ikke indregnet afvikling af underskud fra tidligere år. Oplæg til foreløbigt budget for driftsbidrag for 2018 er vedlagt som bilag 3. Rente for 2018 Det foreslås, at der budgetteres med en forventet nettorente i 2018 på 0,5 pct., hvilket er uændret i forhold til budget 2017. Økonomi De økonomiske konsekvenser er beskrevet i afsnittet Løsning. 2

Videre proces De endelige budgetter og det endelige priskatalog for 2018 forelægges organisationsbestyrelsen i december 2017. I de endelige budgetter og priskatalog indarbejdes konsekvenser af ny organisering af driften og forslag fra opgavegruppen Fremtidens ydelser i 3B. Bilag 1. Forslag til foreløbigt Budget for selskabet 2018. 2. Udkast til foreløbigt Priskatalog 2018. 3. Forslag til foreløbigt Budget for driftsbidrag 2018. Protokolbemærkninger / FU Forretningsudvalget godkendte indstillingen til behandling i organisationsbestyrelsen. 3

Budget 2016 Realiseret pr. 31/12 2017 2018 Budgetforslag Budgetforslag BESTYRELSESVEDERLAG 585.000 639.889 597.000 610.000 MØDER MV. 995.000 848.187 971.000 971.000 Bestyrelsen: Bestyrelsesmøder, udvalgsmøder mv. 150.000 97.346 96.000 96.000 Seminarer og studieture 210.000 73.536 260.000 260.000 Kurser, uddannelse, kongresser mv. 300.000 339.609 305.000 305.000 Transport 50.000 38.835 40.000 40.000 Afdelingerne: Repræsentantskab 125.000 156.547 140.000 140.000 Administrationen: Møder og arrangementer 160.000 142.314 130.000 130.000 PERSONALEUDGIFTER 55.595.600 55.795.003 56.037.100 56.447.000 Afdelingerne: Løn mv. - demokrati og organisation 11.466.000 11.132.192 8.237.000 7.680.000 Løn mv. - ledelse 1.471.000 1.558.337 10.584.000 9.988.000 Løn mv. - intern service 1.006.000 994.354 710.000 683.000 Løn mv. - økonomi inkl. elever 12.895.000 12.186.816 10.492.000 11.494.000 Løn mv. - kunde 9.612.000 11.015.120 9.449.000 9.652.000 Løn mv. - byg 9.414.000 10.618.539 9.027.000 9.046.000 Løn mv. - drift inkl. serviceteknikerelev 2.819.000 2.643.723 927.000 0 Løn mv. - IT 1.630.000 1.584.161 1.681.000 1.633.000 Vederlag - bestyrelse 123.000 0 0 0 Øvrige lønposter 1.160.000 277.150 1.071.000 2.436.900 Kompetenceudvikling: Fælles kursuspulje 250.000 88.306 200.000 200.000 Kurser mv. - demokrati og organisation 84.800 128.901 100.000 100.000 Kurser mv. - ledelse 0 24.137 65.000 65.000 Kurser mv. - intern service 12.800-4.558 13.000 13.000 Kurser mv. - økonomi inkl. elever 142.300 92.511 142.600 142.600 Kurser mv. - kunde 106.000 35.718 106.000 106.000 Kurser mv. - byg 124.200 117.743 130.000 130.000 Kurser mv. - drift inkl. serviceteknikerelev 17.800 45.251 25.000 0 Kurser mv. - IT 112.700 9.508 18.000 18.000 Organisationsudvikling: Lederseminar 50.000 9.343 50.000 50.000 Lederudvikling 100.000 107.528 100.000 100.000 Medarbejderudvikling 100.000 53.983 100.000 100.000 Medarbejderdag 150.000 182.281 125.000 125.000 Fællesudgifter: Sociale ydelser mv. 768.000 666.913 699.000 699.000 Kørsel, transport mv. 297.000 186.262 210.000 210.000 Repræsentation 10.000 7.435 5.000 5.000 Frokost, frugt mv. 880.000 825.118 944.000 944.000 Personaleklubber 124.000 131.473 130.000 130.000 Mærkedage 100.000 86.666 90.000 90.000 Rekruttering mv. 250.000 652.823 316.000 316.000 Personalegoder 80.000 85.596 90.000 90.000 Arbejdsredskaber/-tøj 40.000 12.988 28.000 28.000 Julefrokost 75.000 38.193 67.500 67.500 Øvrige personaleudgifter 125.000 200.492 105.000 105.000 Side 1 af 3 sider

Budget 2016 Realiseret pr. 31/12 2017 2018 Budgetforslag Budgetforslag FORRETNINGSFØRELSE 415.000 398.325 430.000 430.000 CIU 115.000 101.204 130.000 130.000 Gladsaxe 300.000 288.034 300.000 300.000 Boligkontoret DK 0 9.087 0 0 KONTORHOLDSUDGIFTER 8.685.000 8.871.300 9.105.000 9.105.000 Kontorhold: Kontorartikler mv. 100.000 117.148 90.000 90.000 Papir, kuverter, formularer mv. 185.000 91.626 185.000 185.000 Kopiering og tryk, eksternt 100.000 109.022 100.000 100.000 Porto 450.000 575.518 400.000 400.000 Abonnementer, kontingenter, aviser mv. 462.000 399.133 422.000 422.000 Annoncer, reklameartikler og markedsføring 155.000 109.338 155.000 155.000 Bankgebyrer og andre gebyrer 1.056.000 1.055.396 1.055.000 1.055.000 Småanskaffelser 165.000 241.565 170.000 170.000 Telefoni, internet mv. 463.000 563.331 556.000 556.000 Servere, kopimaskiner mv. 175.000 173.031 165.000 165.000 Licenser og serviceaftaler 2.990.000 3.225.927 3.295.000 3.295.000 It-konsulentbistand og øvrige it-udgifter 775.000 720.013 855.000 855.000 Hjemmeside og in3b 130.000 132.184 130.000 130.000 Forsikring 232.000 198.847 237.000 237.000 Diverse 297.000 206.495 240.000 240.000 Assistance: Assistance - jura 500.000 823.072 700.000 700.000 Assistance - revisor 100.000 30.375 100.000 100.000 Øvrig assistance 350.000 99.279 250.000 250.000 KONTORLOKALER 4.294.000 4.747.325 4.777.500 4.626.000 Havneholmen: Hovedkontor - prioritet, skat og grundejer, afskrivning 2.392.000 2.861.504 2.920.000 2.920.000 Hovedkontor - el, vand og varme 527.000 511.000 506.000 506.000 Hovedkontor - rengøring 590.000 556.796 560.000 560.000 Hovedkontor - vedligehold mv. 214.000 293.275 215.000 215.000 Hovedkontor - øvrige (alarm, renovation, forsikring) 435.000 402.072 425.000 425.000 Områdekontorer: Områdekontor - leje mv. 102.000 91.875 102.000 0 Områdekontor - el 12.000 4.619 14.000 0 Områdekontor - rengøring 18.000 16.348 21.000 0 Områdekontor - øvrige (alarm, renovation, forsikring) 4.000 9.836 14.500 0 AFSKRIVNINGER 3.333.000 3.368.048 3.075.000 3.368.000 SÆRLIGE AKTIVITETER 355.000 306.219 355.000 355.000 Udviklingsprojekter, undersøgelser mv. 150.000 152.802 150.000 150.000 Blade mv.: Nyhedsbreve, 3B-bladet, Beboerbladet, beretning 205.000 153.417 205.000 205.000 REVISION 1.150.000 751.875 750.000 762.000 EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER 400.000 652.841 400.000 400.000 Korrektioner udgifter 0 160.838 0 0 Kompensationer og tab 150.000 279.907 150.000 150.000 Kompensationer og tab, flyttesager 250.000 212.096 250.000 250.000 UDGIFTER I ALT (EKSKL. DISPOSITIONSFOND OG RENTER) 75.807.600 76.379.012 76.497.600 77.074.000 Side 2 af 3 sider

Budget 2016 Realiseret pr. 31/12 2017 2018 Budgetforslag Budgetforslag ADMINISTRATIONSBIDRAG 57.933.000 57.451.259 58.180.000 58.508.000 Grundbidrag 50.279.000 49.566.662 50.545.000 50.873.000 Administration, boligsociale helhedsplaner 800.000 923.539 775.000 775.000 Øvrige administrationsbidrag 374.000 479.563 535.000 535.000 Varmeregnskaber 3.332.000 3.173.265 3.500.000 3.500.000 Vandregnskaber 500.000 726.396 650.000 650.000 Vaskeriregnskaber 773.000 756.793 775.000 775.000 Elregnskaber 0 13.540 10.000 10.000 Energiledelse 675.000 685.173 700.000 700.000 isyn 510.000 483.117 490.000 490.000 Honorarer 690.000 643.211 200.000 200.000 GEBYRER MV. 8.848.000 9.139.413 8.958.000 8.958.000 Ventelistegebyr 3.700.000 3.904.451 3.800.000 3.800.000 Restancegebyr 1.160.000 1.037.232 1.160.000 1.160.000 Antennegebyr mv. 1.360.000 1.244.600 1.200.000 1.200.000 Øvrige gebyrer 206.000 271.884 206.000 206.000 It-honorar 2.100.000 2.377.620 2.250.000 2.250.000 Udlejning af kontorlokaler 322.000 303.626 342.000 342.000 BYGGESAGSHONORARER 9.240.000 10.381.761 9.500.000 9.500.000 Byggesagshonorar, nybyg 2.200.000 4.647.795 2.000.000 2.000.000 Byggesagshonorar, renovering 6.300.000 4.884.550 7.000.000 7.000.000 Bygningseftersyn 740.000 849.416 500.000 500.000 NETTORENTEINDTÆGT ARBEJDSKAPITALEN 0 143.196 108.000 108.000 EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER MV. 0 788.062 0 0 Korrektioner indtægter 0 328.178 0 0 Øvrige 0 459.884 0 0 INDTÆGTER I ALT (EKSKL. DISPOSITIONSFOND OG ØVRIGE RENTER) 76.021.000 77.903.691 76.746.000 77.074.000 SAMLET RESULTAT 213.400 1.524.679 248.400 0 Side 3 af 3 sider

Priskatalog 2018 Administrationsbidrag 2017 kr. 2018 kr. Bidrag Almen beboelse 3.995 3.995 Almen beboelse, AlmenBolig+ 3.685 3.685 Institutioner - enhedsberegnet 3.995 3.995 Garager/carporte, 1/5 enhed 3.995 3.995 A. Pris for særlige ydelser til nuværende beboere A.1. Pris for regulering af a conto bidrag 55 55 A.2. Pris for at få et "Boliggarantibevis" 560 560 A.4. Gebyr ved restancer Restancegebyr/påkrav - rykker 1 277 277 Restancegebyr/påkrav - rykker 2 50 50 Overdragelse af sag til advokat 100 100 A.5. Strakstilbagebetaling af for meget indbetalt leje 40 40 A.6. Administration af den individuelle råderet uden myndighedsbehandling 530 530 Pris for at administrere den individuelle råderet med myndighedsbehandling 1.050 1.050 A.7. Konvertering af medejerbolig til almen og omvendt 1.000 1.000 B. Pris for særlige ydelser til kommende beboere Opnotering og ajourføring, almindelig venteliste 160 160 Opnotering og ajourføring, oprykningsventeliste 60 60 Fleksibel udlejning - ekstra gebyr ved opnotering og ajourføring 95 95 C. Pris for særlige ydelser til tidligere beboere C.1. Gebyr for manglende betaling Beboerkrav - rykker 100 100 Fraflytter - pr. rykker 100 100 Overdragelse til advokat 100 100 Skyldnererklæring 100 100 Gebyr frivilligt forlig 205 205 Inkassobureauaftaler - fordeling af indragne beløb: Afdelingen 50% 50% Boligorganisationen 10% 10% Inkassobureau 40% 40% C.2. Genfremsendelse af bilag i forbindelse med fraflytning 530 530 Gebyr ved bankoverførsel til udland - bankgebyr + 105 105 E. Afdelingsbestyrelsen E.1. Aktiv suppleant gebyr pr. år 887 887 Side 1

Priskatalog 2018 Obligatoriske tillægsydelser 2017 kr. 2018 kr. 1. Obligatorisk bygningseftersyn 1.1. Årlige gennemgange efter medgået tid - timetakst 942 942 1.2. Screening for behov for fremtidssikring efter medgået tid timetakst 942 942 1.3. 1 og 5 års eftersyn efter både nybyggeri og renoveringsarbejder efter medgået tid 942 942 2. Obligatoriske gebyrer vedrørende beboere Studiekontrolsgebyr pr. ungdomsbolig afdeling årligt 100 100 Behandling af ulovlig fremleje pr. sag 2.200 2.200 3. Obligatorisk medlemskab af kursuspulje 25 25 Bidraget indbetales til fælles pulje. Kursuspuljen har selvstændig økonomi 4. Obligatorisk medlemskab af aktivitetspulje 20 20 Bidraget indbetales til fælles pulje. Aktivitetspuljen har selvstændig økonomi 5. Obligatorisk IT Drift og support af it på ejendomskontoret (3B ejer både hardware og software) 19.443 19.443 Gebyret er pr. bruger årligt (jf. it-indkøb og it-politik) isyn, pr. lejemål 41 41 6. Obligatorisk energi og miljø 6.1. EMO (pt. ukendt ordning. Kan finansieres individuelt eller solidarisk) 6.2. Obligatorisk energistyring (Særlig fordeling) Side 2

Priskatalog 2018 Tillægsydelser 2017 kr. 2018 kr. 7. Administration af gårdlav, ejerforeninger, fællesskaber m.m. Ejerforeninger - særlige aftaler Gårdlav - særlige aftaler Klubber m.v., årligt bidrag pr. lejemål 531 531 8. Klage over ejendommens ejendomsvurdering Klage over ejendommens ejendomsvurdering-startgebyr 1.299 1.299 Sagsbehandling af klagesag efter medgået tid eller aftale Formidling af aftale med ekstern rådgiver. Udgift ved sagsbehandling afregnes direkte med afdelingen. 9. Omlægning af afdelingens realkreditlån, m.m. Omlægning/konvertering af lån i afdelinger - 1. lån 6.495 6.495-2. lån 9.742 9.742-3. lån 11.907 11.907-4. lån 14.072 14.072 - +4 lån 16.236 16.236 Ekstra gebyr ved omlægning af lån med løbetidsforlængelse, pr. lån 6.495 6.495 Ekstra gebyr omlægning af lån med offentlig garanti, pr. lån 4.330 4.330 10. Ekstra lejeregulering Varsling ud over årlig budgetlejeregulering, pr. lejemål 25 25 11. Udlejning af plads til antenner til mobiltelefoni mv. Udfærdigelse og ekspedition af aftaler om udlejning af plads til sendemaster til mobil og lign. 4.685 4.685 12. Antenneregnskaber, it-lav, internet og bolignet 12.1. Antenneregnskaber Udarbejdelse af antenneregnskaber med en pakke afregnes med procent af omsætning 3% 3% Udarbejdelse af antenneregnskaber flere pakker, pr. tilslutning/år 85 85 Individuelt skift af pakke - gebyr ved hvert skift 127 127 12.2. Internet administration Betaling til udbyder og fordeling til opkoblinger, 3% af årlig udgift 3% 3% Tilmelding og afmelding 0 0 Individuelt skift af pakke - gebyr ved hvert skift 127 127 12.3. IT-lav og bolignet Opkobling - gebyr pr. tilslutningsmulighed pr. år 105 105 Oprettelse af BoligNet - Eengangsbeløb ved første opkrævning 105 105 Administrationsgebyr pr. måned lejer 5 5 Ophævelse adgang 105 105 Der kan også aftales særlige administrationsgebyrer, der er tilpasset de enkelte individuelle løsninger. 13. Forbrugsregnskaber Varmeregnskaber Administrationsbidrag pr. lejemål pr. år 105 105 Udarbejdelse af fordelingsregnskab pr. lejemål pr. år - måler 170 170 Udarbejdelse af fordelingsregnskab pr. lejemål pr. år - areal 110 110 Opgørelse af forbrug ved fraflytning 160 160 Vandregnskaber Administrationsbidrag pr. lejemål pr. år 105 105 Udarbejdelse af fordelingsregnskab pr. lejemål pr. år - måler 170 170 Opgørelse af forbrug ved fraflytning 160 160 Elregnskaber Administrationsbidrag pr. lejemål pr. år 105 105 Udarbejdelse af fordelingsregnskab pr. lejemål pr. år - måler 170 170 Opgørelse af forbrug ved fraflytning 160 160 Side 3

Priskatalog 2018 Tillægsydelser (fortsat) 2017 kr. 2018 kr. Særligt vedrørende forbrugsregnskaber Korrektion af forbrugsregnskaber ved manglende eller forkert årsaflæsning, pr. ændring 625 625 13.1. Regulering af acontobidrag - gebyr pr. lejemål 20 20 14. Betalingsvaskerier Oprettelse og indkøring af nyt vaskeri, kendt leverandør 531 531 Oprettelse og indkøring af nyt vaskeri, ny leverandør 4.150 4.150 Årligt gebyr pr. lejemål 80 80 15. IT til afdelingsbestyrelsen IT-support/indkøb til afdelingsbestyrelsen afregnes efter aftale/tidsforbrug Gebyr for servicering, installering af ikke godkendte 3B IT-løsninger, medgået tid 942 942 16. Energi og miljø 16.1. Energi- og miljøhandlingsplan Aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst 942 942 16.2. Udvidet affaldsgennemgang. Aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst 942 942 16.3. Udvidet grønt regnskab. Aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst 942 942 16.4. Ekstern støtte til energistyring i varmecentral aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst 942 942 17. Nybyggeri, renovering og vedligeholdelse Byggeadministration Nybyggeri og renovering: Byggesager op til en anlægssum på 5 mio.kr. honoreres efter medgået tid 942 942 dog minimum 2,5 % af anlægssum Byggeadministrationsgebyrer ved større nybyggeri og renoveringsarbejder: Procenthonorar op til 5 mio.kr. 2,5% 2,5% Procenthonorar af de næste 25 mio.kr. 2,0% 2,0% Procenthonorar af de næste 50 mio.kr. 1,5% 1,5% Procenthonorar af resten 1,3% 1,3% 17.1. Rådgivning og projektering efter aftale og timepris 942 942 17.2. Byggeadministrationsgebyrer ved individuelle kollektive forbedringer: Gebyret beregnes i forhold til medgået tid, timepris 942 942 17.3. Lejlighedsændringer Opdeling af 1 lejemål i 2 - kontraktændring 1.050 1.050 Sammenlægning af lejligheder - kontraktændring 1.050 1.050 Ændring af lejemålets formål (fx bolig til erhverv og omvendt) 1.050 1.050 18. Boligsocial indsats i forbindelse med helhedsplaner Boligsociale projekter - LBF - særlig pris 500 500 19. Særlige analyser, projekter m.m. Aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst 942 942 Regnskabs- og bogholderiassistance, timetakst 500 500 20. Uddannelse og mægling Opgaven aftales og prissættes efter aftale eller tidsforbrug 942 942 21. Kommunikationsrådgivning og sekretariatsbistand 21.1. Generel rådgivning - opgaven aftales og prissættes efter aftale eller tidsforbrug 942 942 21.2 Grafisk design - opgaven aftales og prissættes efter aftale eller tidsforbrug 942 942 21.3 Sekretariatsbistand Fotokopiering, sort og hvid - A4 1,62 1,62 Fotokopiering, farve - A4 2,16 2,16 Andre særlige opgaver aftales individuelt og afregnes efter forbrugt tid - timetakst 525 525 Side 4

Boligforening 3B - Lokalt driftsbidrag Budget Regnskab Udgiftsart Budget 2018 Budget 2017 Budget 2016 Budget 2015 Regnskab 2016 Regnskab 2015 Regnskab 2014 Regnskab 2013 Regnskab 2012 Regnskab 2011 Lønudgift 10.946.770,93 10.936.436,53 10.682.556,08 10.658.408,88 11.297.237,48 11.373.576,96 10.170.681,09 10.824.629,19 9.168.766,77 7.551.858,19 Øvrige personale udgifter 365.376,86 429.521,13 421.099,14 355.466,00 698.499,70 732.571,90 552.824,67 279.452,82 559.950,95 484.258,36 Kontorudgifter 1.421.900,00 1.303.445,00 1.347.768,00 1.460.928,02 1.367.241,47 1.344.766,17 1.606.997,01 1.323.968,43 1.075.641,91 1.004.140,60 Reserve 325.083,87 Udgifter i alt 13.059.131,66 12.669.402,66 12.451.423,22 12.474.802,90 13.362.978,65 13.450.915,03 12.330.502,77 12.428.050,44 10.804.359,63 9.040.257,15 Underskud fra 2011 213.540,00 Underskud fra 2012 126.889,00 198.369,00 126.889,00 Underskud fra 2013 174.708,00 174.708,00 Underskud fra 2014 45.822,00 45.823,00 Underskud fra 2015 Underskud fra 2016 Total 13.059.131,66 13.016.821,66 12.870.323,22 12.815.231,90 13.362.978,65 13.450.915,03 12.330.502,77 12.428.050,44 10.804.359,63 9.040.257,15 Opkrævet via takst 13.059.132,00 13.030.142,00 12.870.323,00 12.815.232,00 12.801.306,25 12.704.443,80 12.101.394,20 11.554.508,00 11.418.946,56 8.399.637,00 Tilskud 1.249.031,76 Resultat (underskud + / overskud -) -0,34-13.320,34 0,22-0,10 561.672,40 746.471,23 229.108,57 873.542,44 634.444,83 640.620,15 Takst pr. lejemålsenhed 1.116 1.116 1.098,00 1.083,00 1.083,00 1.030,00 999,00 999,00 979,00 Stigning 0,00% 1,60% 1,40% 5,10% 3,10% 0,00% 2,00% Forklaring til budget: Forklaring til regnskab: Budget 2018 Regnskab 2016 Stigningen skyldes, at der er indregnet 4 sekretærer 100% i lokalt driftsbidrag, tidligere indgik 2 af dem kun med 33,33%. Afvigelsen skyldes, at der har været flere udgifter til løn. Det skyldes, at der er ændret Deruodver er der indregnet 2 EST-elever og der er indregnet afvikling af underskud fra 2015 og 2016. Der er derimod kun beregningsmetode for feriepengene samt at der i året har været fratrædelsesgodtgørelse og en stor indregnet løn til 13 driftschefer. Tidligere var der indregnet løn til 15. udskiftning af driftschefer. Budget 2017 Regnskab 2015 Kontorholdsudgifterne falder lidt, da der har været beregnet en for høj leje til Der har været flere lønudgifter i 2015. Der har været flere der gik på pension/andre områdekontoret i Herlev i budget 2016. fratrædelser og der har været ansat en praktikant i områdekontor Herlev. Budget 2016 Regnskab 2014 Kontorudgifter har tidligere været budgetteret for hele områdekontoret. I 2016 Flere udgifter som følge af flytning af kontorer, som ikke var budgetteret. er der kun budgetteret med den andel der vedrører driftschefer samt sekretærernes andel. Regnskab 2013 I budget 2013 blev det aftalt at taksten skulle være uændret. Budget 2015 Der er indregnet afvikling af underskud fra tidligere år. Regnskab 2012 I forhold til budgettet var der en lokalinspektør mindre i regnskabet Regnskab 2011 Taksten er fastsat efter hvad der var indregnet i budgetterne til lokalinspektør, sekretær, andel af områdekontor. I nogle afdelinger var der ikke afsat beløb til områdekontor, fordi lokalinspektøren sad på ejendomskontoret

PUNKT 9 Lukket punkt

PUNKT 10 Lukket punkt

PUNKT 11 Indstilling - Repræsentantskabsmøde beretning og forslag (B)

Repræsentantskabsmøde beretning og forslag (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Behandlet på - Forretningsudvalget den 15. marts 2017 Dato og ansvarlig - 21. marts 2017 / Jannik Egelund / Anette Hertz Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til proces for behandling samt overordnet indhold af den skriftlige beretning samt forslag til dagsorden til repræsentantskabsmødet den 8. juni 2017. Beslutningspunkt Det indstilles til organisationsbestyrelsen, 1. at proces for behandling samt overordnet indhold for den skriftlige beretning besluttes. 2. at punkter til dagsorden og forslag, der skal behandles på repræsentantskabsmødet, besluttes. 3. at der på repræsentantskabsmødet stilles forslag om at PWC vælges som 3B s revisor for regnskabsåret 2017. Problemstilling Organisationsbestyrelsen vedtog den 30. juni 2016, at der afholdes ordinært repræsentantskabsmøde torsdag den 8. juni 2017. Der skal på den baggrund tages stilling til proces og overordnet indhold for beretning samt dagsorden for og eventuelle forslag til repræsentantskabsmødet. Løsning Proces for den skriftlige beretning Administrationen har opstillet følgende proces for organisationsbestyrelsens behandling af den skriftlige beretning: 30. marts 2017 (organisationsbestyrelsesmøde): Organisationsbestyrelsen vil på mødet få udleveret et første udkast til tekst til den skriftlige beretning. 8. april 2017: Frist for organisationsbestyrelsens skriftlige kommentarer til første udkast til tekst til beretningen (sendes til administrationen). 1

27. april 2017 (organisationsbestyrelsesmøde): Ud fra de indkomne kommentarer udleveres udkast til den endelige beretning til efterfølgende skriftlig kommentering i organisationsbestyrelsen. 4. maj 2017: Frist for organisationsbestyrelsens eventuelle skriftlige kommentarer til udkast til den endelige beretning (sendes til administrationen). Herefter tilretter administrationen beretningen. 18. maj 2017 (organisationsbestyrelsesmøde): Organisationsbestyrelsen skal på mødet tage stilling til den endelige skriftlige beretning, forud for repræsentantskabsmødet den 8. juni 2017. Indhold i beretningen Indholdet i beretningen bygges op omkring forvaltningsrevisionen, der suppleres med nogle af de projekter og tiltag, der er gennemført i 2016. Som sædvanlig underbygges med små succeshistorier fra beboerbladet - og denne gang også med wox pop med udvalgte afdelingsbestyrelser. Sidst i beretningen er det sammentrængte regnskab. Der arbejdes også med filmklip fra året, der er gået, som dels kan vises på repræsentantskabsmødet, dels lægges på diverse 3B-medier efterfølgende. Forslag til repræsentantskabsmødet Af 3B s vedtægter fremgår det, at følgende emner skal på dagsordenen: 1) Valg af 2 dirigenter. 2) Valg af stemmeudvalg. 3) Fastsættelse af forretningsorden for repræsentantskabsmødet. 4) Aflæggelse af organisationsbestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Beretning sættes til afstemning. 5) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget. 6) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 7) Valg af næstformand. 8) Valg af 4 organisationsbestyrelsesmedlemmer for to år. 9) Valg af suppleanter for ét år. 10) Valg af revisor. 11) Delegering af kompetencer. 12) Eventuelt. 2

Der skal tages stilling til, om der skal fremsættes forslag under punkt 6. Økonomi Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Videre proces Administrationen vil gå videre med planlægning af beretning og repræsentantskabsmøde ud fra organisationsbestyrelsens beslutninger. Punktet vil blive behandlet igen på næste møde i organisationsbestyrelsen. Bilag Ingen. Protokolbemærkninger / FU Forretningsudvalget drøftede oplæg til indhold af den skriftlige beretning og emner til repræsentantskabsmødet. Organisationsbestyrelsen godkendte herefter indstillingen til behandling i organisationsbestyrelsen. Forretningsudvalget foreslog, at der også i år arrangeres et valgmøde. Administrationen har efterfølgende tilføjet at der på repræsentantskabsmødet skal tages stilling til valg af PWC som revisor for regnskabsåret 2017. 3

PUNKT 12 Indstilling - Socialøkonomisk samarbejde med Bybi (B) FORTROLIG

PUNKT 13 Indstilling - Digitaliseringskonsulent (B)

Digitaliseringskonsulent (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig - 21. marts 2017 / Morten Boje Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til bevilling til en digitaliseringskonsulent. Beslutningspunkt Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at der bevilges 1,2 mio. kr. i perioden 2017-2018 til ansættelse af en digitaliseringskonsulent. Midlerne afsættes fra Arbejdskapitalen. Problemstilling Organisationsbestyrelsen besluttede den 3. september 2015 at igangsætte et strategiarbejde i 3B. På den baggrund blev der afsat midler til udviklingen af en ny strategi 3B Sammen mod 2020. Efterfølgende har organisationsbestyrelsen i december 2015, november 2016 og december 2016 besluttet at afsætte midler til investeringer i Fremtidens 3B i relation til strategien. Der er i alt afsat 9,3 mio. kr. til udvikling af 3B Sammen mod 2020 samt investeringer i Fremtidens 3B. Midlerne er blandt andet afsat til udvikling af strategi, professionalisering af byggeområdet, specialiseret sagsbehandling på økonomiområdet, it-analyse, forvaltningskonsulent, opgavegrupper m.v. Midlerne er finansieret af Arbejdskapitalen. I forbindelse med arbejdet med 3B Sammen mod 2020 og forventeligt også med Fremtidens Drift er der kommet stadigt stigende fokus på digitalisering af service til beboerne og af arbejdsprocesser. Der skal med denne indstilling derfor tages stilling til bevilling til ansættelse af en digitaliseringskonsulent. Løsning Organisationsbestyrelsen besluttede den 30. juni 2016 at nedsætte en opgavegruppe om digitalisering og IT. Gruppen følger blandt andet en analyse mellem 3B og KAB med det formål at udvikle en fælles digitaliseringsstrategi og se på mulighederne for mere fælles digitalisering og IT. Det er forventningen, at både opgavegruppen og den igangsatte analyse vil pege på behovet for udvikling af nye digitale løsninger både i forhold til bedre beboerservice og optimering af arbejdsprocesser og 3B s ejendomsdrift. 1

Det er ligeledes administrationens vurdering, at der vil være en forventning om, at en række af disse digitale løsninger anskaffes og implementeres relativt hurtigt. På den baggrund foreslås det, at der afsættes midler til ansættelse af digitaliseringskonsulent. Stillingen finansieres i 2017 og 2018 af Arbejdskapitalen. Ansættelsen vil ske i samarbejde med KAB, så stillingen kan indgå i et evt. fremtidigt samarbejde på digitaliseringsområdet. Økonomi Der afsættes i perioden 2017-2018 1,2 mio. kr. fra Arbejdskapitalen til ansættelse af en IT- og digitaliseringskonsulent. Såfremt der afsættes midler som ovenfor vil disponible midler i Arbejdskapitalen ultimo 2017 udgøre ca. 5,6 mio. kr., jf. bilag 1. Arbejdskapitalens disponible del forventes at udgøre ca. 3,3 mio. kr. ved udgangen af 2019. Videre proces Hvis organisationsbestyrelsen godkender indstillingen, vil administrationen igangsætte rekrutteringen. Bilag 1. Prognose for Arbejdskapitalen 2016-2019. 2

Bilag 1 - Prognose arbejdskapitalen 2016-2019 2016 2017 2018 2019 Bemærkning Årets til- og afgang: t.kr t.kr t.kr t.kr Tilgang: Årets overskud 1.525 0 0 0 Afgang: Tilskud m.v.: 3B - Sammen mod 2020 3/9 2015-687 -90 Disponeret 860.000 Fremtidens 3B (ny indstilling) 8/12 2016-1.773-3.064-3.064 Disponeret 7.900.000 Samarbejdsaftaler 25/2 2016-41 -59 Disponeret 100.000 Tryk af vedligeholdelsesreglementer 16/9 2016-152 -73 Disponeret 225.000 Løb mellem Husene 22/10 2015-388 Disponeret 387.500 Analyse om digitalisering og IT 17/11 2016-500 Disponeret 500.000 Digitaliseringskonsulent (indstilling 30/3 2017) -600-600 Afgang i alt -2.653-4.386-4.052 0 Resultat af til- og afgang -1.128-4.386-4.052 0 Arbejdskapitalens saldo Saldo primo 24.349 19.775 15.390 11.338 Resultat af til- og afgang -1.128-4.386-4.052 0 Ekstraordinær feriepengeforskydning -3.446 Saldo ultimo 19.775 15.390 11.338 11.338 heraf: Indskud i sideaktiviteter 1.724 1.724 1.724 1.724 Anlægsaktiver 9.321 8.097 6.929 6.337 Bundet i alt 11.045 9.821 8.653 8.061 Disponibel del 8.730 5.568 2.685 3.277

PUNKT 14 Indstilling - Udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune (O)

Udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune (O) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig - 24. marts 2017 / Solvejg von Barm Organisationsbestyrelsen skal orienteres om status på indgåelse af ny udlejningsaftale for afdelingerne i Herlev Kommune. Beslutningspunkt Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at oplæg til ny udlejningsaftale for Herlev Kommune tages til efterretning. Problemstilling Den 8. december 2016 godkendte organisationsbestyrelsen oplæg til nye udlejningsmodeller for boliger i Ballerup, Herlev, Hvidovre, Høje-Taastrup og København, der fremmer øget intern oprykning i 3B. Samtidig godkendte organisationsbestyrelsen oplæg til nye udlejningsaftaler for Ballerup, Fredensborg, Gladsaxe og Herlev Kommune, der øger intern oprykning i den enkelte 3B-afdeling. Organisationsbestyrelsen skal på den baggrund orienteres om status for indgåelse af udlejningsaftale med Herlev Kommune. Løsning Administrationen er nået til enighed med Herlev Kommunes administration om indhold af en ny udlejningsaftale, identisk med det oplæg til udlejningsaftale som organisationsbestyrelsen godkendte den 8. december 2016. Aftalen forventes politisk godkendt i Herlev Kommune ultimo april 2017. Aftalen er vedlagt som bilag 1. Økonomi Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. En ændring af udlejningsreglerne i Herlev forventes alt andet lige at medføre færre indtægter på ajourføringsgebyrer og opnotering. Årsagen er at der formentlig vil være færre ansøgere der ikke bor i 3B, som skriver sig på ventelisten i 3B. 1

Videre proces Administrationen vil implementere udlejningsaftalen efter godkendelse i Kommunalbestyrelsen i Herlev Kommune. Bilag 1. Anvisnings- og udlejningsaftale mellem 3B og Herlev Kommune. 2

UDKAST til udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune I henhold til bestemmelserne i 59 og 60 i lov om almene boliger samt støttede boliger m.v. er indgået nedenstående udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune for de af 3B s familieboliger, ungdomsboliger og ældreboliger, der ligger i Herlev Kommune. Herlev Kommune har anvisningsret til ledige boliger i alle de almene boligafdelinger efter Almenlovens 59, stk. 1, hvorved det sikres, at kommunen får rådighed over det fornødne antal boliger til at løse påtrængende boligsociale opgaver, herunder at sikre boliger, der matcher behov og betalingsevne hos målgruppen, under hensynstagen til beboersammensætningen i de almene boliger. Kommunal anvisning efter 59, stk. 2 vil blive anvendt til at sikre en afbalanceret beboersammensætning i Herlev Kommune. Hermed vil Herlev Kommune meget effektivt kunne understøtte den fælles målsætning om at sikre en positiv og bæredygtig udvikling i de almene boligområder til gavn for de enkelte boligafdelinger. For afdeling Herlevgårdsvej, Herlev Torv, Egeløvparken, Lampestedet, Vestergården I, Vestergården II, Højstensgård, Hedelyngen, Vestergården III og Søgerpark: 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk. 1 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk. 2. 50 pct. af de ledige boliger lejes ud til: 1. Beboere internt i afdelingen 2. Hvis ingen i afdelingen ønsker boligen, tilbydes den internt i hele 3B 3. Hvis ingen i 3B ønsker boligen, tilbydes den hver anden gang via 3B s eksterne venteliste, og hver anden gang via 3B s fleksible venteliste til boligsøgende i beskæftigelse (min. 25 timer om ugen) For Søgerpark gælder dog: 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk. 1 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk. 2. 50 pct. af de ledige boliger lejes ud til: 1. Beboere internt i afdelingen 2. Hvis ingen i afdelingen ønsker boligen, tilbydes den internt i hele 3B 3. Hvis ingen i 3B ønsker boligen, tilbydes den hver anden gang via 3B s eksterne venteliste 4.1.2017/rev. 11.2.2017/Solvejg von Barm 1

og hver anden gang via 3B s fleksible venteliste skiftevis til boligsøgende i beskæftigelse (min. 25 timer om ugen), og til boligsøgende seniorer (min. 55 år) For afdeling Toftegård, Martinsgård og Hjortegården: 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk. 1 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk. 2. 50 pct. af de ledige boliger lejes ud til 3B s interne venteliste (oprykningsventelisten) i hver enkelt af afdelingerne. o Hvis der ikke er beboere internt i hver enkelt af afdelingerne, skal de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk. 1 og 2. Kommunal anvisning Der er kommunal anvisning til afdelingernes ældreboliger og ungdomsboliger. For de almene boliger i Teglværkshaven sker udlejning som følgende: De ledige boliger lejes først ud til beboere internt i afdeling Teglværkshaven via 3B s venteliste (oprykningsventelisten), hvis der ikke er nogle ansøgere på ventelisten tilbydes boligen som nedenfor: 50 pct. af de ledige boliger lejes ud efter fleksible kriterier på 3B s venteliste: 1. Børnefamilier med beskæftigelse og med ønske om at bo i en bolig præget af høj grad af egen indsats (2/3 af boligerne) 2. Boligsøgende uden hjemmeboende børn med beskæftigelse og med ønske om at bo i almene boliger præget af en høj grad af egen indsats (1/6 af boligerne) 3. Boligsøgende med erfaring fra vedligeholdelse af bygninger, herunder seniorer over 55 år (1/6 af boligerne) Hvis ikke alle boliger kan lejes ud inden for hvert af de tre kriterier, får boligsøgende, der opfylder et af de andre kriterier, tilbudt boligerne. Kriterierne prioriteres i disse tilfælde i henhold til ovenstående nummerering, så kriterium 1 kommer først. 25 pct.af de ledige boliger lejes ud til den kommunale venteliste, som opfylder et af ovenstående fleksible kriterier. 25 pct. af de ledige boliger lejes ud til den interne venteliste (oprykningsventelisten), som opfylder et af ovenstående fleksible kriterier For at sikre de bedste muligheder for et godt naboskab, opfyldelse af forudsætninger om beboernes egen indsats og en ensartet administration, skal de boligsøgende opfylde de fleksible kriterier for afdeling Teglværkshaven, så kommunen i administrationen af den kommunale anvisning bru- 4.1.2017/rev. 11.2.2017/Solvejg von Barm 2

ger de samme fleksible kriterier som 3B. Boligtildelingen sker således efter de samme principper som alle AlmenBolig+ boligerne. Hvis kommunen ikke har boligsøgende til alle boliger, fordi de boligsøgende ikke opfylder de kriterier for boliganvisning, som bliver fastsat, overgår boligerne til udlejning til boligsøgende via 3B s venteliste, der opfylder de samme fastsatte kriterier. For alle afdelinger gælder fortrinsrettighederne. Fortrinsret for børnefamilier: Det er aftalt at: For 3 rums-boliger på op til 90 m2 gælder ingen fortrinsrettigheder Par og husstande med et eller flere børn gives fortrinsret til 3-4 rums-boliger på mellem 90 og 110 m2 - forud for enlige uden børn Husstande med et eller flere børn gives fortrinsret til boliger med 5 eller flere rum Personer, der får tilbudt en bolig på grundlag af et boliggarantibevis, skal ikke opfylde de nævnte krav til husstandens størrelse. Fortrinsret for skilsmisseramte med børn Boligsøgende, som flytter fra en familiebolig i en af 3B s afdelinger i Herlev på grund af separation, skilsmisse eller brudt parforhold, skal have samme fortrinsret til ledige boliger i 3B s afdelinger som 3B s øvrige ansøgere på oprykningsventelisten i kommunen i op til et år efter bruddet. Reglen forudsætter dog, at personernes børn er under 18 år, og at de bor hos den af forældrene, som bliver boende i den hidtidige fælles bolig i 3B. Fortrinsret i forbindelse med Boliggarantibevis Boligsøgende som inden for de sidste tre år har sagt sin bolig op i en af 3B s afdelinger i Herlev Kommune for at flytte sammen med sin kæreste. Der gives fortrinsret for, at kunne få tilbudt en anden bolig med nogenlunde tilsvarende husleje og størrelse i den afdeling eller bydel, den boligsøgende tidligere har boet i, hvis det nye samliv ophæves inden for tre år. Kommunal anvisning Der er kommunal anvisning til afdelingernes ældreboliger og ungdomsboliger. Vilkår for aftalen Både Boligforeningen 3B og Herlev Kommune er omfattet af gældende lov på området jf. Bekendtgørelse om udlejning af almene boliger, BEK nr. 1303 af 15/12/2009 og Almenboligloven LBK nr. 1023 af 21/08/2013. 4.1.2017/rev. 11.2.2017/Solvejg von Barm 3

Kommunikation imellem Boligforeningen 3B og kommunen Boligforeningen 3B og Herlev Kommune aftaler, at meddelelse om ledige boliger til kommunens anvisning skal ske skriftligt til Boliganvisningen, der har anvisningskompetencen i Herlev Kommune. Boligforeningen 3B og Herlev Kommune aftaler, at hvis kommunen ønsker at frasige sig anvisningsretten over en ledig bolig, giver kommunen skriftlig besked herom til Boligforeningen 3B inden 3 arbejdsdage, efter at boligen er stillet til rådighed af Boligforeningen 3B. Kommunen skal minimum have 1 måned til anvisning. Giver kommunen besked til Boligforeningen 3B senere end 3 arbejdsdage, hæfter kommunen for betaling af lejen, indtil udlejning sker, i en periode maksimalt svarende til boligens almindelige opsigelsesvarsel. Kommunalbestyrelsen påser i nødvendigt omfang, at Boligforeningen 3B lejer ledige boliger ud i overensstemmelse med bestemmelserne i bekendtgørelsen. Tillige overvåges og dokumenteres både den kommunale og boligorganisationens udlejningspraksis med henblik på drøftelse på årlige evalueringsmøder. Aftalens varighed Aftalen er gældende i maksimum 2 år fra underskrift til den xx.xx.2019, og aftalen kan til enhver tid opsiges af begge parter med 3 måneders varsel til den næste påbegyndte måned. Aftalens indhold skal offentliggøres på Boligforeningen 3B s og Herlev Kommunes hjemmeside. For Boligforeningen 3B For Herlev Kommune Morten Boje Administrerende Direktør Thomas Gyldal Petersen Borgmester Solvejg von Barm Kundechef Leder af Boliganvisningen 4.1.2017/rev. 11.2.2017/Solvejg von Barm 4