Overordnet kontoplan Menu 02.20 Overordnet kontoplan...2 Menu 02.20.01 Vedligeholdelse af overordnet kontoplan...4 Menu 02.20.05 Oprettelse reference...6 Menu 02.20.11 Overførsel af saldi fra kontoplan...7 Menu 02.20.12 Overførsel af saldi fra budget...8 Menu 02.20.20 Udskriv kontoplan med reference konti...9 Menu 02.20.22 Saldobalance...11 Menu 02.20.23 Læs budget på konto...15 Menu 02.20.24 Saldobalance for budgetter...16 Menu 02.20.25 Saldobalance for regnskab/budgetter...18 Menu 02.20.26 Budget opfølgning...20 Menu 02.20.27 Overordnet saldobalance m/ dækningsgrad...22 Side 1
Menu 02.20 Overordnet kontoplan Side 2
Under denne menu kan der arbejdes med overordnet kontoplan. Overordnet kontoplan kan benyttes til udarbejdelse af f.eks. afdelingsregnskaber og/eller komprimerede balancer. Menuen er opdelt i tre hovedafsnit: Punkt 01-08 Punkt 11-12 Punkt 20-27 her oprettes/ajourføres den overordnede kontoplan her overføres tal til den overordnede kontoplan. Der kan overføres både regnskabstal og budgettal her kan der udskrives/forespørges på de overførte regnskabs- og/eller budgettal. Der kan således ikke foretages bogføringer direkte på overordnet kontoplan de saldi, som udskrives på f.eks. saldobalance for overordnet kontoplan, er alle hentet fra de bogførbare konti i finansbogholderiet, eller fra budget-modulet. Side 3
Menu 02.20.01 Vedligeholdelse af overordnet kontoplan I dette menupunkt oprettes og vedligeholdes den overordnede kontoplan som sådan, dvs. de kontonr., som den overordnede kontoplan skal bestå af, indmeldes i dette billede. De finanskonti, som den overordnede kontoplan skal trække på, tilknyttes senere i menupunkt 02.20.05, Oprettelse reference. Den overordnede kontoplan er en selvstændig kontoplan, som i princippet oprettes på samme måde, som den alm. finanskontoplan. Der er ingen direkte sammenhæng mellem kontonummereringen i finanskontoplanen og på den overordnede kontoplan. F.eks. kan konto 4711 være oprettet både som finanskonto og på den overordnede kontoplan, men med vidt forskelligt indhold. Skal der arbejdes med mere end én overordnet kontoplan, eksempelvis for at foretage en opsplitning på tre eller flere afdelinger, sker dette ved at reservere intervaller af kontonr. på den overordnede kontoplan, f.eks. 1000-1099 = afdeling 1, 1100-1199= afdeling 2, 1200-1299=afdeling 3. Bemærk her, at overordnede konti med kontonummer 990000 eller derover vil blive vist i menupunkt 11.11, Dagens salg (skærm). Felt Kontonr. Kontonavn Kontoart Feltbeskrivelse 6 cifre, identificerer en konto på den overordnede kontoplan 25 tegn, valgfri beskrivende tekst 1 ciffer, 0=overskrift, 1=aktiver, 2=passiver, 3=indtægter, 4=udgifter, 5=sumkonto. Side 4
Tællernr. Nulstil. kode Sideskift Momsber. kode Kontoart 0,1,2,3,4 kan ikke ændres til kontoart 5. 1 ciffer, 1,2,3,4,5 eller 6. Angiver hvilket tællernr., som skal anvendes til sammentællinger ved udskrift af saldobalance for overordnet kontoplan. Værdien 1 foreslås automatisk. 1 ciffer, 0 eller 1. Angiver om der skal ske nulstilling efter udskrift af en sumkonto, 0=nulstilling, 1=ingen nulstilling (subtotal). Feltet anvendes kun i forb. med kontoart 5, sumkonto. Værdien 1 foreslås automatisk. 1 ciffer, 0 eller 1. Angiver om der skal ske sideskift på saldobalancen efter udskrivning af det pgl. kontonummer. 0=ikke sideskift efter udskrift, 1=sideskift efter udskrift. Værdien 0 foreslås automatisk. 1 ciffer, 0 eller 1. Angiver om der skal foretages automatisk beregning af moms/dækningsgrad. 0=ingen beregning, 1=automatisk beregning. Overskriftskonti (kontoart 0) anvendes til at opdele og gøre udskrifterne overskuelige, dvs. de anvendes af layout-mæssige hensyn. Kontoart 1,2,3 og 4 er de konti, hvortil der knyttes referencer til kontonumre på finanskontoplanen. Kontoart 5, sumkonto, giver mulighed for at få beregnet diverse subtotaler/totaler ved udskrift af saldobalancer. Der kan ikke knyttes referencer til finanskonti til sumkontiene, disse er udelukkende til brug for beregning af diverse totaler. Side 5
Menu 02.20.05 Oprettelse reference I dette billede indmeldes referencekontonumre til overordnede konti med kontoart 1,2,3 eller 4. Referencekonti skal være alm. finanskonti, ligeledes med kontoart 1,2,3 eller 4. Felt Indtast overordnet kontonr. Reference kontonr. Feltbeskrivelse 6 cifre, det overordnede kontonummer, hvortil der skal knyttes referencer. 6 cifre, det finanskontonummer, som skal anvendes som referencekonto. Der kan tilknyttes et valgfrit antal referencekonti. Side 6
Menu 02.20.11 Overførsel af saldi fra kontoplan Når den overordnede kontoplan er færdigoprettet med tilhørende referencer, anvendes dette menupunkt til at overføre saldi fra finanskonti til de overordnede referencekonti. Først når denne kørsel er gennemført kan der udskrives f.eks. saldobalance for overordnet kontoplan. Overførsel af saldotal kan gentages så ofte, det ønskes. Side 7
Menu 02.20.12 Overførsel af saldi fra budget Udover overførsel af regnskabstal kan der overføres budgettal fra finansmodulet til et overordnet budget. Først når denne kørsel er gennemført kan der arbejdes med de overordnede budgetter, f.eks. læsning af budgettal. Overførsel af budgettal kan gentages så ofte, det ønskes. Felt Firma Kode R/B År Feltbeskrivelse Firmanr. hvorfra/hvortil budgettal ønskes overført Angiver hvilken type af budgettal overførslen skal foretages for, R=Realiserede tal (regnskabstal), B=Budgettal. Det år som overførslen skal foretages fra / til. Side 8
Menu 02.20.20 Udskriv kontoplan med reference konti I dette menupunkt kan der bestilles en udskrift af den overordnede kontoplan med referencer (modsat menu 02.20.21, hvor referencekonti ikke medtages). Listen kan udskrives for et valgfrit interval af kontonumre. Listen indeholder følgende oplysninger: - kontonr. - kontonavn - art - tæller1 - tæller2 - tæller3 - tæller4 - tæller5 - tæller6. Nedenfor vises et eksempel på en udskrift af dele af en overordnet kontoplan: Side 9
Side 10
Menu 02.20.22 Saldobalance I dette menupunkt bestilles udskrift af saldobalance for overordnet kontoplan for ønsket periode- samt kontointerval. Endvidere kan der her indmeldes og vedligeholdes procent-intervaller til balancen. Procent-intervaller anvendes til at beregne ønskede nøgletal på balancen. Når første skærmbillede er udfyldt og der trykkes <Enter> fremkommer næste billede, hvor det angives, om der ønskes udskrift med procentangivelser: Side 11
Ændres parameteren, således at der svares ja til udskrift af procentangivelse, fremkommer endnu et skærmbillede, hvor det skal angives, om hidtidige kriterier for procentangivelser ønskes anvendt. Side 12
J bevirker at udskrift startes, N giver mulighed for at oprette/ajourføre procentangivelser i efterfølgende skærmbillede: Der kan indmeldes op til 10 procentintervaller, hvor det definerede interval af overordnede kontonumre beregnes i procent af et andet overordnet kontonummer, dvs. der anvendes følgende formel: ( start/slut-kontonr. / i pct af kontonr. ) * 100 = %. Procent-relationerne kan defineres helt frit, der er ingen begrænsninger på, hvilke saldi, der kan beregnes i procent af hvilke. Saldobalancen for overordnet kontoplan indeholder følgende oplysninger: - kontonummer - kontonavn - debet i perioden - kredit i perioden - debet år-til-dato - kredit år-til-dato - saldo i pct. for perioden (kun hvis procentfordeling er anfordret) - saldo i pct. år-til-dato (kun hvis procentfordeling er anfordret) - kontonr., som pct. er beregnet af (kun hvis procentfordeling er anfordret). Side 13
Nedenfor vises et eksempel på udskrift af saldobalance for overordnet kontoplan med procentfordeling: Side 14
Menu 02.20.23 Læs budget på konto I dette menupunkt kan der forespørges på de budgettal, der er overført til den overordnede kontoplan via menupunkt 02.20.12. Udover de overførte tal kan ønskede sammenligningstal fra budgettet vises, f.eks. fra et tidligere år. Side 15
Menu 02.20.24 Saldobalance for budgetter I dette menupunkt bestilles overordnet budgetbalance for ønsket budgettype (R eller B), budgetår samt kontointerval. Budgetbalancen for overordnet kontoplan indeholder følgende oplysninger: - kontonummer - kontonavn - budgettal for de enkelte budgetmåneder i hele 1000 kr. - budgettal år-til-dato i hele kr. Nedenfor vises et eksempel på udskrift af overordnet budgetbalance: Side 16
Side 17
Menu 02.20.25 Saldobalance for regnskab/budgetter I dette menupunkt bestilles udskrift af saldobalance for regnskab og budget for ønsket budgettype (R eller B) og budgetår, ønsket periode samt kontointerval. Overordnet saldobalance for regnskab og budgetter indeholder følgende oplysninger: - kontonummer - kontonavn - periodetal fra saldobalance for overordnet kontoplan - år-til-dato-tal fra saldobalance for overordnet kontoplan - år-til-dato-tal fra anfordret budget for overordnet kontoplan - afvigelse i kroner - afvigelse i procent. Nedenfor vises et eksempel på udskrift af saldobalance for regnskab og budget: Side 18
Side 19
Menu 02.20.26 Budget opfølgning I dette menupunkt kan udskrift af overordnet budgetopfølgning bestilles for ønsket budgettype (R eller B), budgetår, periode samt interval af kontonumre. Overordnet budgetopfølgning indeholder følgende oplysninger: - kontonummer - kontonavn - periodetal fra saldobalance for overordnet kontoplan - år-til-dato-tal fra saldobalance for overordnet kontoplan + rest af året fra overordnet budget - år-til-dato-tal fra anfordret budget for overordnet kontoplan - afvigelse i kroner - afvigelse i procent. Nedenfor vises et eksempel på udskrift af budgetopfølgning for overordnet kontoplan: Side 20
Side 21
Menu 02.20.27 Overordnet saldobalance m/ dækningsgrad I dette menupunkt kan udskrift af overordnet saldobalance med dækningsgrad bestilles for ønsket budgettype (R eller B), budgetår, periode samt interval af kontonumre. Overordnet saldobalance med dækningsgrad indeholder følgende oplysninger: - kontonummer - kontonavn - periodetal fra saldobalance for overordnet kontoplan - periodetal fra overordnet budget - afvigelse i kroner - afvigelse i procent - år-til-dato-tal fra saldobalance for overordnet kontoplan - år-til-dato-tal fra budget for overordnet kontoplan - afvigelse i kroner - afvigelse i procent. Nedenfor vises et eksempel på udskrift af overordnet saldobalance med dækningsgrad: Side 22
Side 23