REFERAT Dialogmøde 2011 + 2012 (afholdt i 2012) Kalundborg almennyttige Boligselskab Dato: 8. marts 2012 Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Formand Richard Poulsen Best.medlem Kirsten Hansen Forvaltningskonsulent Don Krusager DAB) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) 1. Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. 2. Orientering fra kommunen BDA redegjorde for styringsdialogen og bemyndigelser i Kalundborg Kommune samt ændringer i forhold til sidste år. 3. Gennemgang af styringsrapporten (2011) Styringsrapporten 2011 indgået i 2012. Dialogmødet 2011 og 2012 slået sammen, idet vi har på nuværende tidspunkt har modtaget den seneste styringsrapport for 2012 og det regnskab, som knytter sig hertil. Det synes ikke at være formålstjenligt pr. nuværende at drøfte styringsrapporten for 2011 yderligere. - Begge parter er således enige herom. 4. Gennemgang af styringsrapporten (2012) A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Boligorganisationens kommentarer: Udlejningsvanskelighederne giver organisationsbestyrelsen udfordringer. Afdelingsbestyrelsen i Sct. Olaiparken har svært ved at tilpasse sig. Flere konflikter med organisationsbestyrelsen har væsentlig indflydelse på samarbejdet. Boligorganisationen vurderes at foretage passende initiativer på de udfordringer, som opstår. Organisationsbestyrelsen handler generelt proaktivt og løsningsorienteret. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : Ja, ønsker udlejningsaftalen drøftet. Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja, afd. Sct.Olaiparken, boligsociale projekt. Se under afdelinger. Udlejningsaftalen: Parterne drøftede forløbet. Kommunen orienterede om den igangværende sag vedrørende bl.a. udlejningsaftalerne, herunder ophævelse af de nuværende 100 % anvisning til visse ældre- og handicapvenlige familieboliger samt ændring af hver 6. ledigbleven familiebolig til hver 8. (Referat fra dialogmødet 2011 + 2012(afholdt i 2012) med Kalundborg almennyttige Boligselskab ) 1/5
ledigbleven familiebolig. Sagen behandles på kommunalbestyrelsen den 28. marts 2012. Kommunen vender snarest muligt tilbage herom. BDA forventer, at der vil blive indkaldt til møde om tilrettelæggelsen af udlejningsaftalen, herunder hvilke boliger, som kommunen fremadrettet afstår fra at anvise. Der lægges op til en forhandling. Boligorganisationen opponerer mod kommunens hensigt med at opsige alle aftaler med 100 % anvisning af visse familieboliger, ligesom de henstiller til, at kommunen laver en større undersøgelse omkring udbud og efterspørgsel af boligerne, før der træffes beslutning. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Udlejningsvanskeligheder forventes forværret de kommende år. De økonomiske konsekvenser ved øget ledighed ønskes tilrettelagt i samarbejde med kommunen. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Udlejningsforholdene ønskes drøftet med kommunen. Afd. Lundevej er iflg. boligorganisationen opført under forudsætning/aftale af kommunal 100 % anvisning i et vist omfang, hvilket nu undersøges. Boligorganisationen tilføjer, at Nykredit ikke har taget forbehold i realkreditlånet i.f.m. opførelsen. Boligorganisationens boliger: Familieboliger, antal 986 Ældreboliger, antal 59 Ungdomsboliger, antal 8 Boliger i alt 1.053 (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 3.105 3.452 2.857 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 3.829 3.984 2.840 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 694 1.987 743 Driftsresultat (over-/underskud *) -51.315-133.202 *)underskud dækkes af arbejdskapitalen Ny lov om moms på administration udført af en administrationsorganisation har øget administrationsbidraget. Der har været 11 sager ved beboerklagenævnet i regnskabsåret, hvoraf 2 er helt eller delvist tabte. Nøgletallene er pæne. Vi har konstateret mindre fejl i boligorganisationens stamoplysninger i Landsbyggefonden vedrørende lejemålsoplysninger. Forkerte lejemålsoplysninger medfører forkerte nøgletal i styringsrapporten. 2) Ledelse og beboerdemokrati ledelse og beboerdemokrati: Samarbejdet med afdelingsbestyrelsen i afd. Sct. Olaiparken udfordrer organisationsbestyrelsen. Værdigrundlaget er så forskelligt, at parterne vil få svært ved at samarbejde. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Organisationsbestyrelsen vurderer, at bestyrelsesarbejdet fungerer godt. (Referat fra dialogmødet 2011 + 2012(afholdt i 2012) med Kalundborg almennyttige Boligselskab ) 2/5
Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Afd. Sct. Olaiparken drøftes under afdelingen. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste 73,02 % Kommunal anvisning 23,81 % Fleksibel udlejning 3,17 % Kombineret udlejning 0,00 % Annoncering 0,00 % Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 0,10 % Boligorganisationen bemærker, at antallet af kommunalt anviste boliger synes faldende. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Forventer intet nybyggeri. Den kommende helhedsplan for afd. Klosterparken vil vise behovet for istandsættelse af bebyggelsen. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Der udarbejdes helhedsplan for afd. Klosterparken. Afd. Klosterparken: Igangværende tilstandsrapport forventes afsluttet medio marts 2012. På baggrund af denne igangsættes arbejdet med en helhedsplan med henblik på ansøgning om renoveringsstøtte i LBF. Den tidligere sag om ombygning af 2 blokke fra familieboliger til ældreboliger kan indtil videre arkiveres i kommunen, men boligorganisationen vil ikke udelukke, at planen igen bliver en del af den samlede plan for afdelingen. Afd. Sct.Olaiparken, Absalonsparken, Rosenhaven, Cæcilieparken, Klosterparken: Boligsocial helhedsplan til fortsættelse af projekt Tryghed og Trivsel er godkendt af Kalundborg Kommune 26. oktober 2011 og LBF den 30. november 2011. De 2 kommunale repræsentanter til styregruppen er Jobcenterchef Søren Nielsen og skoleleder Per Kensø, hvilket er meddelt boligorganisationen ved mail af 21. februar 2012. Kommunen ønsker at blive inddraget tidligt i forløbet om helhedsplan for afd. Klosterparken. Kommunen arkiverer sag om ombygning af familieboliger til ældreboliger. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Klosterparken: Igangværende montering af ventilation i resterende blokke, renovering af bærende konstruktion i tidligere varmecentral. Påtænkt køkkenmoderniseringer. Nyvænget: Afsluttet ombygning af beboervaskerierne til betalingsvaskerier. Skydebanevænget: Afsluttet tilbygget altanstuer i 29 lejemål finansieret ved kollektiv råderet. Rosenhaven: Påtænkt/besluttet istandsættelse af tage i løbet af en længere årrække. Skibbrovænget: Påtænkt/besluttet renovering af flere vinduer. (Referat fra dialogmødet 2011 + 2012(afholdt i 2012) med Kalundborg almennyttige Boligselskab ) 3/5
Absalonsparken: Cæcilieparken: Jernholtparken: Igangværende af facade og tagistandsættelser samt altaner inddækkes til udestuer. Iigangværende istandsættelse af facader og udhuse. Påtænkt/besluttet isolering af elevatortårne. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne./. Se vedhæftede bilag over afdelingerne. Supplerende fra boligorganisationen: Afd. Cæcilieparken: Der er observeret enkelte problemer med skimmelsvampeangreb p.g.a. dårlig ventilation. Boligorganisationen følger op på problemet. Afd. Sct.Olaiparken: Afdelingsbestyrelsen har generelt svært ved at håndterer den beboerdemokratiske proces. Utallige klager hæmmer samarbejdet med boligorganisationen. Afd. Kystparken: Jordskredssagen er forligt med entreprenør, som i alt har betalt 1.000.000 kr. En ny storm har taget en bid af stranden. Kystsikring iværksættes så snart vejet tillader det. Der er konstateret en række kalkspringere (facadepuds, som springer af p.g.a. frostskader). Konstateret at facaden på bygninger ud til vandet er konstrueret med mursten beregnet til indendørs brug. Sagen forventes behandlet ved Byggeskadefonden, dog forsøges krav mod entreprenøren først. Situationen vedrørende konflikterne med afdelingsbestyrelsen i afd. Sct. Olaiparken blev drøftet. Budgettvisten samt afdelingsbestyrelsens henvendelse til kommunen via advokat blev drøftet. Kommunen vil forelægge sagen for Ministeriet for By, Bolig og Landsdistrikter. Når der foreligger svar fra ministeriet, vil kommunen afgøre tvisten. Vurderede ventetider i afdelingsskemaerne hentes fra www.danmarkbolig.dk. Det er vigtigt, at disse er korrekte. Det er jf. almenboliglovens 64 lovpligtigt for boligselskabet at indberette hertil. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Udlejningsaftalen blev drøftet på sidste dialogmøde (2010). Årsagen til, at udlejningsaftalen endnu ikke er blevet færdigbehandlet, er bl.a. den igangværende sag om udlejningsaftaler m.v., som forventes behandlet på kommunalbestyrelsens møde den 28. marts 2012. Processen igangsættes herefter. Kommunen kan endnu ikke sætte tid på forløbet, da det vil omfatte alle boligorganisationerne. 5. Regnskab 2010 Regnskab 2010 (01.04.09 31.03.10) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kommunen meddelte ved brev af 15. august 2011, at regnskabet foreløbigt blev taget til efterretning, idet vi på daværende tidspunkt afventede styringsrapporten. I samme brev meddelte vi, at når boligorganisationen og kommunen har afholdt dialogmødet (på baggrund af styringsrapporten), vil det af referatet fremgå, om der forekommer yderligere bemærkninger til regnskabet. - Kommunen har således ikke yderligere bemærkninger til regnskabet. 6. Regnskab 2011 Regnskab 2011 (01.04.10 31.03.11) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kalundborg Kommune tager regnskabet til efterretning med følgende bemærkninger: (Referat fra dialogmødet 2011 + 2012(afholdt i 2012) med Kalundborg almennyttige Boligselskab ) 4/5
Revisor vurderer, at henlæggelserne i nogle afdelinger ikke er tilstrækkelige eller delvise illikvide, som følge af at forbedringsarbejder, tilgodehavender hos fraflyttere og/eller underskud er delvis illikvide, hvorfor akutte behov for anvendelse af henlæggelsesmidler efter deres formål i særlig tilfælde nødvendiggør lånefinansiering. Tilsynet henstiller at tilpasse fremtidige budgetter, så henlæggelserne er til stede og anvendes efter deres formål. Iflg. driftsbekendtgørelsen 61, stk. 3 skal henlæggelserne størrelse fastsættes på baggrund af en vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der mindst omfatter de kommende 10 år. Beløbsstørrelsen fastsættes efter en vurdering af bygningsdelens og installationernes anskaffelsespris på tidspunktet for genanskaffelse. Tilsynet skal især henstille til, at henlæggelserne til vedligeholdelse hæves i afd. Sct. Olaiparken, idet disse iflg. styringsrapporten ligger betragteligt under benchmark. Tilsynet understreger, at såfremt henstillingen ikke følges tilfredsstillende, så vil man overveje at pålægge dette overfor boligorganisationen. Tilsynet ønsker på baggrund heraf, at revisor fremover forholder sig til, hvorvidt henlæggelserne i de enkelte afdelinger er tilstrækkelige i forhold til drifts- og vedligeholdelsesplanerne. 7. Eventuelt Boligorganisationens meddelelser til kommunen om ledige boliger blev drøftet, herunder hvem meddelelserne tilgår. Boligorganisationen har eksempler på langtidsledige ældreboliger, hvor de ikke får tilbagemelding fra kommunen. Kommunen oplyser, at ældreboligerne visiteres fra flere enheder i kommunen. Kommunen følger op på at gennemgå de kommunale forretningsgange herom. Boligorganisationen ønsker bedre koordinering ved indflytning/visitering af kvoteflygtninge samt Koncept for udslusning af indsatte. Boligorganisationen tager selv kontakt til Borgerservice herom. Kommunen forventer i nær fremtid at udsende en generel skrivelse med krav til boligorganisationernes revisorer. Næste dialogmøde 2013 Boligorganisationens frist for regnskabsindberetning (regnskab 2012) til LBF er 31. august 2012, men styringsrapporten kan tidligst indberettes medio februar 2013. Dialogmødet forventes herefter at kunne afholdes i marts 2013. KONKLUSION Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Henlæggelser Stamoplysninger i Landsbyggefonden Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Boligorganisationen foranlediger, at kommunen inddrages i opstartsfasen med helhedsplan for afd. Klosterparken. Boligorganisationen tager kontakt til Borgerservice om kvoteflygtninge og Koncept for udslusning af indsatte. Evt. aftaler om 100% anvisning af familieboliger i afd. Lundevej undersøges af begge parter. Kommunen undersøger og følger op på forretningsgang ved ledige ældreboliger. Kommunen kan afslutte nuværende sag om ombygning af familieboliger til ældreboliger i afd. Klosterparken. Nærværende referat og bilag godkendes af Kalundborg almennyttige Boligselskab Kalundborg Kommune Den 10/5-2012 den 21 / 5-2012 Formand Richard Poulsen (sign.) Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (sign.) (Referat fra dialogmødet 2011 + 2012(afholdt i 2012) med Kalundborg almennyttige Boligselskab ) 5/5