15/16 Referat af skolebestyrelsesmøde på Tranbjergskolen Møde nr. 9 Afbud fra Elna, Knud og elevrådet. 1. Godkendelse af dagsorden Mødelokalet på Tranbjergskolen, afdeling Grønløkke Allé Mandag d. 9. maj 2016 18:00 21:00 Referent Sannie Ilona Leth Elevrådet deltager frem til spisningen 18:00 18:05 5 min. Dagsordenen blev godkendt. 2. Ændring af procedure vedr. skolebestyrelsens referater. Den ændring, der på sidste bestyrelsesmøde blev foreslået, er indarbejdet i 5 (skrevet med rødt): 5 Skolelederen eller dennes stedfortræder varetager sekretariatsfunktionen for skolebestyrelsen. Stk. 2 Mødereferatet udsendes til alle medlemmer til godkendelse umiddelbart efter skolebestyrelsesmødets afholdelse. Stk. 3 I den efterfølgende uge sender medlemmerne evt. rettelser/tilføjelser til referatet til skolelederen. Stk. 4 Evt. ændringer indarbejdes og referatet godkendes via mail. Stk. 5 Dagsordener og det endeligt vedtagne referat offentliggøres på skolens hjemmeside umiddelbart efter godkendelse. Forslaget skal drøftes og om muligt godkendes. Se bilag. Formålet er, at imødekomme de misforståelser, der vil kunne opstå ved at lægge et referat ud, som bestyrelsen ikke har godkendt. Forslaget er godkendt. Den rettede forretningsorden lægges på skolens hjemmeside. 1
3. Principper for kommunikation a. Vi ønsker en åben drøftelse/en brainstorm ud fra flg. spørgsmål: Hvad er god kommunikation? Hvornår er er E-kommunikation godt? Hvornår er det vigtigt, at tale sammen? Hvordan kontakter man skolen? Hvilken svarfrist kan man regne med? Hvilke forpligtelser ligger ved forældrene? Brainstorm: Hvad kan forældrene forvente af skolen, og hvad kan skolen forvente af forældrene? Rette sag i rette fora hvor bringes hvad hen rammer for henvendelser ift. hvilket emne / niveau Kommunikation er på mange niveauer. Skal ugeplaner være standard? Der ligger dokumenter vedr. kommunikation (et stort værk og et enkelt princip) Kan der bygges et kommunikationsskelet op, som tager kommunikationspresset op. De gamle principper og dokumenter vedr. kommunikation tages op af Anne Christine Kudsk, kommunikationsmedarbejder og Hanne Gammelgaard, og tages med i Skolebestyrelsen ift. den videre proces Hvilke forpligtelser ligger ved medarbejderne? Hvad er formålet med alt lave principper for kommunikation? b. Det arbejdspapir vi får udarbejdet på mødet sendes til kvalificering/drøftelse i SFO-forældrerådet, i personalegrupperne og i MED-udvalget. Respons fra de forskellige fora indarbejdes i et mere konkret forslag til kommunikationsprincipper, der behandler på skolebestyrelsesmødet i juni måned. Formålet er at få skabt et afsæt til principper for kommunikation på Tranbjergskole så - vi opnår et mere ensartet niveau for kommunikation mellem skole og hjem på de to matrikler - forældre og medarbejdere er bevidst om de forventninger, der er til dem - vi øger forældretilfredsheden - vi styrker medarbejdernes arbejdsmiljø 2
4. Orientering om skoleårets planlægning Orientering om muligheden for afkortning af skoledagens længde p.g.a. tovoksenordning, se bilag. Orientering mulighed for fransk som 2. fremmedsprog. Lektionsfordelingsplanen, se bilag Formålet er at orientere om div. forhold vedr. skoleårets planlægning 5. Spisning Elevrådet spiser med og forlader herefter mødet Klasseteam på skolen har mulighed for at ansøge Skolebestyrelsen om en to-voksen ordning. To-voksen ordningen financierres ved hjælp af den understøttende undervisning, hvorved skoledagen kortes af og den understøttende undervisning lægges, parallelt med/ bliver til en to-voksenordning, i den fagfaglig undervisning. Skolebestyrelsen er hermed orienteret, hvis der skulle komme ansøgninger til Skolebestyrelsen. Skolen har i år udbudt fransk som det 2. andetsprog på linje med tysk. Man forpligter sig på at følge faget, hvis det oprettes, fra 5. 9.klasse. Lektionsfordelingsplanen er lagt ud som bilag. Der er et enkelt sted, hvor skolen ikke følger den vejledende lektionstal. På 1. årgang er 1 lektion kristendom vekslet til 1 lektion billedkunst. Ellers følges det vejledende timetal i alle andre fag. I indskolingen bruges en del af den understøttende undervisning til bevægelsesbånd der varetages af pædagogerne. Lektiecafé/morgenbånd varetages af de primære lærere. I udskolingen har de primære lærere den understøttende undervisning, sådan at den er fleksibel og bruges ift. hvor det er relevant. 1 ugentlig idræts lektion skal konverteres til svømning på 5.årgang. Fransk skal også figurere på planen, hvis det bliver oprette. 19:00 19:15 15 min. 6. Opfølgning på skolens økonomi Kort økonomistatus. a. Hvilke aftaler er der indgået med forvaltningen? b. Hvilke konsekvenser har skolens økonomi for skoleåret 16/17? Drøftelse af procedure for det fremtidige samarbejde om skolens økonomi. Formålet er er få en fælles viden om skolens økonomi. Og få skabt en klar procedure, så bestyrelsen fremover kan drøfte og følge skolens økonomi. 3 Der har tidligere været en økonomiarbejdsgruppe i Skolebestyrelsen. Da Skolebestyrelsen snart er under valg, vil der i den nye Skolebestyrelse etableres en ny økonomiarbejdsgruppe. Hanne og Bo mødes en gang om måneden med økonomiafdelingen i Forvaltningen ift. budgetopfølgning. Her er særskilt fokus på skolens vikarforbrug. Skolens mulighed for at påvirke vikarforbruget er opfølgning på sygefravær, kompetenceudvikling kommende skoleår foregår i højere grad internt blandt medarbejderne ift. videndeling og øve baner ift. indsatser, vi allerede har i gang (PLF og IRIS), styrkelse af supportteam, sådan at de i højere grad sparrer og kompetenceudvikler de
voksne omkring eleverne frem for direkte indsats. Medarbejderne arbejder godt med, men det anbefales, at der er en opmærksomhed på, hvordan medarbejderne prioriterer, deler og er fælles om opgaverne. De to millioner fra skolesalget i Århus kommune er sat ind for at nedbringe vores akkumulerede resultat vores samlede gæld. 7. Evaluering af bestyrelsesarbejde t i dette skoleår ud fra årshjul Kort tilbageblik og drøftelse af dette års arbejde i skolebestyrelsen ud fra årshjulet, se bilag. Drøftelsen skal give inspiration til udarbejdelse af et årshjul for næste års arbejde i bestyrelsen. Et udkast til det, vil blive præsenteret og drøftet på bestyrelsesmødet i juni. Formålet er at få udarbejdet et årshjul for arbejdet i skolebestyrelsen på Tranbjergskole, så det er tydeligt for alle, hvornår vi behandler de forskellige temaer. Ift. SFO er fokus på pladsudnyttelsen. Personalerepræsentanten ønskede fokus på det samlede undervisningslektionstimetal. Der er blevet udmeldt, at lærerne skal have et gennemsnitligt undervisningslektionstal på 28,5 lektioner og at årsagen til dette skyldes skolens økonomi. Der er et ønske fra personalet om, at det italesættes hvilke opgaver der reduceres i. I den henseende vurderer personalerepræsentanten også at der er der gode perspektiver og muligheder i at benytte sig af to-lærer/voksenordning, så den samlede udstrækning af undervisningstid nedbringes og derved også mulighed for at nedbringe vikarudgift. I år har der været emner som Forældretilfredsundersøgelse, Trivselsundersøgelse for både elever og medarbejdere, Kvalitetsrapporten, inklusion, som ikke skal på kommende skoleår. I kommende årshjul skal der tages hensyn til, at det er en ny skolebestyrelse, der skal arbejdes sammen. Derfor kan der med fordel være en forventningsafstemning som første tema evt. en fælles lørdag. Der ud over skal skolefest og kommunikation være temaer, og der skal være kvartalsvis opfølgning på økonomien. Kenneth og SFO opfordres til at spørge medarbejderne og elevrådene, om de kan have temaer til drøftelse. Hanne laver udkast til årshjul til næste bestyrelsesmøde. 4
8. Valg til skolebestyrelse foråret 2016 9. Forslag til ændring af trafikforhold i Tranbjerg 10. Nyt fra: Formand Øvrige medlemmer Medarbejdere Elevråd Ledelse Hvad gør vi for at sætte valg til skolebestyrelse på dagsordenen i Tranbjerg? Vi skal drøfte: - Hvem fra bestyrelsen, der vil deltage i valgmødet den 18. maj og give et bud på Hvordan det er at sidde i skolebestyrelsen? - Hvad gør vi for at finde kandidater? Formålet er at få drøftet det forestående valg: - for at sikre at valget får forældregruppens opmærksomhed - for også i næste periode, at få en stærk bestyrelse. Drøftelse af Tranbjerg Fællesråds forslag om ændring af den vestlige tilgang til stitunellen under Østerbyalle, se bilag Formålet er at få en drøftelse af forslaget, så skolebestyrelsen kan sende et høringssvar til Fællesrådet. Høring vedr. udkast til indstilling om nedlæggelse af Center 10. Høringsfristen er tirsdag den 21. juni, se bilag 5 Hvad kan der gøres for at det bliver attraktivt at stille op til Skolebestyrelsesvalg? Fremhæve det positive ved at det er 4 år frem for 2 år, da det har været oplevelsen at to var for kort, da man lige når at komme i gang inden man træder ud Vigtigt at konkretisere hvad arbejdet i Skolebestyrelsen går ud på Understreg at der er to suppleanter, der også skal besættes, sådan at man har mulighed for en blid start Kan alle medlemmer fortælle om egen motivation for i sin tid at stille op til skolebestyrelsen At man har indflydelse på ansættelser af medarbejdere på skolen At tage ansvar for hvordan skolen udvikler sig Louise skriver et oplæg til d.18.5.16. Alle medlemmer opfordres til at sende deres oprindelige motivation til Louise. Hanne deltager med Louise d.18.5.16, øvrige bestyrelsesmedlemmer undersøger om de har mulighed for at deltage. Skolebestyrelsen er enige med Tranbjergs fællesråd om at der kan iværksættes forbedringer af tunnelen Men der er med dette forslag en bekymring for skolelevernes sikkerhed. Det foreslås derfor, at Tranbjerg fællesråd søger sparring ved Vej og Teknik. Hanne sender et svar til Fællesrådet. Nyt fra Formand: FSAA foreningen af skolebestyrelser i Aarhus inviterer skolebestyrelser til Foredrag om Neurologiske årsager til koncentrations- og læringsbesvær på DOKK1 d.24.5.16 kl.19-21.30 Webetik kan tages op i forbindelse med temaet kommunikation Protokolføring en forældre har henvendt sig, da en elev er gået, men ingen vidste at eleven var savnet. Reglerne for Protokol opfordres taget op igen. Øvrige medlemmer: Link til princip for fagfordeling på hjemmesiden virker ikke. Bør vi have et princip for undervisningens organisering? Mobbepolitik findes fra de to tidligere skoler, men ikke en samlet for Tranbjergskolen. Skolebestyrelsen har i sin tid givet skoleleder
mandat til at benytte den politik, lederen finder bedst egnet. Mobbepolitik sættes på som tema til kommende års skolebestyrelsesarbejde(årshjulet) Ledelse: Der har været fordelingsmøde vedr. 10. klasse næste år. Der er lavet en fordelingsnøgle på ca. 50 elever på hver af de tre skoler, Vestergaardskolen. Rundhøjskolen og Tranbjergskolen. I forhold til høringsvar vedr. udkast til indstilling om nedlæggelse af Center 10 er skolebestyrelsen enig om, ikke at sende høringssvar. 11. Punkter til kommende møde Evaluering af skoleåret Præsentation af arbejdsfordeling Evt. det videre arbejde med Kommunikation, hvis forberedelserne er nået. Årshjul her under mobbepolitik Inde ordningen i udskolingen evalueres Kenneth tager en lille stikprøve på hvordan medarbejderne oplever inde ordningen. 12. Evt. Thorbjørn er blevet ansat som indskolingsleder på Strandskolen. Der skal sandsynligvis slås en stilling op. Hanne skriver i så fald til skolebestyrelsen, for at anmode om deltagelse i et ansættelsesudvalg. 6