Referat Møde Det Strategiske Uddannelsesråd Dato og tid Fredag den 24. november kl. 12.30-16.00 Sted Fredrik Bajers Vej 5, lok. 207 Faste deltagere Inger Askehave (IA) Lars Døvling Andersen (LDA) Hanne Dauer Keller (HDK) Jakob Stoustrup (JS) Malene Gram (MG) Bodil Brander Christensen (BBC) Lone Vestergaard (LOV) Helle Thomsen (HT) Heidi Linnemann Prehn (HLP) Lisa Krogh Christensen (LKC) observatør Studieservice Fibigerstræde 10 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Christina Dellgren Knudsen Telefon: 9940 7539 E-mail: cdl@adm.aau.dk Dato: 14.12.2017 Sagsnr: 2017-021-00077 Indbudte deltagere Afbud Referent Dekan Henrik Halkier, supportchef Michael Collin, Sabine Jensen Jåtog, AAU It Services og Rikke Ørngreen fra Institut for Læring og Filosofi, deltager i punkt 3; dekan Henrik Halkier deltager i punkt 4; Thøger Elmelund Kristensen, AAU It Services, deltager i punkt 5; Ole Garsdal Hansen, Økonomiafdeling, deltager i punkt 6 og 7 Christina Dellgren Knudsen Dagsordenspunkt Ansvarlig 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Opfølgning på godkendt referat Rådet havde ingen yderligere tilføjelser til opfølgningen på det godkendte referatet. Referater lægges på rådes hjemmeside. 3. Orientering fra projektet Videokonference på AAU efter evalueringen i sommer Dekan Henrik Halkier (HH), supportchef Michael Collin (MC) og Sabine Jensen Jåtog (SJJ) fra AAU It Services deltog i punktet samt Rikke Ørngreen (RØ) fra Institut for Læring og Filosofi (deltog via videolink fra Campus Købehavn). HH præsenterede rådet for hovedpunkterne fra evalueringen af videokonferencesystemet på AAU. Evalueringen fandt sted i foråret 2017, og rapporten vil blive sendt ud sammen med mødereferatet. Af rapporten fremgår det, at investeringerne i et ensartet teknisk udstyr til videokonference (VK) har en positiv virkning i forhold til sikring af driften og supporten. Der er i tillæg etableret en ordning med studentermedhjælpere til at hjælpe med teknikken. MC orienterede om, at der fortsat er visse udfordringer på den tekniske side, og at man arbejder på at løse disse. Der er bl.a. en ny opdatering på vej til systemet, og en aftale
med ny underleverandør er forhandlet på plads. Rådet spurgte ind til support til underviserne ved uforudsigelige udfordringer med VK, og MC henviste til ITS support. SJJ informerede om, at der er sket forbedringer ift. lys/lyd/akustik på campus i hhv. København og Esbjerg, og at man p.t. fortager forbedringer på dette område på Campus Aalborg. Man er særlig opmærksom på udfordringerne på Campus Esbjerg. RØ orienterede om, at mange undervisere ønsker videndeling eller supervision i brugen af VK. Dertil er der et behov for at få prioriteret timebrug til kompetenceudvikling inden for brugen af VK. RØ tilføjede yderligere, at tavlekrævende undervisning har særlige udfordringer, når der undervises via VK. Der arbejdes på at bruge dokumentkamera, og dertil kan den nuværende teknik understøtte brugen af elektronisk papir. HH afrundede præsentationen med en orientering om det videre forløb, hvor der påtænkes udsendelse af en ny spørgeskemaundersøgelse til ansatte og studerende i foråret 2018. Rådet tog præsentationen til efterretning og bemærkede vigtigheden af, at VK får ledelsesbevågenhed. Det skal sikres, at der anvendes VK på forsvarlig vis, og formålet med brugen af VK skal drøftes og udformes på ledelsesniveau. Overblikket over hvor stor en del af undervisningen, der foregår via VK, skal være kendt. Rådet mente, at en evaluering af videokonferencesystemet i foråret 2018 er for tidlig, og forslog i stedet en evaluering i foråret 2019 for at kunne måle på effekten af forbedringerne. Det blev besluttet, at styregruppen for projektet Videokonference på AAU skal udarbejde forslag til fælles guidelines for brugen af VK på AAU. Forslaget præsenteres for rådet på et kommende møde. Styregruppen for projektet udarbejder indstilling til godkendelse i DSUR 4. Uddannelser på tværs Dekan Henrik Halkier (HH) deltog i punktet og informerede rådet om, at prodekanerne for uddannelse, på foranledning af dekanerne, har arbejdet med at kortlægge udfordringerne omkring uddannelsesaktiviteter, der går på tværs af hovedområderne. Prodekanerne for uddannelse har på møder drøftet en række forslag til leverancer samt et forslag til den videre proces. Rådet blev præsenteret for forslag til leverancer knyttet til følgende fire overskrifter: 1. Økonomi 2. Længerevarende aftaler/hensigtserklæringer om køb/slag af timer 3. Styrkelse af tværgående forskningsaktiviteter 4. Andet vedr. tværfaglige uddannelse Rådet var enig om, at opdraget fremadrettet skal forankres i Det Strategiske Uddannelsesråd. De økonomiske aspekter af de udarbejdede forslag til leverancer skal endeligt godkendes i direktionen. Rådet vurderede, at leverancer under punkt 1 og 2 skulle indgå i første leverancefase. IA vil gerne, at der også arbejdes med en model, hvor man f.eks. afregner i STÅ, og rådet skal på et kommende møde præsenteres for nogle modeller. LKC orienterer Økonomiafdelingen i Fælles Service herom. LKC og ØA 5. Udrulning og implementering af Studieordningsbasen og Modulbasen Studieordningsbasen og Modulbasen er p.t. i pilotimplementering på to studienævn og forventes klar til udrulning til januar 2018. Thøger Elmelund Kristensen (TEK) fra AAU IT Services deltog i punktet og præsenterede rådet for implementeringsmodel og udrulningsplan. TEK anbefalede, at implementeringen af løsningerne sker i to faser, hvor modulbasen indgår i første fase efterfulgt af anden fase med studieordningsbasen. Rådet nikkede til tidsplanen for udrulning og implementering af løsningerne, og fremhævede vigtigheden af erfaringsudveksling på området samt progression i arbejdet. Fakultetskontorerne detailplanlægger og koordinerer udrulningen
TEK oplyste afslutningsvist, at styregruppen har et samarbejde med AAU Kommunikation omkring kommunikation i organisationen, når udrulning og implementering påbegyndes. 6. Udviklingen i studieaktiviteten på AAU, forventede aktivitetsbestemte indtægter sammenlignet med budget 2017 Ole Garsdal Hansen (OGH) fra Økonomiafdeling i Fælles Service havde udarbejdet notatet om udviklingen i aktiviteten, STÅ, internationalisering, bonusudløsende dimittender og EVU årselever sammenlignet med budget 2017. Rådet skulle drøfte notatets redegørelser og efterfølgende vil notatet blive behandlet i direktionen som orienteringspunkt. OGH præsenterede notatet og fremhævede forventede indtægtsændringer i forhold til budget 2017. På den ene side har AAU overvurderet STÅ-produktionen, og det giver underskud. På den anden side er der et fald i taksterne for taxameterbevillingen. Effektiviteten er god, men budgetteringen har ikke ramt rigtig. Oktober-prognosen laves på baggrund af kendte aktivitetsmønstre herunder, at de studerende i år 1, år 2 osv. efter optagelsen antages at lave samme antal STÅ pr. studerende. Fra og med prognosen for 2018 ændres dette, så der også tages eksplicit højde for frafald, idet restbestanden for de enkelte årgange indgår i den nye prognosemetode. OGH fremhævede, at beregningerne over forventede indtægter var foreløbige, da den endelige afstemning med aktivitetsindberetningerne med UDS først sker i november 2017, og taxameterbevillingen vedtages først ultimo året. Rådet bemærkede, at notatet var meget relevant ledelsesinformation. Mange af oplysningerne findes også i AAU s kvalitetssikringssystemet, men notatet giver et godt overblik og mulighed for at forholde sig til tallene på tværs af fakulteterne. Rådet tog notatet til efterretning og var enig om, at fakulteterne skal forholde sig til notatet og drøfte, hvad man bør være særlig opmærksom på. Prodekanerne og BBC er ansvarlige for at notatet bliver drøftet på fakultetsniveau. sender notatet i word-format til rådets medlemmer. Lone Hovgaard fra Kvalitetsenheden i Studieservice deltog også i punktet, og IA understregede, at der fremover skal laves en kobling til kvalitetssikringssystemet, når notater af denne type udarbejdes. Prodekanerne og BBC Kvalitetsenheden og ØA 7. Udviklingen i optaget på AAU, analyse af om de studerende bruger de tilbudte pladser, STÅ prognose og prognose for bonusudløsende dimittender I lighed med sidste år havde OGH udarbejdet et notat om 1.10 optagelsestal på AAU om indberettet til UDS i oktober 2017. OGH præsenterede notatet for rådet. OGH rettede særligt opmærksomheden på notatets analyse af, om de studerende bruger de tilbudte pladser, og hvordan det forholder sig med at ramme de lofter, vi har på uddannelserne. Når der er restpladser på de dimensionerede uddannelser, skyldes det i de fleste tilfælde, at lofterne ligger højt i forhold til antallet af kvalificerede ansøgere. Det blev bemærket, at et hurtigt svar fra AAU med tilkendegivelse om optagelse til internationale studerende har betydning for, om de takker ja til pladsen. Der er dog regler på området, som universitetet er underlagt, men det bør undersøges, om AAU kan gøre yderligere for at melde tilbage tidligere, end hvad man gør nu. Rådet tog notatet til efterretning og var også her enig om, at notatet er ledelsesinformation, som fakulteterne skal se nærmere på. Hvis der bliver behov for at få lavet fakultetsopdelte notater, kan disse efterfølgende rekvireres hos OGH. STS Prodekanerne og BBC Lone Hougaard fra Kvalitetsenheden i Studieservice deltog også i punktet. sender notatet inkl. ny side 6 i word-format til rådets medlemmer.
8. Drøftelse af tendenser og behov for nye uddannelser Ifølge Procedure for udvikling af nye uddannelser på Aalborg Universitet skulle rådet drøfte visioner og udvikling af universitetets fremtidige uddannelsesportefølje forud for ansøgning om udvikling af nye uddannelser i 2018. Prodekaner for uddannelse og BBC orienterede om de foreløbige, indledende overvejelser om udvikling af nye uddannelser i 2018 på deres respektive fakulteter. Prodekanerne kunne oplyse, at der var nye uddannelser herunder også masteruddannelser, som man enten overvejer eller ønsker at ansøge om i 2018. De øvrige rådsmedlemmer tog orienteringen til efterretning. I forbindelse med punktet understregede IA, at rektoratet vil drøfte ønskerne og komme med en tilbagemelding på hvilke aktiviteter, det er realistisk at gå videre med. 9. Kommissorium for task force vedrørende frafald og fastholdelse IA indledte punktet med en orientering om rådets historik ift. indsatsen Frafald og fastholdelse på første studieår, hvor rådet senest besluttede, at der skulle nedsættes en arbejdsgruppe med fokus på fastholdelse og frafald på første studieår med medlemmer repræsenteret ved Studieservice og fakulteterne. Rådet drøftede kommissoriets indhold og havde bl.a. bemærkninger til kommissoriets sammensætning af arbejdsgruppen. Rådet var enig om, at der med fordel kan indgå andre relevante interne personer, der arbejder med frafald og fastholdelse. Ligeledes så rådet det relevant at se på resultaterne af arbejdet med indsats 3 i strategien for studiemiljø omhandlende klar og tydelig kommunikation med de studerende. Rådet foreslog, at der bliver udarbejdet et eksempel på, hvordan et første studieårsforløb kan se ud. Et sådan eksempel kunne fungere som en afrapporteringsform for arbejdsgruppen til rådet. Et yderligere forslag var, at identificere nogle faste variabler, som man måler frafald på og dermed kvalificere grundlaget for viden om frafald på AAU. Rådet drøftede muligheden for at lade leverancerne knyttet til kommissoriet ske i faser, idet flere i rådet fandt tidsplanen stram. IA bemærkede, at arbejdet med en indstilling til rådet vedr. Learning Analytics kunne skrives ud af kommissoriet og i stedet blive et administrativt opdrag, som skulle præsenteres for rådet. Rådets forslag og bemærkninger blev taget til efterretning og kommissoriet justeres. Kommissoriet dagsordenssættes igen på mødet i januar 2018. Kvalitetsenheden Arbejdet med rådets indsats på frafald og fastholdelsesområdet sker sideløbende med fakulteternes egne indsatser på området, og HLP orienterede afslutningsvist om, at Kvalitetsenheden gerne hjælper med frafaldsanalyser og inviterede fakulteterne til at tage kontakt. 10. Adjunktpædagogikum procedure for håndtering af klager Rådet drøftede procedure og ansvarsplacering for håndtering af klager på Adjunktpædagogikum (AP) på AAU. Rådet var enig om, at klager skal stiles til den pågældende prodekan for uddannelse for hovedområdet, hvor ansatte der klager hører under. Ved behandling af klagen inddrages yderligere en prodekan for uddannelse. Afgørelsen træffes af de to prodekaner for uddannelse. Learning Lab bliver ansvarlige for at beskrive klagevejledningen samt sikre, at den lever op til gældende regler på området. HDK orienterer Learning Lab og AP om rådet beslutning. Klagevejledningen indgår som orienteringspunkt på rådets møde i januar 2018. HDK drøfter ligeledes med dekanen for Det Humanistiske Fakultet, hvordan AP skal forankres på AAU. HDK HDK
11. Forslag til udpegning af AAU s gymnasiebestyrelsesrepræsentanter Rådet drøftede rektoratets forslag til udpegning af AAU s gymnasiebestyrelsesrepræsentanter for den kommende periode 2018-2022. Rådet havde en enkelt ændring til forslaget, som blev taget til efterretning. Rådet fik yderligere en uge til at melde tilbage med evt. ændringer. Accept fra de udpegede sikres inden udpegningen fremsendes til de relevante gymnasier. Gymnasiesekretariatet 12. Meddelelser IA orienterede om følgende: Panelbesøg Fra d. 20.-22. november 2017 afholdte medarbejdere, studerende og eksterne eksperter møder med akkrediteringspanelet. IA roste de involverede medarbejdere for det store engagement. European Learning and Teaching Forum Mulighederne for at blive vært for European Learning and Teaching Forum i 2019 er blevet undersøgt, og da AAU ikke opfylder lokale-kravene, ansøges der ikke om værtskab i 2019. Godkendelse af indførelse af karakterkrav Det er nu godkendt, at der indføres karakterkrav på følgende tre uddannelser gældende fra optagelsen i 2020: Krav om mindst 7 i matematik B-niveau fastsættes på: 1. Bacheloruddannelsen i Medialogy (Aalborg) 2. Bacheloruddannelsen i Medialogy (København) Krav om mindst 4 i matematik A-niveau fastsættes på: 3. Bacheloruddannelsen i IT, Communication and New Media (København) Analyse vedr. internationale studerende Damvad har lavet en analyse af internationale studerende for Danske Universiteter, som har brugt analysen til at gøre opmærksom på, at de internationale studerende er en god forretning for Danmark. Analysen er sendt til rådets medlemmer til orientering. Tilbagemelding om medlem til akkrediteringsrådet AAU havde indstillet Lia Leffland og Søren Hindsholm til akkrediteringsrådet. Rektorkollegiets udpegningsudvalg har besluttet at indstille Hanne Harmsen, Innovationsfonden (genudpegning) og Tom Vindbæk Madsen, AU til Akkrediteringsrådet. Kort opsamling vedr. strategi for studiemiljø På det seneste møde i Studiemiljørådet fremlagde de tre task forces deres arbejde. IA bemærkede, at det er et meget flot arbejde, der er lavet i alle task forces, og der er god inspiration at hente fra de studerendes vinkel. Når den sidste rapport er færdig, får rådet dem alle til orientering. Rådet vil desuden få tilsendt referatet fra Studiemiljørådets sidste møde til orientering. Kvalitetsenheden Møde med prorektor ved AU IA har holdt møde med prorektor Berit Eika, og tilbagemeldingen er bl.a. et forslag om fællesmøde mellem prodekaner fra AU og AAU i løbet af foråret. Prodekanerne nikkede til forslaget. Status på digitaliseringsstrategien Der er i øjeblikket en proces i gang med revidering af det første forslag til digitaliseringsstrategien. På uddannelsesområdet har JS og IA fået indholdet til kommentering. Det forventes, at digitaliseringsstrategien behandles i direktionen i januar 2018. Rådets øvrig gensidig orientering: Rådet besluttede at flytte orienteringen om fakulteternes studiestartsundersøgelser til næste møde.
HDK orienterede om Undervisningens Dag 2018. Det blev fremhævet, at der enten på fakultets- eller institutniveau skal udsendes mødeindkaldelse via outlook til relevante modtagere, så kalenderen blokeres. JS orienterede om TECH s projekt om digitalisering af undervisningen. Der afholdes kickoff møde d. 8. december 2017. JS holder rådet opdateret om projektets forløb og resultater. HT orienterede om status for programmet for rådsinternatet d. 30.-31. januar 2018, som vil blive afholdt på Comwell Rebild Bakker. Studieintensitet bliver tema for dag 1, hvor der vil være oplæg v. forsker fra hhv. CUL på AU og CeFU samt præsentation af studieaktivitetsmodel og minimumstimetal. På dag 2 afholdes ordinært rådsmøde. Det var BBC s sidste mødedeltagelse i rådet, hvorefter prodekan for uddannelse på SUND Jeppe Emmersen tager over. IA rettede en særlig tak til BBC for det gode samarbejde og BBC s store indsats og engagement. 13. Eventuelt Der var ingen bemærkninger til punktet.