Møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 28. marts 2017 kl. 12.00-16.00 Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Mogens Birkebæk (pkt. 1 7 (deltog dog også i noget af punkt 8), Peter Moesgaard, Søren Gubi Axelsen, Karin Nørholm og Malou Marie Stadager Lassen. Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Poul Lautrup, Michael Sandberg og Per Lund. Afbud: Berit Eika (næstformand), Sanne Bjørn, Jan Ankerstjerne, Bente Steffensen og Martin Christensen. Referent: Peter Cederstrøm Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Referat af møde 13/12 2016, inkl. underskrift 3. Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokol 2016 (bilag 1, 2, 3, 4 og 5) 4. Orientering om besøg af Arbejdstilsynet 5. Særligt orienteringspunkt (lukket punkt) 6. Drøftelse af den politiske situation i kølvandet på Hermann-udvalgets rapport. Der sendes ikke bilag til dette punkt, men der henvises til følgende links: Bedre veje til en ungdomsuddannelse anbefalinger til regeringen (pdf) Bedre veje til en ungdomsuddannelse opsummering af anbefalingsområder til regeringen (pdf) http://vuc.dk/springbraet/ https://www.facebook.com/vuc.dk 7. Status for den aktuelle udvikling på AVU og det gymnasiale område (mundtligt oplæg) 8. Drøftelse af udkast til Strategi 2020 og understøttende handleplaner (bilag 6 og 7). Strategi og handleplaner skal godkendes endeligt af bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 30/5. 9. Eventuelt
Punkt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Punkt 2. Referat af møde 13/12 2016 inkl. underskrift Referat af møde afholdt den 13. december 2016 blev underskrevet. Punkt 3. Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokol 2016 (bilag 1, 2, 3, 4 og 5) Sagsfremstilling fra bilag: Revisionsprotokol af 28. marts 2017 samt årsrapport 2016 Skolen har modtaget Revisionsprotokollat i forbindelse med årsrapport 2016. Som det fremgår, er alle påtegninger blanke, og skolen har ikke fået henstillinger eller anmærkninger i protokollen. Revisionen har godkendt det fremlagte årsregnskab. Der henvises i øvrigt til protokollatet. Af det interne regnskab fremgår det, at årets driftsresultat er et overskud på 77 tkr. mod et budgetteret overskud på 33 tkr. svarende til en forbedring på ca. 43 tkr. Hermed må man betragte årets driftsresultat som svarende til det budgetterede. Resultatet af det eksterne regnskab omfatter alene resultatet efter feriepenge. Det samlede positive driftsresultat dækker over en positiv udvikling i dækningsbidraget fra undervisningen og et lavere dækningsbidrag fra Serviceafdelingen. På det gymnasiale område blev der i alt 36 færre årskursister end budgetteret. Samlet årskursisttal for det gymnasiale område blev 1.456. På AVU-området blev årskursisttallet 553, 19 årskursister mere end budgetteret. AVU-området er stadig i vækst, idet årskursisttallet for 2016 er 42 højere end årskursisttallet for 2015, hvorimod antallet af årskursister på det gymnasiale område i 2016 faldt med 11 i forhold til 2015. Det samlede årskursisttal for skolen blev 2.009, hvilket udgør en stigning på 31 årskursister i forhold til 2015 og et fald på 17 årskursister i forhold til 2016-budgettet. Resultatet for undervisningsafdelingerne viser en samlet forbedring, der primært skyldes et forbedret resultat på AVU området på ca. kr. 2,6 mio. Serviceafdelingen har, på trods af ekstraordinære indtægter fra forliget med Byggeselskabet Mogens de Linde (Newco), opnået et resultat for året, der er 2,6 mio. kr. dårligere end budgetteret. De væsentligste årsager er: Der har i året været færre indtægter på ca. kr. 0,4 mio. samt en dispositionsbegrænsning fra UVM på ca. kr. 0,7 mio., som alene er bogført på Serviceområdet. Der har i 2016 desuden været igangsat en række nødvendige initiativer til
vedligeholdelse og renovering/ombygning af bygningerne, der for en stor dels vedkommende hænger sammen med de indtægtsførte midler fra forliget med Byggeselskabet Mogens de Linde (Newco). Der har desuden været taget initiativer til at sikre en mere stabil og fremtidssikret ITdrift. En del af de ekstra IT-omkostninger slår igennem i både Serviceafdelingen og i undervisningsafdelingerne (indirekte undervisningsudgifter). I øvrigt henvises til såvel Årsrapporten som Revisionsprotokollen for bemærkninger om årets samlede udvikling og resultat. På baggrund af de betydelige nedskæringer i sektoren, som har betydet større budgetusikkerhed og skabt store omlægninger på skolen i 2016, er ledelsen meget tilfreds med resultatet, der ligger på det budgetterede niveau. Ministeriet har som noget nyt udarbejdet en tjekliste som bestyrelsen SKAL tage stilling til i forbindelse med godkendelse af Årsrapporten. Der kvitteres for gennemgangen af tjeklisten ved underskrift af Årsrapporten. Tjeklisten er derfor vedlagt som bilag 5. Ledelsen vurderer, at der ingen bemærkninger er til tjeklisten. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender regnskabet herunder tjeklisten samt revisionsprotokollen Drøftelse Per Lund gennemgik sagsfremstillingen og orienterede om årsrapport og revisionsprotokol 2016. Der har været en økonomisk set god overgang til 2017 og skolen indleder nu arbejdet med etablering af en tagterrasse, muliggjort af midlerne fra forliget med Mogens de Linde samt arbejdet med planlægning og forberedelse af opsætningen af det kunstværk, som skolen har fået doneret af Ny Carlsberg Fondet. Erik Ernø-Kjølhede supplerede orienteringen med bemærkning om, at bestyrelsestjeklisten skal ses som et udtryk for ministeriets ønske om at sikre, at bestyrelserne på landets uddannelsesinstitutioner lever op til deres forpligtelser. På baggrund af spørgsmål fra Søren Gubi Axelsen oplyste Per Lund, at tallene på side 11 i årsrapporten med udgifter pr. kursist kan suppleres med tal fra tidligere år, og tillige også suppleres med tal for Serviceområdet. Endvidere er der også muligheder for at benchmarke med andre institutioner. Mogens Birkebæk bemærkede, at det er væsentligt at der benchmarkes med sammenlignelige institutioner. Erik Ernø-Kjølhede var enig og supplerede med bemærkning om, at de benchmark der findes, skal tages med et gran salt, da der ofte er anvendt forskellige data og forskellige metoder til opgørelser af tallene på de enkelte institutioner. Drøftelse om, at der fortsat er udsigt til nedskæringer på 13 millioner kr. frem mod 2020 på skolens bevillinger. De nødvendige besparelser skal desværre først og fremmest findes på skolens lønbudget. Der tegner sig ikke noget nyt politisk billede, og derfor går vi fortsat ud fra, at der skal spares som udmeldt i VUC-sektoren.
Søren Gubi Axelsen opfordrede til at det skal drøftes med medarbejderne, hvilken kvalitetsstandard der skal stiles efter og hvordan det skal gennemføres, når der skal spares på blandt andet forberedelse. Hans Halvorsen fandt opfordringen interessant, og bemærkede, at det er et forhold der skal håndteres mellem ledelsen og medarbejderne, og dermed ikke er et forhold for bestyrelsen. Ledelsen bemærkede, at kvaliteten er under pres i de kommende år, og at håndteringen af nedskæringerne netop adresseres i strategien hvor både SU og skolens afdelingsudvalg har været inddraget tæt i arbejdet og tillige vil blive det fremadrettet. Medarbejderne vil fortsat blive inddraget i stort omfang i at finde de mest skånsomme og fornuftige måder at gennemføre nedskæringerne på. Erik Ernø-Kjølhede afsluttede drøftelsen med at udtale stor ros til de budgetansvarlige og økonomienheden for et flot arbejde med økonomistyringen og ikke mindst resultatet for 2016. Det er trygt at vide, at der er så godt greb om økonomistyringen på skolen i en meget svær tid med store nedskæringer. Formanden og bestyrelsen tilsluttede sig rosen af de budgetansvarlige og økonomienheden. Bestyrelsen gennemgik tjeklisten og godkendte regnskabet samt revisionsprotokollen. Punkt 4. Orientering om besøg af Arbejdstilsynet Poul Lautrup orienterede om Arbejdstilsynets tre besøg på skolen. Der blev gennemført uanmeldt besøg i december 16, hvor tilsynet var på rundgang med ledelsesrepræsentanter fra skolens arbejdsmiljøudvalg (AMU). Særligt indsivning af tobaksrøg samt orientering om resultatet af den i 1. halvår 2016 gennemførte MTU/APV var i fokus under besøget. I januar 17 blev der gennemført et anmeldt tilsyn, hvor medlemmer af AMU blev interviewet, og hvor Arbejdstilsynet holdt åben dør for alle skolens medarbejdere. Resultatet af dagen blev, at skolen fik et påbud om ventilation i ét af skolens kopirum. Det skal være udbedret senest i september 17. Der er projekteret en løsning hvor udluftningen fremover sker via skolens centrale ventilationssystem. Udover påbuddet om etablering af bedre ventilation i det ene kopirum, meddelte Arbejdstilsynet, at de ville gennemføre et anmeldt genbesøg i marts 17. Baggrunden for det anmeldte genbesøg var, at man på landsplan har særligt fokus på uddannelsesinstitutioner og krænkende kursist/elevadfærd. På genbesøget i marts 17 gennemførte Arbejdstilsynet to gruppesamtaler med AVUundervisere og mødtes efterfølgende med ledelsen og med AMU. Arbejdstilsynet meddelte efter besøget at, Arbejdstilsynet har på besøget ikke konstateret nogen arbejdsmiljøproblemer. Det blev endvidere bemærket af Arbejdstilsynet, at selvom arbejdsmiljøet er i orden, så er der arbejdsmiljømæssige forhold i virksomheden, som kan justeres. Skolen har i den forbindelse modtaget en vejledning om forebyggelse ved arbejde med høje følelsesmæssige krav. Skolen vil naturligvis behandle den modtagne vejledning på kommende møder i
arbejdsmiljøorganisationen, og skolen planlægger p.t. at iværksætte gennemførelse af konflikthåndteringskurser. Tilsvarende kurser blev afholdt på skolen for fire år siden. Drøftelse Ingen drøftelse. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 5. Særligt orienteringspunkt (lukket punkt) Bestyrelsen drøftede det særlige orienteringspunkt. Da punktet var lukket, er der ikke medtaget yderligere i referatet. Punkt 6. Drøftelse af den politiske situation i kølvandet på Hermann-udvalgets rapport. Erik Ernø-Kjølhede orienterede om punktet. Det er meget voldsomme ændringer, der foreslås. Forskellen mellem Hermann-udvalgets rapport og udspillet fra KL er, at HF-enkeltfag ikke er med i rapporten fra Hermann-udvalget. Næste fase bliver regeringens forslag, som forventes at komme enten lige før eller lige efter påske. Vi forsøger sammen med resten af VUC-sektoren at forklare politikerne, at det vil være en fejl at flytte voksne, ikke-udfordrede AVU kursister over i et system sammen med udfordrede unge på de nye institutioner, der foreslås etableret (Hermann-udvalget foreslår at oprette helt nye Institutioner for Forberedende Uddannelse målrettet udfordrede unge mellem 15 og 30 med brug for ekstra støtte for at kunne klare en uddannelse). Hvis det ender med, at politikerne følger Hermann-udvalgets forslag, så vil det betyde, at 75% af VUC Aarhus AVU-kursister flyttes væk fra skolen til de foreslåede nye Institutioner for Forberedende Uddannelse. Hvis 75% af AVU-aktiviteten forsvinder vil det naturligvis have en meget stor og negativ betydning for skolen, men særligt for vores kursister, fordi mange vil blive tvunget ind i et tilbud, som de ikke passer ind i. VUC-sektoren afventer nu udspillet fra regeringen og derefter de politiske forhandlinger. Alt tyder på, at der arbejdes for et politisk forlig inden sommerferien efterfulgt af en lovgivningsfase i efteråret 2017 med forventet ikrafttræden enten 1. august 2018 eller 1. januar 2019. Der arbejdes intenst på at præge den politiske proces, og sektoren, inklusive de faglige organisationer, er engagerede og samlede om dette arbejde. Vi håber på at få et resultat, der ender med, at de 10-20% af de nuværende AVU-kursister som har særlige behov for hjælp og støtte, også bliver dem der kommer til at blive omfattet af de foreslåede nye institutioner, mens det store flertal af øvrige kursister der har brug for et voksenuddannelsestilbud kan få lov at blive på VUC erne, fordi det er det bedste tilbud for dem. Der er mange bolde og interesser i spil herunder også kommunerne og deres økonomi.
Drøftelse Efter spørgsmål fra Malou Marie Stadager Lassen om det sandsynlige udfald af sagen og Søren Gubi Axelsen om det praktiske i forhold til skolens bygninger, hvis dele af AVU skal overgå til anden institution, svarede rektor, at der i givet fald formentlig vil blive tale om, at skolen udlejer en del af bygningen til den nye institution. Dette i hvert fald i en overgangsfase ind til en ny institution er blevet bygget op. Der kan også blive tale om, at en del af ejerskabet til bygningerne og en del af skolens egenkapital vil skulle udskilles til den nye institution, hvis Folketinget beslutter det. Det er imidlertid yderst vanskeligt at sige noget om det mest sandsynlige udfald af sagen, men vi håber, at den lander et andet sted end det Hermann-udvalget foreslår, fordi det vil være en dårlig løsning for langt de fleste af skolens AVU-kursister. Der tales på rygtebasis om, at nogen politikere mener, at den aldersgrænse på 30 år som Hermannudvalget foreslår som skillelinjen mellem AVU på den nye institution og AVU på VUC i stedet skal gå ved 25 år eller måske 23 eller lavere. Men sektoren ser hellere, at der anvendes en konkret vurdering af den enkelte kursists uddannelsesparathed som grundlag for visitation snarere end et alderskriterium, der overhovedet ikke skeler til den enkelte kursists kompetencer og behov. En moden og afklaret 18-årig hører for eksempel hjemme på et VUC, mens en uafklaret og udfordret 26-årig vil have større gavn af at gå på den foreslåede nye Institution for Forberedende Uddannelse. Hans Halvorsen tilføjede, at det er meget vanskeligt at gætte på det sandsynlige udfald så tidligt i forløbet. Kommunerne ser også med en vis bekymring på at få ansvar for visitation til de nye institutioner sammen med medansvar for finansiering af institutionerne uden at der er garanti for, at kommunerne får de nødvendige ressourcer til opgaven. Vi forsøger at komme på forkant så meget som muligt via blandt andet kontakter på Christiansborg. Michael Bentzen Sandberg oplyste, at det blot er 6,5% af de nuværende AVU-kursister der kommer ind på VUC Aarhus via en handleplan fra kommunerne. De resterende 93,5% finder selv vej til VUC Aarhus. Poul Lautrup sagde, at selvom HF ikke direkte er i spil, så vil det have meget stor negativ betydning for det gymnasiale område, hvis worst case scenariet bliver virkelighed, hvor 75% af AVU mistes. Der vil være store både direkte og afledte effekter der vil ramme resten af skolen med et worst case scenarie. Erik Ernø-Kjølhede bemærkede, at det er af stor værdi for skolen, at formand Hans Halvorsen har langvarig politisk erfaring og et omfangsrigt politisk netværk, som der trækkes på i denne sag. Bestyrelsen tog drøftelsen til efterretning. Punkt 7. Status for den aktuelle udvikling på AVU og det gymnasiale område Michael Bentzen Sandberg orienterede om den aktuelle udvikling på AVU. Optaget er netop startet og forventningen er, at der kommer en samlet fremgang på ca. 5%, undtaget på Fjern hvor der forventes en mindre tilbagegang. Ændringen af tælledatoen, så der fra 2017 tælles
senere end tidligere, skønnes at medføre en indtægtsnedgang på 800.000 kr. og Fjern er særligt sårbar i forhold til den ændring. Poul Lautrup orienterede om den aktuelle udvikling på det gymnasiale område. Der forventes 5 klasser på HF2 og de HF-enkeltfagsklasser der er udbudt, forventes oprettet (OBU, Stage, Kunst og Design og Film). VUC Aarhus har søgt om at være en af tre institutioner der får lov at oprette en klasse for kursister med autisme. Der er 27 institutioner for ungdomsuddannelse som har søgt og skolen afventer svar fra ministeriet. (Dagen efter mødet i bestyrelsen, fik VUC Aarhus meddelelse om, at skolen er blandt de tre institutioner, der får lov at oprette en gymnasial uddannelse for kursister med autisme.vuc Aarhus opretter en HF2-klasse). Alt tegner til et optag som budgetteret med et lille økonomisk plus i 1. halvår, som forventes opvejet af ekstra udgifter i efteråret. Peter Moesgaard orienterede om, at han havde hørt positive tilbagemeldinger om skolens Åbent Hus-arrangement for den kommende enkeltfagsklasse HF-Film. Drøftelse Ingen drøftelse. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 8. Drøftelse af udkast til Strategi 2020 og understøttende handleplaner (bilag 6 og 7). Strategi og handleplaner skal godkendes endeligt af bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 30/5. Grundet afbud fra 4 af bestyrelsens eksterne medlemmer besluttede de tilstedeværende, at gennemføre punkt 8 som en hurtig runde med fokus på handleplanerne. Erik Ernø-Kjølhede orienterede om, at arbejdet med strategien har været i gang længe (siden maj 16), og at det har været rundt i hele samarbejdsorganisationen. Der sigtes på at formulere en overordnet strategi med målsætninger for de områder der skal fastholdes og de områder der skal udvikles på skolen. Inden for disse rammer er der nu udarbejdet konkrete handleplaner. Selvom der er udsigt til en omskiftelig fremtid, så giver det rigtig god mening at arbejde med strategi. Fokus skal netop være på at sikre, at der på skolen er opmærksomhed på fleksibilitet og omstillingsparathed. Mogens Birkebæk foreslog, at man på Serviceområdet bruger mange kræfter på at tænke anderledes og finde ud af hvor området kan tåle at skære ned. Dette af hensyn til at begrænse nedskæringerne i undervisningen så meget som muligt. Michael Bentzen Sandberg og Poul Lautrup orienterede om hovedpunkterne fra henholdsvis AVU og det gymnasiale område. På AVU arbejdes med fokus på de kursister der kan og vil. På Fjern arbejdes der med yderligere digitalisering og vækst, så det kan blive rentabelt at drive Fjernundervisningen. På det gymnasiale område er der på kort sigt fokus på at få fodfæste i den
nye reform. VUC Aarhus vil fortsat være den bedste HF2 skole i byen og vi skal have et godt greb om reformen. Derudover arbejdes med tilrettelæggelser og kompetenceudvikling af underviserne. VUC Aarhus vil være en stor skole med et bredt udbud og høj overgang til videregående uddannelser. Skolen har en komparativ fordel ved at være den eneste skole i byen, der med garanti kan tilbyde de udvidede fagpakker som giver adgang til universitetsuddannelserne. Arbejdet med implementering af det nye HF foregår i fuld åbenhed og dialog med fokus på fastholdelse af en god og udviklende arbejdsplads samtidig med besparelser. Per Lund orienterede om fokus på Serviceområdet. Der arbejdes med tre hovedindsatser: Én enhed både fagligt og socialt, én skole hvor Service understøtter de pædagogiske afdelinger samt fokus på kvalitet og effektivitet fra mange forskellige vinkler. Udarbejdelse af handleplaner har været en god proces, hvor alle har været hørt og afdelingsudvalget har mødt alle enheder på området. Drøftelse Ingen drøftelse. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og ser frem til at godkende den endelige strategi med handleplaner på mødet i maj. Punkt 9. Eventuelt Erik Ernø-Kjølhede orienterede om, at det forventes, at det kunstværk af Erik A. Frandsen som skolen har fået doneret af Ny Carlsberg Fondet, bliver sat op jf. tidsplanen og dermed at det er på plads ved skoleårets start. Der planlægges fernisering den 25. august kl. 14 og bestyrelsen må meget gerne allerede nu sætte et forsigtigt kryds i kalenderen. Datoen er foreløbig og meldes ud når den er endelig. Det er samtidig håbet, at skolens planlagte nye tagterrasse ligeledes kan stå færdig til skolestart og evt. blive inddraget ifm. ferniseringen. Poul Lautrup orienterede om, at ministeriet havde meddelt, at dansk på C-niveau skulle nedlægges, men at ministeriet nu har meldt kontra på deres egen udmelding og dermed at dansk på C-niveau alligevel opretholdes.
I bestyrelsen: Hans Halvorsen Berit Eika Mogens Birkebæk Formand Næstformand Erhverv Aarhus Aarhus Kommune - B&U Aarhus Universitet Sanne Bjørn Peter Moesgaard Bente Steffensen Aarhus Byråd Erhvervsskolerne/ Personligt udpeget Uddannelsessamarbejdet Selvsupplering Jan Ankerstjerne Søren Gubi Axelsen Karin Nørholm Personligt udpeget Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentant Selvsupplering med stemmeret uden stemmeret Martin Christensen Kursistrepræsentant uden stemmeret Malou Marie Stadager Lassen Kursistrepræsentant med stemmeret Erik Ernø-Kjølhede Rektor