10. marts 2015 Bestyrelsesmøder Lars Hansen Jens Pedersen Henrik Stisen Kenneth Nielsen 10. marts 2015 / R 14. april 2015 (udvalgsdag) 19. maj 2015 (Rock n Roll Banko) 16. juni 2015 (festival) 11. august 2015 (sommerfest) 22. september 20. oktober 20. november (julefrokost) 5. januar (forberedelse GF) 16. februar (forberedelse GF) 24. februar (GF) (R = Referent) På dette første Bestyrelsesmøde har Bestyrelsen nedsat sig med en formand, og ingen øvrige navngivende poster. Referat kommenteres på mail umiddelbart efter Bestyrelsesmødet, og uploades til en offentlig del af hjemmesiden senest 24 timer efter de indkommende ændringer. Referat markedsføres ligeledes på Facebook. Dagsorden 1) Opfølgning på referat fra sidste møde 2) Input fra udvalg og aktiviteter 3) Medlemmer og økonomi 4) Administration og forretningsgange Herunder evt. opdatering af beskrivelsen på hjemmesiden 5) Kommunikation og markedsføring Herunder vedligeholdelse af årsplan og kommunikationsplan 6) Eventuelt 7) Handlingsplan Side 1
Punkt 2 input fra udvalgene Badminton senior Klaus Mikkelsen Badminton ungdom Klaus Mikkelsen Fodbold senior Søren Petersen Jens Pedersen Gymnastik senior Mette Pedersen Gymnastik ungdom Mette Pedersen Hockey Jens Pedersen Petanque Finn Bruun Kenneth Nielsen Kristoffer Colding Festival?? Hokus Krokus Arthin Laursen Klubmesterskab den 21. marts Har efterfølgende haft en dialog omkring Generalforsamlingen, og situationen omkring MAO. MAO kan fint anvendes af fodbold, men uden officiel titel og relation til Vor Frue IF. Søren Petersen er indsat som formand, Peter Stisen som næstformand og Dennis Jensen som kasserer. Der arbejdes på at komme ind på Store Hestedag samt andre indtægtsgivende tiltag. Generelt synes at der en vilje til forandring, for at medvirke til en fortsat udvikling af Vor Frue IF. Orientering efter Lalandia cup. Overvejer at afholde egen cup Søger sponsorer til trøjer. Sponsor til træningsdrager er fundet (Miland butiksinventar) P.t. årgang 2005 og 2006. Overvejes udvidet til 2007 til 2010. Der søges efter nyt udvalg til erstatning for Mark Stæhr og Mette Pedersen Se gymnastik senior Har købt indendørs hockeymål Har accepteret at afholde landskamp den 22. marts med kampstart kl. 12:00. Modstanderholdet, Sverige, ankommer allerede den 21. ca. kl. 17:30. Desværre er Klubhuset ikke ledigt denne dag, og ønskes ikke frigivet til denne landskamp. Lars forsøger at finde en løsning. Ønske om at indkøbe 50 stk. jubilæumspolo som sælges med overskud. Der har været flere spillere som er kommet tilbage Afholder ikke B & U stævne i år bl.a. pga. forretningsgangen omkring Darup Idrætscenteret. Der er fin gang i tilmeldingerne til årets opgave. Der mangler en projektleder med det overordnede Side 2
Punkt 2 input fra aktiviteterne Fastelavn 15. februar VFI Klubdag 25. april Forårsrengøring 26. april Rock n Roll Banko 29. maj Sommerfest 22. august Oktoberfest 26. september Halloween 31. oktober Juletræsfesten Nov/dec Er afviklet med 65 børn og 63 voksne som deltagere. Mindre underskud. Selve tanken med dagen vendes med udvalgene den 14. april Blot en gentagelse af sidste år Underholdningsaftalerne er indgået og de første billetter er solgt via Billetto.dk. Breakeven på 190 billetter. Hovedpræmierne er på plads. 2 x 1 festivalbillet og 2 x 2 AC/DC billetter Punkt 3 medlemmer og økonomi Medlemmer Resultat Kommentar Badminton senior 1.250 Badminton ungdom -860 Fodbold senior -13.400 Bolde, Windbreakere og kaffeautomat -6.150 Gymnastik senior 2.230 Gymnastik ungdom 2.320 Hockey 0 0 Petanque 0-95 24-4.845 3 0 Samlet udgift på Lalandia Cup på 6.417,65 efter egenbetaling Vinter træningen har givet nye medlemmer. Vintertræner har kostet 5.000 Antallet forventes øget bl.a. pga. afholdelse af Skole rugby hvor også Vor Frue Skole deltager Festival 0 Tilmeldingerne er på vej ind Hokus Krokus 0 Klubhus, drift -3.431 Rengøring og Internet Ekstraordinære 1.500 Vor Frue IF 53.864 Kommunale tilskud udbetales i starten af året (Tallene er pr. 10. marts) Samlet er der et overskud på 32.383,- Side 3
Punkt 4 Administration og forretningsgange På hjemmesiden ligger nu en ny version af kontrakten som skal udfyldes førend løn kan udbetales. Kontrakten skal underskrives af træneren, udvalgets formand og Vor Frue IF s formand. En ændring af egenkontrollen i forbindelse med klubhuset, er under udarbejdelse. Punkt 5 Kommunikation og markedsføring Generelt synes kommunikationen at være afgrænset til den enkelte afdeling, hvilket ikke altid er hensigtsmæssig. Bestyrelsen kommer med oplæg på et senere tidspunkt. Punkt 6 Eventuelt Fra Skalstrup foreligger tilbud om at komme og besøge dem og deres helikopter. Der er kommet tilbud på Store legedag som Jens undersøger nærmere. Flere har tilkendegivet at et Loppemarked kan være en god idé. Der mangler dog en person / udvalg til at tage ideen til sig. Fra Roskilde Kommune er der kommet tilbud om besøg fra deres Forenings- og Idrætskonsulent Pernille Hasløv Side 4
Udvalgsfordeling Lars Hansen Jens Petersen Henrik Stisen Kenneth Nielsen Badminton senior Badminton ungdom Fodbold senior Gymnastik senior Gymnastik ungdom Hockey Petanque Hokus krokus Klubhus, drift Festival Sommerfest Oktoberfest Opgavefordeling Lars Hansen Jens Petersen Henrik Stisen Kenneth Nielsen Børneattester Hjemmeside Facebook BM banen Interbook Udvalgsdage Relationer Lars Hansen Jens Petersen Henrik Stisen Kenneth Nielsen Vor Frue Skole Lokalrådet Roskilde Grej Roskilde Hallen Side 5