Sagsnr.: 2010/13540 Dato: 15-11-2010 Sag: Tilsyn med boligselskabsregnskaber 2008/ samt Sagsbehandler: Flemming Byrgesen Teksten i kursiv er identisk med teksten i sagsfremstillingen Sagens kerne Der foreligger årsregnskaber fra en række almene boligselskaber, som er behandlet efter proceduren godkendt på Økonomiudvalget møde den 3. november 2010. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at årsregnskaberne tages til efterretning, og at boligselskaberne tilskrives med de af BDO Kommunernes Revision foreslåede kommentarer. Sagsfremstilling Der foreligger årsregnskaber for 2008/ samt for følgende almene boligselskaber: 1/7 2008 30/6 Hundested Almennyttige Boligselskab (Selskabet har igangværende sager om Helhedsplan for Høje Tøpholm og Helhedsplan for Degnebakken) Lejerbo 1/10 2008 30/9 Boligselskabet af 1940 Den selvejende institution Ældreboliger i Melby Boligselskabet Nordsjælland Ølsted Andelsboligforening Halsnæs Boligselskab BDO Kommunernes Revision har gennemgået boligselskabsregnskaberne og anbefaler, at årsregnskaberne, under iagttagelse af de af BDO Kommunernes Revision afgivne kommentarer, tages til efterretning. Økonomisekretariatet har udarbejdet nærværende supplerende redegørelse om revisionens kommentarer. BDO Kommunernes Revision har om gennemgangen af ovennævnte boligselskabsregnskaber udarbejdet et 17 siders notat, som findes som bilag. Notatet indeholder i kapitel 1 og 2 en opremsning af lovgrundlaget og afgrænsning af gennemgangen. Kapitel 3 indeholder forskellige anbefalinger til administrationen og endelig er der i kapitel 4 en gennemgang af de enkelte boligselskabers regnskaber. Gennemgangen afsluttes for hvert boligselskab med en anbefaling fra BDO Kommunernes Revision om, hvilke kommentarer til regnskaberne det enkelte boligselskab bør tilskrives. 1/5
I nærværende redegørelse er BDO Kommunernes Revisions anbefalinger om med hvilke kommentarer de enkelte boligselskabers regnskaber kan tages til efterretning trukket ud. I BDO Kommunernes Revisions notat findes en mere detaljeret beskrivelse af enkeltforhold. Indledningsvis skal nævnes to afdelinger, som har særlige økonomiske problemer: Lejerbo, afdeling 135 Maglehøj Hundested Almennyttige Boligselskab, afdeling 28-5 Høje Tøpholm/28-11 Degnebakken For begge afdelinger gælder, at der er et større akkumulerede driftsunderskud samt udlejnings- og beboersammensætningsproblemer. Begge afdelinger er i dialog med kommunen og Landsbyggefonden med henblik på at finde (fremtidssikrede) løsninger på afdelingernes problemer. For Maglehøjs vedkommende er der mellem Lejerbo og kommunen udarbejdet en analyse "Maglehøjs Sociale Profil" i februar 2010 samt et katalog for indsatser til en samlet boligsocial indsats i Maglehøj. Materialet har været forelagt de politiske udvalg i henholdsvis april, maj og juni måneder 2010. Herudover arbejder Lejerbo på en ansøgning til Landsbyggefonden om støtte til en helhedsplan for afdelingen omfattende både fysiske, økonomiske og boligsociale problemstillinger svarende til et beløb på 70-90 mio. kr. For Høje Tøpholm/Degnebakkens vedkommende er der helhedsplaner under udarbejdelse, som forelægges beboerne/organisationsbestyrelsen og kommunen i november og december måned 2010. BDO Kommunernes Revision anbefaler, at en række forhold tages op på kommende dialogmøder mellem boligselskaberne og kommunen, jf. lov nr. 490 af 12. juni om styring og finansiering af den almene boligsektor. Administrationen vil drage omsorg for, at disse forhold frembringes på kommende dialogmøder. Gennemgangen af de enkelte boligselskabsregnskaber i form af BDO Kommunernes Revisions anbefalede kommentarer (idet afsnitsnummereringen følger nummereringen i BDO s notat): 4.1 Lejerbo - Frederiksværk, regnskabsperiode 1/10-2008 - 30/9- tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2008/, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskaberne for boligorganisationen, byggefond samt afdelingerne med tilhørende revisionsprotokol til efterretning. 4.2 Boligselskabet af 1940 i Frederiksværk, regnskabsperiode1/1-31/12- BDOs konklusion/anbefaling tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, tager regnskaberne for selskabet samt afdelingerne med 2/5
tilhørende revisionsprotokol til efterretning under forudsætning af, at boligorganisationens bestyrelse sikrer: At bestyrelsens årsberetning lever op til gældende regelsæt vedrørende afrapportering omkring forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal således årligt jfr. driftsbekendtgørelsens 70 stk. 2 - afrapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den af boligselskabet gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal samtidig redegøre for stadet for implementeringen af forvaltningsrevisionen, herunder fastlæggelse af politikker, målsætninger og forretningsgange m.v. Forholdet er ligeledes nævnt i forbindelse med tilsynet for tidligere årsregnskaber. At gældende regelsæt omkring bogføring af udgifter til tab ved lejeledighed efterleves. Forholdet er tidligere nævnt, ligesom boligselskabets besvarelse af 11. februar 2010 udtrykker enighed og efterlevelse fra regnskabsår. At tilsynet snarest tilsendes redegørelse for konstateret uoverensstemmelse mellem afdelingernes anførte tilgodehavender og det i organisationsregnskabet anførte skyldige beløb til afdelingerne. Afdelingsregnskaberne udviser samlet et tilgodehavende, der er ca. 340 t.kr. større end det i organisationsregnskabet anførte skyldige beløb til afdelingerne. At der skal foreligge forklaring til, hvilken betydning de konstaterede differencer har for regnskabsaflæggelsen. 4.3 Den selvejende institution Ældreboliger i Melby, regnskabsperiode 1/1-31/12- BDOs Konklusion/anbefaling tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskabet med tilhørende revisionsprotokol til efterretning. 4.4 Boligselskabet Nordsjælland, regnskabsperiode 1/1-31/12- tilsyn med afdelingsregnskabet for, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget afdelingsregnskabet med tilhørende revisionsprotokol til efterretning. 4.5 Ølsted Andelsboligforening, regnskabsperiode 1/1-31/12- tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2007 og 2008, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskaberne for boligorganisationen, 3/5
byggefond samt afdelingerne med tilhørende revisionsprotokol til efterretning under forudsætning af, at boligorganisationens bestyrelse sikrer: At der foretages berigtigelse i relation til udgift 21.448 kr. til tab ved lejeledighed, som er afholdt over afdelingsregnskabet mod rettelig via boligorganisationens dispositionsfond. 4.6 Hundested Almennyttige Boligselskab, regnskabsperiode 1/7-2008 30/6- tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for 2008/, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskaberne for boligorganisationen, byggefond samt afdelingerne med tilhørende revisionsprotokol til efterretning under forudsætning af, at boligorganisationens bestyrelse sikrer: At der fremadrettet sker en løbende kvartalsvis afrapportering til Halsnæs Kommune vedrørende den økonomiske situation i boligselskabet og dets afdelinger. Afrapporteringen skal - for såvel organisation som afdelinger - indeholde oplysninger om likviditet, overskridelser i forhold til budget samt yderligere vedrørende afdelingerne en oplysning om, hvorvidt henlæggelserne for de enkelte områder vurderes tilstrækkelige (talmæssig illustration). At der i førstkommende årsregnskab foretages berigtigelse i forhold til afdelinger, hvor udgifter i forbindelse med tab ved lejeledighed er afholdt over afdelingsregnskabet. 4.7 Halsnæs Boligselskab, regnskabsperiode 1/1-31/12- DBO s konklusion/anbefaling tilsyn med boligselskabet og gennemgang af regnskaberne for, der er udført af BDO Kommunernes Revision A/S, har taget regnskaberne for boligorganisationen, byggefond samt afdeling med tilhørende revisionsprotokol til efterretning under forudsætning af, at boligorganisationens bestyrelse sikrer: At regelsættets bestemmelser omkring forvaltningsrevision fremadrettet efterleves, hvilket er ensbetydende med, at boligselskabets bestyrelse, jfr. driftsbekendtgørelsens 70 stk. 2, skal rapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision, såvel vedrørende organisation som afdeling. At boligselskabets bestyrelse foranlediger, at selskabets revisor fremadrettet redegør nærmere for forvaltningsrevisionen - jfr. 95 stk. 5 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. herunder de lokalt fastlagte målsætninger og evalueringer herpå. 4/5
At revisor beskriver og tydeliggør den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de - i fastsatte handlingsplaner - beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt. Lov- og plangrundlag Lov om almene boliger Bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. Konsekvenser for miljø og sundhed Høring, dialog og formidling Konsekvenser for kulturarven Økonomi og afledt drift Ingen direkte økonomiske konsekvenser for kommunen. Personaleforhold Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at årsregnskaberne tages til efterretning. Bilag Ingen bilag. 5/5