Tidsplan vedrørende regnskabsafslutning for 2014 Økonomi og Personale arbejder frem mod en løbende rapportering, der understøtter kommunens samlede styringsbehov. Disse opfølgninger vil indeholde viden om udvikling i Økonomi og aktivitet, og skaber mulighed for at opdage og reagere på mer- og mindreforbrug hurtigst muligt. Formålet er at forbedre den løbende budgetopfølgning og at skabe et bedre grundlag for prioriteringsdrøftelserne i relation til det kommende års budget. Et hurtigt aflagt årsregnskab øger således regnskabets relevans og styrker budgetprocessen. I Økonomiaftalen for 2014 fremgår det også, at KL og regeringen som led i Projekt god Økonomistyring er enige om, at der skal ske en hurtigere godkendelse af kommunernes årsregnskaber. Dette kan kun ske ved en hurtigere regnskabslukning og en løbende validering af registreringerne i Økonomi systemet. På den baggrund er det med virkning for regnskab 2014 besluttet at fremrykke regnskabsaflæggelsen med en måned, ligesom den endelige politiske behandling af årsregnskabet også fremrykkes en måned. Dette betyder, at regnskab, revisionsberetning og de afgørelser kommunalbestyrelsen har truffet i denne forbindelse, skal sendes til tilsynsmyndigheden senest den 31. august 2015. For Langeland Kommune betyder fremrykningen af regnskabsaflæggelsen også nye fremrykkede tidsplaner for hele organisationen i forhold til at afslutte og kvalitetssikre regnskabsgrundlaget til årsregnskabet. Økonomi og Personale henstiller derfor at afstemninger, opgørelser, omposteringer, afregninger beskrivelser m.v. påbegyndes så tidligt som muligt, så reguleringerne bliver mindre senere i processen. Herudover er det vigtigt, at oplysninger om særlige tilskud og donationer m.v. modtaget i 2014, samt forpligtelser m.v. indrapporteres snarest muligt. Økonomi og Personale har udarbejdet nedennævnte forslag til overordnet tidsplan for regnskabsafslutningen for regnskabsår 2014, datoerne er endelige og kan af hensyn til det overordnede regnskab ikke fraviges: Tidsfrister: Aktivitet: 08.12.2014 Forsupplementsperioden for regnskab 2015 begynder. Dette gælder for bilag, hvor bogføringsdatoen er i 2015 og forfaldsdatoen på bilaget er i regnskabsår 2014. 10.12.2014 Alle kontoejere (ansvarlige for mellemregningskonti) kontaktes via mail, og relevant skabelon vedlægges. SIDE 1 AF 5
12.12.2014 Information omkring ændringer i forbindelse med regnskabsafslutning 2014 til alle brugere af KMD Opus Økonomi 18.01.2015 Supplementsperioden udløber vedrørende betaling af fakturaer med videre, som medfører kassebevægelser (Fristen kan afviges i særlige situationer, dog kun efter aftale med Økonomi og Personale). Sidste frist for fakturering i 2014. 06.02.2015 Afstemning af statuskonti for 2014 afleveres til Økonomi og Personale (Mail til efak@langelandkommune.dk). Skabelon skal anvendes. 10.02.2015 Sidste frist for tilbagemeldinger vedr. ledelsesnotater for 2014 og opfølgning af bemærkninger fra regnskabsår 2013. 10.02.2015 Økonomi og Personale udarbejder oversigt over fysiske aktiver med udgangspunkt i indberetninger af til- og afgange. 15.02.2015 Frist for foreløbig restafregning sociale ydelser 10.02.2015 Sidste frist for udkontering af puljer m.v. 22.02.2015 Posteringsmæssig regnskabsafslutning herunder forpligtelser m.v. 24.02.2015 Økonomi og Personale færdiggør bilag, endelig momsafregning og obligatoriske oversigter til regnskab 2014. 26.02.2015 15.03.2015 Udarbejdelse af årsregnskab i Økonomi og Personale. Afdelinger/Institutioner udarbejder bidrag til årsberetningen i henhold til nærmere aftale med Økonomi og Personale, som koordinerer opgaven. 01.03.2015 Specifikationer inkl. balancen sendes til Danmarks Statistik. 01.03.2015 Frist for restafregning af særligt dyre enkeltsager Medio marts Særlige regnskabsoplysninger indsendes til Økonomi - og Indenrigsministeriet. 2015 Senest Regnskabsbemærkninger samles og gennemgås med henblik på en vis 20.03.2015 ensartethed. 20.03.2015 Oversigt over overførsler fra 2014 til 2015 udarbejdes. Fra PwC påbegynder revision af regnskab 2014 23.03.2015 07.04.2015 Årsberetning for 2014 behandles i Direktionen herunder drøftelse af overførsler fra regnskabsår 2014 til 2015. 13.04.2015 Udkast til revisionsberetning for 2014 drøftes med Økonomi- og Personalechefen. 13.04.2015 Udkast til revisionsberetning for 2014 behandles på direktionsmødet. PwC og Økonomi- og Personalechefen deltager på dette møde fra kl. 10.00. 13.04.2015 Årsberetning for 2014 behandles i Økonomiudvalget. 13.04.2015 Årsberetning for 2014 behandles i Kommunalbestyrelsen. Der vedlægges en oversigt over overførselsbeløb fra 2014 til 2015 og samtidig søges om drifts- og anlægsbevillinger til år 2015. 13.04.2015 Årsberetning og regnskab afgives af Kommunalbestyrelsen til revision og indsendes til Økonomi- og Indenrigsministeriet. (skal ske senest den 01.05.2015) Senest Revisionsberetningen for regnskabsår 2014 udsendes til Kommunalbestyrelsen. 20.04.2015 04.05.2015 Revisionsberetningen for 2014 behandles på Økonomiudvalgets møde. Jan Kristiansen og Jesper Møller Christensen fra PwC kommer og afgiver beretning om revision af årsregnskabet og løbende revision i 2014 kl. 9.30. 11.05.2015 Revisionsberetning vedr. årsregnskab og løbende revision 2014 behandles af Kommunalbestyrelsen. Maj 2015 Konsekvens af regnskab 2014 indgår i budgetopfølgningen pr. 31.03.2015 og behandles på fagudvalgsmøderne i maj 2015. 15.05.2015 Frist for endelig restafregning sociale ydelser og særligt dyre enkeltsager SIDE 2 AF 5
02.06.2015 Økonomiudvalget godkender regnskab for 2014 09.06.2015 Kommunalbestyrelsen godkender regnskab 2014 Senest Det samlede regnskab offentliggøres på kommunens hjemmeside 15.08.2015 Senest Regnskab og revisionsberetning sendes til tilsynsmyndigheden. 31.08.2015 Årsregnskabet for 2014 udarbejdes i beretningsform med relevante oversigter, bilag, bemærkninger. Afstemninger med videre udarbejdes som tillæg til denne. De regnskabsmæssige oversigter og redegørelser danner grundlag for blandt andet: Vurdering af regnskabet set i forhold til budgettet Opgørelse af regnskabsårets ressourceforbrug (Resultatopgørelsen) Opgørelse af beholdninger (Balancen) Vurdering af kommunens Økonomiske situation Vurdering af Udviklingsaftalens målopfyldelse Langeland Kommunes samlede årsberetning indeholder følgende oversigter og redegørelser, der skal forelægges kommunalbestyrelsens medlemmer: Udgiftsregnskab Regnskabsopgørelse Finansieringsoversigt Oversigt over overførte uforbrugte driftsbevillinger Regnskabsoversigt Bemærkninger til regnskabet (Efter nærmere aftale) Anlægsregnskaber herunder overførsel af uforbrugte anlægsmidler Anvendt regnskabspraksis Balance Garanti og eventual rettigheder Øvrige oversigter Personaleoversigt Udførelse af opgaver for andre myndigheder Omkostningskalkulationer ved kommunal leverandørvirksomhed af personlig og praktisk bistand SIDE 3 AF 5
Bemærkninger til fremrykningen af regnskabsafslutningen for årsregnskab 2014 Aflæggelsen af kommunes regnskab sker efter gældende lovgivning og interne regler i Langeland Kommune. (Budget og regnskabssystem for kommuner samt Langeland Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ med tilhørende bilag Formål med fremrykning af regnskabslukningen og godkendelse af årsregnskabet Der gik tidligere op til fem måneder fra regnskabsåret var afsluttet og indtil kommunalbestyrelsen overgav årsregnskabet til revisionen. Herudover gik der yderligere fire måneder inden regnskabet endeligt blev godkendt af kommunalbestyrelsen. Den forholdsvis lange periode mindskede regnskabets værdi for politikere og for kommunens fremadrettede økonomistyring. Et hurtigt aflagt regnskab øger således regnskabets relevans for budgetteringsgrundlaget i nyt og kommende regnskabsår. Herudover kan fagafdelinger og stabe hurtigere justere i arbejdsgange og retningslinjer, hvis erfaringer fra afsluttet regnskabsår giver anledning til dette. For at mindske arbejdet ved årsafslutningen skal der ske en løbende kvalitetssikring af kommunens regnskabsdata. F.eks. flere årlige afstemninger af kommunens statuskonti samt tidligere håndtering af udestående problemer, som skal føres ind i driften eller afskrives med modpost på kommunens egenkapital. Der har tidligere været manglende udligningsposter på balancen, som langt hen af vejen kunne være undgået, hvis kvalitetssikring gennem afstemning af konti havde fundet sted inden regnskabets endelige lukning. Initiativer til sikring af hurtigere regnskabsafslutning Følgende initiativer skal efterleves: Der skal foreligge en nyere afstemning af statuskonti inden 31.12.2014. Formålet er at identificere problemer eller udeståender på statuskonti samt at få disse afskrevet / omposteret så tidligt i processen som muligt. Det er vigtigt, at der er styr på den løbende afstemning af statuskonti og at poster bliver udlignet inden regnskabslukningen. Der skal sikres en struktureret og styret proces i forbindelse med udarbejdelse af alle aktiviteter i materialeplan for regnskabsafslutningen 2014, hvilket betyder, at interne tidsplaner skal overholdes. Der skal være skærpet fokus på at nedbringe antallet af ubehandlede og ubetalte fakturaer samt kontrol af korrekt regnskabsår ved bogføring. (sidste frist for bogføring er den 18. januar 2015) Korrekt håndtering af mellemregningskonti mellem årene Afledte konsekvenser af fremrykningen regnskabsafslutningen Nedenstående fremgår nogle afledte konsekvenser af fremrykningen af regnskabsafslutningen som der bør være opmærksomhed omkring: Bogføring i supplementsperioden SIDE 4 AF 5
I forbindelse med den regnskabsmæssige årsafslutning kan der opstå nogle særlige problemer med hensyn til spørgsmålet om, hvilket regnskabsår en given udgifts- eller indtægtspost skal bogføres på. Her gælder transaktionsprincippet, dvs. at udgifter og indtægter skal bogføres i det regnskabsår, hvor arbejdet, varen eller tjenesteydelsen er modtaget eller ydet. Der kommer nærmere information fra Betalingsteamet omkring denne håndtering. Indberetning af regnskabsdata til Danmarks Statistik Fristen for indberetning af kommunale regnskaber til Danmarks Statistik bliver, som konsekvens af den hurtigere regnskabsafslutning, fremrykket med en måned. Dette betyder, at Danmarks Statistik vil kunne offentliggøre regnskabstallene en måned tidligere, hvilket medfører at ministeriet får bedre tid til at forberede økonomiforhandlingerne. Statsrefusion Der er sket en fremrykning af foreløbig restafregning vedr. sociale ydelser, hvilket giver mulighed for fortsat at kunne periodisere den foreløbige restrefusion korrekt, selvom regnskabet lukkes tidligere. Momsrefusion Kommunens frist for afregning af momsrefusion for regnskabsåret er fremrykket fra 1.maj 2015 til 1.april 2015. Den endelige mosafregning kan derfor færdiggøres og revideres i tilknytning til den posteringsmæssige regnskabsafslutning, der er fremrykket til den 1. marts 2015. SIDE 5 AF 5