Referat for skolebestyrelsesmøde på Glostrup skole Dato: Mandag d. 26. september 2016 kl. 17.00-20.30 Sted: Glostrup Fritidscenter, Christiansvej 2, 2600 Glostrup - Fællessal 1 Mødedeltagere Til stede Fraværende Forældrerepræsentanter Medarbejderrepræsentanter Elevrepræsentanter Skoleledelsen Kommunalbestyrelsesmedlemmer Allan Lubke Rasmussen Anders Lunddal Mehlsen Annette Normind Thomsen Emilie Sloth Kirstine Bjarnt Lise Mosegaard Signe Petersen Pia Lundstrøm Lisbet Merlung Sanne Junget Thomas Højbjerg Thomas Jensen Berthil Pedersen (Vestervang) Mathias Kjær-Larsen (Skovvang) Magnus Brabrand (Søndervang) Vanilla Lykke Rasmussen (Nordvang) Michael Ingelhardt (konstitueret skoleleder og leder af mellemtrin og udskoling) Helle Saabye (tværgående SFO-leder og leder for indskoling) Gitte Sonne (leder af økonomi og administration) Sophie Brohus Afbud Afbud 1
Dagsorden Tid Beslutning/Referat 1. Godkendelse af dagsorden 17.00 Formanden indledte mødet med at opfordre bestyrelsen til at være opmærksom på at holde sig til emnerne i de forskellige dagsordenspunkter, således at tiderne kan overholdes. Andre emner skal tages under de faste orienteringer eller under evt. Punkt 6 Budget 2017, Glostrup Kommune udgik, idet punktet er behandlet af bestyrelsen via mail for at overholde tidsfrist for at afgive høringssvar. Herudover blev dagsorden godkendt. Fremadrettet vil punkter af særlig interesse for elevrådsrepræsentanterne blive placeret så tidligt på dagsorden som muligt. 2. Bemærkninger til referater fra de sidste møder 17.05 Ingen bemærkninger. Bilag: 0201: Referat fra skolebestyrelsesmøde d. 15.8.2016 0202: Referat fra skolebestyrelsesmøde d. 24.8.2016 3. Orientering fra elevrådet Velkommen til nye elevrådsrepræsentanter 17.10 Eleverne blev budt velkommen. Skovvang, Mathias Kjær-Larsen: På Skovvang er eleverne optaget af at få genetableret gallafesten på Skovvang. Mathias blev opfordret til at tage kontakt til afdelingsledelsen på Skovvang. Søndervang, Magnus Brabrand: På Søndervang er der fokus på, om der med fordel kan ændres i mødetidspunktet for eleverne i udskolingen. Eleverne har læst, at forskning viser, at klokken 8 er for tidligt at møde for teenagere i forhold til optimal læring. 2
Punktet genoptages på et senere skolebestyrelsesmøde. Vestervang, Berthil Pedersen fortalte, at de på Vestervang har drøftet indeklimaet i klasselokalerne. Der er meget varmt om sommeren og koldt om vinteren, der savnes ventilation i klasselokalerne. Der er klasselokaler, hvor der har været tændt for varmen henover sommeren. Michael Ingelhardt fortalte, at der i forslaget til budgetaftalen er afsat midler til at få etableret solafskærmning på Glostrup Skole for at skærme for solen, og dermed vil der blive mindre varmt i klasselokalerne. Der opleves problemer med varmregulering på flere af skolerne. Der tages kontakt til GEjd i forhold til viden og arbejdet med indeklimaet. Nordvang, Vanilla Lykke Rasmussen: På Nordvang har elevrådet talt om behovet for flere skabe, således at eleverne i udskolingen kan låse computere og andre værdifulde ting inde. Det er svært med BYOD, når man ikke kan låse sin computer inde. På næstkommende skolebestyrelsesmøde vil skolens Itvejleder deltage og orientere bestyrelsen om status på it på skolen, herunder BYOD. 4. Dialog med de lokale ledelser vedr. implementeringsplaner/handleplaner Ledere fra de fire afdelinger og skolebestyrelsen drøfter, hvorledes der kan arbejdes sammen om at skabe det mest hensigtsmæssige tilsyn. På sidste møde besluttede skolebestyrelsen, at det vil være givtigt at drøfte implementeringsplaner/ handleplaner for principper med de lokale ledelser samt vurdere om skabelon fra Søndervang med fordel kan anvendes. For at se de lokale handleplaner henvises til bilag fra skolebestyrelsesmødet 24.8.2016 17.15 Deltagelse af de fire afdelingsskoleledere; Birgit Henriksen, Heidi Wang, René Svendsen og Kristoffer Gregersen. Punktet blev indledt med præsentationsrunde af skolebestyrelsen og de fire afdelingsskoleledere. Det er en stor opgave at føre tilsyn med Glostrup Skole. Derfor er det vigtigt at finde en model for, hvordan der føres det mest hensigtsmæssige tilsyn. Der skal være en god balance mellem, at skolebestyrelsen får den viden de har behov for, for at kunne føre tilsyn, og ikke give lederne en masse merarbejde. Forslag og overvejelser vedr. tilsyn: Der udarbejdes løbende skriv til Børne- og Skoleudvalget om status på skolens arbejde med implementering 3
Skole og Forældre har i august udgivet pjecen Tilsyn med skolen, som kan anvendes som inspiration. http://www.skoleforaeldre.dk/publikation/haefte-5 Der deltager en leder fra hver af de fire skoleafdelinger i drøftelserne. Bilag: 0401: Skabelon fra Søndervang af folkeskolereformen dette kan også sendes til skolebestyrelsen. En mere uformel dialog mellem skolebestyrelsesmedlemmer (forældre- og elevrepræsentanter) og de lokale ledelser. Skriftlig kommunikation skal være kort og præcist. Fortsat formelt tilsyn til forhold som budgetter og kvalitetsrapporter kombineret med mere uformelle kaffe- /dialogmøder (i stil med dialogmøderne med BSU). I forhold til uformelle møder er det vigtigt at være opmærksom på, hvilken status disse møder kan/vil have. Handleplaner skal også give værdi for afdelingsskolelederne. Der kan tænkes tilsyn ind i skolebestyrelsens møder på de forskellige afdelinger. Fx ved at hele afdelingsledelsesteamet deltager i en dialog med bestyrelsen. Kunne der føres tilsyn via et interview af afdelingsskolelederne? Der er mange principper, som der skal føres tilsyn med. Derfor er der brug for et værktøj til at skabe systematik. Formand og næstformand foreslår at bestyrelsens møde i november bliver anvendt som temamøde om principper. Handleplaner skal være skriftlige men tilsynet kan ske enten skriftligt eller mundtligt. Beslutning: Arbejdsgruppen (Allan L. Rasmussen, Kirstine Bjarnt, Lise Mosegaard og Thomas Højbjerg) arbejder videre og kommer ud fra dialogen på dette skolebestyrelsesmøde med forslag til næste skolebestyrelsesmøde til, hvordan der konkret kan føres tilsyn. 5. Status på Glostrup Skoles økonomi inkl. spisning (til orientering) (Gitte Sonne) Kort orientering om perioderegnskab (1.jan-31.aug.). Idet punktet er til oriente- 18:00 Gitte Sonne orienterede om status på økonomien. Der var ikke fremkommet spørgsmål fra bestyrelsen på forhånd. Budget 2016 blev lagt med forsigtighed, så historien om dårlig økonomi ikke skulle gentage sig. Perioderegnska- 4
ring, og der kun er afsat 30 minutter til punktet bedes spørgsmål til meget specifikke detaljer fremsendes til Gitte Sonne senest torsdag den 22.9 Bilag: 0501: Perioderegnskab 0502: Regnskabsforklaring bet og forventningerne til årets resultat viser også, at der forventes et mindreforbrug i 2016 (overskud). Opmærksomheden henledes på, at det kun er et perioderegnskab, og der derfor kan dukke uforudsete udgifter op. Det endelige resultat er først kendt primo 2017. Målet er ikke at skabe et overskud, men have et budget og et forbrug der balancerer. Den økonomiske situation de senere år har gjort, at der er områder, som har været nedprioriteret fx inventar. Derfor vil et evt. overskud blive anvendt på nogle af de områder, der har været nedprioriteret. Skolen er tilbage på sporet med en sund økonomi. Skolebestyrelsen kvitterede for, at der nu er kommet styr og overblik over skolens økonomi. Styringen er blevet markant forbedret, hvilket skaber ro. 6. Budget 2017, Glostrup Kommune (til høring)(gitte Sonne) Det forventes, at 2. høringsfase for budget 2017 forløber i tidsperioden 15.-26. september. Pga. den pressede tidsfrist set i forhold til skolebestyrelsesmødet den 26. september udarbejdes et forslag til høringssvar fra skolebestyrelsen til kommunalbestyrelsen på forhånd. Evt. bemærkninger til dette høringssvar skal være af en sådan karakter, at det let kan omsættes i høringssvaret. Høringssvaret sendes til Center for Økonomi og Styring umiddelbart efter skolebestyrelsens møde. 18.30 Punktet udgik, idet høringssvar var udarbejdet inden mødet. Bilag: 0601: Budget 0602: Følgebrev 0603: Forslag til høringssvar(eftersendes) 7. Opfølgning på dialogmøde og dialogmøde 16. november Dialogmødet den 7. september evalueres af bestyrelsen, og det drøftes om der er emner som bestyrelsen ønsker skal på 18:45 Sophie Brohus kvitterede på vegne af de fire medlemmer af Børne- og Skoleudvalget, der deltog i dialogmødet, for et godt og konstruktivt møde. Der tilføres ikke midler til skolen til at løfte skolebesty- 5
dagsorden til dialogmødet den 16. november for både dagstilbuds- og skoleområdet (fristen for at komme med ønsker til dagsorden er den 28. september). relsesarbejdet. Dette skal findes indenfor skolens egen økonomiske ramme. Skolebestyrelsen finder det vigtigt med en frugtbar dialog med Børne- og Skoleudvalget og værdsætter derfor dialogmøderne. På dialogmødet fremlagde skolebestyrelsen forslag til, hvorledes skolebestyrelsens arbejde kan styrkes og udvikles. For at understøtte forslagene heri nedsættes to arbejdsgrupper: 1. Synlighed og tilgængelighed af skolebestyrelsen i forhold til forældrene (Arbejdsgruppe: Anders Lunddal Mehlsen, Lotte Olsen og Pia Lundstrøm) Bedre og lettere tilgængelig kommunikationsplatform for skolebestyrelsen og for kontaktforældre. Synlighed af bestyrelsen ved ophængning af billeder, billeder på intranet, kontaktinfo mv. Læsevenlige og overskuelige referater. Synlige principper og opfølgning herpå. Og der kunne være mange flere muligheder for synlighed og tilgængelighed. 2. Effektiv organisering (Arbejdsgruppe: Emilie Sloth, Annette Normind Thomsen og Julie Myhre) (Signe Petersen kobles på til december, hvis det giver mening). Der nedsættes arbejdsgrupper i skolebestyrelsen med fastlagt kommissorium, som tager sig af at beskrive og udvikle nye tiltag. SB- møderne bruges til indledende refleksion, efterfølgende drøftelser og beslutning. Der oprettes kontaktforældrenetværk og grupper på tværs af afdelinger (se nedenfor). Der afholdes 2-3 møder årligt med kontaktforældre. Kontaktforældre inddrages i arbejdsgrupper til at give input og inspiration. SB s opgaver hen over året samt kommende udviklingsopgaver systematiseres og synkroniseres med BSU s opgavevaretagelse i et forbedret årshjul. 6
Opfølgning på iværksatte initiativer og forespørgsler systematiseres. Effektiv mødeplanlægning, mødeledelse og opfølgning på møder. Dialogmødet 16.11 Bestyrelsen vil gerne have (skole)have på, som tema til dialogmødet. For at få yderligere informationer om skolehaver nedsættes en arbejdsgrupper, der arbejder med et oplæg til dialogmødet om dette emne (Thomas Jensen, Signe Petersen og Michael Ingelhardt). Til et senere dialogmøde vil det være relevant at drøfte konsekvenserne af lukningen af ungdomscentret. 8. Kriterier for fordeling af børn (til høring) Børne- og Skoleudvalget har udsendt forslag til kriterier for fordeling af børn til børnehaveklasse og optagelse af udenbys børn på Glostrup Skole til høring i skolebestyrelsen. Skolebestyrelsen skal med afsæt i dette og dialogmødet drøfte og beslutte, hvad der skal stå i høringssvar til Børne- og Skoleudvalget. Frist for at afgive høringssvar er den 30. september. Bilag: 0801: Høringsbrev 0802: Forslag til kriterier for fordeling af børn til børnehaveklasse og optagelse af udenbys børn på Glostrup Skole 0803: Forslag til høringssvar - eftersendes 9. Skolekalender (til høring) Skolebestyrelsen høres om forslag til skolekalender for skoleåret og 2017-2018. Børne- og Skoleudvalget behandler skolekalenderen, når der er modtaget høringssvar fra skolebestyrelsen. Bilag 0901: Følgebrev 19:00 Forslag til høringssvar blev præsenteret. I forhold til tidligere udsendt forslag er der rettet i formuleringen om det frie valg, således at dette ikke fremstår som et problem. Det frie valg skal dog sættes i relief til konsekvenserne. Det er bl.a. vigtigt at være opmærksom på, at det skal matche med de fysiske forhold både i skolen inkl. SFO/klub, således at det ikke påvirker læringsmiljøet dårligt (fx når der nedlægges grupperum m.m.) Det er også vigtigt at tage højde for sproglige vanskeligheder dette skrives ind under kriteriet om børn med særlige behov. Der byttes om på kriterium 2 og kriterium 3, således at børn med særlige forhold kommer før afstand. Emilie Sloth redigerer høringssvaret i forhold til bestyrelsens bemærkninger. 19:15 I Aftale om budget 2017 er der lagt op til at 1. maj afskaffes som en lukkedag i SFO og klub (forsat en lukkedag i skolen). Ud fra et ønske om at give lærere og pædagoger de bedste forberedelsesmuligheder, hvor der er forberedelsesdage i forbindelse med sommerferien, men også i løbet af året foreslås det, at der afholdes 6,5 uges sommerferie. 7
0902: Forslag til skolekalender for 2017-2018 Skolebestyrelsen besluttede, at sommerferien skal være på 6,5 uge. En enig bestyrelse besluttede, at de fridage, bestyrelsen selv kan beslutte, hvornår skal placeres, bliver den 21.12, 30.4 og 4.6. Bestyrelsen ønsker at undersøge, om bestyrelsen har mulighed for at flytte vinterferien fra uge 8 til uge 7, såfremt bestyrelsen ønsker dette. En viden der kan anvendes, når skolekalenderen for 2018-2019 skal besluttes. 10. Redegørelse for længere skoledag i indskolingen på Glostrup Skole Bestyrelsen besluttede på mødet i august, at den længere skoledag skulle indgå som punkt på dagsorden på dette møde. Helle Saabye giver en kort redegørelse og svarer på evt. spørgsmål til redegørelse. For at kunne besvare spørgsmål af mere specifik karakter bedes disse fremsendes til Helle Saabye senest torsdag den 22.9 Bilag: 1001: Redegørelse for længere skoledag i indskolingen på Glostrup Skole. 19:30 Helle Saaby havde modtaget spørgsmål fra Kirstine Bjarnt, som Helle besvarede. 1. Hvornår tænkes den længere skoledag i indskolingen evalueret? Den længere skoledag forventes evalueret i januar 2017 med henblik på evt. justeringer for næste skoleår. En evt. justering vil have stor betydning for skemaer på tværs af alle trin, derfor skal ændringer helst ske ved et nyt skoleår. Der blev spurgt indtil, om det er muligt i evalueringen at undersøge, hvor stor bemanding der var skemalagt med, og hvor stor bemandingen reelt har været. Er der fraværende pædagoger torsdag eftermiddag, sættes der vikarer på. På alle SFO er både dem med og uden parallelspor er der sat ekstra ressourcer på torsdag eftermiddag. Indtil videre har 1,5 times-båndet fået den mest positive feedback. 2. Følges der op på, hvad timerne anvendes på? Der skal sættes mål for, hvad der skal opnås i den understøttende undervisning, og det skal fremgå af ugeplanen. Der er meget fokus på at sikre en god kvalitet i forløbene. 11. Energidrikke (Allan L. Rasmussen) Skolebestyrelsesmedlem Allan Lubke Rasmussen har ønsket et punkt på dagsorden vedr. energidrikke og behovet for en evt. politik 19:45 Punktet blev fremrykket efter ønske fra elevrådsrepræsentanterne, således at det blev behandlet imellem punkt 4 og 5. Allan L. Rasmussen redegjorde for, hvorfor punktet var sat på dagsorden. Kommunen har en sundhedspolitik, 8
men der står ikke noget om energidrikke. Oplever, at de unge på Søndervang køber/drikker energidrikke på skolen. Fra politisk side, er udgangspunktet, at politikker skal være på overordnet plan. De mere detaljerede forhold er op til institutioner/skolerne selv at forholde sig til. Elevrepræsentanterne mener ikke, at detaljerede regler er vejen frem, fordi de elever, der vil drikke energidrikke enten forlader skolen og drikker det eller smugler det ind. Medarbejderne oplever ikke, at det er et generelt problem på Glostrup Skole. Generelt mener flertallet af bestyrelsen ikke, at regler er vejen frem i forhold til energidrikke, men at det er mere givtigt med oplysning/dialog og nudging. Eksempelvis har koldvandshanerne haft en positiv effekt, rigtig mange elever tanker koldt vand fra dem. Klub Dalvangen har sagt nej til energidrikke, men har måtte sige ja til noget andet. Eller krydser børnene sig ud og krydser sig ind igen, når de har spist/drukket det de ikke må indtage i klubben. Der arbejdes på at nedsætte et sundhedsteam med fagpersoner fra skolen og sundhedsplejersker. Det er oplagt, at de indtænker energidrikke i deres arbejde. Det blev fra medarbejdersiden anbefalet, at tænke klubpædagoger ind i sundhedsteamet. 12. Faste orienteringer Kommunalbestyrelsen Skoleleder (herunder SFO og klub) Medarbejdere Formand SB øvrige medlemmer Herunder gives der en kort status på påbuddene 19:50 Nyt fra Kommunalbestyrelsen/BSU v. Sophie Brohus: Budget 2017 fylder meget. Et godt budget, hvor der har været fokus på at give skolen et godt afsæt. Sophie har bl.a. haft fokus på solafskærmningen. Der er lagt op til store forandringer for Ungdomscenteret både organisering og den fysiske placering. Sophie Brohus opfordrer skolebestyrelsen til at være meget konkret i afgivende høringssvar, så det er lettere for politikerne at forholde sig til, hvad der menes. 9
Ungdomscenterets fremtid er et oplagt emne til dialogmøde med BSU (uden daginstitutionerne). Børne- og Skoleudvalget skal ud og følge undervisningen en halv dag. Sophie skal også besøge SFO erne. Suppleringsvalg er på trapperne valgbestyrelsen er indkaldt. Der er gennemført forældreundersøgelse. Det er kun 42 pct. af forældrene, der har besvaret det. Derfor er tidsfristen blevet forlænget og forældre har modtaget en påmindelse via sms. I budgettet er der lagt op til, at skolen modtager midler til indkøb af flere Chromebooks. Status m.m. gives på næste skolebestyrelsesmøde, hvor it-vejleder Morten Ulstrup deltager. Der er behov for kommunikation til både forældre og lærere om status på it-situationen. Der er nogle praktiske forhold, som skabe nogle udfordringer (er der behov for skabe, ekstra stikkontakter m.m.). Skoleledelsen Suppleringsvalg: Skolebestyrelsesmedlemmerne skal være opmærksomme på at reklamere for suppleringsvalg, når de deltager i kontaktforældremøderne. Helle Saabye stopper. Stillingsopslag er under udarbejdelse. Emilie Sloth og Annette Normind Thomsen vil indgå i ansættelsesudvalget for skolebestyrelsen. Det forventes, at stillingen kan være besat fra 1. januar. Længere torsdag: Det giver anledning til forvirring, når pædagoger/lærere krydser børnene ind i Iportalen før kl. 15.15. Forældrene kan få den opfattelse, at deres barn er i SFO og ikke i skole og derfor kan hentes. Ledelsen er opmærksom på dette. Formanden Kontaktforældremøderne: Afdelingsskolelederne mindes om, at skolebestyrelsens forældrerepræsentanter 10
skal inddrages i møderne på alle fire afdelingerne. Temamøde om principper: Mødet den 10.11 bliver et temamøde om principper. Forældretilfredshedsundersøgelsen: Emilie Sloth har været i kontakt med Center for Dagtilbud og Skole vedr. deltagelse i evaluering af forløbet med undersøgelsen. Status på påbuddene: Der arbejdes på begge afdelinger på at lave de skriftlige handleplaner og få dem sendt dem af sted. Næste skridt bliver, at få implementeret handleplanerne både på de to berørte afdelinger, men også at få det bredt ud på hele skolen. Øvrige SB-medlemmer: Skolebestyrelsen ønsker en oversigt over, hvilke klasser der har kontaktforældre. Afdelingsledelserne skal have fokus på at sikre, at de klasser, der ikke har fået valgt kontaktforældre, skal have det gjort. 13. Punkter til kommende møder 20:20 IT Erfaringer fra oplæg på forældremøder i 0. og 7. klasserne og fra kontaktforældremøderne på afdelingerne. Opfølgning på trivselsstrategi (hvis Nordvang er færdige) - Mobbepolitik Principiel drøftelse af placering af ekstra børnehaveklasse status på ekstra børnehaveklasse på Nordvang og ekstra 1. klasse på Skovvang Samarbejde mellem forældre og lærere/pædagoger oplæg fra MED Sorg og handleplan Sponsorater, hvilken holdning har skolebestyrelsen Januar evaluering af den lange torsdag. Senere start på skoledagen Vinterferie i uge 7. 14. Eventuelt 20:25 11
Faste bilag: Oversigt over arbejdsgrupper Oversigt over kommende opgaver/forhold der skal følges op på 12