Åbent referat Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 2014-2017 Borgmesterkontoret Hjørring Kommune Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. 15.45 Mødested: Mødelokale 122, 1. sal Hjørring Rådhus Fraværende: Michael Vajhøj Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Ansøgning fra Tornby Idrætsforening om lokaletilskud til Fitnesscenter i 2 foreningsregi 2 Tids- og procesplan for budget 2017-2020 9 3 Godkendelse af administrationsgrundlag og overordnet tidsplan for udbud 12 af cafefunktioner 4 Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget - Orientering 2016 14
Side 2. 18.15.15-Ø40-1-16 1. Ansøgning fra Tornby Idrætsforening om lokaletilskud til Fitnesscenter i foreningsregi Resumé Der er indkommet ansøgning fra Tornby I.F om lokaletilskud til et foreningsdrevet fitness center i Tornby Hallens udbygningsprojekt. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal drøfte ansøgningen i forhold til de forudsætninger, der er givet tidligere, og i forhold til de nye forudsætninger, ved imødekommelse af ansøgningen om lokaletilskud til et foreningsdrevet motionscenter. Sagsfremstilling GENOPTAGET PUNKT Der er indkommet ansøgning fra Tornby I.F om lokaletilskud til et foreningsdrevet fitness center i Tornby Hallens udbygningsprojekt. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal drøfte ansøgningen i forhold til de forudsætninger der er givet tidligere og i forhold til de nye forudsætninger, ved imødekommelse af ansøgningen om lokaletilskud til et foreningsdrevet motionscenter. De ændrede forudsætninger vedrører driften af motionscenter, der i de givne tilsagn til udbygningsprojektet indgår i Tornby Hallens fremadrettede driftsbudget, og som en forudsætning for udbygningsprojektets fremadrettede driftsbudget. Tornby Idrætsforening ansøger i februar 2016 om at få lokaletilskud til en lejeudgift i den selvejende institution Tornby Hallen. Såfremt ansøgningen imødekommes, vil det medføre en merudgift til Hjørring Kommune i form af 70 % lokaletilskud på en årlig husleje på 0,372 mio. kr., svarende til en merudgift på 0,260 mio. kr. I følgende 4 afsnit redegøres der for: 1. Status på Tornby Hallens udbygningsprojekt, marts 2016. 2. Konklusion fra Tornby Idrætsforenings supplement til ansøgning i forhold til ændret organisering og ønsket om et foreningsdrevet motionscenter. 3. Opsummering af de politiske beslutninger, hvoraf tidligere tilsagn fremgår. 4. Opgørelse over nuværende driftsformer af motionscentre og lokaletilskud til disse.
Side 3. 1. Status på Tornby Hallens udbygningsprojekt marts 2016 Tornby Hallen har oplyst administrationen, at de har været nødsaget til at afholde en ekstra licitation, idet det udbudte projekt ikke kunne realiseres inden for den afsatte økonomi. Tornby Hallen har nedsat ambitionsniveauet i forhold til flere af de kravspecifikationer, der var i første udbud. Projektet er ikke ændret i forhold til projektets kernefunktioner om multisal, omklædningsrum, motionscenter og Cafe område. Reduktionerne har primært været i forhold til facade, arkitektur, materialevalg og den mellemgang, der forbinder nuværende bygninger med udbygningsprojektet. Med disse ændringer i udbuddet forventes projektet ikke at ændre forudsætningerne i forhold til den skitserede anlægsøkonomi og låneoptag. Tornby Hallen overvejer at momsregistrere nybygningen og arbejder med tegning af folkeaktier. Begge tiltag har til formål at nedbringe det samlede behov for låneoptag. At Tornby Idrætsforening ønsker at drive et foreningsdrevet motionscenter har som udgangspunkt ingen betydning for Tornby Hallens fremadrettede driftsbudget, da Tornbyhallen vil få samme indtægt, men såfremt ansøgningen godkendes, giver det en lejeindtægt i Tornby Hallens fremadrettede drift. I de tilsagn der er givet til projektet, har driften af motionscenteret indgået i udbygningsprojektets driftsbudget med følgende hovedtal fra det oprindelige driftsbudget for udbygningsprojektet. (Bilag 1: Driftsbudget 2015 for udbygget Tornby hal). Der er fremsendt et driftsbudget, der viser et samlet overskud på 0,058 mio. kr. Der er indtægter på 1,830 mio. kr. og udgifter på 1,772 mio. kr. I det fremsendte driftsbudget indgår driften af motionscenteret med indtægter på 0,373 mio. kr. og udgifter på 0,273 mio. kr. Det er ikke muligt ud fra det fremsendte budget at se andel af udgifter til forbrug og låneydelse (motionscenter andel), som ligger udover udgifterne på 0,273 mio. kr. 2. Konklusion fra Tornby Idrætsforenings supplement til ansøgning i forhold til ændret organisering og ønsket om et foreningsdrevet motionscenter Tornby Idrætsforening ansøger i februar 2016 om lokaletilskud til et foreningsdrevet fitnesscenter i Tornbyhallen. Ansøgningen betyder, at Tornby Idrætsforening vil drifte et motionscenter i foreningsregi med de fordele det medfører, ifølge den uddybende ansøgning fra Tornby I.F. (Bilag 3: Supplement til ansøgning fra T.I.F)
Tornby Hallens konklusion i henhold deres ansøgning fra bilag 3: "Fællesskabet omkring hal-udvidelsesprojektet i Tornby (Tornby Hallen og Tornby Idrætsforening) er overbeviste om, at vores beslutning om at blive en del af foreningsfitness er den helt rigtige model for vores fælles projekt. Ved at opstarte og drive fitnesscentret som en afdeling i Tornby Idrætsforening, vil vi øge chancen for en succesfuld opstart og udvikling af centret. De tungtvejende fordele er det rådgivningskoncept, som er bygget op omkring foreningsfitness, men naturligvis er de økonomiske fordele ved at drive centret som en forening også et vigtigt argument for os." Hjørring Kommune Side 4. 3. I det følgende opsummeres de forudsætninger og politiske beslutninger, der ligger til grund for Tornby Hallens udbygningsprojekt: a.) Beslutninger vedr. låneoptag og kommunegaranti til det fremsendte udbygningsprojekt 2013: Fritids- og Kulturudvalget, 13. august 2013: Renter og afdrag på lån på 8,500 mio. kr. godkendes som tilskudsberettigede, idet udvalget dog ønsker at gøre opmærksom på, at man med den vedtagne model for haltilskud har et loft for det samlede tilskud på 0,400 mio. kr., incl. tilskud til forbrugsafgifter. Der er dermed også taget højde for, at der ikke gives tilskud til motionscentret. Økonomiudvalget, 21. august 2013: Økonomiudvalget anbefaler, at indstillingen følges under forudsætning af, at der tilvejebringes ekstern finansiering i et omfang, der sikrer balance i driftsbudgettet. Økonomiudvalget henleder endvidere opmærksomheden på, at udgangspunktet er, at Hjørring Kommune yder kommunegaranti til fastforrentede lån. Byråd 28. august 2013: Økonomiudvalgets indstilling blev godkendt. Konklusion: Den nye ansøgning fra Tornby I.F afviger således i henhold til tidligere beslutninger. b. ) Beslutninger i Folkeoplysningsudvalget som understøtter driftsbudgettet i det fremsendte driftsbudget for Tornby Hallens udbygningsprojekt: Tornby Idrætsforening har på folkeoplysningsudvalgsmøde 23. september 2013 fået godkendt overførsel af følgende lokaletilskud til en udbygget Tornby Hal.
Side 5. Lejeudgift til Tornbyhallen ved nedlæggelse af nuværende klubhus ejet af Tornby Idrætsforening Nuværende husleje for mødelokaler Nuværende husleje for forsamlingshus aktivitet Lokaleudgifter der er budgetteret i nuværende praksis, og som overføres til en udbygget Tornby Hal 104.168 kr. 68.400 kr. 5.104 kr. 177.672 kr. c. Tornby Idrætsforening har på folkeoplysningsudvalgsmøde 9. december 2010 fået forhåndstilsagn om lokaletilskud til leje vedr. nye 1.000 folkeoplysende aktivitetstimer i ny træningssal i Tornby Hallen fra 2011. Det godkendte Lokaletilskud på 0,144 mio. kr. svarer til 70 % af den samlede lejeudgift på 0,206 mio. kr. for 1.000 timer i ny træningssal. Tornby Idrætsforening har således fået forhåndstilsagn om lokaletilskud på i alt 0,321 mio. kr. i en udbygget Tornby Hal, før ansøgningen (februar 2016) om lokaletilskud til foreningsdrevet motionscenter, der vil medføre en merudgift til Hjørring Kommune på 0,260 mio. kr. såfremt ansøgning om lokaletilskud imødekommes. 4. Opgørelse over nuværende driftsformer af motionscentre og lokaletilskud til disse. I den følgende tabel fremgår nøgletal fra de lejemål, der er indgået omkring lejemål til motions-/fitnesscentre i de selvejende haller eller private lejemål. Lejebeløbene er incl. forbrug og rengøring. Lejemålets placering Bindslev Tversted I.F i Kulturboxen, Bindslev ( privat lejemål ) Hirtshals familie og firmaidræt - lejemål i Hirtshals Idrætscenter Lejemålets areal m 2 Årlig lejepris incl. forbrug mio. kr. Leje pr m 2 kr. 400 0,211 526 340 0,292 859 Godkendt lokaletilskud mio. kr. 70 % godkendt 70 % godkendt 0,147 0,204
Sindal Motionscenter - lejemål i Sindalhallerne Evt. Tornby Idrætsforening i en udbygget Tornby Hal Ezee fitness i Hirtshals ( privat lejemål ) 290 0,131 452 70 % godkendt 250 0,372 1.488 942 0,391 415 0,092 70 % ikke godkendt 0,260 44 % godkendt 0,174 Hjørring Kommune Side 6. De selvejende haller i Løkken, Tårs og Vrå drifter fitnesscentre og får kun støtte via driftstilskuddet til de selvejende haller. [Tilføjet 7. april 2016: Tornby Hallen og Tornby Idrætsforening giver status på projektets samlede indhold, herunder redegørelse om nye aktiviteter, der indgår i projektet. Tornbyhallen vil ligeledes redegøre for bæredygtigheden i projektets økonomi]. Lovgrundlag Folkeoplysningsloven, kapitel 7, tilskud til private lokaler m.v. Økonomi Såfremt ansøgningen om lokaletilskud til foreningsdrevet fitness imødekommes vil det give en merudgift for Hjørring Kommune på 0,260 mio. kr., svarende til 70 % af den ansøgte lejeudgift på 0,372 mio. kr. Der forventes et underskud på lokaletilskudsbudgettet for 2016 på ca. 0,600 mio. kr. og det er før, der godkendes nye udgifter til lokaletilskud. Underskuddet i 2016 finansieres ved nedsættelse af aktivitetstilskuddet og ved at anvende ikke disponerede midler på voksenundervisningsområdet. Det skønnes, at det ikke er muligt at finde yderligere midler på folkeoplysningsområdet for 2016. Endeligt overblik foreligger dog først i juni 2016, når regnskabet for 2015 er endeligt opgjort for alle foreninger.
Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Hjørring Kommune Side 7. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag 1. Tornby Hallens driftsbudget 2015 for en udbygget Tornby hal. 2. Ansøgning fra Tornby Idrætsforening om lokaletilskud til foreningsdrevet fitnesscenter. 3. Tornby I.F s supplerende ansøgning vedr. ansøgning om lokaletilskud til foreningsdrevet fitnesscenter. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget drøfter ansøgningen. [Tilføjet 7. april 2016: at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget genoptager punktet med udgangspunkt i Tornby Hallens og Tornby Idrætsforenings status oplæg]. Historik Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 2014-2017, 4. april 2016: Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget drøftede den indkomne ansøgning og de supplerende materialer, der er fremsendt fra Tornby. På baggrund af drøftelserne besluttede udvalget følgende: Projektet er dog allerede tilpasset fra arbejdsgruppens side, og samtidig betyder ansøgningen om lokaletilskud, at der fremsættes ønske om at ændre ved dele af driftskonstruktionen. Derfor vil Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget have et statusmøde om projektet, hvor projektets samlede indhold, kommende aktiviteter og bæredygtigheden i økonomien fremlægges i sammenhæng.
Arbejdsgruppen fra Tornby inviteres derfor til en samlet projektforelæggelse for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget i maj 2016. Hjørring Kommune Side 8. Det tilbydes samtidig, at administrationen står til rådighed for en uddybning af udvalgets forventninger til projektforelæggelsen. John Robert Larsen og Michael Vajhøj deltog ikke i mødet. Beslutning Status på projektet blev fremlagt af repræsentanter fra Tornby Hallen og Tornby Idrætsforening. Efter fremlæggelsen blev beslutningen, at projektet kan gennemføres ud fra de forudsætninger, der blev lagt fast med den oprindelige godkendelse af projektets finansiering i 2013. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget accepterer dermed også de projekttilpasninger, der er foretaget for at opnå økonomisk balance. Der gives afslag på ansøgningen om lokaletilskud til fitnesscentret på grund af den samlede økonomiske situation på lokaletilskudsområdet. Fritids-, Kultur- og Bosætningeudvalget tilkendegiver samtidig, at der i forbindelse med budgetdrøftelserne skal arbejdes for at skaffe fornyet råderum til at understøtte de prioriterede områder. Michael Vajhøj deltog ikke i mødet.
Side 9. 00.30.10-Ø00-1-16 2. Tids- og procesplan for budget 2017-2020 Resumé Der forelægges tids- og procesplan for udarbejdelse af budgetmaterialer på Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område. Der skal tages stilling til, om tidsog procesplanen kan godkendes. Sagsfremstilling På baggrund af de indledende budgetdrøftelser i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget er der udarbejdet et forslag til tids- og procesplan for behandlingen af budgetmaterialer. Tids- og procesplanen er opbygget ud fra, at der tidligt i processen skal være dialog med centrale aktører inden for udvalgets område, for dermed at sikre bedst mulig sammenhæng mellem aktiviteter og de kommende prioriteringer, som udvalget skal tage stilling til. Det er samtidig afgørende, at tids- og procesplanen skal understøtte udvalgets ønsker, om at der arbejdes ud fra et helhedsbillede, hvor aktivitet og økonomi fremstilles i sammenhæng med hinanden. Forslag til tids- og procesplan: Fase 1 - Målretning (April-maj) 18. april: Godkendelse af proces og program for for-høring. 2. maj: For-høring med bilaterale møder af 1 times varighed med Folkeoplysningsudvalget, Vendsyssel Kunstmuseum, Vendsyssel Historiske Museum, Nordsøen og Biblioteket. 9. maj: Opsamling på for-høring og orientering om foreløbige budgetmaterialer samt godkendelse af program til mini-budgetseminar. Fase 2 - Prioriteringer (maj-juni) 23. maj: Mini-budgetseminar med status på budgetmaterialer (deltagelse fra Sektor-MED). Drøftelse af første bud på prioriteringsmuligheder og valg af emner til byrådsorientering. 30. maj: Materiale til byrådsseminar hvad skal fremlægges? 13. juni: Beslutninger om indhold i budgetoplæg + eventuel drøftelse af konsekvens-beskrivelser med berørte parter.
Fase 3 - Budgetoplæg (juni-august) 27. juni: Første udkast til budgetbemærkninger og drøftelse af foreløbigt budgetoplæg 15. august: Omprioriteringer indarbejdes i budgetoplæg. 22. august: Drøftelse af samlet budgetoplæg, incl. takstblad. 29. august: Ekstraordinært møde inden aflevering af budgetoplæg. Hjørring Kommune Side 10. Som det fremgår af tids- og procesplanen, så er der planlagt, at der først foreligger beskrivelse af mulige reduktioner og omprioriteringer i slutningen af juni 2016. Dette er begrundet i, at de mulige reduktionsbeskrivelser først målrettes efter den indledende dialog med udvalgte aktører (for-høringen 2. maj 2016). Der er samtidig planlagt, at der vil være behov for justeringer i løbet af august 2016, og der er derfor udarbejdet forslag til ændrede mødetidspunkter i august. Lovgrundlag LBK nr. 769 af 9. juni 2015 om Kommunernes styrelse. Økonomi Der skal i budgetprocessen beskrives mulige omprioriteringer/reduktioner for 5,000 mio. kr. på Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område. Derudover skal der, inden for driftsrammen, gennemføres tilpasninger i overslagsårene, så budgetlægningen afspejler de endelige beslutninger vedrørende driftsaftale for Teater- og Oplevelseshuset, Byens Hus i Vrensted samt budgetramme til Vendelbohus, når der foreligger beslutning om den fremtidige drift af Vendelbohus. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Hvis målretningen af reduktioner og omprioriteringer medfører reduktioner af driftsrammerne til haller og biblioteker, må det forventes, at der er personalemæssige konsekvenser af reduktionerne. Dette kan dog først beskrives, når der er taget stilling til målretning og prioritering af de reduktioner, der skal beskrives inden for udvalgets område.
Side 11. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag 1. Udvalgsopdelte reduktionsmål (godkendt i ØKU 6. april 2016). Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender forslaget til tids- og procesplan. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender tids- og procesplanen. Mødet 27. juni 2016 ændres til 29. juni 2016, kl. 11.00 - kl. 13.30. Michael Vajhøj deltog ikke i mødet.
Side 12. 20.11.00-K00-1-15 3. Godkendelse af administrationsgrundlag og overordnet tidsplan for udbud af cafefunktioner Resumé Der er udarbejdet endeligt administrationsgrundlag og forslag til overordnet tidsplan for bortforpagtning af cafefunktioner under Hjørring Hallerne. Fritids-, Kulturog Bosætningsudvalget skal tage stilling til, om administrationsgrundlaget kan træde i kraft, og om den overordnede tidsplan for bortforpagtning kan godkendes. Sagsfremstilling Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget havde på udvalgets møde 29. februar 2016 nogle indledende drøftelser af administrationsgrundlag for Hjørring Hallerne. I forbindelse med den indledende drøftelse var ønsket, at der blev igangsat en proces, med henblik på bortforpagtning af cafefunktionerne under Hjørring Hallerne. Administrationen har derfor undersøgt, hvordan en udbudsproces kan tilrettelægges. Det foreslåes, at der igangsættes en proces med henblik på bortforpagtning ud fra følgende overordnede tidsplan: April-maj 2016: Indledende behovsbeskrivelse ud fra dialog med samarbejdspartnere og brugere. Juni-august 2016: Udarbejdelse og godkendelse af udbudsmaterialer. August-oktober 2016: Annoncering og vurdering af indkomne bud. November 2016: Godkendelse af forpagtningsaftaler Januar 2017: Forpagtningsaftaler træder i kraft. Det foreslås desuden, at processen gennemføres med henblik på indgåelse af to særskilte forpagtningsaftaler for henholdsvis Park Vendia faciliteterne (evt. inklusiv områdehallerne) og for Vendelbohus. Som det kan ses ud fra den overordnede tidsplan, så vurderes det, at det først er ved udgangen af året, at der kan garanteres en afklaring vedrørende bortforpagtning. Der er derfor udarbejdet et forslag til præcisering af vilkårene for drift af cafefunktioner i Hjørring Hallerne, indtil der er indgået forpagtningsaftaler. Vilkårene er beskrevet i administrationsgrundlaget, der er vedlagt som bilag 1.
Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Hjørring Kommune Side 13. Økonomi Ingen bemærkninger. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag 1. Administrationsgrundlag for Hjørring Hallerne, pr. 1. maj 2016. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender administrationsgrundlaget og den overordnede tidsplan for bortforpagtning. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender administrationsgrundlaget, i det der konsekvensrettes i bilaget vedrørende 5 x 5 aflysninger. Tidsplanen for bortforpagtning godkendes. Det skal undersøges, om der kan findes en hurtigere løsning vedrørende udlejning af køkken på Vendelbohus. Udbudsmaterialet godkendes i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget. Michael Vajhøj deltog ikke i mødet.
Side 14. 00.22.00-A26-2-15 4. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget - Orientering 2016 Orientering fra formanden Om bibliotekernes årsmøde. Om rejsegilde på teater- og oplevelseshuset. Om Bienalen i Vrå. Om møde vedrørende rideklub. Orientering fra medlemmerne Børge Bech Om Baggesvognsvej 1. Om plan for oprydning ved Redningshuset. Claus Mørbak Højrup Om henvendelse vedrørende midlertidig skøjtebane. Orientering fra By, Kultur og Erhverv Om atletikstadion på webbook. Om henvendelse fra FOF. Om henvendelse fra Vendia Fitness. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur-, og Bosætningsudvalget godkender orienteringen. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget tager orienteringen til efterretning. Michael Vajhøj deltog ikke i mødet.
Side 15. Underskrifter Sven Bertelsen John Robert Larsen Børge Bech Michael Vajhøj Henrik Jørgensen Claus Mørkbak Højrup Henning Brobak Jensen