15. marts 2018 Til bestyrelsen for Alssundgymnasiet Sønderborg: Jens Jørgen Nielsen, Linak (formand) Claus Christensen, Broager skole (næstformand) Tage Petersen, Sønderborg Kommune Arne Bilberg, Syddansk Universitet Tina Regelsen, Sønderborg musikskole Sidse Marie Lyngby, Alssundgymnasiet Nadia Pawlowski, Alssundgymnasiet Peter Andreas Rasmussen, Alssundgymnasiet Bjarne Toft, Alssundgymnasiet Sekretær: Per Møller, rektor Protokolfører: Jens Verdoner, uddannelsesleder Dagsorden til møde i Alssundgymnasiets bestyrelse den 22. marts 2018 (kl. 17:00 19:30) I mødet deltager skolens revisorer Arne Nørskov fra PwC (Pricewaterhousecoopers). Bemærk, at mødet er forlænget med en halv time. Tage deltager senere. Dagsorden: 0. Formanden bød velkommen til Tina Regelsen, der træder ind i bestyrelsen i stedet for Tanja Have. 1. Underskrivelse af referat af mødet den 30. nov. 2017 Referatet er drøftet og forelægges til underskrivelse på mødet Referatet blev underskrevet. 2. Meddelelser Status vedrørende skolens pædagogiske og administrative arbejde v/rektor Sygefraværsstatistik 2017 Sygefravær 2017.pdf Referat af mødet i SU den 12. marts 2018 1
Referat fra SU-mødet 12-03-201 - Skoleårets længde drøftet i SU. Det er længere end tidligere år, hvilket har givet nogle reaktioner. - Nyt udvalgsstruktur med færre udvalg og med en række arbejdsgrupper - Sygefraværsstatistikken viser en stigning i sygefraværet for lærere og TAP. Der har været nogle langtidssygemeldinger pga. stress og operationer. SU er opmærksom på at modarbejde stress. - Der arbejdes med justeringer af grundforløbet efter evaluering heraf. - Fremadrettet vil reformen forskyde årshjulet, så belastningen over året bliver ændret. - AGS er Unesco-skole og arbejder med at få FNs 17 verdensmål ind i undervisningen. - Ledelsen har informeret om konsekvenser ved lockout. Især studierejserne i uge 15 kan blive ramt. Rektor orienterer elever og forældre, men afventer endelig stillingtagen til efter 4. april - Der er gennemført MUS for alle medarbejdere, og det afføder nogle justeringer af arbejdsfordelingen i administrationen - Der indtræder en ny bestyrelse fra 1. maj 2018. De udpegningsberettigede organisationer har udpeget nye medlemmer: Ib Christensen fra SDU (NY) Claus Christensen fra Skolelederne i Sønderborg (genudpeget) Thomas Worm Larsen fra Sønderborg Byråd. Hertil kommer to medlemmer ved selvsupplering, som udpeges før det konstituerende møde: Jens Jørgen Nielsen er nuværende medlem for erhvervsliv og er villig til genudpegning Tina Regelsen er nuværende medlem for kultur og medier Hertil kommer to medlemmer udpeget af medarbejderne og to medlemmer udpeget af eleverne. De nuværende medlemmer initierer udpegning af medlemmer til den nye bestyrelse. 3. Årsrapport 2017 Administrationen har i overensstemmelse med lovkravene på området udarbejdet en årsrapport med årsregnskab for 2017, som efterfølgende er blevet revideret af skolens revisionsfirma Pricewaterhousecoopers. Årsrapport og revisionsprotokollat samt bestyrelsens stillingtagen til revisors væsentlige bemærkninger og anbefalinger i revisionsprotokollatet skal sammen med den senest opdaterede regnskabsinstruks indsendes digitalt til Undervisningsministeriet senest onsdag den 9. maj 2018 (se bilag, Orienteringsbrev fra UVM). Bestyrelsen skal bemyndige en person til på bestyrelsens vegne at signere den elektroniske indberetning digitalt. Den bemyndigede person indestår på bestyrelsens vegne for, at det indberettede materiale er fuldstændigt med underskrifter og forefindes på skolen. En papirudgave af både årsrapporten og revisionsprotokollatet vil blive omdelt på mødet. Rektor indstiller, at årsrapport 2017 af 15. marts 2018, og det tilhørende revisionsprotokollat af 15. marts 2018, godkendes, at bestyrelsen tager stilling til revisors eventuelle kritiske bemærkninger i revisionsprotokollatet, og at bestyrelsen bemyndiger skolens personalemedarbejder Ulla Westergard, i samarbejde med skolens controller Jakob Vittendorff til, på vegne af bestyrelsen, at signere den elektroniske indberetning af årsregnskab 2017 m.v. til Undervisningsministeriet Årsrapport 2017 og regnskabsoversigt for regnskabsåret 2017. Hertil orienteringsbrev fra UVM og Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen af 12. februar 2018. 2
Alssundgymnasiet Sønderborg_årsrapp Regnskabsoversigt 2012-2017pr311217 - Orienteringsbrev regl. inst.pdf Revisionsprotokollat for 2017 af 15. marts 2018, hertil vilkår for revisionsopgaven samt bestyrelsestjekliste fra UVM Alssundgymnasiet Sønderborg_revision Alssundgymnasiet Sønderborg_vilkår fo Bestyrelsestjekliste 2018.pdf - Rektor gennemgik ledelsesberetningen. - Arne Nørskov gennemgik årsrapporten og revisionsprotokollatet for 2017. En blank revisionspåtegning. I Hovedtallene (s. 16) ses at udgiften til undervisningens gennemførelse pr. 100 årselever er stabil på trods af faldende statstilskud pr. elev (taxameter) I resultatopgørelsen (s. 23) ses et fald i statstilskud på ca. 3. mio. kr., mens omkostningerne er faldet med ca. 1,5 mio. kr. Skolens egenkapital er på 8,3 mio. kr. I revisionsprotokollatet (s. 263) ses at driftsomkostningerne er faldet med 3,9%, men samtidig er årselevtallet faldet, hvorfor omkostningen pr. årselev er steget fra 2016 til 2017. Skolen vurderes at være drevet sparsommeligt og effektivt, så revisionen har ingen kritiske bemærkninger. 4. Indledende drøftelse af rektors resultatlønskontrakt for 18/19 Iht. tidligere drøftelser i bestyrelsen påbegyndes de indledende drøftelser af målene for det kommende skoleår allerede nu. Pt. undersøges om bemyndigelsen af 2013 stadigvæk skal anvendes. Resultatlønskontrakt for 17/18 Resultatlønskontra kt PM 17-18 undersk - Rektor gav status på årets resultatkontrakt. Basisrammen: a. Implementering af gymnasiereform og b. skolens økonomi ser ud til at være realistiske mål. c. arbejdsmiljø for skolens medarbejdere er udfordret dels af overgang til nyt målingssystem (GLs professionel kapital) og af at både økonomien og reformen har presset medarbejderne. d. Kvalitet i undervisningen. Der er aktivitet på punktet, men endnu ingen synlige resultater. Ekstrarammen: e. Lærernes arbejdstid. Her ligger indikatorerne under landsgennemsnit. f. Indsats mod frafald. Der er afholdt workshop og handleplan. Bestyrelsen gav følgende input til resultatkontrakt for 18/19: - Kvalitet i skriftlig matematik, fysik og biologi - Arbejdsmiljø - Lærernes arbejdstid sammen med eleverne (holdnormsopfyldelse, indberettede tal type1 og type2 ) - Implementering og evaluering af ny udvalgsstruktur 3
- Talenttilbud - Implementering af persondataforordning - Gymnasiereformen - Arbejdet med stress - Søgetal og markedsføring - Arbejdet med udvikling af idrætslinje 5. Klassedannelsen 2018 Den 15. marts 2018 var sidste frist for tilmelding til ungdomsuddannelserne vedrørende optagelse i august 2018. På mødet redegør rektor for søgningen til skolen. Regionens fordelingsudvalgsmøde afholdes mandag den 6. april 2018. Rektor indstiller, at bestyrelsen foreløbigt godkender oprettelse af 5 1.g-klasser pr. august 2018. Status over optag marts 2018 samt klassedannelsen Oversigt ansøgertal 2018.pdf Opdateret oversigt over søgetallene i Sø Der er en tilbagegang i søgning til AGS på ca. 13%. Der er ikke tilfredsstillende. Bestyrelsen ønsker at arbejde med skolens indsatsområder og søgning, evt. skal der bruges ekstern analyse- og afdækningsassistance. Bestyrelsen godkendte oprettelsen af 5 1.g- klasser 6. Budget 2018 Bestyrelsen drøftede på mødet den 30. november 2017 ledelsens forslag til foreløbigt budget for 2018 under forskellige forudsætninger, herunder også budgetfremskrivninger for 2019 også under forskellige forudsætninger. Nærværende budget for 2018 holder sig i hovedtræk til de i november drøftede præmisser (dog korrigeret for et optag svarende til 5 nye 1g-klasser) og vil dermed udvise en underskudsgrad på ca. -3%. Budgettet som vedhæftet indeholder ikke forslag til nye investeringer, men der er til drøftelse vedhæftet et overslag over de regnskabsmæssige konsekvenser for en tilpasset renovering af Øst- og Vesthuset (inkl. klasseværelser) over en toårig periode. Rektor indstiller, at bestyrelsen godkender den budgetterede underskudsgrad og dermed budgettet som bilagt. Hertil drøfter den tilpassede renoveringsplan. Forslag til budget 2018 af 15. marts 2018 samt overslag over renoveringsudgifter endeligt budget 2018 (og fremskrivni endeligt budget 2018 (og fremskrivni Overslag over renoveringsudgifter eftersendes. Rektor gennemgik forudsætninger for budgetforslaget og det deraf følgende budgetforslag. I lyset af klassenedgangen arbejder rektor med et par uddannelsesstillinger og ikke som tidligere antaget med en ny fastansættelse. 4
Bestyrelsen godkendte budgettet som indstillet. Rektor redegjorde for overslaget over renoveringsudgifter (eftersendt pr. mail), og muligheden for afskrivning over en længere årrække. Bestyrelsen efterspurgte en konkretisering af tidsplanen for delopgaverne i renoveringen, samt en oversigt over andre større renoveringer og investeringer inklusiv resten af Zeni-planen, der kan forventes at måtte komme, så den samlede påvirkning af økonomien over en 5-årig horisont kan vurderes. Rektor eftersender notat med oversigt, samt finansieringsforslag. Bestyrelsen drøfter renoveringsplanen inklusiv finansiering ved ekstraordinært bestyrelsesmøde inden den ny bestyrelse tiltræder. 7. Eventuelt Intet R&D Director Mech. Linak A/S Jens Jørgen Nielsen (formand) Skoleinspektør ved Broager skole Claus Christensen (næstformand) Byrådsmedlem Tage Petersen, Sønderborg Kommune Lektor Arne Bilberg, Syddansk Universitet Tina Regelsen, Sønderborg Musikskole Peter Andreas Rasmussen, Alssundgymnasiet Bjarne Toft, Alssundgymnasiet Elev (s19) Sidse Marie Lyngby, Alssundgymnasiet Elev (ux18) Nadia Pawlowski, Alssundgymnasiet Rektor Per Møller, Alssundgymnasiet 5