Vildrose II Bestyrelsesmøde Mandag d 5. oktober 2009. Sted: Mette Referat : Mette Tilstede: Heidi, Camilla, Mette, Line, Rasmus og Anders Dagsorden 1. Godkendelse af referater mv. a. Referat fra Ordinær generalforsamling d. 28 maj 2009 er godkendt af alle bestyrelsesmedlemmer (mangler bjørns godkendelse) Heidi følger op b. Referat fra Ekstraordinær generalforsamling d. 8. juni er godkendt af alle bestyrelsesmedlemmer (men Kuben mangler) Camilla følger op c. Bestyrelsesreferater? vi mangler godkendelse af maj, juni, juli. Heidi sender ud igen og vi godkender asap. Aftalt at vi altid svarer. d. Vedtægter fra 8. juni er godkendt af alle bestyrelsesmedlemmer (kan først oploades når referat er godkendt af kuben) 2. Solceller - kommende møde med den anden bestyrelse. En diskussion for at klarlægge hvordan vi som bestyrelse forholder os til de afgørende spørgsmål. a. beskatning og afskrivning Vi har spurgt Anders V1 og har bedt ham spørge SKAT, og han vurderer at det ikke er et skattemæssigt problem. Vi tager dette punkt med til fællesmødet for de to bestyrelser vedrørende solceller som Anders Sørensen har indkaldt til. Rasmus og Anders deltager i dette møde på vegne af Vildrose 2. Spørgsmålet om afskrivning tager vi også med til mødet. Beboerne skal informeres om at opkrævningen påbegyndes pr. 1 november. Heidi udsender mail. 3. Kuben Mark Sandberg/Bjørn Weber? har vi fået ny administrator? Nej, men Bjørn er teamleder og Mark er derfor i Bjørns team. 4. Økonomi forbrug og status Man kan se vores regnskab på Xtranet. Regnskabet er ikke up to date. Der er fundet fejl og Anders kontakter Mark for at få opklaret sagen. Forslag om at vi tjekker regnskabet en gang i kvartalet. Anders har påmindet Mark om at de skal føre budgetkontrol én gang i kvartalet. Der er stadig ikke kommet afklaring på spørgsmålet om
ejendomsskatter. Anders rykker igen. Vi tager spørgsmålet om afklaring af ejendomsskatter med på alle møder frem til en afklaring. 5. 1.års gennemgang Hvad er status? Rasmus refererer fra møde med Kuben. Jane fra Kuben er ny på sagen. Udhængene hænger (en konstruktionsfejl), og en undersøgelse af lignende byggeri skal foretages før reparation skal foretages. Det forventes ikke at de påbegynder før i det nye år. Rasmus har bedt om at man ikke venter med alle de andre fejl og mangler og den generelle 1.års gennemgang og påpeget at bestyrelsen vil være til stede ved gennemgang i alle boliger. Vi venter på svar fra Jane desangående. Har vi ikke krav på at de foretager gennemgangen? Rasmus undersøger vores retsstilling vedrørende 1. års gennemgangen hos ABF. Camilla har talt med Daisy og informeret hende om, at vi ønsker, at de gennemføre 1. års gennemgangen og påbegynde afhjælpning af de øvrige fejl og mangler. Daisy har sagt til Merete at man stadig kan skrive til Kuben og påpege fejl om mangler. Rasmus refererer fra GF - Vedr. Fælleshus. Rasmus har fået bekræftet fra ABF, at fælleshuset skal være opført som et hus og IKKE et skur. Hvis Kuben ikke betaler er det et lovkrav at Grundejerforeningen selv bringer huset i lovlig orden. Hvis der står i Deklaration for fælleshus og i det betingede skøde, at det er et fælleshus vi har købt, må vi forvente at Fonden står for de fornødne forbedringer. Rasmus og Morten fra V1 har ved et møde afholdt med Jane fra Fonden/Kuben gjort opmærksom herpå. Jane fra Kuben vil undersøge sagen. Rasmus følger op i forhold til Jane. Grundejerforeningen vil stille krav om, at fælleshuset udbedres, så det kommer i lovlig orden. Anders undersøger om vi skal have papir på de byggegarantier vi har fået transport i. a. Brandfare - Anders skulle skrive til Daisy vedr. skummet i teknik-rummene - har hun svaret? Daisy har sendt det videre til Ole. Rasmus tager det med videre til forhandlingerne om 1.årsgennemgangen b. Energimærkningsattest - mangler vi ikke stadigvæk at få denne? Nej. De er modtaget og er hos Rasmus.
6. GF status på arbejdet. Rasmus og Camilla informerer. Forslag fra V1 m at alle penge blev sat af til fælleshus. Forlig om at der afsættes max 30.000. Fælleshuset er isoleret og skal holdes opvarmet ved en jævn temperatur for at undgå råd og skimmel. Fælleshusudvalget beslutter hvordan pengene skal anvendes. Det er blevet vurderet eksternt at det vil være billigere for os at købe et nyt hus. a. Holdninger til værkstedet/byttecentralen vi foreslår at vi nedlægger byttecentralen fordi det på trods af klager er en skraldeplads til gene for beboerne. b. Skraldespande folk bruger den som storskrald. Rasmus og Camilla vil foreslå i Gf, at vi henstiller til beboerne at de skal have mere skraldeetikette 7. Indkomne ansøgninger Heidi og Jesper har søgt om lov til at drive netbutik fra deres bolig ansøgningen er godkendt. 8. Genvex filterskift vi skyder udskiftningen til efter vejarbejdet pga. støv det skulle være færdigt ultimo januar. 9. Forbedringslisterne - er de lavet færdige? Ja, Mette har listen. 10. Nyt fra Bådforeningen. Bådforeningen har ansøgt kommunen om ret til at opføre et hegn på deres grund. Lars har udsendt udkast til aktindsigt i bådforeningens ansøgning om at opsætte hegn. Anders sørger for at mailen om aktindsigt bliver sendt af sted. Vi som bestyrelse vil gerne stå som afsender fordi vi vil sikre os at hegnsloven skal overholdes og ønsker ikke at der sættes hegn. Bestyrelsen giver Anders og Lars carte blanche til at gå videre i sagen. 11. Arbejdsgange i bestyrelsen, herunder forventninger, rolle og forpligtelser (ændringer i forretningsorden). Heidi foreslår at hvert medlem er forpligtet på at godkende og komme med ændringer til referater inden én uge fra modtagelsen. Bestyrelsen vedtager dette. Vi vil fremover bestræbe os på at have en dagsorden klar 3 dage før et bestyrelsesmøde. Husk at tjekke to do-listen fra forrige referat.
12. Bestyrelsesansvarsforsikring er denne underskrevet og trådt i kraft? Ja, den er trådt i kraft ifølge ABF pr 1. oktober. Men vi mangler forsikringscertifikat. Camilla har talt med ABF, som har bekræftet vores betaling og lovet at fremsende certifikatet. Camilla følger op, hvis dette ikke sker. 13. Venteliste skulle jf. referat fra juni 2009 oploades på hjemmeside er dette gjort? Mette har ventelisten og den uploades ikke da vi ikke bør offentliggøre de opskrevnes navne og adresser på hjemmesiden! Heidi undersøger hos Morten hvordan vi får besked om de ansøgere der skriver sig op via hjemmesiden vildrose.dk. 14. Reklame for fælles fiber fra comx - Line undersøger hvad tilbuddet indebærer. Inkl. Tilslutningsafgifter og abonnementer. 15. EVT. a. Info: D. 24/9 2009 har Max Møller, Center for Miljø har han fået bekræftet af Niels Bak Jensen, Københavns Ejendomme at autoværkstedet skulle modtage sin 3 mdr. opsigelse inden 14 dage. b. Andelsbeviser Camilla rykker Daisy c. Anders følger op på hvorvidt Fonden vil afskrive på sit tilgodehavende er medvirkende til at andelsboligbeviset vil blive mindre værd end da vi købte det. Jf. 6 Renteudjævningskredit. Anders fortolker aftaledokumentet således, at dette burde finde sted. d. Løse hunde Camilla laver en skrivelse til V1 om en henstilling til at v1 beboere holder deres hunde i snor, da der har været problemer med at en hund fra V1 løber omkring på området uden snor. 16. Næste møde samt mødeplanlægning 2010 D. 2. november hos Line. D. 7. december hos Heidi d. 11. januar Camilla d. 1. februar Anders d. 1. Marts Rasmus
d 12. april Line d. 3 maj. Mette