Glostrup Kommune 2013 Ledelsesnotat for det specialiserede voksenområde Center for Social Service mfl. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret tner selskab, CVR-nr. 33 31
Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten Vi har i januar 2014 gennemført revisionsbesøg i Center for Social Service mfl., hvorunder vi har foretaget gennemgang af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, internationale revisionsstandarder, kommunens revisionsregulativ samt Bekendtgørelse nr. af 2. februar 2013 om statsrefusion og tilskud samt regnog revision på Social- og Integrationsministeriets, ministeriet, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder Vi har i forbindelse med revisionen af områderne, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten, efterprøvet, om: De eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. Det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Anvendelsen af it-systemer er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende. Vi har tilrettelagt revisionen af efter bestemmelserne i ressortministeriernes revisionsbekendtgørelser. Formålet med revisionsbesøget har været at vurdere, hvorvidt der i Kommunen er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet for 2013. Vi har ved besøget stikprøvevis efterprøvet, om forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser. Der er således tale om en såvel juridisk kritisk som en økonomisk kritisk gennemgang af områderne (forvaltningsrevision). Revisionen af bevillingssager inden for de nævnte hovedområder er foretaget stikprøvevis med udgangspunkt i, at der skal sikres en relevant repræsentativitet. Stikprøverne er 2 af
udvalgt ud fra en kombination baseret på konkrete og generelle erfaringer omkring fejlrisiko inden for de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvor der indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Vi har derudover ved udvælgelsen af stikprøverne særligt vægtet nyetablerede bevillingssager på hovedområder, hvor der er adgang til at udøve et skøn. Samlet konklusion på den udførte revision På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder Center for Social Service mfl., som vedrører det specialiserede voksenområde, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration som helhed administreres på en hensigtsmæssig måde, ligesom det er vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger for dette område. Revisionsbemærkninger Vores gennemgang har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger, som kommunalbestyrelsen skal tage stilling til. Redegørelse for den udførte revision Ledelsestilsyn i Center for Social Service Vi har vurderet, om der er tilrettelagt et hensigtsmæssigt ledelsestilsyn i Center for Social Service, for det specialiserede voksenområde. Der er i 2013 gennemgået 4 sager i forbindelse med ledelsestilsynet. Der ses flere mangler i nogle af sagerne, hvoraf størstedelen er formelle fejl. Resultatet er drøftet med medarbejderne, hvorunder de konstaterede fejl har givet anledning til præcisering af opmærksomhedspunkter og anbefalinger fra ledelsen til medarbejderne. Vi har modtaget dokumentation for, at der efterfølgende er foretaget ajourføring af sagerne i forhold til de konstaterede forhold. Det er vores vurdering, at de kontrollerede forhold giver et tilstrækkeligt grundlag for en vurdering af kvaliteten i sagerne, herunder om gældende regelsæt efterleves. Vi vil dog anbefale, at ledelsen overvejer at foretage ledelsestilsynet/ kvalitetskontrollen i større omfang, enten ved flere ledelsestilsyn om året, ved skiftende temaer/ delområder.
Det specialiserede voksenområde, servicelovens 85 og 9 Vi har foretaget revision af i alt 6 enkeltsager, hvori der er bevilget ydelser efter lovens bestemmelser indenfor det specialiserede voksenområde. Det har omfattet socialpædagogisk bistand efter 85 og ledsageordning efter det omfang der også er værksteds- og dagtilbud efter 104, midlertidige botilbud efter 10 og længerevarende botilbud efter 108, er grundlaget herfor også gennemgået. Sagerne er udvalgt ud fra aktuelle sagslister, som er udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 3 af de 6 gennemgåede sager, som omfatter følgende fejltyper: Der mangler i 1 sag relevant og aktuelt lægeligt eller anden dokumentation for borgers lidelse og dermed borgers funktionsnedsættelse. Herudover ses der ikke faglige begrundelser for, hvorfor denne borger er omfattet af målgruppen for den bevilgede støtte. Fejlene er af formel karakter og har ikke refusionsmæssig betydning (sag nr. 6) Der er i 1 sag sket fejlregistrering af den støtte efter servicelovens 102, idet udgifterne hertil er registreret som støtte efter 85. Fejlen har ikke haft udbetalings- og refusionsmæssig betydning (sag nr. 2) Journalføringen er mangelfuld i 1 sag, hvilket blandt andet er årsag til, at der ikke i tilstrækkelig grad ses faglige beskrivelser af borgers aktuelle funktionsnedsættelse, samt behovet for, formålet med og omfanget af den bevilgede støtte. Fejlen har i den konkrete sag ikke refusionsmæssig (sag nr. 6) Det fremgår ikke i 2 sager, om der er udarbejdet en handleplan med konkrete og målbare mål og delmål, eller om der er tilbudt en handleplan. Fejlene har ikke refusionsmæssig betydning (sag nr. 5 + nr. 6) Der ses i 1 sag, hvor der er bevilget ledsageordning efter 9, ikke redegjort for, at borger er i stand til at modtage ledsagelse uden socialpædagogisk støtte. Det er efter vores opfattelse ud fra sagsmaterialet uvist, om denne borger er omfattet af målgruppen for ledsageordning efter 9. Fejlen kan potientielt have refusionsmæssig betydning i forhold til særlig dyre (sag nr. 2) På grundlag af de konstaterede forhold er det vores vurdering, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. Vi vil dog anbefale, at der sættes fokus på at sikre, at der i alle sager foretages faglige målgruppevurderinger og udarbejdes begrundelser i forhold til behovet for, formålet med og omfanget af støtten, samt at der i alle sager udarbejdes handleplaner med konkrete
mål og delmål forud for iværksættelse af tilbud, eller det beskrives, at borger har fravalgt en handleplan. Herudover anbefaler vi fokus på en kontinuerlig journalføring. Vi vil endvidere anbefale, at der i forbindelse med det interne ledelsestilsyn sættes fokus på de beskrevne forhold. Glostrup Kommune er i gang med implementeringen af voksenudredningsmetoden VUM, som anvendes på nye sager indenfor det specialiserede voksenområde, samt når der gennemføres revurdering af sager inden for området. I de sager, som vi har gennemgået, hvor der er anvendt VUM, kan vi konstatere, at grundlaget for den bevilgede støtte er velfunderet. Center for Social Service har gennem en periode arbejdet med en ekstraordinær gennemgang af sager, hvor der gennem en årrække ikke har været foretaget løbende revurderinger. Ledelsen følger tæt op på dette, og har oplyst, at man er ved at være igennem alle sager. Vi anbefaler et fortsat stærkt ledelsesmæssigt fokus på, at der løbende gennemføres revurderinger af alle sager, ikke nødvendigvis hvert år, men ud fra de enkelte sagers karakter indenfor en årrække på 2-3 år. Merudgiftsydelse efter servicelovens 100 Vi har gennemgået 4 sager med støtte til merudgiftsydelse efter servicelovens 100. Sagerne er udvalgt ud fra aktuelle sagslister, som er udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i de 2 af de gennemgåede sager, som kan henføres til følgende fejltyper: Det er vores vurdering, at grundlaget for merudgifterne i 2 af sagerne kunne beskrives tydeligere, men ud fra kommunens redegørelse vurderes dette som værende formelle fejl, uden refusionsmæssig betydning. Der ses i 2 sager fejl i forhold til beregninger af de samlede årlige merudgifter. For den ene sag fremgår det ikke af sagerne, hvordan de enkelte merudgifter er beregnet / sandsynliggjorte /dokumenterede. For den anden sag ses der ikke en samlet oversigt over de årlige / månedlige merudgifter. Fejlene kan have refusionsmæssig betydning. (Sag nr. 1 + 4) Der er i 2 sager ikke foretaget rettidig årlig revurdering, med faglige begrundelser for fortsat målgruppe, og faglige begrundelser for de enkelte merudgifter. Der
er dog i én sag aktuelt igangsat revurdering, som dog ikke er afsluttet, selvom der er gået ca. 2 måneder siden revurderingen er iværksat. Fejlene har ikke refusionsmæssig betydning(sag nr. + nr. 4) På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. Vi vil dog anbefale, at der sættes fokus på at sikre, at der foretages mere præcise beskrivelser af borgers funktionsnedsættelse som grundlag for vurdering af, om denne er omfattet af målgruppen for støtte efter 100, at der mere præcist beskrives, hvilket fagligt grundlag der er for de enkelte merudgifter, samt at der redegøres or, hvorledes de samlede årlige merudgifter er beregnet. Vi vil endvidere anbefale, at der i forbindelse med det interne ledelsestilsjm sættes fokus på de beskrevne forhold. Fravalg af områder I henhold til Regnskabsbekendtgørelsens 6, stk. 6, jf. 2, stk. 3 skal revisionen redegøre for og begrunde fravalg af gennemgang af personsager på områder eller konti, hvor revisor på anden måde har tilvejebragt en begrundet overbevisning om, at sagsbehandlingen er betryggende. Endvidere skal revisor udarbejde en turnusrevisionsplan for de konti, der ikke bliver revideret hvert år. Vi har med udgangspunkt i de anførte bestemmelser ikke for foretaget fravalg af gennemgang af personsager for områder, som varetages i Center for Social Service. Opfølgning på tidligere års revisionsberetning Vi har modtaget Ankestyrelsens decisionsskrivelse af 2. marts Glostrup Kommunes revisionsberetning for regnskabsåret 2012. Der er ikke forhold heri, hvor Ankestyrelsen anmoder om redegørelse i revisionsberetningen for 2013 vedrørende de områder, der er omfattet af dette ledelsesnotat. 6 af
Afslutning Såfremt I ønsker at drøfte dette notat kan I kontakte manager Bente Maarslet, M: 2166 1094. København, den 11. juni 2014