Håndværkervej 70 4000 Roskilde Tlf.: 4634 7500 Fax: 4634 7510 Info@karanoveren.dk www.karanoveren.dk CVR: 1350 7406 REFERAT Dato: 9-12-2016 Ref: TLH/MRJ J.nr.: 2007.243 EMNE/ /REFERAT SU-MØDE MØDEDATO/ Torsdag d. 8.12.2016, kl. 11.00 (Julefrokost) MØDESTED/ Bestyrelseslokalet DELTAGERE/ Samarbejdsudvalget NÆSTE MØDE/ Mødeplan 2017 godkendes på mødet PUNKT 1/ GODKENDELSE OG UNDERSKRIFT AF REFERAT FRA SU-MØDE D. 15-09- 2016./. Referatet er vedlagt Der var ingen bemærkninger til referatet. IMPLEMENTERING AF STRATEGI 2020 PUNKT 2/ Der er udarbejdet en plan for implementering af Strategi 2020. Der er lagt vægt på, at der skal være sammenhæng mellem de strategiske indsatser og vores arbejde med miljø- og arbejdsmiljøledelse, ligesom der er lagt vægt på, at sektionsledere og medarbejdere inddrages på forskellig vis. TLH orienterer på mødet om status på processen../.notat om implementering af strategi er vedlagt./. Strategi 2020 kan ses på intranettet: http://intranet.karanoveren.dk/artikler/protokol-30-september-2016 1
TLH gennemgik strategi-implementeringsnotatet. Samarbejdsudvalget havde ingen bemærkninger. Det fælles opfølgningsskema kan findes på PE på intranettet, under Fællesdrevet, strategi 2020. PUNKT 3/OPFØLGNING PÅ TRIVSELSINDSATSEN Chefgruppen har udarbejdet et notat, der beskriver opfølgningen på de 6 trivselsindsatser. Notatet vedlægges til orientering og kommentering../. Bilag: status på indsatserne efter trivselsundersøgelsen Der henvises til statusnotatet, som blev gennemgået på mødet. Su kommenterede, at det er positivt at der sker noget på de enkelte områder. Statusnotatet opdateres, og lægges på intranettet. PUNKT 4/KOMMUNIKATION I KARA/NOVEREN v/alle Der lægges op til en generel drøftelse af behovet for intern kommunikation. Eksempler på typer af kommunikation, der efterspørges, er opfølgning ved ulykker, ansættelser og afskedigelser. Der efterspørges desuden en præcisering af, hvordan man kommer med forslag og gode idéer. Der findes en forslagskasse i Nitop men måske er kendskabet til den ikke god nok. Su drøftede den generelle kommunikation i KARA/NOVEREN. Der kon følgende kommentarer og forslag: På genbrugsområdet ønsker man skemalagte møder på pladserne med deltagelse af både sektionsleder og teamchef Det er vigtigt at der orienteres ved fratrædelser og andre personalemæssige ændringer. Informationerne lægges fremover et sted på intranettet, som HR administrerer. Der er et ønske om et mere funktionelt intranet. På KVV efterspørges meget teknisk og driftsmæssig information. Niels Kallehauge sender en ugentlig rapport-mail til alle, dette fungerer godt. Mobiltelefoner på pladserne de steder, hvor de ikke er oprettede til at
kunne tage billeder, og sende dem, kan det ændres. Det sker ved henvendelse til IT. Kommunikation skal fremover løbende drøftes i SU. Forslagskassen der skal informeres ud om, at den eksisterer og hvordan man bruger den. MRj følger op. PUNKT 5/JUSTERING AF RETNINGSLINJER FOR REKRUTTERING V/MRJ Der er udarbejdet et forslag til justering af retningslinjer for rekruttering. Justeringen er en opfølgning på trivselsundersøgelsen, som har rejst spørgsmålstegn ved håndteringen af især de interne rekrutteringer. Derfor drøftede SU på mødet den 15. september, at retningslinjerne burde præciseres. Det er nu præciseret, hvordan stillinger bliver slået op, samt at man ikke kan deltage i udarbejdelse af stillingsopslag eller ansættelsesprocessen i øvrigt, hvis man selv påtænker at søge den konkrete stilling. Retningslinjerne vedlægges til drøftelse og godkendelse../. Bilag: Justerede retningslinjer for rekruttering SU godkendte retningslinjerne, og tilkendegav tilfredshed med, at der på dette punkt også er fulgt op på trivselsprojektet. PUNKT 6/JUSTERING AF OVERARBEJDSPOLITIKKEN På SU-mødet den 15. september 2015 blev der besluttet at overarbejdspolitikken skulle justeres, så den passer med den måde, den praktiseres på. Den opdaterede version vedlægges til godkendelse i samarbejdsudvalget../. Bilag: Opdateret udgave af overarbejdspolitikken SU principgodkendte ændringerne. Tidspunkterne for indberetning af udbetaling af overarbejde (pkt. 6 i notatet), skal tjekkes hos HR, MRJ følger op på dette.
PUNKT 7/STATUS PÅ OVERSIGT OVER KAMERAOVERVÅGNING V/FK OG CAH Det blev aftalt på SU-mødet den 15. september, at FK og CAH skulle udarbejde en oversigt over kameraovervågning i KARA/NOVEREN. Bilag til punktet eftersendes. FK og CAH fremlagde deres udkast til oversigt. Der oprettes en oversigt/faneblad i et excelark pr. plads. Oversigterne vedligeholdes af Genbrugsafdelingen. KWH opdaterer oversigten over kameraer på Håndværkervej 70. Vi skal sikre, at nye medarbejdere orienteres om at der er kameraovervågning. Dette er den enkelte teamchefs ansvar. PUNKT 8/SEMINAR FOR SU OG AMO Det foreslås, at der afholdes en fælles temadag for SU og arbejdsmiljøorganisationen. Blandt emnerne kune være et oplæg om erfaringer med en fælles MED-organisering. Alle medlemmer af SU opfordres til at komme med input til temadagen. Vi vil finde en eller flere eksterne oplægsholdere, som kan fortælle om erfaringer med MED-udvalg. Det endelig program for temadagen behandles på SU-mødet i februar 2017. MØDEPLAN 2017 PUNKT 9/ Forslag til mødedatoer 2017: Torsdag den 16. februar kl. 10.00 12.00 Onsdag den 5. april kl. 10.00 15.00 (temadag) Torsdag den 14. september kl. 10.00 12.00 Torsdag den 7. december kl. 11.00 13.00 (julefrokost) Den 14. september ændres til den 21. september. Mødeplanen blev i øvrigt godkendt, MRJ indkalder SU. PUNKT 10 EVT. FK orienterede om status på Gensalg. Der er nu modtaget byggetilladelser i Roskilde og Torkilstrup. Roskildebutikken åbnes
formentlig ultimo februar. Der er slået en stilling som butiksleder op. Kommunekontakten varetages af Ejvind Mortensen. Projektkoordinatorstillingen nedlægges, når butikslederen er startet op.