Møde den: 25. januar 2017 kl. 12.00-14.00 1918-135 Mødelokale stueetage Møde i LSU Økonomi og Bygninger Dagsorden Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Tanja Stride, Linda N.K. Rasmussen, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen Afbud: Charlotte Lyngholm 1. Godkendelse af dagsorden Dato: 19. januar 2017 2. Opfølgning på referat fra mødet den 8. december 2016 (5 min.) Side 1/2 3. Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Orientering om mødet i ASU den 8. december 2016 Orientering om personale 4. Lønforhandlingsproces 2017 (15 min.)./. Sagsfremstilling 5. APV efter flytningen (10 min.) 6. Evaluering af LSU arbejdet kendskab til arbejdet blandt medarbejderne (55 min.) Den 8. december evaluerede LSU sit arbejde det seneste år, og der var enighed om, at arbejde videre med forbedring/styrkelse af områderne: Mødeform Indhold på dagsordnerne Hvordan medarbejderne får et bredt kendskab til LSU arbejdet Den 25. januar arbejdes der med udbredelse af kendskab til LSU arbejdet blandt medarbejderne herunder hvad LSU varetager på vegne af medarbejderne, og hvordan medarbejderne kan få indflydelse gennem LSU../. Sagsfremstilling 7. Opfølgning på MUS (15 min.) I henhold til LSU s årshjul følges der op på MUS på første møde./. Materiale fra HR AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000
8. Økonomi (10 min.) Herunder foreløbig regnskab for 2016./. Økonomimateriale Side 2/2 9. Eventuelt
Dato: 13. januar 2017 Side 1/2 Sagsfremstilling Mødedato: 25. januar 2017 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Niels Jørgen Rasmussen Gæst: Emne Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Lønforhandlingsproces 2017 Resumé Se sagsfremstilling. Indstilling Det indstilles, at LSU: Aftaler den lokale proces for lønforhandlingerne i Økonomi og Bygninger Godkender orienteringsbrev til medarbejderne om processen Godkender breve om forhandlingsresultat Sagsfremstilling Den 8. februar starter lønforhandlingsproces 2017. Forhandlingen vedrører perioden 1. april 2016 til 31. marts 2017. Tillæg gives med tilbagevirkende kraft fra 1. april 2017. Der er vedtaget en fælles lønforhandlingsproces og tidsplan for hele AU. Ifølge denne kan medarbejderne fremsende ansøgning om lønforbedring i perioden 8. februar til 1. marts 2017, og forhandlingsresultatet skal foreligge senest den 24. maj. Proces i Økonomi og Bygninger 08.02 01.03 Ansøgningsperiode 02.03 08.03 Registrering og udveksling af ansøgninger 20.03 30.03 Forberedende møder mellem funktionschefer og vicedirektøren 03.04 24.05 Lønforhandlinger med tillidsrepræsentanterne 31.05 Forhandlingsresultat sendes til HR 01.06 Udlevering af breve om forhandlingsresultatet til medarbejderne 02.06 eller kort tid herefter Juni/juli Medarbejdersamtaler omkring forhandlingsresultatet HR fremsender breve til de medarbejdere, der har fået en lønforbedring Juni/juli Lønforbedringerne kommer til udbetaling med virkning fra den 1. april 2017 (tilbagevirkende kraft er kun gældende for tillæg) Juni-september 2017 Lønforhandlingsprocessen evalueres, herunder drøftelse og fastsættelse af kriterier for perioden 1. april 2017 til 31. marts 2018 Kriterier til brug for lønforhandlingerne blev vedtaget på LSU mødet den 23. juni 2016. Kriterierne er
Dato: 19. januar 2017 Side 2/2 tidligere udmeldt til medarbejderne, og er ligeledes indskrevet i orienteringsbrevet til medarbejderne. I forbindelse med evaluering af processen for 2016 var der et ønske om præcisering af engangsvederlag. Notat herom er vedhæftet, og præciseringen er tilføjet i orienteringsbrevet til medarbejderne. Kommunikation Orientering om lønforhandlingsprocessen udsendes via mail og medarbejderportalen. Sagsbehandler Marianne Maria Larsen Involvering Tidsfrist 1. februar 2017 af hensyn til udsendelse af orienteringsbrev den 2. februar 2017. Bilag Orienteringsbrev til medarbejderne i Økonomi og Bygninger om lønforhandling 2017. Notat om engangsvederlag. Resultatbrev ved tillæg. Resultatbrev ved engangsvederlag. Resultatbrev ved afslag på lønforbedring. Referat fra LSU den 23. juni 2016, hvor lønforhandling 2016 blev evalueret.
Til medarbejderne i Økonomi og Bygninger Lønforhandling 2017 Den 8. februar starter lønforhandlingsproces 2017. Forhandlingen vedrører perioden 1. april 2016 til 31. marts 2017. Tillæg gives med tilbagevirkende kraft fra 1. april 2017. Der er vedtaget en fælles lønforhandlingsproces og tidsplan for hele AU. Ifølge denne kan medarbejderne fremsende ansøgning om lønforbedring i perioden 8. februar til 1. marts 2017. Efterfølgende går lønforhandlingerne i gang. Forhandlingerne i Økonomi og Bygninger skal være afsluttet senest den 24. maj 2017. AU Økonomi og Bygninger Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør Dato: 6. februar 2017 Side 1/3 Vicedirektøren har forhandlingskompetencen på ledelsessiden. Medarbejderne forhandles af den tillidsrepræsentant / organisation de overenskomstmæssigt er tilknyttet. Specialkonsulenter og chefkonsulenter, som er ansat på nyt lønsystem, kan vælge selv at forhandle. Ønsker de derimod, at lade sig repræsentere af den tillidsrepræsentant / organisation de overenskomstmæssigt er tilknyttet, skal de orientere deres tillidsrepræsentant herom inden den 1. marts 2017. Den videre proces for forhandlingsforløbet inden for Økonomi og Bygninger: Tidsplan 08.02 01.03 Ansøgningsperiode 02.03 08.03 Registrering og udveksling af ansøgninger 20.03 30.03 Forberedende møder mellem funktionschefer og vicedirektøren 03.04 24.05 Lønforhandlinger med tillidsrepræsentanterne 31.05 Forhandlingsresultat sendes til HR 01.06 Udlevering af breve om forhandlingsresultatet til medarbejderne 02.06 eller kort tid herefter Medarbejdersamtaler omkring forhandlingsresultatet AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C
Juni/juli Juni/juli Juni-september 2017 HR fremsender breve til de medarbejdere, der har fået en lønforbedring Lønforbedringerne kommer til udbetaling med virkning fra den 1. april 2017 (tilbagevirkende kraft er kun gældende for tillæg) Lønforhandlingsprocessen evalueres, herunder drøftelse og fastsættelse af kriterier for perioden 1. april 2017 til 31. marts 2018 Side 2/3 I AU s lønpolitik er der fastsat en række overordnede kriterier for lønforbedringer. På LSU mødet i Økonomi og Bygninger blev der den 23. juni 2016 vedtaget følgende kriterier til brug for lønforhandling 2017: Faglighed og faglig udvikling Medarbejderen har en høj faglighed, som anvendes i den samlede opgaveløsning. Medarbejderen tilegner sig løbende nye kompetencer. De nye kompetencer anvendes og har øget kvaliteten i arbejdet væsentligt og/eller har bevirket, at medarbejderen kan løse opgaver med større kompleksitet. Medarbejderen har fokus på vidensdeling. Ansvar, kvalitet og samarbejde Medarbejderen tager i særlig grad ejerskab og ansvar for løsning af sine daglige arbejdsopgaver, herunder også nye opgaver. Endvidere udviser medarbejderen forretningsforståelse i det tværgående samarbejde på hele AU samt i det eksterne samarbejde. Nye løsninger Medarbejderen bidrager i høj grad med nye løsninger samt optimering og effektivisering af eksisterende forretningsgange, og formår at omsætte idéer til konkret opgaveløsning. Lønforbedringer tillæg såvel som engangsvederlag vil som udgangspunkt blive givet til de medarbejdere, som bedst lever op til kriterierne og som har udviklet sig mest i forhold til kriterierne. Opfyldelse af et eller flere af kriterier medfører nødvendigvis ikke en lønforbedring, men skal anses som en nødvendighed for at komme i betragtning til en lønforbedring. Engangsvederlag knytter sig til enkeltstående større opgaver, som ikke i sig selv giver anledning til et varigt tillæg. Generelt gives engangsvederlag for en særlig og betydningsfuld ydet indsats i en bestemt periode. Der er på forhånd på AU niveau fastsat en samlet ramme for, hvor mange midler der kan højest kan anvendes på lønforbedringer. Det gør en skarp prioritering af ansøgningerne om lønforbedringer helt nødvendig. Der er afsat en samlet ramme på 0,6
pct. til tillæg og engangsvederlag. I år er der ikke øremærket en bestemt pct. sats til engangsvederlag. Side 3/3 Såfremt du ønsker at komme i betragtning ved forhandlingerne om tildeling af løntillæg eller engangsvederlag, skal du udfylde og indsende et skema, hvori der skal angives begrundelse for din anmodning om lønforbedring. På HR s hjemmeside vil skemaet være tilgængeligt fra den 8. februar 2017. Der findes ligeledes link til lønaftaler, lønkriterier, tillidsrepræsentanter og HR-partner på siden: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/lonadm/loenforhandling/loenforhand linger-for-faellesadministrationen/ Skemaet skal være sendt til din funktionschef samt til din tillidsrepræsentant senest den 1. marts 2017. Selvom du muligvis ikke er medlem af en forhandlingsberettiget organisation, så er det stadig tillidsrepræsentanten for dit fagområde, der skal forhandle på dine vegne, og derfor skal du ligeledes sende dit skema til tillidsrepræsentanten samt din funktionschef. Der vil jf. tidsplanen blive udsendt meddelelse om resultatet fra lønforhandlingerne til medarbejdere, der har søgt om lønforbedring, den 1. juni 2017. Den 2. juni er det muligt, for de medarbejdere der har søgt om lønforbedring, at få en samtale med deres nærmeste funktionschef omkring deres individuelle forhandlingsresultat. Såfremt det ikke kan lade sig gøre denne dag, afholdes samtalen kort tid herefter. Venlig hilsen Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør
Modtager(e): LSU Økonomi og Bygninger Notat Angående engangsvederlag i forbindelse med lønforhandlinger I forbindelse med evalueringen af lønforhandlingsprocessen 2016 fremsatte medarbejdersiden et ønske om præcisering af engangsvederlag, og hvad der kan udløse et engangsvederlag. Engangsvederlag er ligesom varige tillæg en forhandling mellem ledelsen og tillidsrepræsentanterne. Forhandlingen tager udgangspunkt i de kriterier, der er gældende for alle medarbejdere i den aktuelle lønforhandling. Marianne Maria Larsen Chefsekretær for vicedirektøren Dato: 21. december 2016 Side 1/1 Engangsvederlag vil som udgangspunkt blive givet til de medarbejdere, som bedst lever op til kriterierne og som har udviklet sig mest i forhold til kriterierne. Opfyldelse af et eller flere af kriterier medfører nødvendigvis ikke et engangsvederlag, men skal anses som en nødvendighed for at komme i betragtning til et engangsvederlag. Engangsvederlag knytter sig til enkeltstående større opgaver, som ikke i sig selv giver anledning til et varigt tillæg. Generelt gives engangsvederlag for en særlig og betydningsfuld ydet indsats i en bestemt periode. AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000
Medarbejdernavn Resultat af lønforhandling 2017 i AU Økonomi og Bygninger I forbindelse med de netop afsluttede lønforhandlinger, hvor AU Økonomi og Bygninger modtog xx ansøgninger fordelt på xx tillidsrepræsentanter, kan jeg fortælle dig, at du er blevet tildelt nedenstående: Lønforhandlingsresultat AU Økonomi og Bygninger Dato: 1. juni 2017 Side 1/2 med følgende begrundelse: Begrundelse fra kriterierne. Ved deltidsansættelse reduceres tillægget i overensstemmelse med deltidsbrøken. Tillægget er angivet i marts 2012-niveau, og er pensionsgivende. Tillægget gives med virkning fra 1. april 2017. Jeg vil meget gerne uddybe begrundelsen, hvis du ønsker det, og er til rådighed for en personlig samtale onsdag den 2. juni. Kan du ikke denne dag, så finder vi en anden dag. Kontakt mig mundtligt eller via mail: funktionschef for at få en samtale. I løbet af juni/juli 2017 vil du fra HR modtage et brev, hvoraf din nye lønsammensætning vil fremgå. Venlig hilsen Navn på funktionschef stilling AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C
Kopi til: Vicedirektør Niels Jørgen Rasmussen Tillidsrepræsentant Navn på TR HR Partner Jenny Oostwouder Side 2/2
Medarbejdernavn Resultat af lønforhandling 2017 i AU Økonomi og Bygninger I forbindelse med de netop afsluttede lønforhandlinger, hvor AU Økonomi og Bygninger modtog xx ansøgninger fordelt på x tillidsrepræsentanter, kan jeg fortælle dig, at du er blevet tildelt nedenstående: Lønforhandlingsresultat AU Økonomi og Bygninger Dato: 1. juni 2017 Side 1/2 med følgende begrundelse: Begrundelse fra kriterierne. Beløbet er angivet i aktuelt niveau, og ikke er pensionsgivende. Jeg vil meget gerne uddybe begrundelsen, hvis du ønsker det, og er til rådighed for en personlig samtale onsdag den 2. juni. Kan du ikke denne dag, så finder vi en anden dag. Kontakt mig mundtligt eller via mail: funktionschef for at få en samtale. I løbet af juni/juli 2017 vil du fra HR modtage et brev med resultatet af lønforhandling 2017 i AU Økonomi og Bygninger. Venlig hilsen Navn på funktionschef stilling Kopi til: Vicedirektør Niels Jørgen Rasmussen Tillidsrepræsentant Navn på TR AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C
HR Partner Jenny Oostwouder Side 2/2
Medarbejdernavn Resultat af lønforhandling 2017 i AU Økonomi og Bygninger I forbindelse med de netop afsluttede lønforhandlinger, hvor AU Økonomi og Bygninger modtog xx ansøgninger fordelt på x tillidsrepræsentanter, må jeg desværre fortælle dig, at du ikke kom i betragtning til lønforbedring i forbindelse med lønforhandling 2017. AU Økonomi og Bygninger Dato: 1. juni 2017 Side 1/1 Jeg vil meget gerne give dig en begrundelse for beslutningen, hvis du ønsker det, og er til rådighed til en personlig samtale onsdag den 2. juni. Kan du ikke denne dag, så finder vi en anden dag. Kontakt mig mundtligt eller via mail: funktionschef for at få en samtale. Venlig hilsen Navn funktionschef stilling Kopi til: Vicedirektør Niels Jørgen Rasmussen Tillidsrepræsentant Navn på TR HR Partner Jenny Oostwouder AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C
Møde den: 23. juni 2016 kl. 9.00-11.00 2641-130 IT-Undervisningslokale Møde i LSU Økonomi og Bygninger Referat Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Tanja Stride, Linda N.K. Rasmussen, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen Afbud: Anette Svejstrup, Michael Hertzum Krattet 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Opfølgning på referater fra hhv. den 17. marts og den 23. maj 2016 Der var ingen opfølgningspunkter i forhold til referaterne. Dato: 23. juni 2016 Side 1/3 3. Orientering fra formand og næstformand Orientering om mødet i ASU den 22. juni 2016 Formen for økonomiafrapportering til samarbejdsudvalg blev drøftet, og der blev nedsat en lille gruppe, der skal se herpå. Under økonomipunktet blev det drøftet, hvad den årlige, og kendte, besparelse på 2 % vil betyde personalemæssigt. Reduktionen forventes at blive håndteret via naturlig afgang. Der blev orienteret om den Psykiske APV, og nedsat en gruppe, der skal arbejde hermed på ASU niveau. Forbrug af overskydende kompetencefondsmidler blev drøftet, og det forventes at der vil blive udbudt engelsk kurser og Den gode projektmedarbejder kurser i administrationen der henvises til referatet. Niels Jørgen præciserede, at de 2 % ikke er nye besparelser, men en del af de allerede vedtaget besparelsesplaner for 2016-2019. Muligvis skaber det en utryghed, at der ofte tales om besparelser, da der skal findes 2 pct. hvert år og ikke 10 pct. én gang for alle. Omvendt er fordelen at reduktionerne kan foretages løbende. For Økonomi og Bygninger er der udarbejdet konkrete planer for reduktionerne i 2016 og i 2017. I forhold til 2018 og 2019 og sandsynligvis også 2020 er der igangværende drøftelser med medarbejderne og i ledelsen om forslag til mulige effektiviseringer. Det forventes fortsat, at reduktionen i antallet af medarbejdere vil ske via naturlig afgang. Der overvejes flere forskellige tiltag herunder ny webshopløsning, procesoptimering omkring projektadministration mv. Desuden indgangen til Økonomi og Bygninger herunder evt. oprettelse af servicedisk AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V
med en række forskellige opgaver, som kan samles i enhed omkring en servicedisk. Side 2/3 Orientering om personale I indeværende uge holdes samtaler ift. sekretærstillingen i Staben. 4. Evaluering af lønhandlingsproces 2016 og udarbejdelse af kriterier til lønforhandling 2017 Evaluering Der var enighed om at processen kørte fint og professionelt. Trods gode og relevante ansøgninger kunne alle ansøgninger ikke imødekommes. HR s rolle i forhandlingerne blev rost. Kommunikation omkring resultaterne blev drøftet. Der var et ønske om, at den generelle udmelding udsendes før de enkelte fagforbund udsender deres (nogle fagforbund udmelder resultaterne til deres medlemmer). Dette søges koordineret i 2017. Det overvejes til næste runde at lave en kort uddybning af engangsvederlag, hvad disse gives for. Kriterierne Efter evalueringen blev det besluttet at genanvende kriterierne fra 2016 til lønforhandlingerne i 2017. Inden sommerferien udsendes der en orientering om de gældende kriterier til medarbejderne. 5. Arbejdstidsregler i Økonomi og Bygninger Der var en kort drøftelse af arbejdstidsreglerne for Økonomi og Bygninger - herunder fortolkning og ensartethed på tværs og internt i enheder. I arbejdstidsreglerne er der flere steder beskrevet, at der foretages en konkret vurdering, skøn, aftale mellem medarbejder og leder m.m. I de tilfælde er lederen forpligtet til at udøve et skøn, hvilket betyder, at der ikke er fast standard. Forskelle skal naturligvis kunne forklares. Der var ingen ønske om at ændre arbejdstidsreglerne. Jenny/HR havde mindre bemærkninger til et par formulering, og sender input herom til Niels Jørgen/Marianne. 6. Fælles retningslinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger En tværgående LSU/LAMU arbejdsgruppe har udarbejdet et udkast til fælles retningslinjer for indberetning af fravær og kontakten til medarbejderen i fraværsperioden. Retningslinjerne er et supplement til arbejdstidsreglerne.
Retningslinjerne blev vedtaget af et enigt udvalg, der tilkendegav at det er godt med ensartet og klare retningslinjer. Der udarbejdes og vedlægges en vejledning til opsætning af autosvar via ens webmail. Funktionschefer og teamledere orienterer deres medarbejdere om retningslinjerne, som ligeledes lægges på medarbejderportalen. Side 3/3 7. Økonomi Niels Jørgen orienterede om økonomirapport 1 der blev vedtaget i bestyrelsen i sidste uge. Der er en lille uvished i forhold til omkostningerne forbundet med flytningen til Trøjborg sidst på året, ellers ser det lige nu fornuftigt ud for Økonomi og Bygninger i 2016. 8. Forretningsorden for LSU HSU har i forbindelse med evalueringen af SU-strukturen på AU revideret samarbejdsaftalen for AU og revideret skabelonen for forretningsorden for samarbejdsudvalgene. Den væsentligste ændring i samarbejdsaftalen er en beskrivelse af de tre SUniveauers opgavefokus, og at der med hensyn til samarbejdsudvalgenes mål og opgaver alene henvises til beskrivelsen i samarbejdscirkulæret. Forretningsordenen blev vedtaget af et enigt udvalg og lægges på medarbejderportalen. 9. Eventuelt På mødet den 17. marts vedtog LSU et årshjul for arbejdet i udvalget. Det endelige årshjul blev godkendt og lægges på medarbejderportalen. Godkendt den 25. juli 2016
Dato: 17. januar 2017 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: 25. januar 2017 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Niels Jørgen Rasmussen Gæst: Emne Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Udbredelse af LSU arbejdet blandt medarbejderne samt indhold på dagsordnerne. Resumé Se sagsfremstilling. Indstilling Det indstilles, at LSU drøfter: Hvordan kendskabet til arbejdet i LSU kan udbredes Indhold på dagsordnerne hvordan sikres vi, at det er de rigtige ting der kommer på dagsorden. Medarbejderengagement Kommunikation fra udvalgets arbejde og beslutninger Sagsfremstilling Den 8. december 2016 blev det på baggrund af evalueringen af LSU arbejdet det seneste år besluttet at arbejde videre på de kommende LSU møder med forbedring/styrkelse af 3 områder heriblandt udbredelse af kendskabet til arbejdet i udvalget blandt medarbejderne og indhold på dagsordnerne. Som inspiration til brug for drøftelsen er det undersøgt hos HR, hvordan nogle af de andre LSU er i fællesadministrationen fungerer. Nedenfor følger input fra HR: I LSU sidder en medarbejderrepræsentant fra hver enhed, dette er aftalt på baggrund af ønske fra medarbejderne. Den medarbejderrepræsentant, der sidder i LSU informerer, som et fast punkt på enhedsmøder efter hvert LSU, sin egen enhed om hovedpunkterne fra møderne, ligesom repræsentanten samler eventuelle punkter til LSU op i egen enhed og bringer dem videre til næstformanden. På den måde får alle medarbejdere løbende kendskab/indblik i arbejdet i LSU, kendskab til hvilke punkter, der er blevet drøftet i LSU, og opfordres til at komme med input til møderne. Samme fremgangsmåde anvendes i HR, hvor der sidder en repræsentant fra hver enhed i LSU. Visse steder orienterer medarbejderrepræsentanterne om det, der foregår i deres enhed, hvordan noget opleves i deres enhed, hvilke drøftelser der har været om diverse emner osv. I december måned drøftes det kommende års LSU arbejde, hvor både formand og næstformand til mødet overvejer punkter, som de gerne vil drøfte det kommende år.
Dato: 19. januar 2017 Side 2/1 Det er oplevelsen, at medarbejderrepræsentanterne er ret aktive i forhold til at få sat drøftelser på dagsorden i LSU. Medarbejderrepræsentanterne i ØB s LSU er de valgte TR ere, TR-suppleanter og en medarbejderrepræsentant uden tillidserhverv. Kunne der på baggrund af ovennævnte være fordele ved en ændring i sammensætningen af LSU? Hvis ja, hvilke? Og hvilke ulemper kunne der være? Hvordan forbereder udvalgsmedlemmerne sig til møderne i dag, og hvordan bidrager de til interessante og relevante dagsordenspunkter? Hvad er fordele og ulemper ved nuværende forberedelse? Hvordan kan medarbejderne bidrage til interessante og relevante dagsordenspunkter? I dag kommunikeres til kollegaer, som ikke er medlem af udvalget, via SU siden på medarbejderportalen, kan denne praksis optimeres og hvordan? Kommunikation - Sagsbehandler Marianne Maria Larsen Involvering - Tidsfrist - Bilag -
LOKAL OPFØLGNING PÅ MUS AU AARHUS
MUS PÅ DAGSORDENEN I LSU Formål: At sikre en dialog/drøftelse af MUS lokalt Udbytte: Gennem løbende dialog omkring MUS, at skabe en opmærksomhed på hvordan den lokale eksisterende praksis kan optimeres og forbedres. Proces: Drøftelse/dialog i udvalget evt. ud fra oplæg/inspirationsspørgsmål. AU AARHUS
INSPIRATIONSSPØRGSMÅL TIL DRØFTELSEN AF MUS Gennemføres MUS og er den forberedt af både leder og medarbejder? Er MUS gode samtaler? Kommer der noget ud af MUS? Hvis der har været særlige temaer, som I har drøftet ved årets MUS, er der da noget der skal samles op på, i forhold til disse temaer? Er der yderligere generelle temaer/emner, som det vil være hensigtsmæssigt at I drøfter I LSU, afledt af årets MUS? Er der nogle ting I jeres eksisterende praksis omkring MUS, som I ser et behov for at optimere/gøre anderledes til næste års MUS? AU AARHUS
DRØFTELSEN SKAL IKKE VÆRE: En evaluering af AU s fælles MUS koncept En evaluering af IT Systemet AUHRA AU AARHUS
AU AARHUS
Modtager(e): LSU Økonomi og Bygninger Notat Angående Budget 2017 for AU ØB til orientering i LSU På mødet d. 8 dec. 2016 fik LSU en foreløbig orientering om budgettet for 2017 for AU ØB. Budgetmaterialet blev udleveret på mødet, og medlemmerne havde derfor ikke på forhånd mulighed for at sætte sig grundigere ind i materialet. Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør Dato: 17. januar 2017 Side 1/1 I det fremsendte materiale ses budgettet sammen med de seneste forventninger til resultatet for 2016 (ØR 3). Sammenlignes ØR3 2016 med B2017 ses det, at budgettet forventes at stige fra ØR3 2016. Alene lønbudgettet stiger med ca. 2 mio. kr. Samtidig er der generelt udmeldt budgetreduktioner fra 2016-2020. Det er for det først vigtigt at være opmærksom på, at der i ØR 3 ikke er taget højde for de generelle lønstigninger i 2017. Alene en lønfremskrivning på ca. 2 pct. vil betyde at lønudgifterne i ØR 3 for 2016 alt andet lige vil være 1,2 mio. kr. højere. Der er endvidere i 2017 anvendt en del af ØB s projektmidler til styrkelse af de områder, hvor ØB i særlig grad har behov for ekstra ressourcer med henblik på at understøtte en yderligere digitalisering. Det drejer sig konkret om systemenheden og BI. Dette forklarer også de stigende lønudgifter i forhold til ØR 3 i 2016. Generelt ser budgettet for 2017 meget fornuftigt ud. Det er et godt udgangspunkt til de kommende år, hvor budgetreduktionerne er stigende. Det vil sige reduktionerne i 2018-2020 er større end reduktionerne fra 2016 til 2017. Der er således fortsat grund til stram økonomistyring. I løbet af 2017 vil LSU bliver præsenteret for en plan til budgetreduktioner for 2018-2020. AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C
AUL17PRIMO AUL16OER3 Forskel i kr. Kun budget i 2016 2017 2016 PRIMO 17 vs. ØR3 d. Løn og kontorhold Projekter 1 2 3 4 5 Projekter 6 7 28 30 Løbende priser B2016 ØR3 P Rammen Er ikke direkte sammenlignelige 19604 19605 19606 19607 19608 19609 19610 11732 21014 21914 85.202.853 86.588.850 Byggeri og planlægning Lønafstemnings projekt Ø&B_Projektpulje Flytning Trøjborg 85.659.845 84.024.795 Er ikke direkte sammenlignelige Aktivitet Stab Økonomi sekretariatet BI enheden Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura 51401 TAP løn 1.968.548 11.595.501 5.057.345 5.708.247 27.096.759 5.194.206 6.558.889 63.179.494 61.195.892 1.983.603 51402 Refusion 199.800 199.800 1.043.891 199.800 1.643.291 1.788.977 145.686 51501 DTAP løn 50.000 500.000 450.000 170.000 1.170.000 1.320.000 150.000 51601 Anden løn 520.000 520.000 520.000 51701 Rejser, hotel og forplejning 150.000 63.000 10.000 16.000 50.000 154.000 62.000 505.000 502.000 3.000 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere 104.224 75.000 65.000 35.000 350.000 31.000 43.000 703.224 686.224 17.000 51703 IT og telefoni 50.000 60.000 40.000 30.000 150.000 20.000 90.000 440.000 460.000 20.000 51704 Tjenestebil 150.000 150.000 150.000 0 51705 Anden drift 600.000 10.000 19.000 15.000 250.000 15.000 65.000 1.870.418 800.000 2.844.418 2.237.156 607.262 51706 Afskrivninger 51707 Julefrokost og sommerfest 45.000 45.000 45.000 51801 Salg (kaos og AUFF) 165.000 1.000.000 1.165.000 1.170.000 5.000 51802 Internt salg x 59898 Lønafstemning 520.000 520.000 520.000 66.228.845 63.117.295 3.111.550 66.228.845 i. IT systemer Projekter 8 9 11 12 29 19611 19612 19613 19614 21913 Økonomisystemer Indkøbsanalyse Aktivitet ekstern drift BI enheden ITsystemer FM system IT Digitalpost system 52302 Navision 1.750.000 1.750.000 1.730.000 20.000 52303 AURUS 350.000 350.000 467.000 117.000 52304 IndFak 370.000 370.000 362.000 8.000 52305 Webshop 15.000 15.000 15.000 52306 CWT 10.000 10.000 10.000 52307 ØSLDV x 52308 NS STADS 0 52309 ARS 0 350.000 350.000 52310 Dibs EG Bolig 15.000 15.000 15.000 52332 RejsUD 90.000 90.000 90.000 52311 Tidshåndtering 315.000 315.000 310.000 5.000 52311 Dalux (del af Infrastrukturpulje) 180.000 180.000 180.000 52312 TV fælles (del af Infrastrukturpulje) 125.000 125.000 125.000 52313 Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) 0 52314 Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) 131.000 131.000 131.000 52315 Energy Key (del af Infrastrukturpulje) 460.000 460.000 460.000 52316 Call Center (del af Infrastrukturpulje) 0 52317 Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) 86.000 86.000 86.000 52320 Licenser 110.000 110.000 150.000 40.000 52321 Digitalpost (del af ForsendelseVD) 60.000 60.000 60.000 52331 Medfin. Af PF Tidshåntering pba. system bespar. 52341 Indkøbsanalysesystem af midler til projekter 340.000 340.000 340.000 52342 SKI abonnement (midler fra projekter) 10.000 10.000 10.000 2.915.000 110.000 982.000 60.000 350.000 4.417.000 4.801.000 384.000 4.398.387 ii. Særlige driftstilskud til specifikke opgaver Projekter 13 14 19615 19616 Forsendelsesomk. Fælles Aktivitet Infrastrukturpuljen ADM 53311 Infrastrukturpuljen 9.360.000 9.360.000 9.360.000 53321 ForsendelsesOmkostninger Fælles ADM 1.439.000 1.439.000 1.839.000 400.000 53322 Internt salg, pakkeafregning 53325 Digital forsendelse 0 10.799.000 11.199.000 400.000 10.790.163 iii. Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver 15 16 25 19617 19618 19753 Økonomisystemer særlig drift Bygningsøkonomi og jura særlig drift Aktivitet Regnskab særlig drift 54202 Navision 5.000 5.000 20.000 15.000 54203 AURUS 5.000 5.000 2.000 3.000 54204 IndFak 5.000 5.000 3.000 2.000 54205 Webshop x 54206 CWT x 54207 ØSLDV x 54208 NS STADS x 54209 ARS x 54210 Tidshåndtering 5.000 5.000 2.500 2.500 54220 Dibs EG Bolig 0 54221 Finansielle poster 0 54222 Rykkere og rente fra debitorer 250.000 250.000 25.000 225.000 54223 Tekniskeposter Regnskab 300.000 300.000 300.000 54224 Tekniske poster til udlign. BALANCE 54225 Dibs 50.000 50.000 85.000 35.000 54226 EG Bolig 54227 Bankgebyrer 360.000 360.000 360.000 54228 Kursgebyr 100.000 100.000 660.000 560.000 54229 Renteudg. og rykkergebyrer 25.000 25.000 25.000 54240 Forsikringsskader/Erstatninger 200.000 200.000 100.000 100.000 54241 Postbiler el. relateret hertil 100.000 100.000 100.000 54242 Posten i øvrigt 20.000 485.000 300.000 805.000 1.437.500 632.500
353.429 iv. Særlige konsulentydelser Projekter 17 18 19 20 26 27 32 31 1.437.500 19619 19620 19621 19622 19928 19945 21916 21915 Økonomisystemer Økonomi Revision og Indkøbsmodul, Aktivitet udvikling Rådgivning Økonomi BI enheden Økonomi Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura Indfak2 RejsUD 55202 Navision 800.000 x x x 800.000 800.000 55203 AURUS 10.000 10.000 20.000 10.000 55204 IndFak x 55205 Webshop 5.000 5.000 5.000 55206 CWT x 55207 ØSLDV 0 55208 NS STADS 30.000 30.000 30.000 55209 ARS 0 55210 Dibs EG Bolig x 55211 ProMark 340.000 340.000 465.000 125.000 55211 Revision, løbende 900.000 900.000 900.000 55212 Revision, STÅ 100.000 100.000 100.000 55213 Revision, eksterne midler 0 55214 PwC særrevision, Foulum & Roskilde 0 55215 Advokatbistand x 300.000 150.000 450.000 450.000 55216 Rådgivning, løbende (af midler til projekter) 150.000 200.000 50.000 75.000 475.000 575.000 100.000 55217 Digitalpost, Strålfors konsulent 0 55218 IT Sikkerhedsrevision 100.000 100.000 125.000 25.000 55221 Indkøbsmodul, Indfak2 (af midler til projekter) 100.000 100.000 100.000 55231 RejsUD (midler til midlertige projekter) 100.000 100.000 100.000 1.185.000 1.250.000 200.000 350.000 75.000 150.000 100.000 100.000 3.410.000 3.470.000 60.000 3.432.028 22.028 19.431.000 20.907.500 1.476.500 21.017 85.659.845