Selskabsbestyrelsesmøde Parkvænget 25, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 18.00 Deltagere: Selskabsbestyrelsen L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres 1. L Kick off til gruppe arbejde og info om temaer 2. L Opfølgning fra sidste møde 3. O Kommende arrangementer: 8/5 temamøde om driftsrelaterede spørgsmål 12/5 Repræsentantskabsmøde i BL s kreds 2. 19/5 BL 14 stk. 2 20/5 temamøde om selskabets regnskab 24/5 repræsentantskabsmøde 3/6 2014 repræsentantskabsmøde BL 4. L Godkendelse af budgetter, takster, timepriser og bidrag Oversigt var fremsendt; som bilag 1 budget for Boligselskabet Sjælland, som bilag 2 budget for den fælles drift og som bilag 3 oversigt over de indstillede takster, timerpriser og bidrag. Ovenstående var indstillet til Selskabsbestyrelsens godkendelse. De fremsendte budgetter og takstblad blev gennemgået. Der sættes for budgetåret 2016 et effektivitetsmål til senere godkendelse i Budgetrammerne, takster og bidrag blev godkendt. Den samlede stigning på administrationsbidraget bliver 2 % samt de tidligere besluttede kr. 95/lejemål for ESDH. Timepriser for ejendomsfunktionærer, områdeledere og assistenter samt dv-projektledere blev godkendt. Når en ejendomsfunktionær udfører synsopgaver sker dette til taksten for syn. De ejendomsfunktionærer, der syner er uddannet heri dog ikke indflytningssyn. 1
5. O Indstilling vedr. helhedsplan i afd. Bent Grubbesvej, Holbæk Som bilag 4 var indstilling om skema A fremsendt. Skema A var vedlagt som bilag 4a. Som bilag 5 var indstilling vedr. finansieringsskitse fremsendt. Finansieringsskitsen var vedlagt som bilag 5a. Finansieringen blev gennemgået, herunder forskellen på støttede og ustøttede lån. Indstillingen og skema A blev godkendt. Finansieringsskitsen blev godkendt. 6. O Godkendelse af afdelingsregnskaber Godkendelse af godkendte regnskaber (regnskaberne er godkendt siden Selskabsbestyrelsesmødet den 22/4 2014): Afd. Møllebankerne, Borup Afd. Parkvænget, Roskilde Afd. Kløverparken II, Roskilde Afd. Kastaniegården, Holbæk Afd. Kløvermarksvej 19-21, Holbæk Afd. Anders Larsensvej 40-46, Holbæk Afd. Knolden, Roskilde Afd. Svinget Issefjordsvej, Holbæk (bilag 6 udgår således) Følgende regnskaber er pt. Ikke godkendte: Afd. Anders Larsensvej-Kapellanvej-Sejerøvej, Holbæk Indstilling vedlægges som bilag 6a. Afd. Bjergmarken, Holbæk Indstilling vedlægges som bilag 6b. Afd. Børnehaven Filuren, Roskilde Der er ingen afdelingsbestyrelse i afdelingen, hvorfor regnskabet indstilles til godkendelse i den fremlagte form. Regnskabet udsendes i særskilt mail. Afd. Kløverparken I, Roskilde 2
Afd. Nygade 10-13, Østergade 33-39, 38-44, Tølløse Afd. Østergade 17-113, Tølløse Afd. Asylgade-Rughaven, Roskilde Afd. Spritfabrikken, Roskilde Afd. Rønnebærparken og ungdomspensionen i Rønnebærparken Afdelingsbestyrelsen har meddelt, at regnskaberne er godkendte, men har endnu ikke returneret dem i underskrevet stand. Regnskaberne indstilles derfor til godkendelse i den fremsendte form. Afd. Moesgården, Roskilde Der har været afholdt møde om afdelingens indsigelse til regnskabet. Eksterne bilag er godkendt. Der er et ønske om mere detaljeret fakturering af EF timer samt ønsker til et bedre opfølgning på ekstranettet af bilag, hvilket vi er ved at undersøge muligheden for. Regnskabet for Afd. Anders Larsensvej-Kapellanvej-Sejerøvej, Holbæk blev enstemmigt godkendt. Regnskabet for Afd. Bjergmarken, Holbæk blev enstemmigt godkendt. Afd. Børnehuset Filuren, Roskilde blev enstemmigt godkendt. 3
7. L Skiltning De resterende godkendte og ikke-godkendte regnskaber blev herefter, enkeltvist, enstemmigt godkendt. Alle regnskaber for selskabet og dets afdelinger er således godkendte og indstilles til repræsentantskabets godkendelse. 8. L Orientering om gule og røde afdelinger 9. O Resultat pr. 31/3 2014 Resultatet for Boligselskabet Sjælland og den fælles drift blev gennemgået på mødet. Generelt forventes årets resultat at stemme overens med budgetterne. Orienteringen blev taget til efterretning. 10. O Byggeregnskab, afd. Sems Have Byggeregnskab (skema C) og protokollat var fremsendt som bilag 10 og 10a. Byggeregnskab (skema C) og protokollat blev enstemmigt godkendt og underskrevet på mødet. 11. O Repræsentantskabsmøde endelig dagsorden, herunder forslag Udkast til endelig dagsorden var fremsendt som bilag 9. Dagsordenen blev gennemgået, herunder drøftelse omkring indstilling af kandidater til Den endelige dagsorden blev foreløbigt godkendt. Der er ekstraordinært møde i selskabsbestyrelsen 13. maj, hvis der kommer forslag, der skal behandles af 12. L Orientering fra direktionen 13. O Orientering fra forretningsudvalget 4
Dagsorden til Selskabsbestyrelsesmøde udarbejdet. 14. O Udvælgelse af fokuspunkter på selskabet TV indslag om bestyrelsesmødet Der lægges et offentligt referat på selskabets hjemmeside. Som supplement hertil fokuserer vi efter hvert møde via TV indslag på de væsentligste punkter fra bestyrelsesmødet. Følgende punkter blev udvalgt: Budgetter og takster er godkendt Helhedsplaner Til drøftelse og beslutning 15. O Orientering fra bestyrelsen God effekt af møde med afdelingsbestyrelser med selskabsbestyrelsesmedlemmer. 16. O Orientering fra områderne Ingen punkter 17. L Evaluering af dagens møde 18. Eventuelt Næste møde afholdes den. 11. juni 2014. Evt. ekstraordinært møde den 13. maj 2014 Husk repræsentantskabsmødet 24. maj 2014 kl. 8.30 5