Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 17.45 Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen Afbud: Jeanette Gottlieb Nielsen, Gæster: Louise B. Thomsen til punkt 2A og Jens Lyngstrand. Annette Sørensen kom kl. 18.45 L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Kommende arrangementer: 1. oktober møde i risikogruppen 2. oktober kursus om almene boligers finansiering husk selv at tilmelde dig på kurset 3. oktober Kredsmøde om FN verdensmål husk selv at tilmelde dig 10. oktober 15.00-17.00 reception Per Bro 60 år 15. oktober møde i risikogruppen 22. oktober FU møde 23. oktober byggeudvalgsmøde 24. oktober BL pgf. 14 stk. 2 møde hos FSB, København 26.-27. oktober BL 11 kreds konference 30. oktober Roskilde kommunens boligpolitiske følgegruppe 1. november Bestyrelsessammenkomst siden sidst 1. O Opfølgning fra sidste møde og cafe møde Ingen. Jens Frederiksens forslag om uddannelse fremgår af referat fra FU drøftelse og beslutning 2. A 2A: Afdelingsbudgetter 2019 (LBT) Budgetter for afdelinger, hvor der ikke er mødt beboere frem til det indkaldte møde se liste i bilag 2A (budgetterne findes på hjemmesiden under hver afdeling) Afdelinger uden egen hjemmeside: Disse budgetter sendes samlet som supplerende bilag. Alle budgetter godkendt. 1
Budgetter for afdelinger, hvor der ikke afholdes afdelingsmøde se liste i bilag 2A Alle budgetter godkendt Budgetter for afdelinger, som ikke er blevet godkendt på afholdt møde Selskabets indstilling fremgår af hvert bilag: 01-208 Gyvelparken, Roskilde Bilag 2A-1 01-235 Rønnebærparken, Roskilde Bilag 2A-2 01-245 Filosofparken, Roskilde Bilag 2A-3 01-270 Vordingborg afdeling 1, Vordingborg Bilag 2A-4 01-270 Bestyrelsens indsigelse: Vordingborg afdeling 1, Vordingborg Bilag 2A-4a 01-321 Kristoffersvej 2-178, Ringsted Bilag 2A-5 01-415 Bjergmarken, Holbæk Bilag 2A-6 Nørreled, Holbæk Bilag 2A-7 I følgende afdelinger er budgettet afvist og der er indkaldt til ekstraordinært møde 01-038 Lunden, Viby - hvor der var fejl i langtidsbudget 01-406 Svinget 2-12 Isefjordsvej 11-16, Holbæk FU ønsker en jævn huslejestigning og ser ud fra tvisterne at disse primært opstår da der ikke tidligere år har været de nødvendige stigninger. Reglen om at samme års henlæggelser ikke må bruges gør dog for flere afdelinger, at stigningerne ikke kan undgås. SB ønsker ved fremtidige tvister at komme tidligere på banen. 01-208 Gyvelparken, Roskilde Bilag 2A-1. SB ønsker ikke de store stigninger. Her godkendt akut behov. Selskabet burde tidligere år have øget henlæggelser mere med deraf højere stigninger. 01-235 Rønnebærparken, Roskilde Bilag 2A-2. SB er ikke tilfredse med at der tidligere år har været en huslejestigning på 0%. 01-245 Filosofparken, Roskilde Bilag 2A-3. Spørgsmålene om fx varme er drøftet med afdelingsbestyrelsen. SB ønsker en status på denne dialog. Forslag til tilgængelighedsstrategi vil hjælpe afdelingen. 01-270 Vordingborg afdeling 1, Vordingborg Bilag 2A-4 01-270 Bestyrelsens indsigelse: Vordingborg afdeling 1, Vordingborg Bilag 2A-4a Afdelingsbestyrelsen har fremlagt en alternativ plan for opsparing til vedligeholdelse. Planen giver en huslejestigning over tid, som afdelingen efter vores opfattelse ikke kan bære.. 01-321 Kristoffersvej 2-178, Ringsted Bilag 2A-5 2
. 01-415 Bjergmarken, Holbæk Bilag 2A-6. Nørreled, Holbæk Bilag 2A-7 Det blev det oplyst, at AB har gjort indsigelse mod kloak og den dialog de oplever med driftsleder.. 2A.a: Godkendelse af afdelingsbudgetter 2019 godkendt på afdelingsmøder (Budgetter findes på hjemmesiden under hver afdeling) 2B: Samlet indstilling for selskabets udviklingsplaner (DIR) Bilag 2B viser de samlede indstillinger over tiltag samt de økonomiske konsekvenser på afdelinger med akutte vedligeholdelsesopgaver. Ultimo 2018 gennemgås de resterende afdelinger, ligesom der kan være afdelinger fra denne runde, hvor undersøgelserne først er færdige primo 2019. Det vurderes, at der kun vil være få midler til rådighed for disse afdelinger. De anførte beløb forudsætter at alle nødvendige besparelser er realiseret inden der opnås evt. tilskud fra selskabet. Der skal understreges, at selskabet disponible midler, såfremt nedenstående arbejder bevilges, er meget begrænset fremover. Bilagene: 2D: Evaluering af budgetproces 2019 (DIR) Bilag 2D Der ønskes ved fremtidige tvister en opgørelse over manglende henlæggelser ift. vedligehold. Budgetterne skal følge årshjulet. Driftsledere skal gennemgå langtidsbudget på markvandringen, hvor det låses. Her skal driftsudgifterne også låses, så det alene er ikke påvirkeligeudgifter, der kan ændres. Som udgangspunkt skal huslejerne stige med nettoprisindekset, dog afhængig af evt. besparelser. Fasthold farverne i budgetterne. De er let at forstå 2E: Indstilling om ud fakturerings principper (LBT) bilag 2E Der er modtaget indsigelse vedr. ud fakturerings principper fra afd. 01-219 Byhusene, Roskilde Ey har som vores revisor bekræftet, at vi følger lovgivningen. SB ønsker ydelseskataloget gennemlæst for at undgå misforståelser. Gennemgå faktureringsteksten nogle kan stadig blive mere klare. 3
SB ønsker man betaler for det man får og fastholder enstemmigt faktureringsprincippet og henstiller til, at der også udvises tillid til medarbejderne. 2F: Afvikling af bestyrelsesmøder Jens Frederiksens forslag 2G: Forslag fra Annette Sørensen m.fl. om dirigent til det ordinære repræsentantskabsmøde Tidligere boligminister (socialdemokratisk)nuværende journalist på Tv 2 Lotte Bundsgård, styre hele konferencen på en underholdende, professionel måde. Man fornemmer Lotte har stort indblik i almene boliger, og derfor er vi alle 4 enige om Lotte er personen, der ville være perfekt til dirigent, til vores kommende rep. møde. Vi har talt med Lotte, og hun er meget interesseret, hvis hun er ledig på dage. Til drøftelse og beslutning: BJ kontakter hende for at se om det er muligt. godkendelse 3. 3A: Indstilling 01-022 Karlemosekollegiet - ombygning af fælleslokaler til beboelse Bilag 3A. Beløbet lånes af egne midler. 3B: Indstilling til maskinfællesskab snemaskiner Bilag 3B Maskinerne er blev brugt af andre end ejerne og når brugen faktureres gennem hele året., sikre en retfærdig og økonomisk brug af disse. Maskiner, som er blevet solgt, blev det, da de ikke duede. Beslutningen betyder driftsfællesskab for hele selskabet og dermed også at vi drifter vores områder og ikke afdelinger. Den budgetmæssige konsekvens af maskinfælleskabet burde være kommet før, omvendt var de fleste markvandringer afsluttet i maj, hvor driftsmødet besluttede det. Det er kun muligt at melde fra, hvis beboerne selv rydder sne/salter med håndkraft. Enstemmigt vedtaget. 3C: Kvalitetssikring af DV-planer og implementering af nyt værktøj til DV-planer Bilag 3C. SB ønsker en bruger af budgetterne med så brugervenligheden øges. Bodil Nielsen blev valgt. 3D: 4
Indstilling til udvidelse af økonomisk ramme til digitalisering af bygningsporteføljen Bilag 3D Business case for projektet Digitalisering af bygningsporteføljen Bilag 3D-1. Det sender også et signal om et professionelt selskab i modsætning til, hvis vi ikke gør. 3E: Indstilling til godkendelse af afdelingssammenlægninger i Borup bilag 3E 3F: Indstilling til godkendelse af afdelingssammenlægninger i Holbæk bilag 3F 3G: Indstilling til godkendelse af afdelingssammenlægninger i Karlemoseparken bilag 3G orientering 4. O O O Orientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer 4A: Status digitaliseringsplan (MLY) - Bilag 4A Gevinst 2 stillinger i adm. Og 6,5 ved fælles drift. 4B: Klage fra Helle Petersen, Moesgården behandles og svar afventer møde med afdelingsbestyrelse. 4C: Der har været møde I risikogruppen som har fundet nedenstående risici i prioriteret orden med den største først. Finansiering Kvalitet, herunder leverandørvalg Huslejen stiger mere end løn/pensioner etc. Politisk påvirkning såvel kommunal som statens Boligernes kvalitet og konkurrenceevne med andre boliger Kommunikationen med beboere, beboervalgte og ansatte Beboerforventninger og holdninger og det samme for ansatte Beboersammensætningen 5
Ledelse direktion og bestyrelse Selskabets dispositionsfond Bande kriminalitet - BJ omverdens fordomme generelt Landsbyggefonden og Byggeskadefondens virke og regler Personale Branchen Selskabets organisering Økonomiske risici fejl og svindel Antallet af afdelinger IT Renterisici Shitstorms Likviditets Rici BL 4D: Nytårstaffel har vi måtte flytte til torsdag den 10. januar 2019 Der er udsendt kopi af referat fra Roskilde kommunes byggepolitiske udvalg. Næste bestyrelsesmøde har FU besluttet, at det starter 17.30 med middag og første del af mødet er tilbagemeldinger fra Lone Schilling Andersen. Det kan betyde, at punkter på bestyrelsesmødet i oktober evt. må behandles 1/11 hvor bestyrelsen er samlet til socialt samvær. 5. L Indstillinger byggeri. Indstillinger: Nedenstående punkter fremsendes til orientering: Byggeudvalgsmøde den 21. august 2018 blev aflyst 6. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: Udlejningsudvalget arbejder med karantæneregler. Der kommer et oplæg. Der bør skabes adgang for DL til afdelingernes hjemmesider. TV indslag: Budgetter henlæggelser og vedligehold glidende stigning Sne fortæl hvad det betyder kvalitetssikring Bilag pkt. 1-4: 6
Bilag 2A: Afdelingsbudgetter 2019 Bilag 2A: Budgetter for afdelinger uden selvstændig hjemmeside - fremsendes i særskilt fil Bilag 2B: Samlet indstilling for selskabets udviklingsplaner Bilag 2B-0: Samlet overblik over tilskud Bilag 2D: Evaluering af budgetproces 2019 Bilag 2E: Indstilling om ud fakturerings principper Bilag 3A: Indstilling 01-022 Karlemosekollegiet - ombygning af fælleslokaler til beboelse Bilag 3B: Indstilling til maskinfællesskab snemaskiner Bilag 3C: Indstilling til kvalitetssikring af DV-planer og implementering af MdocFM Bilag 3D: Indstilling til udvidelse af øko.ramme digitalisering Bilag 3D-1: Business case til digitalisering bygningsporteføljen Bilag 3E: Indstilling om godkendelse af sammenlægninger Borup Bilag 3F: Indstilling om godkendelse af sammenlægninger Holbæk Bilag 3G: Indstilling om godkendelse af sammenlægninger Karlemoseparken Bilag 4A: Status digitaliseringsplan Bilag pkt. 5 Byggeri: Husk næste møde 29. oktober 2018 Husk det er 17.30 7