Mødereferat Dato: Ref.: Side: 08. maj 2013 Mogens Elbek 1 af 5 Vedr.: Bestyrelsesmøde for LERBJERGCENTRET Deltagere: Kaj Hansen, Laila Herskind, Bjarne Mårtensson, Henrik Jørgensen, Jørgen Erik Molander og Mogens Elbek Mødested: Mødedato: Kaj Hansen, Taastrup Hovedgade 19, 2630 Taastrupvej. 07. maj 2013 kl. 19.00 Afbud: Torben Balle Kopi til: Til deltagere og fraværende Tid og sted for næste møde: Tirsdag den 27. August 2013 hos Mogens Elbek, Egelunden 70, 2635 kl. 19.00. Dagsorden for mødet. 01 Godkendelse af dagsorden. 02 Gennemgang og godkendelse af referat af bestyrelsesmøde 21. februar 2013. 03 Centret generelt. Lejemål Forhøjelser af lejepriser? Forhøjelse af elpriser? Gaspriser? Modtaget regnskab fra revisor gennemgås. Optimering af styring til opvarmning af centret. Staderapport / omkostninger i forhold til budget. Nyanskaffelser: Gøres løbende op til bestyrelsesmøder. Vedligehold: Gøres løbende op til bestyrelsesmøder. Drift: Gøres ikke løbende op til bestyrelsesmøder. Vedligehold er omfattet af: Arbejdsløn til Bjarne, Mogens og Kaj. Indkøb af materialer. e\
Side: 2 af 5 Kørsel Anviste håndværkerregninger. 04 Repræsentantskabsmødet 2013. Budget for 2013. På valg er Følgende 05 Nyt fra distriktet. Ny Shelter på Lerbjergcentret. 06 Diverse arbejder på centret. 07 Græsslåning. 08 Eventuelt. Steen har ønsket at udtræde af bestyrelsen pr. dd. 09 Næste møde.
Side: 3 af 5 01 Godkendelse af dagsorden. Den udvidede og revidere dagsorden blev godkendt uden kommentarer. 02 Gennemgang og godkendelse af referat af bestyrelsesmøde afholdt d. 21. februar 2013. Referat fra forrige møde blev vedtaget med den kommentar fra Bjarne, at Distriktet nu endeligt har besluttet sig til at holde Distriktssommerlejr i 2015 på Lerbjerg, og Korpset har nu besluttet sig til at holde den næste fælles sommerlejr i år 2017. Disse ting er dog først blevet besluttet efter at mødet var afholdt. 03 Centret generelt. Lejemål Der er d.d. 70 lejemål for 2013. Reserverede udlejninger for 2014 er 25 pt. Forhøjelse af udlejningspriser: Det blev besluttet at hæve de forskellige lejemål fra 01. Juli 2013 gældende for alle nye lejemål efter denne dato. Vinter daglejemål fra 1100 kr./dag til 1500 kr./dag Sommer daglejemål fra 2200 Kr./dag til 2500 kr./dag Weekend lejemål fra 6500 kr. til 7000 kr. Hele uger udregnes i forhold til ovenstående nye tal. Gaspriser hæves fra 0.10 kr. per enhed til 0.25 kr. per enhed Elpriser hæves fra 2.75 kr./kw til 3.00 kr./ kw Der indføres en vand og kloak afledningspris på 40 kr./ m 3 for vandforbrug. Rengøring hæves fra 1500 kr. til 1600 kr. per lejemål Hjemmeside rettes hurtigst muligt af Torben. Mogens sender mail til Torben ASAP Modtagne regnskab fra revisor gennemgås: Efter en nøje gennemgang af regnskab kunne vi konstatere, at der var to væsentlige fejl/mangler, som skal rettes. Da regnskabet allerede er revideret af de interne revisorer, blev det beslutter, at der laves et notat/bilag til regnskabet omtalende følgende punkter: Under indtægter mangler der 22.446,- kr. i el regnskabet Under renteudgifter er der indsneget sig en fejl, renteudgifter hæves fra 7965 til 15.958 kr. Henrik laver et bilagsblad til regnskabet, som underskrives af bestyrelsen og udleveres op til repræsentantskabsmødet på Lerbjerg til de enkelte deltagere af repræsentantskabet. Optimering af varmestyring: Det generelle indtryk af elforbruget på centret er, at det bør være muligt at optimere elforbruget ved at sikre, at dem der gør rent efter et lejemål sikre, at der ikke er radiatorer, der er tændte, samt at varmt luftpumperne skrues ned til den aftalte tomgangstemperatur, som vi skal have endelig besluttet bestyrelsen og Torben imellem. Da varmluftpumperne bør kunne køre på 10 grader, vil det være et oplæg til diskussion. Der
Side: 4 af 5 er en del at spare ved at sænke tomgangstemperaturen fra 17/18 grader til 10 grader. Samtidig skal vi have undersøgt muligheden for at slukke alle radiatorer centralt, eventuelt med mulighed for at ringe til styringsenheden via mobiltelefon. Af varmluftpumperne er det pt. kun den ene i spisesalen, der kan styres hjemmefra. Kan vi binde alle 3 sammen, så vi får en samlet styring af alle 3 enheder? Action Torben Balle Staderapport: Alle ny indkøb, omkostninger til vedligehold (Arbejdsløn til Bjarne, Kaj og Mogens) indkøb af materialer samt anviste håndværker udgifter gøres løbende op til hver bestyrelsesmøde, så bestyrelsen får overblik over forbruget i forhold til årets budget vedtaget af repræsentantskabet. 04 Repræsentantskabsmøde 2013 på Lerbjerg. På valg i 2013 er: På valg til bestyrelsen er Mogens Elbek, som modtager genvalg. 05 Nyt fra Distriktet Da Steen Mærkelund har trukket sig er Jørgen Erik Molander indkaldt i egenskab af 1. suppleant. Samtidig, indstiller bestyrelsen Lars Trondhjem som nyt medlem i bestyrelsen. (Har givet tilsagn.) Der er vores håb, at han om et par år vil overtage formandsposten. Laila og Torben tager sig af maden, bestående af asparges suppe efterfulgt af steg, som det har været tidligere samt kaffe og småkager. Kaj tager sig af drikkelse til bestående af vin/øl og vand Borddækning og efterfølgende afrydning forestås af Laila og Torben Budget for 2013: Budgettet for 2013 blev gennemgået og med de aftalte poster og justeringer. Efter et par justeringer er budgettet endt med en balance på 0 kr. i under/overskud. Budgettet udsendes sammen med regnskabet af Kaj Hansen. Når man går igennem de enkelte poster synes der at være gode muligheder for at opnå overskud i de kommende år. specielt set i lyset af de hævede priser og optimering af elforbruget, samt de seneste års indtægts resultat. Det blev på mødet besluttet, at der holdes igen med arbejder og forbedringer på Centret resten af året, så vi som min. holder os indenfor budgettet. Den bevilligede shelter er indkøbt og distriktet seniorer og rovere er på Centret lørdag den 11. maj, hvor de starter med fundamentet og efterfølgende den 7. juni påbegyndes selve opbygningen af shelteren, så der på repræsentantskabsmødet skulle være noget spændende at kikke på.
Distriktet har nu endelig besluttet sig til at holde distrikts sommerlejr i 2015 på Lerbjerg. Side: 5 af 5 Angående datoen vil det ikke være muligt for Distriktet at holde lejren i uge 28, da denne uge har Dansk Folkekirke brugt i mange år og må forventes også at ønske denne uge i 2015. De har uge 28 i år 2013 og booket i 2014. Dette undersøges af Laila og Kaj, så vi sikrer, at vi ikke skræmmer en god kunde bort. Distriktet holder 10 års jubilæumsreception lørdag den 25/5 på Strandboernes grund i Vallensbæk med efterfølgende middag om aftenen. Middagen kræver en tilmelding. Korpset har nu besluttet sig til en ny fælleslejr med de øvrige korps i 2017 06 Diverse arbejder på Centret Intet større arbejder er forudset ud over en eventuel White board i begge ender af grupperummet. Renovering af soverum ved Laila og Torben,starter, når der ikke er hverdagslejemål på centret i slutningen af året. 07 Græsslåning på Centret Det starter nu i denne uge og vil finde sted ca. hver 14 dag. Der må ikke slås græs i uge 27 og 28, da der på det tidspunkt er børn, der er pollen overfølsomme. 08 Eventuelt Da Steen Mærkelund har ønsker at udtræde af bestyrelsen, indstiller bestyrelsen Lars Trondhjem til indvalg, og Jørgen Erik Molander som er 1. suppleant, indtræder indtil repræsentantskabsmødet, hvor han forhåbentligt fortsat vil være første suppleant. På mødet blev det aftalt at trebandens timesats nedsættes til 125 kr./ h 09 Næste møde Tirsdag den 27. august 2013 hos Mogens Elbek, Egelunden 70, 2635 kl. 19.00. Telefon 2171 3853 Som formand for Spejderlaugsudvalget inviteres Poul med til mødet, da vi skal snakke laugsaften på Lerbjerg. PS: Bemærk mødet er flyttet iforhold til oprindelige aftalte dag.. Referent Med venlig hilsen Mogens Elbek Sekretær i bestyrelsen