Referat Deltagere: Jens Andersen (formand) (afbud), Marianne Evers, Kim Leck Fischer, Jenny Heinrichs, Margit Siig Mortensen (afbud), Jes Hansen, Gunhild Krogager Carlsson (afbud), Richard Faarup (afbud), Dorethe Bay Christiansen (afbud). Sekretariat: Karin Winther Tina Francke Ravn, Koncern HR deltog under punkt 3 Side 1 af 15
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Godkendelse af referat... 4 3. Ny MED-grunduddannelse - og principper og temaer for opfølgningskurser5 4. MED-aftalen - kort fortalt... 8 5. Ramme for modernisering af Region Sjællands personalepolitikker... 10 6. Gensidig status på implementering af ny MED-aftale i Region Sjælland... 12 7. Gensidig orientering... 14 8. Eventuelt... 15 Side 2 af 15
Sag nr.: 1 Journalnummer: 12-002880 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Side 3 af 15
Sag nr.: 2 Journalnummer: 12-002880 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 3. juli 2014. Personalepolitisk underudvalgs behandling Referatet blev godkendt Side 4 af 15
Sag nr.: 3 Journalnummer: 12-002880 3. Ny MED-grunduddannelse - og principper og temaer for opfølgningskurser Resumé Som følge af ændringer af overenskomst- og aftalefornyelsen per 1. april 2013 samt Region Sjællands nye MED-aftale med ikrafttrædelse den 1. januar 2015 udbydes en ny MED-uddannelse i Region Sjælland med virkning fra den 1. januar 2015. MED - Hovedudvalget er ansvarlig for uddannelse og efteruddannelse af MED - organisationens medlemmer. Hovedudvalget skal godkende udmøntning af ny MED - grunduddannelse og fastlægge principper for anvendelse af- og temaer for opfølgningsdage. Sagsfremstilling/bilag Ændret ramme for ny MED-Uddannelse De væsentligste ændringer i udmøntningen af MED-uddannelsen i Region Sjælland i forbindelse med den ny rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse er: MED-grunduddannelsen er obligatorisk for alle MEDudvalgsmedlemmer inden for det første funktionsår MED-grunduddannelsens varighed er 14,8 timer til forskel for tidligere 29,6 timer. Alle udvalgsmedlemmer har ret til opfølgningskurser af 1 dags varighed. Leverandør af ny MED-grunduddannelse Parternes Uddannelsesfællesskab (PUF) har varetaget afholdelse af MEDgrunduddannelsen i Region Sjælland siden 2007. PUF varetager ligeledes udviklingen af en ny MED-grunduddannelse. Følgende emner er i fokus i relation til udvikling af den ny MED-grunduddannelse: o Skabelse af MED identitet, herunder hvad er formålet med MED og hvordan skaber MED-udvalget værdi i relation til kerneopgaven? Side 5 af 15
o o Kompetenceforhold i MED-arbejdet, herunder betydningen af information og drøftelse Identifikation af MED-udvalgets opgaver og forpligtigelser PUF arbejder i øjeblikket på en nærmere beskrivelse af grunduddannelsen som forventes ultimo september. Der har i hele forløbet været et tilfredsstillende samarbejde mellem PUF og Koncern HR, og kursusdeltagernes tilbagemeldinger på uddannelsen har ligeledes været meget positive. Koncern HR foreslår, at Region Sjællands fortsætter samarbejdet med PUF vedr. afholdelse af MED-uddannelsen i Region Sjælland. MED-uddannelsens 2 moduler af hver 2 dages undervisning, er hidtil afviklet med ca. 1 måneds interval mellem hver modul. PUF anbefaler at samme model fortsætter, hvor modulerne dog efter den nye grunduddannelse vil have varighed på 1 dag. Formålet er at sikre mulighed for opsamling af praksiserfaringer, med emner berørt i undervisningen, imellem modulerne. Det anbefales, at MED-uddannelsen i Region Sjælland fortsat består af to moduler af hver 1 dags varighed. Opfølgningskurser PUF udvikler og udbyder løbende en række opfølgningskurser. Opfølgningskurserne vil blive afviklet fra 2. kvartal 2015 og frem. I ønsket om at minimere risiko for aflysning af kurser med for få tilmeldinger, anbefaler PUF, at 3-5 opfølgningskurser udvælges og udbydes i regionen. Det anbefales at 3-5 opfølgningskurser udvælges per år PUF udbyder en lang række, for regionen, relevante opfølgningskurser. For emner til opfølgningskurser se link til PUF hjemmeside. Koncern HR foreslår at følgende opfølgningskurser bliver udbudt i Region Sjælland i 2015: 1. Information og drøftelse - Hvornår og hvorfor er det information, drøftelse eller beslutning. 2. MED og budget - budgetårshjul, - MED-udvalgets roller og opgaver i forhold til budgetprocessen. I forbindelse med implementering af ny MED-aftale og dermed nyvalgte MEDudvalg er det forventeligt, at der er behov for en hurtig introduktion til arbejdet i MED-udvalget, samt en mulighed for en nærmere introduktion til konsekvenserne af den nye MED-aftale for de nye MED-udvalg. Koncern HR foreslår, at der udbydes et særskilt opfølgningskursus med følgende indhold: Side 6 af 15
3. Kom godt i gang med ny MED-aftale - Ændringer som følge af ny MED-aftale - Formalia - Årshjul, dagsorden, referater m.m. Der kan i den sammenhæng være behov for at hele udvalg deltager i opfølgningskurset. Derfor vil det være hensigtsmæssigt med et kursus med to tilmeldingsmuligheder. Koncern HR foreslår, at tilmeldingen til kurset Kom godt i gang med ny MED-aftale, kan foregå i normalt udbudte kurser med enkelttilmeldinger, eller som gruppetilmeldinger af hele MED-udvalg. I sidste tilfælde er der mulighed for at undervisningen kan foregå på udvalgets lokation. Kurset vil blive udviklet af PUF i samarbejde med Koncern HR og afholdt af PUF undervisere. Opfølgningskurset vil blive afviklet fra marts 2015 og frem. Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter anbefalingerne/forslagene om: At samarbejdet med PUF om MED-uddannelsen fortsætter At MED-uddannelsen består af to moduler af hver 1 dags varighed med minimum 1 måneds interval. At der vælges 3-5 opfølgningskurser per år i Region Sjælland. At 2 temaer for opfølgningskurser i Region Sjælland i 2015 bliver Information og drøftelse samt MED og budget. At der udbydes et særskilt tema for opfølgningskursus i 2015 - Kom godt i gang med ny MED-aftale. At der bliver mulighed for gruppetilmelding ved særskilt tema for opfølgningskursus i 2015 Kom godt i gang med ny MEDaftale. Personalepolitisk underudvalgs behandling Personalepolitisk underudvalg tilsluttede sig alle anbefalinger/forslag i sagsfremstillingen. Det blev drøftet, at det er vigtigt, at uddannelsen har lokal forankring. Det kræver tæt kontakt til underviserne, idet ingen af nuværende undervisere er ansat i Region Sjælland. Side 7 af 15
Sag nr.: 4 Journalnummer: 12-002880 4. MED-aftalen - kort fortalt Resumé Udkast til MED-aftalen kort fortalt, der matcher indholdet i Region Sjællands nye MED-aftale, er udarbejdet. Personalepolitisk underudvalg drøfter udkast til MED-aftalen kort fortalt med henblik på at der kan ske godkendelse på MED-Hovedudvalgets møde den 7. oktober 2014. Sagsfremstilling/bilag Udkast til ny version af MED-aftalen kort fortalt er udarbejdet med det formål at give regionens ansatte en kort introduktion til Region Sjællands MED-aftale samt at kommunikere ånd og holdning i samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i Region Sjælland. Målgruppen for MED-aftalen kort fortalt er ansatte, der ikke selv er repræsentant i MED eller i en arbejdsmiljøgruppe. Bilag 1: Udkast til MED-aftalen kort fortalt Indstilling at Personalepolitisk underudvalg drøfter udkast til MED-aftalen kort fortalt Personalepolitisk underudvalgs behandling Personalepolitisk underudvalg tilsluttede sig målgruppe og indhold i MED- Aftalen kort fortalt. Der var enkelte forslag til tekstmæssige justeringer samt tilføjelser, der blev aftalt indarbejdet. Grundet de forestående dialogmøder om ny MED-aftale valgte Personalepolitisk underudvalg at godkende materialet på vegne af MED- Side 8 af 15
Hovedudvalget, således at MED-aftalen - kort fortalt kan ligge klar til det første dialogmøde den 30. september 2014. Side 9 af 15
Sag nr.: 5 Journalnummer: 12-002880 5. Ramme for modernisering af Region Sjællands personalepolitikker Resumé I Program for Region Sjælland Vision og Handlingsplan står: Vi ønsker at afbureaukratisere, herunder fremme tillid, fordi det er en forudsætning for en effektiv opgaveløsning. Det giver mulighed for nye måder at løse opgaverne på, og sparer ressourcer til unødvendig dokumentation og registrering. Tillid skal være en bærende værdi i samarbejdet mellem kolleger om kerneopgaverne i Region Sjælland. Af Handleplan og Vision 2014-2017 fremgår, at tillid som bærende værdi skal indarbejdes i regionens personalepolitikker, når disse skal revideres eller moderniseres. Sagsfremstillingen beskriver rammen for modernisering af Region Sjællands personalepolitikker. Sagsfremstilling Koncern HR foreslår følgende ramme for arbejdet med den politiske målsætning på tillidsområdet: Når de nye MED-udvalg er etableret efter 1/1 2015 igangsættes en moderniseringsproces af regionens personalepolitikker. Moderniseringsprocessen betyder blandt andet, at alle personalepolitikker fremadrettet gøres elektroniske, så de kan være let tilgængelige via Ipads og PC ere. Derudover skal teksten i nødvendigt omfang moderniseres i de enkelte politikker. Der, hvor det er relevant, indarbejdes tillid som bærende værdi. Processen vil således have et redaktionelt fokus. Dertil kommer at det for nogle personalepolitikker kan blive aktuelt med indholdsmæssige justeringer. Hvis det er relevant og hvis der er personalepolitikker, der dækker samme overordnede temaer - vil de blive sammenskrevet. Formålet er at skabe større klarhed ved at reducerer antallet af de politikker, man som bruger, skal orientere sig i ( der er på nuværende tidspunkt omkring 16) Side 10 af 15
Personalepolitisk underudvalg og MED-Hovedudvalget inddrages i alle ændringer/tilretninger. Koncern HR foreslår, at man starter med Region Sjællands personalepolitik og Arbejdsmiljøpolitik i foråret 2015 og derefter arbejder sig frem i de resterende politikker ud fra et kriterium om, at det er de mest overordnede, der gennemgås først. Forud for moderniseringsprocessen vil det være relevant at lade det nye MED- Hovedudvalg afklare, hvilken holdning til tillid, der skal indarbejdes i regionens personalepolitiker. Eksempelvis bør der udvikles en fælles definition af tillid, der kan indarbejdes i den overordnede personalepolitik og efterfølgende i de øvrige delpolitikker. Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter rammen for indarbejdelsen af tillid som bærende værdi i regionens personalepolitikker, samt den redaktionelle og elektroniske modernisering af politikkerne. Personalepolitisk underudvalgs behandling Ledelsen indledte drøftelsen med at anføre, at alle ændringer - generelle såvel som konkrete indholdsmæssige ændringer - drøftes i regi af Personalepolitisk underudvalg og godkendes endeligt af MED-Hovedudvalget. Det blev drøftet, at det udover at sammenskrive politikker i relevant omfang, ville være hensigtsmæssigt at koble politikker og retningslinjer op på hinanden, der hvor det giver mening. Det blev foreslået at arbejde med visuelle elementer - eksempelvis farver - til at adskille, hvornår der er tale om en politik, og hvornår der er tale om en retningslinje. Side 11 af 15
Sag nr.: 6 Journalnummer: 12-002880 6. Gensidig status på implementering af ny MEDaftale i Region Sjælland Resumé Sagsfremstilling/bilag I forlængelse af det igangværende arbejde med at implementere Region Sjællands nye MED-aftale vil der i mødet være mulighed for gensidigt at drøfte status på arbejdet med implementeringen. Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter status på implementering af ny MED-aftale i Region Sjælland Personalepolitisk underudvalgs behandling Følgende blev drøftet: Der blev fra medarbejderside udtrykt bekymring for, om alle enheder på nuværende tidspunkt har drøftet og aftalt antallet af arbejdsmiljøgrupper samt indkaldt til valg, således at der er gennemført valg af arbejdsmiljørepræsentanter til arbejdsmiljøgrupperne senest den 1. oktober 2014. Det blev aftalt, at Koncern HR sender mail til alle koncernenheder for at sikre opmærksomhed på, at der skal være gennemført valg af arbejdsmiljørepræsentanter senest den 1. oktober 2014. (Sekretariatets bemærkning: Mail med ovenstående budskab blev udsendt samme eftermiddag til alle koncernenheder) Side 12 af 15
Det blev drøftet, hvem der træffer beslutning om antallet af medarbejderrepræsentanter i MED-udvalgene i de tilfælde, hvor der er angivet intervaller for antal medarbejderrepræsentanter i MEDaftalen. Det var ledelsens umiddelbare vurdering, at forholdet drøftes og aftales i MED-udvalget, mens medarbejdersiden mente, at det var op til medarbejdersiden selv at fastsætte antallet af medarbejderrepræsentanter inden for det angivne interval. Der var enighed om, at det er nødvendigt, at MED-Hovedudvalget fortolker MED-aftalens indhold om forholdet på mødet den 7. oktober 2014. Der blev udvekslet synspunkter om retten til valg af suppleanter Der var enighed om, at medarbejdersiden i MED-udvalget har ret til at vælge suppleanter 1 til 1. Side 13 af 15
Sag nr.: 7 Journalnummer: 12-002880 7. Gensidig orientering Personalepolitisk underudvalgs gensidige orientering Intet under gensidig orientering Side 14 af 15
Sag nr.: 8 Journalnummer: 12-002880 8. Eventuelt Vedr. Infoskærme: Der blev spurgt til muligheden for brug af infoskærme til at kommunikere budskaber til medarbejdere, der ikke til dagligt arbejder ved en PC. Ledelsen oplyste, at flere enheder allerede kommunikerer via infoskærme centralt placeret på arbejdspladsen, så løsningen testes og vil formentlig vinde indpas i stigende omfang på Region Sjællands arbejdspladser. En af udfordringerne med infoskærmene er, at indholdet er relateret til Region Sjællands ansatte, og det må ikke forveksles med information til patienter. Vedr. arbejdsmiljøkonferencen den 4. september 2014 Der blev udvekslet synspunkter om arbejdsmiljøkonferencen den 4. september 2014. Der var enighed om, at det havde været en vellykket konference i ny ramme og med inspirerende oplægsholdere. Side 15 af 15