Ledelsesorganisering i Vestsjællands Brandvæsen Den nuværende beredskabschefgruppe, medlemmerne af driftsforum, kommunaldirektøren fra Kalundborg Kommune samt konstitueret beredskabsdirektør var den 6. august 2015 samlet til et seminar på Vilcon Konferencegaard i Slagelse. Målet for seminaret var at udarbejde mindst 2 forskellige modeller for ledelsesorganisering. Som udgangspunktet for udarbejdelse af modeller udvalgtes flg. 5 hovedtemaer: 1. Service og driftsmæssig nærhed til kommuner, borgere og virksomheder 2. organisatorisk sammenhængskraft / fælles kultur 3. styrket faglighed (kvalitet i ydelsen til modtagerne) 4. stærk ledelse: synlighed ift. medarbejdere, handlekraft og ansvarsfordeling 5. effektiv forretningsdrift (effektivisering, udvikling og udbud) Mercuri Urval var proceskonsulenter på seminaret - og har efterfølgende udarbejdet et notat om de 2 grundmodeller med tilhørende undermodeller, der blev resultatet af seminaret (vedlagt). Såvel beredskabschefgruppen som driftsforum har efterfølgende bakket op omkring notatet - og tilkendegivet, at alle de i notatet omtalte modeller er brugbare og vil kunne bringes i anvendelse. Notatet er endvidere sendt i høring i de lokale MED-udvalg, således at MED-udvalgenes høringssvar vil kunne indgå i Den Politiske Styregruppes behandling af sagen. Høringsfristen er fastsat til den 29. august 2015, hvorfor det bliver nødvendigt at eftersende høringssvarene til Den Politiske Styregruppes medlemmer. Den decentrale Operativt beredskab Responstiderne er afgørende for den geografiske placering af brandstationerne. Dermed er det også på forhånd givet, at det operative beredskab er decentralt funderet. Forebyggeende beredskab / myndighedsopgaver. Det er i ejerstrategien fastsat, Det forebyggende beredskab skal tilrettelægges på en sådan måde, at at der opbygges en bæredygtig myndigheds/forebyggelsesfunktion, hvor medarbejderne har et højt kvalifikations- og kompetenceniveau - og har den fornødne specialisering et antal medarbejdere placeres decentralt, evt. i tilknytning til de lokale, kommunale brandstationer at medarbejdere tilknyttes decentralt på en sådan måde, at der udvikles lokalkendskab, herunder samarbejdsrelationer til lokale bygherrer, rådgivere, virksomheder m.v., samt en kollegial samarbejdsform mellem 60-fællesskabets medarbejdere og kommunale medarbejdere at medarbejderne i den decentrale myndighedsfunktion lokalt danner bindeleddet mellem det forebyggende og det operative myndighedsarbejde, eks. ved deltagelse i planlægningen og afholdelse af lokalt tilrettelagte øvelser for det operative mandskab på lokale virksomheder, insti- 1
tutioner, skoler, plejecentre m.v., samt ved varetagelse af indsatsledervagter og deltagelse i udrykninger i dagligdagen at der udarbejdes skriftlige aftaler mellem 60-selskabet og de kommunale myndigheder, der bl.a. beskriver: o samarbejdsflader, hvor det er hhv. 60-selskabet og kommunen, der har myndighedsansvaret o arbejdsgange i samarbejdet, herunder mødefora o sagsbehandlingstider o hvordan og i hvilket omfang 60-fællesskabets medarbejdere er til rådighed for møder med virksomheder og borgere Ovenstående har været en grundlæggende forudsætning for udviklingen af de 2 grundmodeller og i alt 5 varianter - og lever således op til disse forudsætninger. Administration Det er fastsat, at hovedadressen bliver Højvangen 9 i Svebølle - samt at Kalundborg Kommune er administrationskommune. I alle modeller er der angivet en stabsfunktion. Stabsfunktionen skal løse de almindelige sekretariatsfunktioner, som er i en organisation af denne størrelse. Snitfladen mellem opgaver, der løses af Kalundborg Kommune og de opgaver, Vestsjællands Brandvæsen skal løse, er endnu ikke endeligt fastslagt. Men udgangspunktet er, at Kalundborg Kommunes centraladministration skal servicere Vestsjællands Brandvæsen på samme måde, som kommunale institutioner i øvrigt bliver det. Dvs. at data fødes decentralt og behandles centralt - i videst muligt omfang digitalt. Der vil derfor være behov for en mindre, decentral stabsenhed i Vestsjællands Brandvæsen til at understøtte beredskabskommission, samarbejdsudvalg, direktør og chefer m.v., varetage kommunikationsopgaver (intern/ekstern kommunikation, hjemmeside m.v.), anvise bilag, diverse indberetninger m.v. Selskabets ledelse. I ejerstrategien fastsættes, at ledelseshierarkiet opbygges af få ledelseslag - og med det nødvendige, men tilstrækkelige antal ledere. Der er i de udarbejdede forslag til ledelsesorganisering taget udgangspunkt i, at chefniveauet har budget- og personaleansvar. Mellemledere i øvrigt vil alene have fagligt og/eller koordinerende ansvar. Der er i øvrigt taget udgangspunkt i, at når ledelsesstrukturen er besluttet og cheferne udpeget, skal den enkelte chef udarbejde forslag til organisering af eget område - med udgangspunkt i de principper, der er fastsat i ejerstrategi m.v., herunder den decentrale. 2
Modeller til ledelsesorganisering Model 1, funktionelt opdelt model: Beredskabskommission Driftsforum Ledergruppe Beredskabsdirektør Stab Funktion A Funktion B Funktion C Model 1 er en traditionel, hierarkisk opbygget organisationsmodel med direktør som øverste, administrative chef og 3 chefer i det underliggende niveau. I alle 3 varianter af modellen er der en funktionschef for det operative beredskab samt en funktionschef for det forebyggende beredskab. Forskellene ligger således primært i den 3. funktionschefs ansvarsområder: I model 1a) for sideaktiviteter I model 1c) for sideaktiviteter og stab, og i model 1c) har den 3. funktionschef ansvaret for uddannelse m.v. - og ansvaret for sideaktiviteterne placeret hos chefen for det operative beredskab. Model 2, geografisk matrix-model Beredskabskommission Driftsforum Ledergruppe Beredskabsdirektør Stab Område 1 Område 2 Område 3 3
I model 2 har områdechefen drifts- og personaleansvar for et antal fysiske lokationer. Dvs. chef for de operative medarbejdere, de forebyggende medarbejdere og for medarbejderne i sideaktiviteterne på de lokationer, der er tilknyttet chefområdet. Samtidig er områdechefen ansvarlig (fagchef) for et tværgående fagområde: operativt beredskab, forebyggende beredskab eller sideaktiviteter. Forskellen på model 2 a) og 2b) er antallet af områder: i model a) er der 3 områder I model 2b) er der 2 områdechefer samt en funktionschef for alle sideaktiviteter på tværs af områderne. Indstilling: Konstitueret direktør indstiller model 1 c), dog således at Storebæltsberedskabet organisatorisk hører under det operative område. Model 1 motiveres med: Sikker drift er prioritet nr. 1. Model 1 er en klassisk, gennemprøvet organisationsmodel, hvor opgave- og ansvarsplacering er klar og entydig. Hvorimod opgave- og ansvarsfordeling er knap så entydig i en matrixmodel. Det vil tage længere tid at udvikle og implementere en matrixmodel end en traditionel, funktionsopdelt organisation. ledelseskulturen i beredskaberne betinger en éntydig ledelsesstruktur der skal opbygges én organisation som har fælles vision og mål samt fælles kvalitets- og servicestandarder. Med en organisation, der er områdeopdelt, er risikoen for, at der opstår "siloer" meget nærliggende. i forbindelse med udbud bliver ansvaret for udbud og indgivelse af kontrolbud adskilt der er fokus på fagligheden synlighed og fokus på den decentrale skal i såvel model 1 som model 2 være et ledelsesmæssigt indsatsområde Model c) motiveres med: i ejerstrategien er det forudsat, at sideaktiviteter har til formål at sikre mandskab til den operative indsats. Dvs. at medarbejdere i sideaktiviteter til enhver tid også vil være ansat i den operative styrke. Derfor bør der også være en organisatorisk sammenhæng mellem sideaktiviteter og det operative område. RESC samt de relativt omfattende uddannelsesaktiviteter, som gennemføres decentralt for kommunale enheder og andre offentlige institutioner, er en meget væsentlig del af virksomheden - og bør have fuld ledelsesfokus for at sikre det store udviklingspotentiale, der er i området. Det vil ligeledes være naturligt at lægge andre udviklingsaktiviteter ind i "uddannelseschefens" ressortområde. 4
Placeringen af Storebæltsberedskabet motiveres med: i den variant af model 1 c), som er beskrevet i notatet fra Mercuri Urvall, er Storebæltsberedskabet placeret som en del af uddannelseschefens ansvarsområde - for at sikre sammenhængen med RESC. Beredskabschefgruppen har imidlertid i enighed anbefalet, at Storebæltsberedskabet, uanset hvilken model, der vælges, bliver en integreret del af det operative beredskab. 5