Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 17.45 Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen, ouise B. Thomsen, Anna gik kl. 18.40 Afbud: Gæster: Jonas og Peter fra Kommunikation deltog for at optage mødets offentlige punkter til præsentation af SB arbejde og medlemmer = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 26.-27. januar B Kredsseminar kreds 2 15. februar sammenlægningsmøde Viby 19. februar FU møde 20. februar Byggeudvalgsmøde 28. februar B pgf. 14 stk. 2 møde 10. marts konference Comwell Roskilde siden sidst 1. pfølgning fra sidste møde Jens: Baggrundsmateriale for vinterberedskab efterspørges. Bo: Det kommer drøftelse og beslutning 2. Godkendelse af regnskab fælles drift, herunder beretning bilag 2A BT gennemgik regnskabet, som blev godkendt Udlejning af tidsbegrænsede boliger i 01-301, Margrethegården, Ringsted - Bilag 2B Drøftelse og godkendelse af evalueringsskema for bestyrelsens samarbejde -Bilag 2C Bestyrelsen følger sig godt orienteret ændres til Jeg som bestyrelsesmedlem Derefter godkendt 1
Evaluering af ekstraordinært repræsentantskabsmøde 9/1 2018 Bodil: Udmelding om at andsbyggefonden er tom bør der sættes flere ord på Bo: Uddybes på kurser om udviklingsplaner Program Konference 10. marts - Bilag 2D Programmet blev gennemgået og debatteret. Programmet blev godkendt Foreløbig status på selskabets resultat 2017 Der gives en mundtlig orientering på mødet. BT orienterede om at resultatet forventes på niveau med budget. edelsesrapport for 2017 Bilag 2E Bilag 2E-1: Status nybyggeri Bilag 2E-2: Status helhedsplaner edelsesrapporten og oversigter over byggeri blev godkendt Egenkontrolrapport for 2017 Bilag 2F Rapporteringen blev godkendt. Ud fra strategirapporteringen 23/11 18 mål for selskabets i 2018, herunder rapportering - Bilag 2H Mål for egenkontrol 2018 Bilag 2G Fokus for drift og Byggeri er fremdrift i sager og kvalitet Fokus for administrationen er effektivitet og digitalisering Fokus for udvikling er synliggørelse af resultater og indsats. Forhandling af anvisningsaftale Roskilde kommune Bilag 2J godkendelse 3. Ajourføringsprotokollat PWC til fremlæggelse og underskrivelse- Bilag 3A og underskrevet 2
Mellemfinansiering anskaffelse af nye entredøre, afd. 01-015 Borup Nord 1, Parkvej 49-71 og afd. 01-212, Borup Nord 2, Parkvej 39-47 og 75-83, Borup Bilag 3B Knud Rasmussen forlod mødet under behandlingen af punktet Indstillingen blev godkendt. Politisk påvirkning temaer og opgaver (arb.gr. politisk påvirkning ) Bilag 3C Kommunalpolitisk påvirkning : Jan, Henrik, Annette, Jens, Robert, Tine, Peter, Amalie, Bodil, Jeanette, Chris (Ringsted) andspolitisk: Jan, Bodil, Henrik, Amalie, Annette, Knud, Jens, Robert, Tine, Peter Grupper: Socialpolitik: Annette, Robert, Peter, Henrik, Bodil, Jan Finansiering af almene boliger: Chris, Jens, Amalie, Bodil, Jan BF s virke og opbygning: Robert, Chris, Knud, Bodil, Jan Integration: Annette, Tine, Peter, Henrik, Bodil, Jan Beskæftigelsespolitik: Tine, Jeanette, Jens, Bodil, Jan Psykiatri: Peter, Tine, Robert, Henrik, Bodil, Jan Som bekendt vil selskabets revision sendes i EU udbud.. orientering 4. Status på persondataforordning Bilag 4A EU's nye persondataforordning (GDPR) træder i kraft 25. maj 2018. Vi har lagt en handlingsplan for at opnå implementering af GDPR. Det er en meget omfattende opgave, som har vores opmærksomhed. Status på projektet rapporteres til chefgruppen hver 2. måned, som det fremgår af bilaget. Til orientering udleveres der på mødet den folder, som vi har uddelt til ansatte, som giver et overblik over, hvilke elementer hele organisationen skal håndtere. (inkl. GoBolig vs. 2) 5. rientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer Personfølsomme oplysninger: Vores arbejde bl.a. på Sjællandsvænget omfatter bl.a. arbejde med personfølsomme oplysninger. Som ansat gælder der særlige regler for håndtering af dette. De gælder ikke for beboervalgte. I åbningstiden har vi derfor behov for at bede bestyrelsens medlemmer om at bruge hovedindgangen for at overholde reglerne for håndtering af personfølsomme oplysninger. Efter 17.00 er der fri adgang i Parterre og 3 sal store mødelokale. Input til den skriftlige beretning bedes tilsendt BJ senest 1. februar, så de kan medtages i udkast til beretning på februar mødet. Boligpolitisk konference for Roskilde, Køge, ejre, Holbæk og Ringsted. Forventes afholdt 19/3 3
Program (2-3 timer): Åbning Borgmesterrunde: Hvilke udfordringer er de vigtigste i kommunerne Curt iliegreen: Boligudviklingen i de fem kommuner, sådan er tendensen. Bagefter opfølgende spørgsmål Noget boligsocialt psamling måske med en borgmesterrunde Tak for i dag Forslag til interviewer på scenen : Søs Serup Sted: Roskilde Kongrescenter Deltagere Alle byrådsmedlemmer i ejre, Roskilde, Køge, Ringsted og Holbæk Direktør, forretningsfører, formand og næstformand for de lokale boligselskaber Der var kick-off på arbejdsgrupperne 15/1 om Micro fællesskaber og maskinfælleskab rganisationsdiagrammer (BJ) Bilag 5A + 5B med billede af ledere, da vi ikke til nytårstaffel havde præsentation Aktiviteten i byggebranchen får priserne i vores helhedsplaner og nybyggeri til at stige og de godkendte rammer må forventes at blive presset med deraf følgende sparerunder og omprioritering af byggeriet. For helhedsplaner en kontakt til BF om øget tilskud og i værste fald for nybyggeri at vi må afstå at bygge. I takt med vi går i udbud i foråret vil SB blive opdateret om udviklingen. Vi har måtte bytte rundt på temamøde om regnskab med det den 14. maj, da temamødet om regnskab var planlagt før regnskabet er godkendt af SB. Jens Frederiksen har stillet spørgsmål til FU om opdatering m.v. af selskab bestyrelsens hjemmeside. pdateringer er foretaget efterfølgende og der er sikret tiltag via vores hjemmesideleverandør, så opdatering af referat m.v. sker automatisk. Spørgsmålet er således om de fremover skal udsendes? Styringsdialog Roskilde kommune 6/3. JRP deltager som tidligere år. Vi modtaget støtte til projektet Vedvarende energireduktion gennem øget fokus på energiadfærd. Projektet er udsprunget af vores oplæg ifm. CCNF17. Projektet udarbejdes i samarbejde med Danfoss, ShowerEcoGuide og Visility+Aqubiq (alle deltagere i CCNF17) - med projektledelse af Alexandra Instituttet og Aarhus Universitet som videnpartner. Projektet støttes med kr. 270.000 af Innovationsnetværket Smart Energy (Inno-SE). 6. Indstillinger byggeri. Nedenstående indstillinger på projekter fremsendes til godkendelse: 4
Nedenstående punker fremsendes til orientering: Referat Byggeudvalgsmøde (fast punkt) Bilag K fremsendt 24/1 pr. mail. 7. Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: Bilag pkt. 1-8: Bilag 2A - Regnskab 2017 for Den fælles drift Bilag 2B - Udlejning af tidsbegrænsede boliger i 01-301, Margrethegården, Ringsted Bilag 2C Udkast evaluering bestyrelsesmøder 2018 Bilag 2D - Program Konference 10. marts Bilag 2E - edelsesrapport for 2017 Bilag 2E-1 - Status nybyggeri Bilag 2E-2 - Status helhedsplaner Bilag 2F - Egenkontrolrapport 2017 Bilag 2G Mål egenkontrol 2018 Bilag 2H Strategirapportering selskabets mål i 2018 Bilag 2I - Indstilling for mrådekontor i Hyrdehøj og i Æblehaven Bilag 2J Forhandlingsoplæg - anvisningsaftale Roskilde kommune Bilag 3A - Ajourføringsprotokollat PWC Bilag 3B - Mellemfinansiering anskaffelse af nye entredøre, afd. 01-015 Borup Nord 1, Parkvej 49-71 og afd. 01-212, Borup Nord 2, Parkvej 39-47 og 75-83, Borup Bilag 3C - Politisk påvirkning temaer og opgaver Bilag 4A - Status på persondataforordning Bilag 5A og 5B - rganisationsdiagrammer Husk næste møde 26. februar 2018 5