Socialområdet 2. april 2007 J.nr. 07/2357 Notat Tilsyn på Region Syddanmarks sociale og socialpsykiatriske tilbud 1. Indledning Tryghed, indflydelse, selvstændiggørelse og respekt er nogle af de værdier Region Syddanmark mener, skaber betingelserne for at beboerne får et godt liv. Region Syddanmarks menneskesyn tager udgangspunkt i det enkelte menneske og Region Syddanmark vil samarbejde med borgerne med udgangspunkt i borgernes perspektiv. Resultatet af Region Syddanmarks indsats skal være, at borgeren har det godt i regionens sociale tilbud. Der skal være fokus på den enkeltes trivsel og livskvalitet. Dette notat beskriver Region Syddanmarks retningslinier for udførelse af tilsyn i regionens sociale tilbud. Ved regionens sociale tilbud forstås i denne sammenhæng sociale, socialpsykiatriske tilbud samt specialundervisningstilbud. Region Syddanmark er en ung organisation som løbende vil evaluere egen indsats. Dette kan medføre, at der senere kan ske justeringer og forbedringer i retningslinier for tilsyn, og tilsynspraksis forventes at udvikle sig. 2. Lovgrundlag I henhold til Servicelovens 5.stk.7 skal Regionsrådet føre tilsyn med sociale- og psykiatriske tilbud. Af Retssikkerhedslovens 38 og 39 fremgår, at tilsynet omfatter både indholdet af tilbudet og den måde, opgaverne udføres på. Socialministeriets vejledning af 24.02.04 om retssikkerhed og administration på det sociale område uddyber reglerne om tilsyn. 3. Andre tilsynsmyndigheder En række andre tilsynsmyndigheder har konkret definerede tilsynsopgaver i forhold til regionens sociale område. Blandt disse, skal især nævnes: - Kommunernes sociale myndigheder, der fører tilsyn med de børn, unge og voksne der bor i tilbuddene - Kommunernes bygge- og brandmyndigheder - Arbejdstilsynet 1
- Fødevaredirektoratet - Socialministeriet - Det sociale Nævn - Den sociale Ankestyrelse - Folketingets ombudsmand - Folketingets 71-udvalg - Tilbudsportalens tilsyn 4. Formålet med det regionale tilsyn beskrives i vejledning til retssikkerhedsloven, og er: at påse, at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, kommunalbestyrelsen har truffet, at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde, og at forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynsvirksomheden skal således opfylde forskellige formål i forhold til regionens virksomhed på det sociale og socialpsykiatriske område. Kernen i tilsynsforpligtelsen er, at regionen har pligt til at holde sig informeret om indhold og fremgangsmåde i tilbudene, samt til at forholde sig til denne information i forhold til opgaver, formål og gældende lov. Det er op til Regionsrådet at tage stilling til, hvordan tilsynet konkret skal planlægges og udføres. Vigtigheden af, at Regionsrådet ved prioritering og planlægning af tilsynsvirksomheden er særlig opmærksom på hjælp til personer, der ikke eller kun meget vanskeligt selv kan reagere over for urimelige forhold, understreges i vejledning til retssikkerhedsloven. Som eksempler kan nævnes sindslidende, fysisk og psykisk handicappede samt anbragte børn og unge, der kan være i et sådant afhængighedsforhold til personalet, at en mulig kritik kan have vanskeligt ved at komme frem. I Region Syddanmark baseres tilsynsfunktionen internt og eksternt på følgende principper: Kontrolaspektet der bl.a. består i at påse, at tilbudene overholder gældende lovgivning og at tilbuddet, det enkelte sted, er i overensstemmelse med det grundlag Regionsrådet har vedtaget med hensyn til målgruppe, indsats, ledelse og økonomi. Kvalitetssikringsaspektet, der skal sikre gode standarder i tilbudets ydelser og opgaveløsning. Målet er at sikre, at der fastholdes en basiskvalitet, der lever op til det udmeldte serviceniveau Udviklingsaspektet, der gennem dialog, skal bidrage til løbende udvikling af tilbudets ramme og ydelser i takt med brugernes behov, herunder sikre metode, personale- og organisationsudvikling Heri ligger en tilkendegivelse af, at såvel kontrolaspektet som udviklingsaspektet og kvalitetssikringsaspektet indgår i tilsynsopgaven. Det vil sige, at kontrol og vurdering af i hvilken grad leverede ydelser og faktisk indsats lever op til gældende lov, mål og retningslinier udgør et væsentligt element i tilsynsopgaven. Samtidig udgør kvalitetssikring og kvalitetsudvikling med henblik på at fastholde eller forbedre en given indsats et vigtigt aspekt i forbindelse med varetagelsen af tilsynsfunktionen. Endvidere skal 2
Tilsynet udføres med en formaliseret systematik, der kan sikre en ensartet behandling af flere forskellige tilbud Tilsynet inddrager beboerne eller repræsentanter for beboerne Tilsynet systematisk følges op så beboerne, pårørende og tilbud får en tilbagemelding på tilsynet Regionsrådet informeres kvartalsvis om afholdte tilsyn. 5. Varetagelsen af tilsynet I Region Syddanmark fastlægges der systematiske procedurer, som skal sikre, at regionen opfylder sin tilsynsforpligtelse på det sociale og socialpsykiatriske område. Disse systematiske procedurer suppleres af et løbende tilsyn og i særlige tilfælde kan benyttes skærpet tilsyn. Systematiske tilsynsprocedurer: I regionens sociale og socialpsykiatriske tilbud foretages der internt tilsyn på alle afdelinger og som minimum et årligt eksternt tilsyn pr. organisatorisk enhed. I varetagelsen af det eksterne tilsyn anvendes såvel anmeldte som uanmeldte tilsynsbesøg. Der skal udarbejdes én årlig intern tilsynsrapport for alle afdelinger i det enkelte tilbud og én årlig ekstern tilsynsrapport for alle sociale og psykiatriske tilbud. Den eksterne tilsynsrapport stilles til rådighed for Regionsrådet. Regionsrådet præsenteres en gang årligt for en oversigt over udarbejdede tilsynsrapporter i perioden og antallet af tilsyn i perioden. Regionsrådet orienteres hurtigst muligt i særlige problemsager. Formålet med disse procedurer er at kunne dokumentere, at forholdene på de regionale tilbud er tilfredsstillende, og hvis dette ikke er tilfældet, at sikre, at der gribes ind hurtigst muligt. Et væsentligt aspekt er derfor også, at procedurerne skal medvirke til, at regionen er opsøgende overfor eventuelle problemer. De systematiske procedurer bidrager derfor til at realisere den høje prioritering, tilsynet med de sociale og socialpsykiatriske tilbud har i Region Syddanmark. 5.1 Internt Tilsyn Det er lederens ansvar, at forholdene på tilbudet er tilfredsstillende og i overensstemmelse med gældende regelsæt og retningslinier. Det interne tilsyn består af stedets leder, en afdelingsleder, en medarbejder, der er fagligt uddannet, og så vidt muligt også en pårørende og en kommunal sagsbehandler fra den stedlige kommune. Tilsynet omfatter de driftsmæssige forhold, det pædagogiske arbejde samt den etiske tilgang til arbejdet. 3
Praktisk tilrettelæggelse af det interne tilsyn Der er 41 selvstændige tilbud, hvor der 1 gang årligt skal gennemføres et uanmeldt internt tilsynsbesøg på alle afdelinger. Der opereres med 3 tiltag: 5.2 Eksterne tilsyn 1. Der skal foreligge skriftlige retninglinier for tilbuddets forventninger til alle ansatte. Der lægges vægt på etiske holdninger. 2. Det interne tilsynsbesøg. 3. Afrapportering om det interne tilsyn til relevante samarbejdspartnere. Region Syddanmark ønsker, at det eksterne tilsyn skal være så uvildigt som praktisk muligt. Det skal være tydeligt og tilgængeligt for brugere, pårørende medarbejdere og kommuner, så det bliver en naturlig reaktion at henvende sig til tilsynet med forhold der undrer, eller forhold der bør undersøges, dog uden at tilsynet bliver en selvstændig klageinstans. I Region Syddanmark skal det eksterne tilsyn udføres systematisk på alle regionens tilbud og med en ensartet behandling. For at sikre dette uddannes de tilsynsførende særskilt til tilsynsopgaven, så resultatet af tilsynet så vidt muligt gøres personuafhængigt. Resultatet af tilsynet skal skriftligt dokumenteres i en tilsynsrapport. De tilsynsførendes opgave er at forestå tilsynsbesøget fra planlægning til aflevering af tilsynsrapporten. Driftsafdelingen og tilbudet er behjælpelige med materiale til de tilsynsførende, når de forbereder tilsynsbesøget. Det er driftsafdelingen, der har ansvaret for, at tilsynets anbefalinger følges op blandt andet ved at udarbejde en tids- og handleplan for opfølgningen. Denne sendes til de tilsynsførende til orientering inden næste tilsynsbesøg. Indhold af anmeldt tilsyn: De tilsynsførende planlægger tilsynsbesøgene. Tilbudet og driftsenheden varsles om besøget senest 6 uger inden. Forud for tilsynsbesøget skal tilbudet orientere medarbejdere og brugere / pårørende om muligheden for en enesamtale med de tilsynsførende. De formelle organer (beboerråd, pårørenderåd mv.) inviteres til at deltage. 4
Tilsynsbesøget foretages med fokus på det faglige indhold og er en kombination af observationer, indtryk og efterfølgende dialog med beboere / pårørende, medarbejdere og leder. Tilsynet skal i forberedelsen af tilsynet lægge vægt på, at tilbudets bredde er repræsenteret i tilsynet. Det skal af rapporten fremgå, hvordan medarbejdere, brugere og pårørende er udvalgt til deltagelse i tilsynet. 5.3 Uanmeldte tilsyn: Ved uanmeldt tilsyn skal de tilsynsførende ved ankomst til tilbudet tilkendegive formålet med tilsynet. Et uanmeldt tilsyn kan omhandle et nærmere defineret tema, som der er fokus på i regionen eller på landsplan. Derudover kan de uanmeldte tilsyn ske som opfølgning på uhensigtsmæssige forhold, der generelt er oplevet på tilbudene i forbindelse med de anmeldte tilsynsbesøg. Et uanmeldt besøg er en kombination af observationer og indtryk, kombineret med svar på konkrete spørgsmål til beboeren eller medarbejderen, hvorimod de tilsynsførende ikke kan forvente længere drøftelser med personalet der forventes at være optaget af de daglige gøremål, idet besøget er uvarslet. 5.4 Skærpede tilsyn Ud over det almindelige tilsyn kan skærpet tilsyn iværksættes efter konkret beslutning i regionen. Skærpet tilsyn anvendes, hvis man vurderer, at der er behov for at foretage et særligt intensivt tilsyn. Et skærpet tilsyn vil sige, at man for en givet periode foretager et særligt intensivt tilsyn, som består af såvel anmeldte som uanmeldte tilsynsbesøg. Regionsrådet orienteres, når skærpet tilsyn iværksættes - herunder om baggrunden for det skærpede tilsyn. Er det ikke muligt at orientere Regionsrådet, orienteres formanden for Regionsrådet. Ligeledes informeres lederen / bestyrelsen af det sociale tilbud om det skærpede tilsyn og baggrunden herfor. 5.5 Løbende tilsyn Driftsafdelingen er ansvarlig for at alle oplysninger er samlet og stiller dem til rådighed for det eksterne tilsyn. Det løbende tilsyn varetages af driftsafdelingen med bidrag fra andre dele af regionens organisation som led i den øvrige opgavevaretagelse på det sociale område, f. eks via forskellige samarbejdsformer. Der findes flere ledelses- og planlægningsværktøjer, der bidrager til at skabe synlighed om regionens sociale og socialpsykiatriske tilbud: - Alle regionens tilbud indberetter f.eks. oplysninger om tilbudet til Tilbudsportalen. I henhold til bekendtgørelse nr. 780 af 6.7.2006 om Tilbudsportalen 7 oplyses blandt andet om tilbudets målgruppe, ydelser, behandlingsmetoder, værdigrundlag, personaleforhold, fysiske forhold mv. 5
- Økonomistaben følger via regnskabet og budgetterne de økonomiske driftsforhold. - Personaleforhold. Mange sygemeldinger og arbejdsskader på et tilbud kan være et signal om, at forholdene det pågældende sted ikke er tilfredsstillende og kan give anledning til nærmere undersøgelse. Det bemærkes herudover, at alle politikere og medarbejdere i Region Syddanmark har pligt til at reagere ved kendskab til urimelige eller kritisable forhold i regionens tilbud. Region Syddanmark skal i sin kontaktform med de kommuner, der bruger tilbuddene, søge at indhente information om, hvorvidt kommunerne er tilfredse med de regionale tilbud, og om der er forhold, kommunerne ønsker justeret. 6. Indholdsmæssige krav til tilsynsrapporten. Tilsynsrapporten udgør en central del af de fastlagte og systematiske procedurer, som skal sikre, at Region Syddanmark varetager sin tilsynsforpligtelse. Tilsynsrapporten skrives af de tilsynsførende og skal indeholde en beskrivelse af følgende områder: 1. Kort beskrivelse af tilbudet, herunder målgruppe, tilbud, økonomiske rammer, takster, personalenormering, fysiske rammer mv. 2. Kontaktformen til tilbudet. Tilsynsbesøg på tilbudet, deltagelse i møder eller lignende. 3. Indholdet af tilbudet og udførelsen (den interne tilsynsrapport). Her skal der fokuseres på bløde data, det vil sige medarbejdernes holdmæssige tilgang til opgaven og hvordan tilbudet faktisk virke. Der skal fokuseres på det pædagogiske arbejde og den pædagogiske praksis / omsorgens udøvelse. 4. Resultatet af indsatsen. På hvilken måde arbejdes der med at vurdere og beskrive resultaterne af indsatsen, dels i forhold til den enkelte borger dels på det overordnede niveau. 5. Samarbejdsrelationer. Hvordan er tilbudets relationer til f. eks kommunerne, med andre tilbud, til regionen mv. 6. Fokusområder, f.eks. ledelses- og personaleforhold, brugerindflydelse, nye opgaver, ventelister, magtanvendelse, pårørendesamarbejde, økonomi, projekter mv. 7. Tilbudets udviklingsområder. Hvilke problemer eller nye tiltag arbejdes der med? Tilsynsrapporten bidrager til, at Socialområdet regelmæssigt opsamler og bearbejder viden og information på en række centrale udvalgte områder, om de enkelte tilbud. Dermed kan Socialområdet på systematisk vis vurdere indholdet af tilbudene og den måde opgaverne løses på, samt forholde sig til denne information i forhold til gældende lov og mål for området. 6
De skiftende fokusområder indebærer, at tilsynsrapporten over tid dækker både pædagogiske/faglige, ledelsesmæssige og driftsmæssige forhold på de enkelte tilbud. I nogle tilfælde kan der være grundlag for, at tilsynsrapporten fokuserer på særlige områder. Det kan f.eks. være behov for at føre tilsyn med gennemførelse af særlige mål, eller der kan på bag grund af tidligere tilsyn være behov for at følge op vedrørende specifikke problemstillinger eller emner. Af tilsynsrapporten skal fremgå, hvilke typer af kilder, der ligger til grund for rapporten. Tilsynsrapporten afsluttes med en sammenfattende konklusion. 7. Organisering af tilsynsfunktionen Regionsrådet beslutter konkret, hvordan tilsynet skal planlægges og udføres. For at sikre den fornødne uafhængighed herunder i forhold til medarbejdere, som står for den daglige kontakt til tilbudene anbefales, at tilsynet gøres uafhængigt af driftsafdelingen. Tilsynet kan henlægges i en anden driftsafdeling indenfor eller udenfor Socialområdet i Regionen. Det er dog samtidig vigtigt, at tilsynet har adgang til den viden, der er om tilbudet i organisationen. Endelig er det vigtigt, at der kan rekrutteres og fastholdes de nødvendige og kvalificerede fagpersoner til at varetage tilsynsopgaverne. Det sociale område har ansvaret for at opdage og reagere overfor forhold på tilbudet som er i modstrid med gældende lov og retningslinier. Sådanne forhold kan dels afdækkes via det løbende tilsyn dels via de systematiske årlige tilsyn. Det eksterne tilsynets hyppighed kunne ændres afhængigt af en konkret vurdering af behovet på det pågældende tilbud. Der kan således være situationer med behov for flere tilsyn end minimumskravet. Fraviges minimumskravet skal regionsformanden orienteres. Tilsynsrapporten skal udarbejdes umiddelbart i forlængelse af tilsynet, og målet er, at den forelægges til høring for lederen af tilbuddet og driftsafdelingen senest 1 måned efter tilsynet. Personaleforbrug ved eksterne tilsyn anslås til 2-4 stillinger for forvaltningen. For tilbuddene svarer samlet tidsforbruget på de eksterne tilsyn til halvandet årsværk. 8. Afrapportering Tilsynet afrapporterer til driftsafdelingen efter afsluttet tilsyn. Med baggrund i tilsynsrapporterne får Regionsrådet en orientering hvert kvartal om afholdte tilsyn. På baggrund af tilsynsbesøg kan der være basis for, at der arbejdes videre med historier til eksterne medier. Kommunikationsafdelingen inddrages i denne opgave. Tilsynsrapporten offentliggøres, når den foreligger i færdig form. 7
9. Rammer for samarbejde. Tilsynskonsulenterne samarbejder med lederen af tilbudet og Socialområdet om tilrettelæggelse af tilsynet, således at formålet med tilsynet overholdes. Når tilsynsrapporten er færdig laves aftale mellem Socialområdet og lederen med henblik på opfølgning af tilsynet. Formålet med denne opfølgning er at sikre, at tilsynet anvendes som grundlag for udvikling og forbedring og at sikre, at lederen får en tilbagemelding vedrørende det gennemførte tilsyn. Herved sikres endvidere, at der laves aftale om, hvad der skal følges op på, hvordan det skal ske, hvem der gør det, og hvornår det sker. Tilsynsrapporterne kan endvidere give anledning til yderligere tiltag, enten i forhold til et konkret tilbud eller i forhold til generelle tværgående problemstillinger. Efter hvert tilsyn fremsender lederen af tilbuddet en tilbagemelding til tilsynet. Driftsafdelingen og Regionsrådet orienteres om resultatet af tilbudenes vurdering samtidig med tilsynsrapporten. 10. Tilvejebringelse af notatet og evaluering Dette notat er udarbejdet af arbejdsgruppen vedrørende tilsyn, hvis deltagere er: Chefkonsulent Alice Storgaard, pædagogisk konsulent Kaj Johansen, centerleder Eli Schwarz, forstander Hans Henrik Juliussen, centerleder Ole Nielsen, socialfaglig konsulent Christian Drachmann, socialfaglig konsulent Bettina Sørensen og planlægger Anders Jul Pedersen. Den nedsatte arbejdsgruppe suppleres med ekstern ekspertise med henblik på at planlægge og gennemføre evaluering af tilsynsmodellen. Rapport om evaluering af modellen skal forelægges Regionsrådet ultimo 2008. Der bør dog tages højde for Danske Regioners arbejde med en fælles regional tilsynsmodel, hvor regionernes tilsyn tilrettelægges, udføres og afrapporteres med afsæt i en ensartet systematik: En fælles tilsynsmodel vil understøtte regionernes kvalitetsmodel for de specialiserede sociale tilbud. En model forventes at foreligge medio 2007. 10. Indstilling: Til godkendelse som grundlag for tilsynet med sociale, socialpsykiatriske tilbud samt specialundervisningstilbud 8
at Regionsrådet tager stilling til, om Regionsrådet ønsker tilsynsrapporterne forelagt eller vil delegere denne optage til et udvalg. at Regionsrådet bemyndiger Koncernledelsen til at tage stilling til, hvor tilsynet fremover skal ligge og bemandes. 9