Dagsorden AARHUS UNIVERSITET Marianne Maria Larsen Dato: 24. november 2017 Side 1/1 Mødedato: 30. november 2017 Mødested: 1918-135 Mødelokale stueetagen Mødeemne: LSU Økonomi og Bygninger Deltagere: Afbud: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Tanja Stride, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen Anita Pedersen 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat fra mødet den 24. august 2017 (5 min.) Link til referat fra den 24. august 2017 3. Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Orientering om mødet i ASU den 5. oktober 2017 Orientering om personale Orientering om anvendelsen af bygninger på Lille Barnow 4. Valg til LSU i foråret 2018 (10 min.) Herunder fremtidig mødestruktur 5. Effektiviseringer i Økonomi og Bygninger 2016-2020 (30 min.)./. Notat inkl. bilag 6. Driftsstyring i Økonomi og Bygninger (25 min.) Orientering om anvendelse og formål 7. Nyhedsbreve/intern kommunikation (10 min.)./. Sagsfremstilling 8. Økonomi (10 min.) Herunder budget../. B2018-21 oversigt./. Indmeldingsskabelon 9. Orientering til medarbejderne (10 min.) LSU beslutter, hvilke emner, der skal indgå i den direkte mail til medarbejderne med opfordring til at læse mere herom i referatet. 10. Eventuelt (5 min.)./. Oversigt over møder i 2018 AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000 E-mail: adm@au.dk Web: www.au.dk
Notat AARHUS UNIVERSITET Marianne Maria Larsen Dato: 3. november 2017 Side 1/4 Modtager(e): LSU Økonomi og Bygninger Effektiviseringer i Økonomi og Bygninger i 2016-2020 Økonomi og Bygninger er i perioden 2016 til 2020 pålagt besparelser. Det samme gælder for alle andre enheder i enhedsadministrationen. Målet med de administrative besparelser er at frigive flere ressourcer til uddannelse og forskning på AU. Fra 2016 har Folketinget desuden besluttet, at taksterne på uddannelse af studerende falder med 2 pct. årligt. Det er således ikke kun administrationen på AU, som oplever reduktioner. Sparekrav i perioden 2016-2020 (i t.kr.) Sparekrav Realiseret Budgetteret 2016 1.571 1.600 2017 2.451 2.425 2018 4.112 4.075 2019 5.741 5.625 2020 7.020 7.025 Besparelser akkumuleres fra år til år det vil sige, at der i 2020 skal findes nye besparelser for 1.279 t.kr. (de resterende 5.741 er besparelser fra 2019, der fastholdes i 2020) Der blev i 2015 lavet en plan for, hvordan reduktionerne i AU ØB kan findes i 2016 og 2017. Planen blev behandlet i LSU d. 29. oktober 2015. De planlagte besparelser for 2016 er realiseret, og 2017 ser fornuftigt ud. I 2017 er der endda en yderligere besparelse i form af en tidligere fratrædelse i Økonomisekretariatet end forventet (jf. bilag 1, note 5). Omvendt er der tidsforskydninger og forsinkelser på nogle af de spareforslag som indgik i den plan for reduktioner, der er udarbejdet for 2016 og 2017. Det gælder blandt andet for implementering af nogle dele af rejseanalysen samt indførsel af Ind- Fak. Her forventes fortsat reduktioner; men med en anden profil. Grundet AU fokus og stigende efterspørgsel på ledelsesinformation, generelt såvel som i ledelseskredsen for enhedsadministrationen og universitetsledelsen, er Business Intelligence enheden ikke pålagt besparelser i perioden. AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8715 0201 E-mail: adm@au.dk Web: www.au.dk
Notat AARHUS UNIVERSITET Marianne Maria Larsen Dato: 3. november 2017 Side 2/4 Beskrivelse af besparelsespotentialet 2018-2020 Nedenfor beskrives de tiltag som vil kunne medvirke til at gennemføre de nødvendige reduktioner i 2018 og 2019. I 2020 mangler fortsat nye analyser og forslag til reduktioner for ca. 1 mio. kr., og for 2021 vil reduktionen i budgettet vokse med yderligere ca. 1,3 mio. kr. De forskellige tiltag er summeret i bilag 1, hvor der også er sat forventede beløb på reduktionerne. Beløbene er selvsagt behæftet med nogen usikkerhed, og gennemførslen af reduktionerne vil løbende blive vurderet. For alle reduktioner gælder det, at det pt. er forventningen, at justeringerne i budget og dermed stillinger vil kunne ske ved naturlig afgang. Der er lagt vægt på at finde budgetreduktioner, som ikke påvirker de ydelser og den service, som kan ydes fra AU ØB. Det kan dog ikke udelukkes, at reduktionerne vil betyde, at ikke alle nuværende services og ydelser kan fastholdes. Bygningssekretariatet Efter overdragelse af opgaver med opfyldning af kaffemaskiner/printere og printertilkald til Servicegruppen har medarbejderne i Omstillingen fået mere tid til deres administrative opgaver, hvilket har medført et fald i antallet af studentermedhjælpertimer svarende til en årlig besparelse på ca. 150 t.kr. (jf. bilag 1, note 7). Byggeri og Planlægning Fra 2019 til 2020 forventes en række aktiviteter at blive afsluttet, optimeret eller overgå til drift. Det drejer sig blandt andet om enkeltstående aktiviteter i forbindelse med Bæredygtighedsprojektet, Masterplanen, Dalux, kortproduktion mv. Samtidig er budgetterne for den tværgående byggepulje og infrastrukturpuljen løbende reduceret. Dette sammen med en reduktion i puljer forventes at give en besparelse på ca. et årsværk (jf. bilag 1, note 8). Regnskab Dataanalyser på udvalgte leverandører forventes at reducere ressourcetrækket via en nedgang i antallet af fakturaer. Blandt andet forventes en nedgang i antallet af Telenor fakturaer med ca. 9.000 når det nye setup er implementeret. Ligeledes forventes det at implementering af indkøbsmodulet i IndFak vil medføre et generelt fald i antallet af fakturaer (jf. bilag 1, note 4). Ændring i antallet af elever og tilrettelæggelse af elevforløbet fra og med 2017, hvor udstationering på ST udgår, medfører en besparelse på et årsværk (jf. bilag 1, note 9). Det vurderes, at der er et potentiale for besparelser via automatiseret (robotics) opgaveløsning fra og med 2018. Der er blandt allerede udviklet robotics i forbindelse med dokumentation på EU-projekter (jf. bilag 1, note 10).
Notat AARHUS UNIVERSITET Marianne Maria Larsen Dato: 3. november 2017 Side 3/4 En ny webshop løsning forventes at resultere i mere effektive arbejdsgange sammenlignet med de rutiner, der er i dag. Den endelige leverandør er ikke valgt endnu, hvorfor kommende ændringer ikke kan konkretiseres. Dog vil en mere digitaliseret proces ift. fakturering være del af kravene til en ny løsning, og der vil ske ændringer i snitflader i forhold til ansvarsfordelingen mellem ØB, de faglige miljøer og eksterne samarbejdspartnere. En eventuel besparelse vil først få effekt fra 2018 (bilag 1, note 11). Med implementering af Servicegruppen, og tilrettelæggelse af gruppens opgaver samt øget specialisering, er der fra og med 2017 en besparelse på ca. 80-100 t.kr. årligt. Samtidig løser og understøtter gruppen en række opgaver på tværs i ØB. Blandt andet understøttelse af kortproduktion, omstillingen mv. Det forventes, at Servicegruppen løbende vil kunne overtage nye opgaver og frigive ressourcer i andre enheder i ØB. I løbet af 2018 forventes et nyt rejseafregningssystem (Rejsud2) at blive implementeret på AU. Systemet kendes endnu ikke; det er dog vurderingen, at der sker en øget digitalisering af rutinerne i forhold til oprettelse af brugere som følge af implementering af Tjek-&-Go. Endvidere forventes det at opgaver omkring nulstilling af passwords bortfalder ved den øget digitalisering. Ligeledes forventes en omlægning processerne for udtræk af betalinger til hhv. medarbejdere (rejseafregninger/udlæg) og leverandører, så der kun laves ét udtræk modsat nuværende praksis med to udtræk. Samlet set forventes den gennemførte specialisering med dannelsen af Servicegruppen samt nyt rejseafregningssystem at give reduktioner fra 2018-2020 (jf. bilag 1, note 12). Økonomisekretariatet Efter en ændret opgavetilrettelæggelse samt et forløb med procesoptimering af projektoprettelse er det vurderingen, at en vakante stilling i projektenheden kan nedlægges, og dermed være en permanent besparelse fra og med 2017 ca. 525 tusinde kr. Reduktionen er allerede fundet sted, og det er vurderingen, at den nuværende mindre bemanding i projektenheden kan løse opgaverne (jf. bilag 1, note 13). Indkøb En række tiltag forventes at give et effektiviseringspotentiale. I 2017 arbejdes der på en ny teamorganisering med øget specialisering, der sammen med udarbejdelse af nye skabeloner og procesplaner, og et kompetenceudviklingsforløb i proces- og projektledelse for hele afdelingen, skal sikre en optimering af indkøbsprocesserne. Endvidere er der et igangværende arbejde med implementering af e-handel og indkøbsorganisering. Disse tiltag forventes at give besparelser fra og med 2019 på ca. ét årsværk (jf. bilag 1, note 14). Det vurderes dog, at tiltagene ikke til fulde kan kompensere for en reduktion på en stilling, hvorfor en besparelse forventeligt vil medføre en serviceforringelse i form af
Notat AARHUS UNIVERSITET Marianne Maria Larsen Dato: 3. november 2017 Side 4/4 nedgang i antallet af udbud. Såfremt der findes andre muligheder for reduktioner, kan det forekomme at der ikke foretages tilpasning i Indkøb, da der er et stort ledelsesmæssigt fokus på området, grundet potentiale for besparelser ved bedre aftaledækning.
Note Version Enhed Titel / Kort beskrivelse 2016 2017 2018 2019 2020 Staus/bemærkninger Organisationsændring - 1 Tidl. plan 700 700 700 700 700 Er implementeret enhed nedlagt i 2015. 2 Tidl. plan Bygninger Vakantstilling besættes ikke på grund effektiviseringer af opgaver 600 600 600 600 600 Er implementeret 3 Tidl. plan Regnskab Profilen er ændret - mindre Effektivisering som følge af reduktion i 2017 på grund af analyse af rejse- og 200 200 300 300 400 tidsforskydninger - fastholdt i 2018- udgiftsafregning 2020 Profil er ændret, så effektiviseringerne stiger yderligere efterhånden som Indfak indkøb udbredes til alle dele af AU og flere 4 Tidl. plan Regnskab Indfak og samle fakturaer 0 300 600 områder. Tilsammen med en højere 900 grad af samlefakturaer. Omvendt er der tidsforskydninger først i perioden, hvor kravet er reduceret/ikke realiseret. 5 Tidl. plan ØS Forventet ledig stilling besættes ikke pga. effektivseringer af arbejdsgange 200 500 500 500 Aftale er indgået 6 Tidl. plan alle Reduktioner på øvrig drift 100 200 300 300 300 Profilen er øget på baggrund af regnskabsresultatet fra tidligere år 7 Ny plan 2018+19 Bygninger Intern post, reception og servicedesk 150 150 150 8 Ny plan 2018+19 Bygninger reduktion på 1 stilling - effektiviseringer er beskrevet 300 600 9 Ny plan 2018+19 Regnskab Omlægning af elever 150 300 300 10 Ny plan 2018+19 Regnskab Automatiseret (robotics) opgaveløsning 150 300 300 11 Ny plan 2018+19 Regnskab Web-shop mv 300 300 300 12 Ny plan 2018+19 Regnskab 13 Ny plan 2018+19 ØS Specialisering - servicegruppe + Rejsud2 Stilling i projektenheden besættes ikke 100 200 200 525 525 525 525 Er implementeret 14 Ny plan 2018+19 Indkøb reduktion på 1 stilling - effektiviseringer er beskrevet 550 550 15 alle Nye analyser mv 700 1.600 2.425 4.075 5.625 7.025 1.571 2.451 4.112 5.741 7.020 Der er sket ændringer i budgettet siden efteråret 2015, hvor sparekravet blev fastlagt. Det antages for nu, at der med budgetændringerne også er sket ændringer af opgaverne
Sagsfremstilling AARHUS UNIVERSITET Dato: 28. september 2017 Side 1/2 Mødedato: 30. november 2017 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Niels Jørgen Rasmusen Gæst: Emne Nyhedsbreve/ Intern kommunikation Resumé Se sagsfremstilling Indstilling Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Drøftelse af optimeringsmuligheder ift. den interne kommunikation i Økonomi og Bygninger. Sagsfremstilling Intern kommunikation har været drøftet af flere omgange. Seneste tiltag er løbende nyheder om emner såvel som praktiske forhold via hjemmesiden. Endvidere udsendes efter hvert LSU møde en kort orientering med henvisning til referatet. Der har hidtil ikke været en kobling til de overordnede målsætninger eller ØB s kultur og mindset i nyhederne. Hvad er medarbejderne interesseret i at læse om, og hvilken vinkel skal nyhederne have for at de er interessante for medarbejderne? Vurder endvidere om følgende kan være med til at optimere den interne kommunikation: Ét samlet nyhedsbrev Løbende nyheder via hjemmesiden Orientering om hvordan gennemførte projekter og succesfulde aktiviteter er knyttet sammen med de overordnede målsætninger, strategi, indsatsområder samt ØB s kultur og mindset. Statistik på de løbende hjemmesidenyheder: i perioden 1. maj til 28. september 2017 Nyheder sorteret efter antal visninger Sidevisningering Besøg Oriente- VIGTIG information om Letbanens køreledningsanlæg 122 103 Mail Tiltrådte og fratrådte medarbejdere i perioden 3. maj - 15. september 2017 Tiltrådte og fratrådte medarbejdere i perioden 7. marts 2017-2. maj 2017 117 111 Mail 92 82 Ingen Resultat fra psykisk og fysisk APV efter flytningen til Trøjborgvej 90 76 Mail Kriterier til brug for lønforhandling 2018 i Økonomi og Bygninger 85 75 Mail Oplæg fra medarbejdermødet med direktøren den 11. maj 2017 75 59 Mail Har du forslag til den kommende MUS runde? 70 53 Mail BI understøtter arbejdet med at sikre kvalitet i AU s uddannelser 66 54 Mail
Sagsfremstilling AARHUS UNIVERSITET Dato: 28. september 2017 Side 2/2 DaluxFM alle informationer om AU s bygninger ét sted 58 54 Mail Tiltrådte og fratrådte medarbejdere i perioden 2. september 2016-6. marts 2017 57 54 Ingen Det vil sige, at nyheden om Letbanes køreledningsanlæg har været vist 122 via 103 forskellige besøg (besøg defineres som forskellige it-apparater, som nyheden er blevet åbnet med f.eks. er mobiltelefon, tablet og PC 3 forskellige besøg, men det kan være en og samme bruger, der har læst nyheden blot via 3 forskellige apparater) Eksempel på emner, der har eller kan have relevans for medarbejderne: Workzone Projekt KH Persondataforordning Campus 2.0 Digital parkering Samling af fakturaer Optimering af salgsproces ØB s forsøg med e-handel Driftsstyring Kommunikation - Sagsbehandler Marianne Maria Larsen Involvering - Tidsfrist - Bilag -
AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMOAUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL18PRIMO AUL17OER3 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2019 2019 2020 2020 2021 2021 2017 1. Løn og kontorhold Projekter 1 2 3 4 5 Projekter 6 7 28 30 33 34 Fastepriser Løbende priser Fastepriser Løbende priser Fastepriser Løbende priser 19604 19605 19606 19607 19608 19609 19610 11732 21014 21914 25899 25900 84.195.803 81.998.222 83.300.134 80.317.237 82.894.046 78.710.892 82.536.805 Aktivitet Stab Økonomisekretariatet BI enheden Indkøb Regnskab Bygningsøkon omi og jura Byggeri og planlægning Lønafstemnin gs projekt Ø&B Projektpulje Flytning Trøjborg Dalux implementering Forsøg med Robotter 84.195.803 81.673.532 81.673.532 81.844.774 81.844.774 81.825.669 81.825.669 62.325.271 51401 TAP løn 2.075.222 11.511.891 5.117.785 6.872.956 27.426.037 5.086.954 7.872.705 65.963.549 65.810.208 65.810.208 66.186.962 66.186.962 66.368.559 66.368.559 62.832.394 51402 Refusion 358.874 339.938 201.188 1.000.000 1.900.000 1.900.000 1.900.000 1.900.000 1.900.000 1.900.000 1.900.000 2.085.123 51501 DTAP 50.000 150.000 360.000 0 560.000 560.000 560.000 560.000 560.000 560.000 560.000 525.000 51601 Anden løn (Vakancer og anden løn) 800.000 800.000 800.000 800.000 800.000 800.000 800.000 800.000 165.000 51701 Rejser, hotel og forplejning 150.000 23.000 10.000 36.000 50.000 100.000 55.000 424.000 424.000 424.000 424.000 424.000 424.000 424.000 295.000 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere 104.224 85.000 65.000 50.000 350.000 31.000 30.000 715.224 715.224 715.224 715.224 715.224 715.224 715.224 624.000 51703 IT og telefoni 50.000 90.000 40.000 40.000 150.000 20.000 85.000 475.000 475.000 475.000 475.000 475.000 475.000 475.000 720.000 51704 Tjenestebil 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 51705 Anden drift 600.000 10.000 19.000 18.000 150.000 15.000 38.000 1.344.024 2.194.024 850.000 850.000 850.000 850.000 850.000 850.000 1.244.000 51706 Afskrivninger 51707 Julefrokost og sommerfest 45.000 45.000 45.000 45.000 45.000 45.000 45.000 45.000 45.000 51801 Salg (kaos og AUFF) 165.000 1.000.000 1.165.000 1.165.000 1.165.000 1.165.000 1.165.000 1.165.000 1.165.000 1.160.000 51802 Internt salg 59898 Lønafstemning 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 1.850.572 11.379.953 5.251.785 6.865.768 27.276.037 4.612.954 8.080.705 700.000 1.344.024 0 65.961.797 64.464.432 64.464.432 64.841.186 64.841.186 65.022.783 65.022.783 62.325.271 Ramme 66.411.797 65.095.600 66.397.512 63.782.391 66.359.200 62.506.744 66.332.656 64.248.845 450.000 631.168 1.933.080 1.058.795 1.518.014 2.516.039 1.309.873 64.132.704 3. IT systemer Projekter 8 9 11 12 29 Samlet løn 19611 19612 19613 19614 21913 24211 60.407.271 Økonomisystemer ekstern drift BI enheden ITsystemer FM system IT Digitalpost Indkøbsanalyse system Budgetreguleri ng ØB 3. ITsystemer 65.083.561 63.781.890 62.506.252 62.642.340 Aktivitet 51705 Anden drift 162.717 Budgetreg. 162.717 52302 Navision 1.700.000 1.700.000 1.700.000 1.700.000 1.700.000 1.700.000 1.700.000 1.700.000 52303 AURUS 469.000 469.000 52304 IndFak 370.000 370.000 370.000 370.000 370.000 370.000 370.000 370.000 52305 Webshop 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 52306 CWT 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 52307 ØSLDV 52308 NS STADS 52309 ARS 0 52310 Dibs EG Bolig 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 52332 RejsUD 180.000 180.000 360.000 360.000 360.000 360.000 360.000 360.000 52311 ProMark 315.000 315.000 315.000 315.000 315.000 315.000 315.000 315.000 52311 Dalux (del af Infrastrukturpulje) 180.000 180.000 180.000 180.000 180.000 180.000 180.000 180.000 52312 TV fælles (del af Infrastrukturpulje) 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 52313 Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) 52314 Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) 131.000 131.000 131.000 131.000 131.000 131.000 131.000 131.000 52315 Energy Key (del af Infrastrukturpulje) 460.000 460.000 460.000 460.000 460.000 460.000 460.000 460.000 52316 Call Center (del af Infrastrukturpulje) 52317 Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) 86.000 86.000 86.000 86.000 86.000 86.000 86.000 86.000 52318 Citrix licens, teknisk software (del af infrastruktur) 52320 Licenser 110.000 110.000 110.000 110.000 110.000 110.000 110.000 110.000 52321 Digitalpost (del af ForsendelseVD) 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 52331 Medfin. Af PF Tidshåntering pba. system bespar. 52341 Indkøbsanalysesystem af midler til projekter 339.000 339.000 339.000 339.000 339.000 339.000 339.000 339.000 52342 SKI abonnement (midler fra projekter) 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 3.074.000 110.000 982.000 80.000 350.000 0 4.758.717 4.307.000 4.307.000 4.307.000 4.307.000 4.307.000 4.307.000 Ramme 4.308.717 4.220.805 4.220.805 4.136.389 4.136.389 4.053.661 4.053.661 2. Tilskud til eksterne Projekter 13 14 14 450.000 86.195 86.195 170.611 170.611 253.339 253.339 19615 19616 24206 Forsendelsesomk. Fælles ADM ng ØB 2. Tilskud til 9.172.800 8.989.344 8.809.557 Aktivitet Infrastrukturpuljen 51705 Anden drift 298.931 Budgetreg. 298.931 53311 Infrastrukturpuljen 9.360.000 9.360.000 9.172.800 9.172.800 8.989.344 8.989.344 8.809.557 8.809.557 53321 ForsendelsesOmkostninger Fælles ADM 1.039.000 1.039.000 539.000 539.000 539.000 539.000 539.000 539.000 53322 Internt salg, pakkeafregning 53325 Digital forsendelse 10.100.069 9.711.800 9.711.800 9.528.344 9.528.344 9.348.557 9.348.557 Ramme 10.100.069 9.413.595 9.413.595 9.205.103 9.205.103 9.021.001 9.021.001 4.Særlige VD opgaver 15 16 25 25 0 298.205 298.205 323.241 323.241 327.556 327.556 19617 19618 19753 24214 Økonomisystemer særlig drift Regnskab særlig drift Bygningsøkono mi og jura særlig drift ng ØB 4. Særlige VDopgaver 352.800 345.744 338.829 Aktivitet 51705 Anden drift 340.628 Budgetreg. 340.628 54202 Navision 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 54203 AURUS 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 54204 IndFak 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 54205 Webshop 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 54206 CWT 54207 ØSLDV 54208 NS STADS 54209 ARS 54210 ProMark 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 54220 Dibs EG Bolig 0 54221 Finansielle poster 0 54222 Rykkere og rente fra debitorer 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 54223 Tekniskeposter Regnskab 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 54224 Tekniske poster til udlign. BALANCE 54225 Dibs 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 54226 EG Bolig
54227 Bankgebyrer 360.000 360.000 352.800 352.800 345.744 345.744 338.829 338.829 54228 Kursreguleringer 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 54229 Renteudg. og rykkergebyrer 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 54240 Forsikringsskader/Erstatninger 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 54241 Postbiler el. relateret hertil 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 54242 Posten i øvrigt 12.500 435.000 200.000 0 306.872 640.300 640.300 633.244 633.244 626.329 626.329 Ramme 306.872 261.227 261.227 248.521 248.521 243.551 243.551 5. Særlige konsulentydelser Projekter 17 18 19 20 26 27 32 31 31 0 379.073 379.073 384.723 384.723 382.778 382.778 19619 19620 19621 19622 19928 19945 21916 21915 24219 Økonomisystemer udvikling Økonomi Revision og Rådgivning Økonomi BIenheden Økonomi Indkøb Bygningsøkon omi og jura Indkøbsmodul, Indfak2 RejsUD Budgetreguler ing ØB 5. Særlige konsulentydel ser 735000 720300 705894 Aktivitet Regnskab 51705 Anden drift 403.348 Budgetreg 403.348 55202 Navision 750.000 750.000 735.000 735.000 720.000 720.000 706.000 706.000 55203 AURUS 0 55204 IndFak 55205 Webshop 0 55206 CWT 55207 ØSLDV 55208 NS STADS 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 55209 ARS 55210 Dibs EG Bolig 55211 ProMark 240.000 240.000 240.000 240.000 240.000 240.000 240.000 240.000 55211 Revision, løbende 650.000 650.000 650.000 650.000 650.000 650.000 650.000 650.000 55212 Revision, STÅ 70.000 70.000 70.000 70.000 70.000 70.000 70.000 70.000 55213 Revision, eksterne midler 55214 PwC særrevision, Foulum & Roskilde 55215 Advokatbistand 250.000 100.000 350.000 350.000 350.000 350.000 350.000 350.000 350.000 55216 Rådgivning, løbende (af midler til projekter) 100.000 150.000 50.000 75.000 375.000 375.000 375.000 375.000 375.000 375.000 375.000 55217 Digitalpost, Strålfors konsulent 55218 IT Sikkerhedsrevision 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 55221 Indkøbsmodul, Indfak2 (af midler til projekter) 55231 RejsUD (midler til midlertige projekter) 100.000 100.000 1.020.000 920.000 150.000 300.000 75.000 100.000 0 100.000 0 3.068.348 2.550.000 2.550.000 2.535.000 2.535.000 2.521.000 2.521.000 Ramme 3.068.348 3.006.995 3.006.995 2.944.833 2.944.833 2.885.936 2.885.936 0 456.995 456.995 409.833 409.833 364.936 364.936 18.234.006 17.209.100 17.209.100 17.003.588 17.003.588 16.802.886 16.802.886
ØB Budget 2018 Alle beløb er i 1.000 kr. og faste niv. 2018 priser Opsummering 2016 2017 2018 2019 2020 2021 R2016 i niv. '16 2016 i niv. ' R Jan Sep 17 ØR3 2017 2018 ved ØR3 Ændringer 2018 ved P18 2019 ved ØR3 Ændringer 2019 ved P18 2020 ved ØR3 Ændringer 2020 ved P18 2021 ved ØR3 Ændringer 2021 ved P18 Ramme Løn og kontorhold 63.117 65.534 49.488 64.443 66.412 450 65.962 66.398 0 66.398 66.359 0 66.359 66.333 0 66.333 Nettoforbrug Løn og kontorhold 60.573 62.893 47.727 64.008 65.962 0 65.962 66.398 0 66.398 66.359 0 66.359 66.333 0 66.333 Overskud/Underskud LK 2.544 2.641 1.761 435 450 450 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Ramme Fællesomkostninger i alt 0 21.821 40.764 19.332 17.784 650 18.434 16.903 200 17.103 16.535 200 16.735 16.204 200 16.404 Nettoforbrug Tilskud til eksterne 8.615 8.945 34.090 10.888 10.220 0 10.220 9.534 0 9.534 9.325 0 9.325 9.141 0 9.141 Nettoforbrug IT systemer 4.840 5.025 3.614 4.596 4.828 0 4.828 4.290 0 4.290 4.205 0 4.205 4.123 0 4.123 Nettoforbrug Særlige VD opgaver 994 1.032 683 696 307 0 307 261 0 261 249 0 249 244 0 244 Nettoforbrug Konsulentydelser 2.846 2.955 1.601 3.102 3.079 0 3.079 3.018 0 3.018 2.956 0 2.956 2.897 0 2.897 Nettoforbrug Midlertidige Bevillinger 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Overskud/Underskud FO 17.295 3.864 775 51 650 650 0 200 200 0 200 200 0 200 200 0 Overskud/Underskud i alt 14.751 6.506 2.536 486 200 200 0 200 200 0 200 200 0 200 200 0 Indledning Der ønskes en rammeændring grundet dobbeltudgift i forbindelse med implementeringen af RejsUD, da AURUS fortsætter indtil data er kopieret. Rammeændringen ønskes internt på VD området ved at flytte 450 tkr. fra Løn og kontorhold til Fællesudgifter (IT Systemer). Desuden er der opjusteringer af rammen for Fællesudgifter begrundet i P/L reguleringer for licenser primært vedr. økonomisystemer og i forhold til infrastrukturpuljen. 1. Løn og kontorhold R2016 i niv. '16 2016 i niv. ' R Jan Sep 17 ØR3 2017 2018 ved ØR3 Ændringer 2018 ved P18 2019 ved ØR3 Ændringer 2019 ved P18 2020 ved ØR3 Ændringer 2020 ved P18 2021 ved ØR3 Ændringer 2021 ved P18 Eksisterende ramme 63.117 65.534 49.488 64.443 66.412 450 65.962 66.398 0 66.398 66.359 0 66.359 66.333 0 66.333 Nettoforbrug 60.573 62.893 47.727 64.008 65.962 65.962 66.398 66.398 66.359 66.359 66.333 66.333 Overskud/Underskud 2.544 2.641 1.761 435 450 450 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1.1 Begrundelse for ønskede ændringer Der ønskes en rammeflytning fra Løn og kontorhold til fællesudgifter (IT systemer) grundet forsinkelse af implementering af RejsUD. AURUS fortsætter sammen med RejsUD til data er kopieret. 1.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2018 Ændring i 2019 Ændring i 2020 Ændring i 2021 Permanent Type 1 450 Nej Intern flytning på VD området Rammeflytning grundet RejsUD/AURUS 2 3 2. Tilskud til eksterne partnere R2016 i niv. '16 2016 i niv. ' R Jan Sep 17 ØR3 2017 2018 ved ØR3 Ændringer 2018 ved P18 2019 ved ØR3 Ændringer 2019 ved P18 2020 ved ØR3 Ændringer 2020 ved P18 2021 ved ØR3 Ændringer 2021 ved P18 Eksisterende ramme 11.159 11.586 34.327 10.979 10.100 120 10.220 9.414 120 9.534 9.205 120 9.325 9.021 120 9.141 Nettoforbrug 8.615 8.945 34.090 10.888 10.220 10.220 9.534 9.534 9.325 9.325 9.141 9.141 Overskud/Underskud 2.544 2.641 237 91 120 120 0 120 120 0 120 120 0 120 120 0 2.1 Begrundelse for ønskede ændringer P/L regulering af licenser på Infrastrukturpuljen på sammenlagt 120 tkr. 2.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2018 Ændring i 2019 Ændring i 2020 Ændring i 2021 Permanent Type 1 120 120 120 120 Ja Opjustering af rammen P/L regulering af licenser på Infrastrukturpuljen 2 3 3. IT Systemer R2016 i niv. '16 2016 i niv. ' R Jan Sep 17 ØR3 2017 2018 ved ØR3 Ændringer 2018 ved P18 2019 ved ØR3 Ændringer 2019 ved P18 2020 ved ØR3 Ændringer 2020 ved P18 2021 ved ØR3 Ændringer 2021 ved P18 Eksisterende ramme 4.791 4.974 3.328 4.466 4.309 519 4.828 4.221 69 4.290 4.136 69 4.205 4.054 69 4.123 Nettoforbrug 4.840 5.025 3.614 4.596 4.828 4.828 4.290 4.290 4.205 4.205 4.123 4.123 Overskud/Underskud 49 51 286 130 519 519 0 69 69 0 69 69 0 69 69 0 3.1 Begrundelse for ønskede ændringer
Der ønskes en rammeflytning fra Løn og kontorhold til Fællesudgifter (IT Systemer) grundet forsinkelse af implementering af RejsUD.AURUS fortsætter sammen med RejsUD til data er kopieret. P/L regulering af licenser på sammenlagt 69 tkr. vedr. økonomisystemer, FM systemer samt indkøbsanalysesystem 3.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2018 Ændring i 2019 Ændring i 2020 Ændring i 2021 Permanent Type 1 450 Nej Intern flytning på VD området Rammeflytning grundet RejsUD/AURUS 2 69 69 69 69 Ja Opjustering af rammen P/L regulering af licenser til økonomisystemer, FM systemer samt indkøbsanalysesystem 3 4. Særlige opgaver for VD området R2016 i niv. '16 2016 i niv. ' R Jan Sep 17 ØR3 2017 2018 ved ØR3 Ændringer 2018 ved P18 2019 ved ØR3 Ændringer 2019 ved P18 2020 ved ØR3 Ændringer 2020 ved P18 2021 ved ØR3 Ændringer 2021 ved P18 Eksisterende ramme 1.482 1.538 272 209 307 0 307 261 0 261 249 0 249 244 0 244 Nettoforbrug 994 1.032 683 696 307 307 261 261 249 249 244 244 Overskud/Underskud 488 506 411 487 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4.1 Begrundelse for ønskede ændringer Ingen bemærkninger 4.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2018 Ændring i 2019 Ændring i 2020 Ændring i 2021 Permanent Type 1 2 3 5. Konsulentydelser R2016 i niv. '16 2016 i niv. ' R Jan Sep 17 ØR3 2017 2018 ved ØR3 Ændringer 2018 ved P18 2019 ved ØR3 Ændringer 2019 ved P18 2020 ved ØR3 Ændringer 2020 ved P18 2021 ved ØR3 Ændringer 2021 ved P18 Eksisterende ramme 3.585 3.722 2.836 3.679 3.068 11 3.079 3.007 11 3.018 2.945 11 2.956 2.886 11 2.897 Nettoforbrug 2.846 2.955 1.601 3.102 3.079 3.079 3.018 3.018 2.956 2.956 2.897 2.897 Overskud/Underskud 739 767 1.235 577 11 11 0 11 11 0 11 11 0 11 11 0 5.1 Begrundelse for ønskede ændringer P/L regulering vedr. årsrevision på 11 tkr. 5.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2018 Ændring i 2019 Ændring i 2020 Ændring i 2021 Permanent Type 1 11 11 11 11 Ja Opjustering af rammen P/L regulering vedr. årsrevision 2 3 6. Midlertidige bevillinger R2016 i niv. '16 2016 i niv. ' R Jan Sep 17 ØR3 2017 2018 ved ØR3 Ændringer 2018 ved P18 2019 ved ØR3 Ændringer 2019 ved P18 2020 ved ØR3 Ændringer 2020 ved P18 2021 ved ØR3 Ændringer 2021 ved P18 Eksisterende ramme 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Nettoforbrug 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Overskud/Underskud 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1 Begrundelse for ønskede ændringer Ingen bemærkninger 6.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2018 Ændring i 2019 Ændring i 2020 Ændring i 2021 Permanent Type 1 2 3 7. Eksterne projekter (DR 4 6)
R2016 i niv. '16 2016 i niv. ' R Jan Sep 17 ØR3 2017 2018 2019 2020 2021 Eksterne tilskud 175 182 175 0 175 175 175 175 Øvrige indtægter 0 0 0 0 Løn 0 0 0 0 Husleje 0 0 0 0 Øvrig drift 175 182 175 0 Overskud/Underskud 0 0 0 0
LAMU/LSU møder - Økonomi og Bygninger 2018 M 1 Nytårsdag T 2 O 3 T 4 F 5 L 6 S 7 M 8 T 9 O 10 T 11 F 12 L 13 S 14 M 15 T 16 O 17 T 18 F 19 L 20 S 21 M 22 T 23 O 24 1 2 3 4 T 25 LAMU/LSU 9-12 F 26 L 27 S 28 M 29 T 30 O 31 Jan 22 arbejdsdage 5 T 1 F 2 L 3 S 4 M 5 T 6 O 7 T 8 F 9 L 10 S 11 M 12 T 13 O 14 T 15 F 16 L 17 S 18 M 19 T 20 O 21 T 22 F 23 L 24 S 25 M 26 T 27 O 28 Feb 20 arbejdsdage 6 7 8 9 T 1 F 2 L 3 S 4 10 M 5 T 6 O 7 T 8 F 9 L 10 S 11 11 M 12 T 13 O 14 T 15 F 16 L 17 S 18 12 M 19 T 20 O 21 T 22 F 23 L 24 S 25 Palmesøndag 13 M 26 Mar T 27 O 28 T 29 Skærtorsdag F 30 Langfredag L 31 20 arbejdsdage S 1 Påskedag M 2 2. påskedag T 3 O 4 T 5 F 6 L 7 S 8 M 9 T 10 O 11 T 12 F 13 L 14 S 15 M 16 T 17 O 18 T 19 F 20 L 21 S 22 M 23 T 24 O 25 T 26 Apr F 27 Bededag L 28 S 29 M 30 14 15 16 17 18 19 arbejdsdage T 1 F 1 O 2 T 3 F 4 L 5 S 6 M 7 T 8 O 9 19 T 10 Kr. himmelfartsdag S 10 F 11 L 12 S 13 M 14 T 15 O 16 T 17 F 18 L 19 S 20 Pinsedag M 21 2. pinsedag T 22 O 23 20 21 T 24 LAMU/LSU 9-12 F 25 L 26 S 27 M 28 T 29 O 30 T 31 Maj Jun 22 L 2 S 3 M 4 T 5 O 6 T 7 F 8 L 9 M 11 T 12 O 13 T 14 F 15 L 16 S 17 M 18 T 19 O 20 T 21 F 22 L 23 S 24 M 25 T 26 O 27 T 28 F 29 L 30 23 24 25 26 21 arbejdsdage 21 arbejdsdage S 1 M 2 T 3 O 4 T 5 F 6 L 7 S 8 M 9 T 10 O 11 T 12 F 13 L 14 S 15 M 16 T 17 O 18 T 19 F 20 L 21 S 22 M 23 T 24 O 25 T 26 F 27 L 28 S 29 M 30 T 31 Jul 27 28 29 30 31 22 arbejdsdage O 1 T 2 F 3 L 4 S 5 M 6 T 7 O 8 T 9 F 10 L 11 S 12 M 13 T 14 O 15 T 16 F 17 L 18 S 19 M 20 T 21 O 22 T 23 F 24 L 25 S 26 M 27 T 28 O 29 32 33 34 35 T 30 LAMU/LSU 9-12 F 31 Aug 23 arbejdsdage L 1 S 2 M 3 T 4 O 5 T 6 F 7 L 8 S 9 M 10 T 11 O 12 T 13 F 14 L 15 S 16 M 17 T 18 O 19 T 20 F 21 L 22 S 23 M 24 T 25 O 26 T 27 F 28 L 29 S 30 Sep 36 37 38 39 20 arbejdsdage M 1 T 2 O 3 T 4 F 5 L 6 S 7 M 8 T 9 O 10 T 11 F 12 L 13 S 14 M 15 T 16 O 17 T 18 F 19 L 20 S 21 M 22 T 23 O 24 T 25 F 26 L 27 S 28 M 29 T 30 O 31 Okt 40 41 42 43 44 23 arbejdsdage T 1 F 2 L 3 S 4 M 5 T 6 O 7 T 8 F 9 L 10 S 11 M 12 T 13 O 14 T 15 F 16 L 17 S 18 M 19 T 20 O 21 T 22 F 23 L 24 S 25 M 26 T 27 O 28 45 46 47 48 T 29 LAMU/LSU 9-12 F 30 Nov 22 arbejdsdage L 1 S 2 M 3 T 4 O 5 T 6 F 7 L 8 S 9 M 10 T 11 O 12 T 13 F 14 L 15 S 16 M 17 T 18 O 19 T 20 F 21 L 22 S 23 M 24 T 25 Juledag O 26 2. juledag T 27 F 28 L 29 S 30 M 31 Dec 49 50 51 52 1 19 arbejdsdage