Vildtbanegård Det sociale Boligselskab af 29. januar 1946

Vildtbanegård Det sociale Boligselskab af 29. januar 1946 Referat fra møde i organisationsbestyrelsen den 23. september 2014 ON/mis 24.09.2014 Bestyrelsen: Bent Hansen Formand Palle Haargaard Org.best. Thorben Hansen Org.best. Henning Nielsen Afd. I Carsten Alberg Afd. I Inger Wulff Afd. II Merete Hoffmann Afd. II Hedvig Repstock Afd. III Samer A. Taha Afd. III Søren Mortensen Afd. IV Tom Hansen Afd. IV Henrik Olsen Kommunalt udpeget John Nielsen Kommunalt udpeget Ole Nyholm Administrationen Asger Wulff Inviteret i forbindelse med behandling af pkt. 10 Referat 1. Referat fra mødet 10. juni 2014. Til referatet var der bemærkning om, at medfølgende skrivelse fra Bjarne M. Olsen ikke var relevant. Endvidere bemærkning om, at Hedvig Repstock ikke er på vej væk nu. Med disse bemærkninger blev referatet godkendt. 2. Organisationsplan og personalesituationen. Vedlagt dagsorden er opdateret organisationsplan for Vildtbanegård med kort beskrivelse af arbejdsområder. Ledergruppen i dagligdagen består af Birgitte Krogsgaard, Jesper Nielsen, Dennis Jørgensen, Jimmy Rasmussen og Ole Nyholm, der hver torsdag mødes for kort at sikre, at alle er informeret om igangværende opgaver i selskabet. Jesper Nielsen, Dennis Jørgensen og Jimmy Rasmussen er alle inspektører med hver deres ansvarsområde. I Vildtbanegård findes ikke relevante personalepolitikker, hvilket der p.t. arbejdes på, idet der til næste møde i virksomhedsnævnet medtages udkast til personalepolitik for alkohol og rusmidler, it samt politik til forebyggelse af mobning. Orienteringen taget til efterretning. 3. Halvårsregnskab 1. januar til 30. juni 2014. Vedlagt dagsorden er halvårsregnskab for selskab og afdelinger, der viser følgende resultater: Selskabet: Overskud på kr. 437.690 Afd. I: Overskud på kr. 3.108.873

Afd. II: Overskud på kr. 3.915.377 Afd. III: Overskud på kr. 314.644 Afd. IV: Overskud på kr. 42.090 Halvårsregnskaberne er ikke revideret, og der vil være poster, der ikke er med såvel som periodiseringer ikke er foretaget overalt, så tallene skal tages med forbehold. Drøftelse: Der blev spurgt til selskabets halvårsregnskab kontiene 513, 532 og 603, hvorfor der efterfølgende skal redegøres herfor. For konto 513 har revisionen godkendt, at afskrivninger på it-software medtages her, hvilket har betydet, at de it-mæssige opgaver, der p.t. arbejdes med, samt udgift til rapport fra EG-bolig er del af beløbet. For kontiene 532 og 603 gælder, at kurstab og kursgevinster i denne tid svinger meget, idet vi f.eks. ved indfrielse i mange tilfælde mister op til 4 point på grund af den lave rente. Selskabets obligationsbeholdning er på ca. 65 mio. kr. I forbindelse med budget 2014 har man ikke turde regne med, at renten ville fortsætte på det niveau, som vi nu har set, hvilket er medvirkende til udsvingene. Orienteringen blev taget til efterretning. 4. Budget 2015 for selskabet. Vedlagt udkast til budget 2015 for selskabet, hvoraf fremgår kommende administrationsbidrag pr. lejemålsenhed på kr. 4.280,00, hvilket i forhold til bidraget i 2014 er en stigning på kr. 180,00. Budgettet er udarbejdet med et grundlag, der svarer til nukendte udgifter, idet evt. ændring i organisationen ikke umiddelbart forventes at betyde større ændringer i administrationsomkostningerne for 2015. Godkendt. 5. Budgetter 2015 for afdelingerne. På dagsordenstidspunktet kendes ikke resultat af budgetmøderne i afdelingerne, der afholdes i perioden 15. til 18. september 2014. Budgetterne, som de forelægges beboermøderne, er som følger: Afd. I: Budgettet viser et fald i huslejen på 6,72 % svarende til kr. 48,42 pr. kvm., der bl.a. skyldes regulering vedr. sidste år. Afd. II: Budgettet viser et fald i huslejen på 17,04 % svarende til kr. 144,18 pr. kvm., der primært skyldes korrektioner vedr. sidste år. Afd. III: Budgettet viser en stigning i huslejen på 0,95 % svarende til kr. 7,38 pr. kvm. Afd. IV: Budgettet viser et fald i huslejen på 3,68 % svarende til kr. 36,75 pr. kvm., der primært skyldes korrektioner vedr. sidste år.

De enkelte afdelingers budgetter er vedlagt dagsordenen. Godkendt. 6. Udlejningssituationen og huslejerestancer pr. 31. august 2014. Der er ingen ledige boliger i selskabet. Afd. I: Restancer totalt kr. 102.702,58 Fogedsager 6 stk. kr. 59.003,26 Flyttet/død kr. 17.577,75 Afd. II: Restancer totalt kr. 75.370,81 Fogedsag 8 stk. kr. 115.613,85 Flyttet/død kr. 45.212,81 Afd. III: Restancer totalt kr. 37.085,38 Fogedsag 3 stk. kr. 63.710,58 Flyttet/død kr. 24.951,00 Afd. IV: Restancer totalt kr. 18.174,08 Fogedsag Drøftelse: Der blev fremsat ønske om opgørelse over udsættelser, hvortil efterfølgende kan oplyses, at der i 2014 indtil nu har været 4 udsættelser, og i 2013 har der i alt været 16 udsættelser. Orienteringen blev taget til efterretning. 7. Renovering afd. III - status. Status på kommende renovering i afd. III er den, at der er indgået rådgivningsaftale med arkitekt Bernd Kjelland, Rødovre om bygherrerådgivning. Med COWI A/S, Kgs. Lyngby er der indgået aftale om teknisk rådgivning samt bygherrerådgivning. For begge rådgivere er der aftalt honorar efter medgået tid ud fra faste timepriser, idet det vil være Bernd Kjelland, der står for koordineringen de 2 rådgiverfirmaer imellem. Renoveringen omfatter afd. III s 12 blokke med facaderenovering, udskiftning af vinduer, altaninddækninger, renovering af badeværelser, etablering af små tagterrasser samt ombygning af beboerlokaler til 2 selvstændige lejemål og opførelse af nyt fælleshus. Endvidere skal der etableres nye P-arealer. Anlæg af kommende letbane ser med den udmeldte placering ud til at kunne give problemer for afdelingen, idet banen vil skære ind over friareal og tillige tage noget af kommende P-areal. Endvidere vil adgangsforholdene til afdelingen blive besværliggjort, da banen skal passeres. Ishøj Kommune (kommunaldirektør og embedsmand) har på møde med deltagelse af formand for org.bestyrelsen og formand for afd. III oplyst, at det ikke er muligt at få ændret linjeføringen, men at der i 2015 bliver mulighed for at give høringssvar til kommende VVM undersøgelse. Dette blev bekræftet af borgmesteren på afholdt styringsdialogmøde. Myndighedsmæssigt foreligger der godkendelse fra Landsbyggefonden samt godkendt skema A fra Ishøj Kommune med en samlet anskaffelsessum på kr. 190.975.003, hvoraf støttesagen an-

drager kr. 125.854.727 og øvrige arbejder andrager kr. 65.120.276. Boligorganisationens medfinansiering andrager andel af kapitaltilførsel kr. 400.000. Afdelingen har på beboermøde godkendt finansieringen og den dermed affødte huslejestigning, men skema A og spørgsmålet om kapitaltilførsel er ikke behandlet og godkendt i organisationsbestyrelsen, hvorfor begge spørgsmål forelægges til bestyrelsens godkendelse. Kopi af skema A på henholdsvis kr. 125.854.727 og kr. 65.120.276 er vedlagt dagsordenen. Prækvalifikationsrunde opstartes medio august med løbetid på 40 dage. Herefter udpeges tilbudsgivere. Udbudsmateriale forventes færdigt samtidig, hvorefter tilbud på opgaven forventes ultimo november 2014. Endelig projektering i samarbejde med udpeget entreprenør kan ske i løbet af vinteren med byggepladsstart marts/april 2015. Byggetid forventes at vare ca. 1½ år. Godkendelser: Skema A med total kr. 125.854.727 og skema A med total kr. 65.120.276 blev begge godkendt, hvilket også gælder selskabets andel i kapitaltilførsel på kr. 400.000. 8. Afdeling IV. KPC København A/S er anmodet om suspension for 3 års ansvaret af følgende emner: Utætte tage med vandskader til følge i boliger, der henvises til pkt. 9 Tagdækning, Tag, afsnittene 9.1 til og med 9.7 i Byggeskadefondens rapport for 1 års eftersyn. Ventilationsanlæg, driftsforstyrrelser, korrekte komponenter m.v., pkt. 23 Ventilationsanlæg, Ventilationssystem, afsnittene 23.1 til og med 23.3. Drøftelse: Formanden for afd. IV påpegede, at der på tidligere møder er drøftet byggeskader i afdelingen, uden at der var truffet beslutninger om, hvad dette skal medføre (involvering af byggesagkyndig advokat, syn og skøn samt voldgiftssag). Diverse muligheder blev drøftet, såvel som der blev orienteret om, at Byggeskadefonden er sidste step ved udbedringer, såfremt andet ikke fungerer. Beslutning: For at afdelingen kan få et fuldt overblik over evt. mangler, muligheder for at få disse udbedret, og hvilke instanser der skal involveres, blev det aftalt, at der snarest afholdes et møde med afdelingsbestyrelsen med deltagelse af Bernd Kjelland og Ole Nyholm. 9. Lokalaftaler for henholdsvis medarbejdere under ESL og 3F. P.t. forhandles der med tillidsrepræsentanter og repræsentanter for de tilhørende fagforbund om lokalaftalerne. Fra begge er der ønsker om diverse justeringer, der vil betyde ekstra omkostninger for afdelingerne, hvorimod ledelsen stort set fastholder nuværende udgiftsniveau, idet de nuværende lokalaftaler er ganske lukrative. Beslutning: Bestyrelsen godkendte, at lokalaftalerne fornys med de få ændringer, der er. 10. Honorar: Honorar til den af organisationsbestyrelsen i 2013 nedsatte arbejdsudvalg i forbindelse med udredning af sagen om PKP,s fratrædelse som forretningsfører. Drøftelse: Formanden gennemgik hele sagsforløbet med det store arbejde, der har været for det nedsatte arbejdsudvalg i forbindelse med udredning af sagen med forretningsførers fratrædelse. I samme forbindelse blev gjort opmærksom på den tavshedspligt, der er pålagt bestyrelsens medlemmer. Der har i sagen været tale om en række møder, der har betydet stort timeforbrug.

I henhold til gældende bekendtgørelse har Ishøj Kommune derfor været ansøgt om en forhøjelse af bestyrelseshonoraret til det dobbelte, hvor forhøjelsen skulle anvendes til honorering af den store ekstraindsats, der er ydet af arbejdsudvalget. Økonomiudvalget har behandlet ansøgningen og givet tilladelse til, at det individuelle honorar kan fordobles, men ikke det totale honorar. Dette blev drøftet i bestyrelsen, hvor der var stor enighed om, at det ikke er nok med en forhøjelse af det individuelle honorar for de 3 i udvalget. Et bestyrelsesmedlem anførte, at medlemmerne af arbejdsudvalget var inhabile i behandling af sagen, hvorfor de 3 forlod lokalet. Der blev sat til afstemning, om arbejdsudvalget skulle have en forhøjelse af det totale bestyrelseshonorar til fordeling, hvilket resulterede i: Beslutning: Med 8 stemmer for blev det besluttet, at der skal udarbejdes ny ansøgning til Ishøj Kommune om fordobling af det totale bestyrelseshonorar, hvor forhøjelsen skal anvendes til ekstra honorar til arbejdsudvalget. Der var 2 medlemmer, der undlod at stemme og ingen imod. BL ønskes inddraget i udarbejdelsen af ny ansøgning. 11. Afdeling I Renovering af bede. Der er indhentet overslagspris på udbedring af bede ved P-plads (vedlagt) på i alt kr. 375.000,- incl. moms. Afdelingen ønsker arbejdet påbegyndt i år og finansiering kan ske ved afdelingens overskud og har dermed ingen indflydelse på huslejen. Beslutning: Igangsætning af udbedring af bede godkendt. 12. Orientering fra afdelingerne. Afd. I: Cykelskure malet og der har været afholdt sommertur for beboerne til Sommerland. Plan om fartdæmpning på Gildbrovej er sendt til Teknisk Forvaltning, der har lovet at se på den. Afd. II: Der er indtrådt nyt medlem i afdelingsbestyrelsen, da tidligere medlem er flyttet til anden afdeling. Dørtelefoner og låse forventes færdig til 1. november 2014. Bomme lukkes igen hver aften, men redningsmandskab kan indhente kode og brik til åbning af bomme og hoveddøre. Ca. 65 har taget mod tilbud om vaskesøjler. Der har været afholdt sommertur og pensionistudflugt. Gård ved Svanereden er renoveret. Kommunalt fritidsweekend blev omtalt som godt arrangement. Afd. III: Afdelingen har haft tur for pensionister til Hven, hvilket havde været godt. Legepladser er renoveret og malet. Haven bag trekanten er renoveret og græs er sået. 3 ældre beboere har været tæt på at blive kørt ned på Vejlebrovej. Der har været møde om letbanen med embedsmænd i kommunen. Afd. IV: Der blev omtalt sag om personchikane, der p.t. kører med det formål at få lejemålet opsagt. Sagen skal speedes op. Beboere fra afdelingen har deltaget i afd. II s pensionist udflugt. Beboermødet var repræsenteret ved 28 lejemål. Endvidere blev omtalt BL s almene boligdage samt ros til Ishøj Kommune. Orienteringen blev taget til efterretning. 13. Seminar. Dato 14. oktober 2014 Sted: Hotel Scandic Hvidovre

Drøftelse: Der var fra flere medlemmer i bestyrelsen utilfredshed med, at det ikke er hele bestyrelsen, der skal deltage i seminaret, idet nogen så kan gå glip af informationer, der kan være vigtige i det videre arbejde med at træffe beslutning om selskabets fremtidige administration. Endvidere blev udtrykt ønske om en køreplan for arbejdet med fremtidig administration samt køreplan for møder i kommende år af hensyn til at få reserveret tidspunkterne. Beslutning: Det blev besluttet, at alle i organisationsbestyrelsen skal deltage i seminaret den 14. oktober, hvilket administrationen meddeler BL. 14. Nyt mødetidspunkt Beslutning: Næste møde i organisationsbestyrelsen bliver 3. december 2014 kl. 18.00 i Svanereden. 15. Eventuelt. Under dette punkt blev udtrykt ønske om, at redskaber med benzinmotorer med tiden udskiftes med eldrevne redskaber for at minimere støj. 16. Ekstra: Fra administrationen blev orienteret om problemstilling med nuværende PDS-net mellem afdelingerne I, II og III, som ikke fungerer optimalt, idet der efterhånden er koblet så meget på, at det er overbelastet. Administrationen har derfor indhentet tilbud på nyt fiberkabel, hvor hver blok får sin egen forbindelse fra rackskabet under ejendomskontoret. Et samlet tilbud for de 3 afdelinger lyder på kr. 718.500 fra WO-DATA og kr. 679.539 fra TD-K. Administrationen anbefaler, at det billigste tilbud antages, men da punktet ikke har været med på den udsendte dagsorden, bør det tages med på næste bestyrelsesmøde til formel godkendelse. Beslutning: Bestyrelsen godkendte, at der arbejdes videre med projektet med den tilføjelse, at sagen tages med i dagsorden til næste møde. Mødet slut kl. 20.30, hvorefter der var indkøbt smørrebrød.