Referat fra møde i SVIF den 22.09.2016 Mødedeltagere: Finn Sørensen Tom Nielsen Anita Kristensen Mogens Juulsen Karen Vanggaard Afbud: Leo Winter Dagsorden: 1. Godkendelse af sidste referat 2. Orientering ved formanden 3. Orientering fra landsbyrådet 4. Orientering fra SVIF venner 5. Kort orientering fra udvalgene 6. Evaluering af sommerfesten 7. Overtagelse af Skalleruphallen / græsslåning status booking - budget 8. Alkohol og andre rusmidler politik 9. Politik for bortvisning af medlemmer 10. Eventuelt kigge på vores vedtægter 11. Idrætsweekend 12. Juleafslutning d. 16. december 2016 13. Generalforsamling 2017 a. Hvem er på valg? 14. Æresmedlemmer 15. Klubjakke status 16. Foreløbigt regnskab / Restancer opfølgning 17. Fordeling af tilskud fra vennerne 18. Ønsker fra de forskellige udvalg omkring udstyr/materiel 19. Evt.
1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Intet at kommentere 2. Orientering ved formanden Micki vil gerne lave basket. Vi skal passe på med at udvande de enkelte idrætsgrene, men samtidig tilbyde aktiviteter som holder på medlemmerne. Finn nævner Anders Dahl, som gerne vil lave juniorbadminton Forslag med gratis træning i oktober måned og evt. træningstid sammen med bordtennis, for at spare haltid. Vi skal være obs. på gengangere, så vi ikke får støtte to gange på medlemmer. Det er dumt at skulle tilbagebetale senere. Der er kommet reklame for CLUMEO medlemshåndtering. Vi undersøger ikke nærmere, da nuværende system fungerer fint. DANA CUP gav 49.518 tkr + salg i cafeteria. Der evalueres i år særskilt, med hver enkelt forening nogen skal have skæld ud (ikke os). Poul Martin efterspørger fordelingsnøgle skolen/hallen/svif. Bestyrelsens oplæg er følgende: 2016 fordeling 50% skolen, 20% hallen, 30% SVIF. 2017 fordeling 40% skolen, 20% hallen, 40% SVIF. Fodbold betaler vand/strøm til telt, da dette kører via fodbold egne målere. Dette skal vi være opmærksomme på når pengene fordeles mellem afdelingerne 3. Orientering fra Landsbyrådet Synergivej trænger til reparation. Det kniber med frivillig tid Tom foreslår at det evt. sammenkobles med arbejdsdag på skolen. Kan landsbypedellen udføre dette? Vejen er flittigt brugt, så indtrykket er at det kan svare sig at vedligeholde. 4. Orientering fra SVIF venner Leo kan ikke deltage på grund af fodbold, men orienterer at Vennerne er godt i gang med planlægning af julefrokost. 5. Orientering fra udvalg a. Fodbold Har trukket U13 pga. manglende spillere. Arbejder til gengæld på at oprette et pigehold til næste sæson. Der er allerede positive tilkendegivelser fra flere spillere. Fodboldudvalget er i gang med planlægning/koordinering af indendørssæson. Ser lovende ud, med 3 tuneringshold. (opstart oktober) Caspar S. har meddelt at han stopper i udvalget og samtidig ønsker at blive fritaget for træner jobbet.
Seniorholdene kører godt og spiller med om gode placeringer b. Gymnastik Sæsonstart for juniorholdet d. 7. september, familiegymnastik d. 12. september og øvrige d. 14. september. Der er godt styr på instruktører. 8 hjælpeinstruktører som tager ansvar Det er dejligt! Der er indkøbt ny trampolin for egen regning, mens der ansøges til yderligere indkøb med støtte fra Spar Nord Fonden. Håber at kunne fremvise nye redskaber efter juleferien. c. Seniorer Jubilæum den 17. september. 56 er tilmeldt. Der sat en pris på 180 kr./kuvert, medlemmer betaler 100 kr. 2 udvalgsmedlemmer går ud, Lisbeth + Jørgen. Der er nye folk på vej ind Fremadrettet fokuseres der på få, men gode arrangementer. d. Volley Har fået nye net/udstyr og føler sig klar til sæsonstart i uge 38 for både børn og voksne. Hvem sørger for opslag på SVIF.dk og hjemmeside? Fortsat Stine 6. Evaluering af sommerfest Mogens synes det er hårdt efter Dana Cup. Det er meget arbejde når man i forvejen bruger en stor del af sin fritid i foreningen. Børnefodbold kræver især meget energi i ugen op til. Det forsøges arrangeret inden Dana Cup, så presset minimeres. Der snakkes tombolagevinster. Vi spørger mange steder og får mange afslag, for at lette arbejdet kunne vi måske fjerne de som ikke giver. Desuden er kvaliteten meget blandet. Hallen behøver ikke at være åben fredag aften. Der er ikke folk nok til at fylde alle aktiviteter, det er derfor oplagt at reducere udbuddet. Volley og gymnastik fint tilfredse med fremmøde om lørdagen. Volley havde 2 hold med udskiftere i et par timer, mens gymnastik så flere nye ansigter. Skal sponsorer inviteres til festen? Tages op ved næste års planlægning Vennerne indkalder til evaluering senere. 7. Overtagelse af skalleruphallen / græsslåning status booking budget Bookinger gymnastik + bordtennis. Skal koordineres/tilrettes. Mogens taler med kommunen Budget for SVIF s egne timer. Hvad kan fodbold betale for omklædning? Budgetsat til ca. 22500 kr. Ansøgning på medlemmer skal ramme præcis, men gerne lidt over. Da man ikke får tilskud for resten, hvis antallet opjusteres
Bordtennis ikke oprettet i system. Martin booker så det passer. Hovedforeningen booker bordtennis. Kommunen slår stadig græs, efter overdragelse 8. Alkohol og rusmiddelpolitik Skal laves snart! Al rygning forbudt i hallen og omklædningsrum. Mogens finder/laver udkast. 9. Politik for bortvisning af medlemmer Mangler skriftlig politik for bortvisning. Alle bortvisninger sker i bestyrelsen. Kun en korrespondanceperson i disse sager. 10. Vedtægter Anita har ikke længere et barn under 16 år. Vedtægter ændres ved næste generalforsamling, så bestyrelsesmedlemmer ikke behøver være aktive udøvere 11. Idrætsweekend Afholdes den 8.-9. oktober 2016 kl. 13.00-11.00 Hver afdeling finder aktivitet. Volley og fodbold udendørs. Resten inde. To aktiviteter ad gangen 1 inde og 1 ude (lørdag). 13.30-14.30 gymnastik og volley 14.30-15.30 gymnastik og volley 15.30-16.00 Pause 16.00-17.00 badminton + bordtennis og fodbold 17.00-18.00 badminton + bordtennis og fodbold Søndag = KRIG. (martin) Aktivitet aften? Gæsteindslag. Martin. Aftensmad: Pita/burger/wraps. Husk allergi ved tilmelding. 12. Juleafslutning afholdes i ActionHouse den 16.12.2016. Det foreslås at arrangementet er gratis Vi vedtager at det er fint med brugerbetaling på 50 kr. som vanligt. 13. Generalforsamling 2017 Afholdes den 28.02.2017.
Tom, Finn, Leo, Claus på valg Leo overvejer at stoppe, mens resten forventes at modtage genvalg 14. Æresmedlemmer Der er ikke nogen oversigt på tidligere æresmedlemmer. Dette bør overvejes. Der findes emner til næste bestyrelsesmøde 15. Foreningsjakke Eksempler hurtigst muligt. Jakke kun med logo i rød. Børne- og voksenstørrelser. Prøves i Jysk Erhvervsbeklædning? Martin. 16. Foreløbigt regnskab 370 tkr. på konto. Der skal indgives budget for udøvere i de enkelte afdelinger senest 07.10.2016. Medlemmer opdeles over/under 25, skal være rimeligt præcis 17. Fordeling af tilskud fra Vennerne - Finn undersøger. 18. Ønsker fra de forskellige udvalg Gymnastik ansøger Spar Nord Fonden om tilskud til nye redskaber. Senior overvejer flytning fra Jyske Bank - Ny kasserer bestemmer. 19. Evt. Anne Marie Dahl har været på kursus - Anita har godkendt. Anita vil gerne have hjælp til inkassering af penge til Juleafslutningen Regler for æresmedlemmer - Kun hvis bestyrelsen indbyder er det gratis, ellers betaler man som øvrige. Bordtennis spørger til flere borde, hvis deltagerantallet stiger. Især opbevaring er problem i hallen. Vi tager stilling hvis situationen opstår Mogens har indkøbt bats til fordelagtig pris som videresælges til spillere. Det bestemmes at der oprettes særskilt afdeling til bordtennis Finn finder plads i regnskabssystemet Fodbold mangler plads til bolde mv. og finder det hensigtsmæssigt at placere det oven til kælderen, ved trappen. Mulighederne undersøges sammen med overtagelse af hal og evt. investeringer. Næste møde den 30.11.2016.