Regnskabsregler For selvbogførende Lokalforeninger, Børnefamilie- og Ungegrupper
Regnskabsregler for Diabetesforeningens selvbogførende Lokalforeninger, Børnefamilie- og Ungegrupper 1. Opgaver og ansvar Regnskabsreglerne er især relevante for lokalforeningens / gruppens 1) formand, kasserer og den kritiske revisor, som hver har en række opgaver og ansvar i forhold til lokalforeningens / gruppens økonomi. 1.1 Rollefordeling Formanden Har det overordnede ansvar for lokalforeningens / gruppens økonomi og regnskabsaflæggelse. Kassereren Varetager lokalforeningens / gruppens bogføring og betaler regninger løbende. Kassere ren udarbejder og fremlægger regnskaber ved bestyrelsesmøder og på generelforsamlingen. Den kritiske revisor Er ansvarlig for revision af regnskabet se frivillig.diabetes.dk for beskrivelse af den kritiske revisors rolle. Formanden, kassereren og den kritiske revisor skal være tre forskellige personer og må ikke tilhøre samme husstand. Den kritiske revisor kan kun ændres på en generalforsamling. 2. Bankkonto og MasterDirect-Card Lokalforeningen / gruppen har som udgangspunkt en lokalforeningskonto i Danske Bank. Kontoen er oprettet af Diabetesforeningens bogholderi 2 og står i lokalforeningens / gruppens navn. Der er mulighed for at få udstedt et MasterDirect-kort til kassereren. Dette fungerer som et almindeligt Dankort. Kassereren har enefuldmagt over kontoen og er således den eneste, der kan hæve penge og betale regninger på kontoen. Der må kun bruges de midler, som lokalforeningen / gruppen har, og kontoen må ikke overtrækkes. 1) Betegnelsen grupper omfatter børnefamiliegrupper såvel som ungegrupper. 2) Diabetesforeningens bogholderi benævnes blot bogholderiet herefter. 1
For at kunne oprette en fuldmagt til kontoen, skal bogholderiet have kassererens fulde navn, adresse og cpr.nr., samt en kopi af pas eller kørekort (billeddokumentation). Kontoen kan oprettes med netbankadgang, hvis kassereren ønsker dette. Formanden kan desuden få mulighed for at følge med i kontoens bevægelser vha. en speciel kiggeadgang. Som udgangspunkt benyttes Danske Bank, idet Diabetesforeningen har forhandlet nogle gode aftaler til gavn for hele foreningen. Eksempelvis har Danske Bank åbent mange steder i forbindelse med Landsindsamlingen. Taler særlige lokale forhold for det, kan en anden bank benyttes. Begrundelsen herfor skal lokalforeningen / gruppen sende til bogholderiet. 3. Rådighedsbeløbet Alle lokalforeninger tildeles årligt et rådighedsbeløb. Se retningslinjerne for rådighedsbeløbet på frivillig.diabetes.dk. Rådighedsbeløbet overføres årligt til lokalforeningens bankkonto i 4 rater. I 1. kvartal sker det medio januar. De øvrige overførsler bliver foretaget primo april, primo juli og primo oktober. Udbetaling af rådighedsbeløb forudsætter, at der er afholdt generelforsamling i henhold til vedtægterne, samt at der forelægges godkendt regnskab, jf. afsnit 9. Bogholderiet har mulighed for at modregne følgende i rådighedsbeløbet: Á conto udlæg, honorarudlæg og forfaldne fakturaer udstedt af bogholderiet. 4. Særkonto Særkontoen er en mellemregningskonto mellem bogholderiet og lokalforeningen / gruppen. Det vil sige, at den har samme funktion, som en bankkonto. Bevægelserne på kontoen er: 18-midler og tilskud fra andre offentlige institutioner. Rådighedsbeløb. Opsparede midler. Har lokalforeningen midler stående på en særkonto i bogholderiet, kan disse overføres til lokalforeningens / gruppens bankkonto på anmodning. Rådighedsbeløbet overføres automatisk hvert kvartal fra bogholderiet til Lokalforeningen / gruppen. Midler som indgår til bogholderiet, fordi kommunen benytter Diabetesforeningens NEMkonto, overføres til lokalforeningens / gruppens konto senest 14 dage efter, at midlerne er registreret i bogholderiet. 2
Anmodes der om særkontomidler, som ikke er gået ind i indeværende år, og som ikke er 18-midler, skal bogholderiet bruge underskrifter fra både formand og kasserer, hvis beløbet er på mere end 10.000 kr. 5. Bogføring Lokalforeningens / gruppens kasserer varetager bogføringen. Bogføringen skal foretages i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel (excel-ark). Lokalforeningen skal selv anskaffe excel-programmet. Ønsker lokalforeningen / gruppen ikke at benytte Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel, overgår bogføringen til Diabetesforeningens bogholderi. Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel og brugervejledning hentes på frivillig.diabetes.dk. 6. Udgifter Lokalforeningen / gruppen skal benytte sine midler i henhold til Diabetesforeningens vedtægter og retningslinjer. Vedtægter og retningslinjer findes på frivillig.diabetes.dk. Både formand og kasserer skal underskrive alle udgiftsbilag. Ved deltagelse i lukkede arrangementer med forplejning, skal navne på deltagere fremgå af bilag, jf. skattelovgivningen. Indtægts- og udgiftsbilag kan hentes på frivillig.diabetes.dk. 6.1 Kørsel og telefon Lokalforeningen / gruppen udbetaler selv kørsels- og telefonudgifter. Ved udbetaling benyttes Diabetesforeningens blanketter, som er udarbejdet iht. skattelovgivningen, og alle felter udfyldes. Derved risikerer modtageren ikke skattepligt. Diabetesforeningen følger Ligningsrådets satser. Telefonrefusion udbetales ud fra en vurdering af faktisk forbrug. Der kan maksimalt udbetales 2.000 kr. i telefonrefusion til en person pr. år. Blanketter til kørsels- og telefonrefusion hentes på frivillig.diabetes.dk. 6.2 Honorarer Såfremt en foredragsholder skal have udbetalt et honorar, sker udbetalingen via bogholderiet. Lokalforeningen / gruppen udfylder honorarskemaet og indsender det til bogholderiet. Bilaget skal indsendes, umiddelbart efter, at foredraget er afholdt, og medmindre andet er aftalt med bogholderiet, trækkes honoraret fra næste rådighedsbeløbsudbetaling. Honorarskema og blanket til kørselsrefusion kan hentes på frivillig.diabetes.dk under fanen Lokalt arbejde > Økonomi > Borgføring og regnskab. 3
Ønsker lokalforeningen / gruppen at give foredragsholder en gave, bør dennes værdi ikke overstige 300 kr., og gaven må ikke være i form af et gavekort eller kontanter. Foruden gaven kan gavemodtagerens kørselsudgifter i forbindelse med arrangementet dækkes. Ansatte i Diabetesforeningens Sekretariat må ikke modtage et personligt honorar eller en gave. 7. Indtægter For hver indgående indtægt i Lokalforeningen / gruppen, laves et indtægtsbilag i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel, se frivillig.diabetes.dk. Det er tilstrækkeligt med en kopi af breve fra kommunen eller andre tilskudsydere. Ønsker kunden (eksempelvis en sponsor) en egentlig faktura, udstedes denne via bogholderiet efter henvendelse. Både formand og kasserer underskriver alle indtægtsbilag. Indtægts- og udgiftsbilag på frivillig.diabetes.dk under fanen Lokalt arbejde > Økonomi > Regnskab og bogføring). 7.1 18-midler og andre offentlige tilskud Både indtægter og udgifter, som f.eks. 18-midler, skal medtages i regnskabet. Såfremt tilskudsgiver tillader det, kan overskydende midler hensættes på en særlig konto, idet det er hensigtsmæssigt at udgifter og indtægter ligger i samme regnskabsår. Det er lokalforeningerne, som søger 18-midler til Motivationsgrupperne, og det er også lokalforeningerne, som skal bogføre disse midler. Regnskabsarket i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel har en indtægtskonto og en udgiftskonto specielt til disse midler, se frivillig.diabetes.dk. Såfremt kommunen forlanger at få originalfakturaer til dokumentation, kan der tages en kopi af den faktura, der ligger som bilagsmateriale. Der skal skrives et notat herom, og dette lægges sammen med bevillingen / indtægtsbilaget. 7.2 Kontantbeholdning Bogholderiet anbefaler, at kontantbeholdning kun består af vekselpenge til køb af småting, idet Diabetesforeningens forsikring ikke dækker bortkomst af disse midler ved eksempelvis indbrud. Ved bestilling af arrangementer, kurser og lignende bør afregnes på regning. Det anbefales, at kassebeholdningen opgøres af kassereren sammen med en anden fra lokalforeningen efter hver aktivitet. Ved årsafslutningen skal kassen opgøres af kassereren sammen med yderligere et bestyrelsesmedlem. Begge skriver under på optællingen. 8. Opbevaring af bilag Kassereren opbevarer lokalforeningens / gruppens bilag. Bilagene skal gemmes i 5 år i henhold til regnskabsloven. Ved kassererskifte overtager den nye kasserer materialet fra foregående år. 4
9. Årsregnskab og generalforsamling 9.1 Årsregnskab Inden regnskabet fremlægges på generalforsamlingen, skal det være gennemgået i bogholderiet. Skabelonen Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel ligger på frivillig.diabetes.dk og indeholder alle nødvendige regneark til udregning af årsregnskab. Til gennemgang af årsregnskabet, skal bogholderiet bruge følgende: Regnskabet elektronisk i Excel-format på mail. Kasseoptælling pr. sidste dag i året. Såfremt lokalforeningen / gruppen benytter anden bank end Danske Bank, skal bogholderiet bruge et bankudtog med posteringer for hele året. Regneark, kasse optælling og kontoudtog fremsendes, således at bogholderiet har det senest 14 dage før afholdelse af lokalforeningens / gruppens generalforsamling. Bogholderiets ekspeditionstid forventes at være 10 dage. 9.2 Bogholderiets gennemgang Bogholderiet foretager en regnskabsteknisk gennemgang af de indsendte årsregnskab, hvilket giver lokalforeningerne / grupperne en sikkerhed for, at regnskabet er i overensstemmelse med gældende lovgivning og retningslinjer. Bogholderiet gennemgår rådighedsbeløbet og tjekker, at det stemmer med bogholderiets bogføring af rådighedsbeløbet. Bogholderiet tjekker, at likviderne stemmer iht. bank og kasseoptælling, samt at særkontoen stemmer med bogholderiets bogføring. Bogholderiet tjekker at likviditetsændringen svarer til årets resultat. Efter gennemgang sendes årsregnskabet retur til lokalforeningen i 2 eksemplarer med bogholderiets godkendelse på. Finder bogholderiet ting, som bør / skal rettes inden generelforsamlingen, søges dette løst med kassereren inden generelforsamlingen. 9.3 Generalforsamlingen Det godkendte regnskab skal efterfølgende gennemgås af den kritiske revisor. Denne skal godkende og gennemgå regnskabet. Dette regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen, og formand og kasserer skal underskrive. Der skal afholdes generalforsamling inden udgangen af februar måned. Såfremt årsregnskabet har anmærkninger fra bogholderiet, der ikke kan løses inden generelforsamlingen, fremlægges årsregnskabet med bogholderiets bemærkninger. 5
Referat fra generelforsamling, samt det godkendte og underskrevne regnskab, indsendes til Sekretariatet senest den 7. marts. 10. Ny kasserer i lokalforening / gruppe 10.1 Afløseren er fundet, når kassereren går af Den tidligere kasserer (formanden i dennes fravær) skal aflevere evt. materiale, eksempelvis tilskudsbreve, kontoudtog fra andre banker mv. til ny kasserer. Kassen tælles op af 2 medlemmer i bestyrelse. Resultatet af optællingen skal underskrives af begge optællere. Lokalforeningen / gruppen skal give bogholderiet besked på skrift / mail med navnet på den nye kasserer. Oprettelse af bankfuldmagt - se afsnit 2. Resultatet af optællingen skal underskrives af begge optællere. Bogholderiet får besked på skrift / mail med navnet på den nye kasserer, så bogholderiet kan oprette en bankfuldmagt. 10.2 Hvis der ikke er fundet en afløser, når kassereren går af Bogføringen overgår til bogholderiet, og lokalforeningen / gruppen sørger for, at alle bilag, evt. kontoudtog fra andre banker og al bogføring sendes til bogholderiet. Kassen tælles op af to bestyrelsesmedlemmer, hvorefter beløbet sættes ind på lokalforeningens bankkonto. Bestyrelsen skal hurtigst muligt samles og konstituere en ny kasserer. Konstitueringen skal herefter meldes til Sekretariatet på e-mail: frivillig@diabetes.dk 10.3 Fuldmagt til bankkontoen Ved kassererskifte tilbagekalder bogholderiet fuldmagten til bankkontoen, såfremt denne er oprettet i Danske Bank. Når en ny kasserer er valgt skal der oprettes en fuldmagt til denne. Har lokalforeningen / gruppen en anden bank end Danske Bank, står lokalforeningen / gruppen selv for at tilbagekalde fuldmagten. 11. Materiale og assistance Alt materiale vedrørende bogholderi og regnskab ligger på frivillig.diabetes.dk. Her finder du: Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel (Excel). Vejledning i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel (Word). Blanketter til kørselsudgifter, honorar, udlæg, telefon og indtægts- og udgiftsbilag. (ligger også i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel) (Excel). Regnskabsregler for Diabetesforeningens lokalforeninger og grupper, aug. 2011. 6
Dokumenter om opgaven som Ny kasserer, Kritisk revisor / Bilagskontrollantens rolle, Rådighedsbeløb mv. Alle spørgsmål vedrørende regnskabsreglerne kan rettes til Sekretariatets bogholderi. Endvidere kan du altid kontakte bogholderiet, hvis du har spørgsmål til regnskab og bogføring på tlf. 63 12 90 48 Tina Haugstrup Nawrocki eller 63 12 90 50, Lene Olsen eller e- mail: bogholderiet@diabetes.dk Årsregnskab og andre materialer sendes til Diabetesforeningen, Rytterkasernen 1, 5000 Odense C, Att.: Bogholderiet. Diabetesforeningen - september 2011 / SD 7