BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 26. april 2017, kl. 18.00 på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Verner Zachariassen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Mikael Paash, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Gæster: Ole Larsen og Allan Trolle fra Deloitte Afbud: Bent Klindt Andersen og Steffen Møller Borgbjerg Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 22. februar 2017 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: http://bl.dk/bl-informerer/ Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: https://www.lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/?undefined=&year=2017&themeid=&s=&sender=search Beslutning: Taget til efterretning 1
4. Indstilling vedr. årsregnskaber for 2016 Redegørelse: En overordnet gennemgang af regnskaberne. Herunder en drøftelse af principper / ved økonomichef Preben Lærche. Gennemgang af revisionsprotokol ved revisionen. Afdeling 214 har godkendelse af årsregnskabet på et afdelingsmøde den 9. maj. Vi afventer et godkendt og underskrevet årsregnskab fra afd. 210. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Bestyrelsen godkendte regnskaber for hovedforening og afdelinger samt revisionsprotokollen. 5. Godkendelse af. budget 2018 Redegørelse: Bilag budget 2018 / ved Økonomichef Preben Lærche Indstilling: Det indstilles at der for 2017 sker en forhøjelse af administrationsbidraget jævnfør repræsentantskabsbeslutningen om at følge prisindekset. kr. 3.300 pr. lejemålsenhed og at budgettet godkendes som forelagt. Beslutning: Bestyrelsen godkendte budgettet for 2018 6. Godkendelse af beretning for årsregnskaber 2016 Redegørelse: Bilag til årsregnskab Indstilling: Til godkendelse 1. Til repræsentantskabsmødet vil der ikke blive oplæst komplet beretning. Hovedpunkter vil blive fremlagt så beretningen virker mere dynamisk. Dette i lyset af en forventning om at beretningen er læst af mødedeltagere inden mødet. Beslutning: Bestyrelsen godkendte årsberetningen 7. Gennemgang af rapport for forvaltningsrevision Redegørelse: Rapport vil er fremsendt på mail. Uddrag af rapporten blev gennemgået af regnskabschef Preben Lærche. Indstilling: At rapporten tages til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning 2
8. Forberedelse af repræsentantskabsmødet den 30. maj 2016 Redegørelse: Indkaldelse / Dagsorden er fremsendt til repræsentantskabet. Det foreslås at der til repræsentantskabsmødet fremsendes et forslag fra organisationsbestyrelsen hvor repræsentantskabet skal tage stilling til, at fremtidige indkaldelser til ikke vedtægtsbestemte møder som formandsmøder beboerdemokratiudvalg Trendsætterudvalg m.v. vil ske gennem bestyrelsessiden. Såfremt man som afdelingsbestyrelsesmedlem ønsker materialet fremsendt som brev vil det stadigvæk være en mulighed. Vedtægterne tilpasses de nye normalvedtægter med mulighed for digitale afstemninger. Forslag om sammenlægning af afdelingerne 396 og 398 som er vores servicearealer for vores bofællesskab for fysisk handicappede på Ullerupdalvej. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 9. Meddelelser fra formanden Redegørelse: Den 1. marts havde EWii inviteret boligkontorets medarbejdere, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelser til Kolding for at se en håndboldkamp mellem KIF Kolding -København mod Tønder. Et godt arrangement med god opbakning. Den 8. marts havde vi rejsegilde på Købmagergade skole hvor undertegnede og Verner Zachariassen og Borgmesteren holdt tale. Den 9. marts var der Ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 317 hvor der blev stemt om nye vandvarmere. Projektet kan udføres for kr. 600.000. Arbejderne kan udføres uden huslejestigning. Projektet blev godkendt. Den 9 marts var der ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 401 hvor der var ændringsforslag til afdelingens vedligeholdelsesreglement. Ændringerne blev vedtaget. Forslag om at der kan etableres carport via den kollektive råderet blev ligeledes Vedtaget. Referatet fra mødet findes på hjemmesiden. Den 10. marts var der Fælles personalemøde. Finn takkede de afgående værdiministre for deres arbejde. I den kommende tid vil Finn sammen med Preben og Steffen tage rundt og besøge områdekontorene for at tage en drøftelse om dagen og vejen. Finn fortalte herudover om kontanthjælps reformen og hvad den har betydet. fortsat Muligheder for at bygge billige boliger. Boligminister Ole Birk Olsen siger at almene boliger kun er for dem med laveste indkomster, det er vi ikke enige i. En orientering om Boligaftalen der skal genåbnes hvor blandt andet en aftale om kommune økonomi skal drøftes, 3
uprioriterede forslag, digital post, persondata ordningen, fokus på energimærkning, omdannelse af erhvervslejemål - muligheden for at ombygge erhverv til boliger, parkeringsfond, forenkling af styringsdialog, indkøbspolitik, samdrift vedligeholdelse, benchmarking, Indkøb fra eksterne leverandører, storkøb vil give billigere priser for beboerne. Afdelingsmøder vigtige beslutninger træffes på afdelingsmødet. Samdrift har vi allerede taget fat på, flexibilitet ansættelsessted ansat i boligorganisationen, vedligeholdelse vi arbejder med mini helhedsplaner. Effektivitet Organisations bestyrelsens ansvar, effektivisere, inddrage medarbejderne, bensmarking, tvillingeværktøj. Inspektør, varmemestre, administration skal som udgangspunkt arbejde på at finde en besparelse på 10 % af den samlede husleje, udarbejdelse af besparelses katalog med inddragelse af afdelingsbestyrelser, Målsætning handleplan 2016-2018. Økonomichef Preben Lærche fortalte om bensmarking, sammenligning med andre afdelinger af samme størrelse. Tvillingeværktøjet administrationsomkostninger ligger vi godt, fokus på effektiv drift. Driftschef Steffen Møller Borgbjerg fortalte om pas på huslejen projektet, varmemestrene har fået nye mobiltelefoner, ældre computer skiftes, undgå ting der ikke skaber værdi, tænke os om. 3 områder hvor der er blevet en kollega færre, løse opgaver på tværs af afdelinger, se på om vi har de rigtige maskiner. Afslutningsvis var der foredrag med Direktør for Nordea fonden Henrik Lehmann Andersen der fortalte om hvorledes værdiledelse får den sociale kapital til at bugne, kunden i fokus eller lejerne i fokus, 8 timer på arbejde skal være livskvalitet tålmodighed her er en dyd for alle medarbejdere. Simpel opgave 1. vær positiv 2. opfør dig ordentlig. 3. tag dig selv med på arbejde. Den 15. marts var der debatmøde i real Danias Almene boligforum med temaet, billige boliger deler Danmark, boligmangel løses med nye regler. Det er blevet 17% dyrere at bygge almene boliger Den 17. marts fyldte Bent Lauersen 50 år, som blev markeret fejret med tale fra direktøren og morgenkaffe i kantinen. Den 17. marts var Finn, Flemming, og Lis på besøg i Varde Boligadministration, hvor vi så byggerier og nye projekter. Den 23. marts deltog undertegnede sammen med Flemming og Finn i Business Fredericias generalforsamling. Formanden Bent Jensen fortalte at i 2015 flyttede Fredericia sig fra en 78 plads til en 37 plads i Dansk industris årlige tilfredshedsundersøgelse og den placering var uændret i 2016, han fortalte også om de mange forbedringer i byen han glædede sig især over stadeafgifterne i byen er fjernet og prisen på små byggesager er sat ned og at dækningsafgiften er reduceret med foreløbig med 10 mio.kr. om året. Bent Jensen nævnte også at det er godt at Fredericia har fået et byråd der kan samarbejde og som vil være med til at skabe et nyt Fredericia.Samme dag kunne vi sige tillykke til næstformand Flemming Nis Lorenzen som havde 35 års jubilæum Tillykke til Flemming. Den 28. marts holdt Seniorbo generalforsamling i Messe C. Formanden for Seniorbo Edvin Steiness bød velkommen til de mange fremødte og fortalte om Seniorbo s fremtid, derefter Fortalte Finn Muus om de igangværende Seniorbofællesskaber og Jørgen Brynaa viste renderinger (Digitale billeder) af vores projekt i Kanalbyen. 4
fortsat Den 30. marts var der et orienteringsmøde i Medborgerhuset i Korskærparken omhandlende huset økonomi og hvorledes det er indregnet i den samlede husleje. Finn Muus og Preben orientering. Den 3. april var der var der Kredsmøde i 7 kreds. Temadrøftelse om lokal interessevaretagelse. BL har sat fokus på lokalt interessevareoptagelse op til kommunevalget i 2017. Flere pjecer vil blive fremsendt. Det handler om at sikre den rolle som de almene boliger spiller i kommunen. BL vedtægter skal de ses efter? der efterspørges input fra kredsene. Jagten på fællesskabet er sat i gang 9 skoler deltager. Den 6. april var jeg til møde om Del din by med en ny. Der har været afholdt flere møder det er det første jeg har deltaget i der er god vækst i Fredericia man vil gerne trække flere pendlere til. I maj måned åbnes den gamle billet bygning på banegården hvor der vil være flere tiltag for at tiltrække pendlere. Den 7. april deltog Finn og jeg i en afskedsreception for Erik Madsen, Fredericia Dagblad. Den 20. april blev der afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 306 vedr. nye båreelevatorer der skal betjene alle etager inklusiv kældrene. Afdelingsmødet godkendte projektet og økonomien. Den 24. april besøgte Flemming og jeg sammen med Finn administrationsselskabet Midt Vest der gerne ville høre noget om den proces vi har været igennem i forbindelse med sammenlægningen af vore tidligere fire Boligorganisationer. Gitte Hodde arbejder som konsulent for bestyrelserne. Den 25. april havde vi møde med de kommende beboere på IP Smidths gård / Ved Landsoldaten og Købmagergade skole. Mødet blev holdt på Hotel Fredericia i tidsrummet fra kl. 9.00 14.00. På mødet og de efterfølgende møder blev der valgt afdelingsbestyrelser. Den 25. april var der generalforsamling og valg til Malergårdens bestyrelse. Vores næstformand i Boligkontoret Fredericia Flemming Nis Lorenzen er indtrådt i bestyrelsen efter at et bestyrelsesmedlem har valgt at trække sig. Beslutning: 10. Til orientering / beslutning fra Direktøren Redegørelse: Vi har modtaget følgende fra advokatfirmaet Aducco som er firmaet der køre vore sager for Raffen & søn vedr. ejendomsskatter. De skriver, at den verserende retssag omhandlende ejendommen beliggende Skolevej 113-203, Fredericia som der blev udtaget stævning på for at få prøvet Landsskatterettens afgørelse vedrørende kloakforsyningen i Højesteretten, er blevet tabt. Landsskatteretten afviste at ansætte et fradrag, fordi 5
fortsat de ikke mente, at der er fremlagt tilstrækkelige beviser for afholdelse af udgiften til kloakforsyningen. Sagen er som nævnt efterfølgende blev ført videre til Højesteret der nu har afsagt dom. Dommen medfører, at der opstilles et helt nyt kriterie for vurderingen af, hvornår en grundejer er berettiget til fradrag for interne forsyningsanlæg på en storparcel. Hvor det tidligere var givet, at anlæg af interne forsyningsanlæg bevirkede en værdiforøgelse af ejendommen i ubebygget stand, skal der nu med Højesterets afgørelse konkret føres bevis for værdiforøgelsen. Vurderingen af værdiforøgelsen skal blandt andet ske med udgangspunkt i gældende lokal- og kommuneplaner. Desværre viser den for vores ejendom gældende lokalplan ikke, at forsyningsledningerne er værdiforøgende for ejendommen. Dermed er der ikke grundlag for at føre sagen til ende, da byretten vil læne sig op af Højesterets afgørelse. Vi afslutter derfor sagen. Når retssagen afsluttes, får det stadigvæk den konsekvens, at Landsskatterettens afgørelse står ved magt. Landsskatterettens afgørelse indebar, at ejendommens fradrag for forbedringer blev forhøjet med 810.000 kr., og det bliver status quo, såfremt retssagen afsluttes nu. Omkostningerne ved retssagens førelse vil som udgangspunkt være dækket af de almindelige regler om omkostningsgodtgørelse i skattesager. Da ovenstående anbefaling indebærer, at sagen ikke vindes, vil vi få godtgjort 50 % af vores omkostninger af SKAT, og Rafn og Søn ApS har forpligtet sig til at yde jer et tilskud for de resterende 50 %. Som følge af disse godtgørelser/tilskud, vil vi derfor blive friholdt for omkostninger til salær til advokat firmaet Aducco. Som tidligere orienteret til bestyrelsen kan jeg oplyse, at Nisgaard & Christoffersen A/S som er murer og entreprenør på udearealer og parkeringskælderen på Senior Bo Fællesskabet på IP Schmidt / Ved Landsoldaten, har indleverer egen konkursbegæring. Som følge af konkursen går der nu en proces i gang hvor vi skal have indhentet en stadeopgørelse, udført af en uvildig sagkyndig, udmeldt af Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed. Stadeopgørelsen opgøre sagens stade, herunder hvilke arbejder, der ikke er udført i forhold til den resterende entreprisesums, udbetalte beløb under entreprisen, herunder eventuelle ekstraarbejder og fejl og mangler ved det udførte arbejde. Vi har tilbageholdt den sidste opgjorte regning fra Nisgaard & Christoffersen. Med baggrund i min ønskede opstilling til byrådet i Fredericia kommune har jeg modtaget bestyrelsesmedlemmernes tilbagemeldinger på mail med et ja til at jeg kan stille op. Jeg takker for opbakningen. Vi har i henhold til beslutningen på bestyrelsesmødet den 24. april 2016, pr. 1. august ansat en ny elev. Den nye elev hedder Melani Haamann er 20 år gammel og bor i Fredericia. Ewii har forespurgt om de uden beregning for Boligkontoret Fredericia må prøve at udarbejde en energioversigt på Boligkontoret Fredericia. Indstilling: Til orientering / beslutning Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte opstillingen til byrådet i Fredericia kommune. 6
Fredericia C byggefelt OL7 Redegørelse: I forbindelse med prækvalifikationen til totalentreprisen for Kongens punkt i Kanalbyen blev der valgt tre hold. Vi har i forbindelse med tilbudsgivningen modtaget to tilbud. Der afholdes onsdag den 2. maj et møde hvor vi i projektafdelingen sammen med Kuben vil gennemgå tilbuddene, forud for at disse foreligges bestyrelsen. Begge tilbud holder sig inden for den i udbuddet skitserede pris. Indstilling: Til orientering Beslutning: Taget til efterretning Beboerdemokratiudvalget Redegørelse: Der afholdes møde i beboerdemokratiudvalget den 23. maj med henblik på en drøftelse af et nyt kommissorium der skal ændre udvalget til en ny fremtidig opgave. Indstilling: Til orientering i henhold til tidligere beslutning Beslutning: Bestyrelsen besluttede efter indstilling fra formanden for udvalget, at udskyde et møde til efter sommerferien. 11. Tilskud til afd. 603 Fælleslokaler på Købmagergade skole Redegørelse: I forbindelse med godkendelsen af købet af Købmagergade skole godkendte bestyrelsen i 2014, at skolens gymnastiksale blev omdannet til fælleslokaler for afdelinger under Boligkontoret Fredericia. Herunder at organisationen vil yde tilskud via dispositionsfonden til afdelingens drift. Tilskuddet aftrappes forholdsvis når der tilsluttes flere afdelinger til fælleslokalerne. Fælleslokalerne er tilknyttet afdeling 502 der under forberedelse til en Landsbyggefonds sag. Indtil i dag har 13 afdelinger med 1.078 lejemål besluttet at gå med i projektet og der vil på efteråret afdelingsmøder blive lagt op til, at flere afdelinger kan komme med. De tilsluttede afdelingers afdelingsbestyrelser vil blive indkaldt til møde. Budgettet viser at der ud fra et estimeret budget skal tilføres afdelingerne / fælleslokalerne kr. 503.000 pr år. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Bestyrelsen godkendte et årligt tilskud på kr. 503.000. Tilskuddet aftrappes forholdsvis når der tilsluttes flere afdelinger til fælleslokalerne. 7
12. Timemap Redegørelse: Orientering vedr. Timemap af økonomichef Preben Lærche http://www.timemap.dk Indstilling: Til orientering Beslutning: Taget til efterretning 13. Godkendelse af kollektiv råderet i henhold til LAB 37b Redegørelse: Et stort antal boligafdelinger har vedtaget gennemførelse af bestemte forbedringer via den kollektive råderet. Idet organisationsbestyrelsen er ansvarlig for udlejningssituationen, skal afdelingsmødernes beslutninger godkendes af organisationsbestyrelsen i henhold til LAB 37b. Indstilling: Til godkendelse. Afdeling Maksimum beløb pr. lejer Køkkenrenovering 201 Falkevej Glentevej 65.000 203 Franz Hansens Allé Johs. Jensens Allé 75.000 207 Egum 65.000 208 Ørnevej Høgevej 65.000 209 Franz Hansens Allé 65.000 212 Huslodsvej 75.000 213 Midgårdsvej 75.000 215 Vølundsvej 65.000 218 Skovparken 75.000 219 Vesterbrogade med flere 65.000 220 Skovparken 75.000 221 Vesterbro 65.000 301 Birkehaven 65.000 302 Rønnehaven 65.000 304 Fyrrehaven 60.000 305 Vaseparken 75.000 306 Lumbyesparken 60.000 8
fortsat 313 Kirsebærhaven 65.000 314 Regnbuen 75.000 315 Fuglsangparken 75.000 317 Damsbohaven 75.000 322 Kirsebærlunden 60.000 323 Snoghøjparken 75.000 401 Rahbeksvej / Holbergsvej 90.000 402 Holbergshaven (suspenderet 23.06.16) 60.000 407 Viaduktvej 65.000 408 Axeltorv 75.000 415 Jupitervej 65.000 416 Mosegårdsvej 65.000 502 Østerbo (suspenderet 04.07.16) 60.000 504 Åbrinken 75.000 505 Pjedstedvej 75.000 509 Højdedraget 75.000 510 Jyllandsgade / Bjergegade / Kongens Stræde 75.000 511 Hvidtjørnevej 60.000 515 Skolevej 75.000 Badeværelsesrenovering 401 186.000 Markise 307 22.000 310 28.000 Skur/halvtag 310 (skur) 15.000 310 (halvtag) 6.125 Carport 401 46.500 Alle prise er pr. d. 1. januar 2017 og beløb er inkl. gebyrer: Op til 25.000 kr. = 250 kr., Mellem 25.001 kr. til 50.000 kr. = 500 kr., Over 50.001 kr. = 1.000 kr. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen 9
14. Eventuelt Redegørelse: På mødet blev følgende drøftet: - Bestyrelsen ønsker alle indkaldelser til afdelingsmøder fremsendt på mail - Bestyrelsen har et ønske om igen at kunne se fælleskalenderen - Bestyrelsen har et ønske om, at foreningsaftalen med EWii ligges på hjemmesiden - Bestyrelsen vil gerne informeres når der sendes noget ud til beboerne. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Taget til efterretning Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør / referent 10