Modtagelse af ansøgninger for institutionsmedarbejdere på videregående uddannelser 1.0 Modtagerrollen i Administrationsmodulet Forudsætningen for at du kan se og hente ansøgninger i Institutionsmodulet er, at du er oprettet som Modtager i Administrationsmodulet. Det er institutionens administrator for Optagelse.dk, der kan sørge for at du som institutionsmedarbejder får tildelt rollen Modtager. I brugervejledningen til Administrationsmodulet afsnit 2.3 er det beskrevet, hvordan en medarbejder oprettes som Modtager. Se figur 1 der viser redigeringssiden i Administrationsmodulet. Bemærk: Det er vigtigt, at administrator er opmærksom på, at medarbejderne har fået tildelt modtagerrollen til de rigtige institutioner. I de tilfælde hvor der sorterer flere institutioner under den samme moder - institution, kan administratoren vælge rollen Modtager specifikt til en datter -institution, ved at folde institutionslisten ud. Omvendt er det vigtigt at fjerne flueben fra de institutioner medarbejderen ikke skal have modtagerrettigheder på. Figur 1 Tildeling af Modtagerrollen i Administrationsmodulet 1
2.0 Modtagelse af ansøgninger i Institutionsmodulet For at modtage ansøgninger, skal du bruge skærmbilledet til modtagelse af ansøgninger. Som institutionsmedarbejder kommer du ind i skærmbilledet ved først at vælge den institution du vil hente ansøgninger til og derefter klikke på knappen Ansøgninger på forsiden til Institutionsmodulet. Se figur 2. Figur 2 Institutionsmodulets forside 2
Du får nu et skærmbillede med en række muligheder for at filtrere på de modtagne ansøgninger. Se figur 3. Bemærk at du kan foretage en filtrering, inden du vælger ét af fanebladene; Videregående, Erhverv, Gymnasiale og 10. Klasse. Det har betydning for den tid, det tager at trække ansøgningerne ind i systemet. Du kan sortere eller filtrere ansøgere på institution og CPR-nummer. Søger du på CPR-nummer skal du indtaste minimum de 4 første cifre på ansøgeren. Du kan også søge på ansøgere, der har afsendt deres ansøgning inden for en defineret periode: Vælg eller indtast dato i Fra og Til-feltet. Hvis den valgte institution er en hovedinstitution med afdelinger, vil du se alle ansøgninger på hovedinstitution uden afdelingerne. Vælger du Vis alle får du vist ansøgere til alle afdelinger og hovedinstitutionen tilsammen. Se figur 3 hvor hovedinstitutionen er Professionshøjskolen UCC. Herunder kan man vælge at hente ansøgere til afdelingerne enkeltvis. Bemærk: Ansøgningerne findes under den samme institution som udbuddet er oprettet under. Klik Søg for at hente ansøgningerne ind i systemet, når du har indtastet kriterier for filtreringen. Bemærk at søgningen kan tage nogle minutter, hvis du henter alle ansøgninger til en institution, uden at have defineret en periode med fra- og til dato. Figur 3 Filtrering foretages inden valg af fanebladene 3
Resultat af søgningen vises nu fordelt i fanebladene med de forskellige uddannelsestyper. I eksemplet i figur 4 kan du se, at der er 78 ansøgninger til videregående uddannelser og 1 ansøgning til Erhverv. I eksemplet er Vis status søjler ikke krydset af. Søgninger hvor Vis status søjler er krydset af taget betydeligt længere tid end søgninger uden. Figur 4 Fanebladene der fordeler ansøgninger efter uddannelsestype I fanebladet Videregående får du også vist Resortområde og KOT-nummer på hver enkelt ansøgning. 4
I figur 5 hvor der er valgt fanebladet Videregående, kan du se, at du kan filtrere på Status. Det kan være en fordel, når du har afhentet ansøgninger og f.eks. vil se lister over ansøgninger, du allerede har afhentet, ansøgninger en anden medarbejder har hentet eller modsat en liste over ansøgninger, der endnu ikke er afhentet. Læs mere om status i afsnit 2.3. Det er også muligt at filtrere listen på Ressortområde eller KOT-nummer. Se figur 5. Klik på Søg-knappen for at få den filtrerede liste frem. Figur 5 Filtrering på ansøgningernes status 5
2.1 Eksporter: Videregående uddannelser kan eksportere de valgte ansøgninger til XML- eller CSV-format til brug i den videre behandling; eventuelt i institutionens administrative system. Institutionen kan vælge at eksportere ansøgninger i PDF-formatet i en zip-fil, som kan gemmes på eget filsystem og åbnes der fra. Du skal dog være opmærksom på, at eksport af et større antal PDF-ansøgninger i samme zip-fil kun er muligt, hvis ansøgningerne allerede er genereret som PDF'er. Du kan se om PDF en er genereret på print ikonet i højre side. Se figur 6. PDF en er genereret hvis der ikke er en gul advarsels trekant ud for print ikonet. Omvendt hvis der er en gul advarsels trekant ud for print ikonet, så er PDF en ikke genereret og det vil derfor tage længere tid at afhente denne ansøgning. Det er muligt at eksportere flere ansøgninger (50-100) på en gang, hvis de allerede er genereret som PDF er.du eksporterer ved at vælge fanebladet Videregående. Herefter markeres de ønskede ansøgninger ved at sætte et flueben til venstre for ansøgerens CPR-nummer. Bemærk: hvis du sætter markeringen i den øverste firkant i den grå bjælke, får du markeret alle fremsøgte ansøgninger. Ikke bare dem på den pågældende side. Klik på knappen Eksporter for at eksportere de valgte ansøgninger til en XML fil. Se figur 6. Figur 6 Marker ansøgere og vælg Eksporter Du skal nu vælge hvilken type eksport-fil du ønsker. PDF i ZIP-fil er beskrevet på næste side. 6
Figur 7 Vælg den type eksport- fil du ønsker Sådan gør du, når du skal eksportere flere ansøgninger som PDF er: Marker med flueben udfor de ansøgninger du vil hente i PDF-format samlet i en zip-fil. Klik på knappen Eksporter PDF Sådan gør du, hvis du vil eksportere ansøgninger, der ikke allerede er genereret som PDF er: Hent først ansøgningerne enkeltvis ved at klikke på print-ikonet ud for hver enkelt ansøgning. Så snart dialogboksen Gem/Print vises - kan du lukke dialogboksen uden at åbne PDF'en først. Marker med flueben alle de ansøgninger du vil have med i den samlede zip-fil Klik på knappen Eksporter PDF Når du har eksporteret de markerede ansøgninger som PDF er i en zipfil, ændrer de status til Afhentet. Bemærk dog, at status ændres til afhentet første gang du henter ansøgningen. Hvis du trykker på print ikonet ud for ansøgningen så vil status ændres til afhentet. 7
2.2 Øvrige muligheder i forbindelse med afhentning Hent som PDF: Du kan printe ansøgninger enkeltvis ved at trykke på print-ikonet ud for den enkelte ansøgning i højre side. Ansøgningen vil blive udskrevet som et PDF-dokument. E-mail om status: Her kan du tilmelde dig daglig statusinformation om de ansøgninger, der er sendt til din uddannelsesinstitution. Se figur 8. Mailadressen henviser til den adresse, du står opgivet med i dine personlige oplysninger i Administrationsmodulet (under Rediger egne oplysninger). Derfor er det vigtigt at din personlige medarbejder e-mailadresse står under dine oplysninger i Administrationsmodulet. Udskriv: Her kan du udskrive den viste liste i et udskriftvenligt format. Figur 8 E-mail om status 8
2.3 Statusvisning for ansøgninger Status for ansøgningerne vises i to kolonner. Nemlig kolonnen med overskriften Afhentet og kolonnen med overskriften Status (Se Figur 9.): Kolonnen Afhentet viser navnet på den person eller systembruger, der sidst har set/afhentet ansøgningen. Klikker du på navnet, får du en total liste over brugere, der har set/afhentet ansøgningen. Se også afsnit 2.4 på næste side om Statushistorik. Kolonnen Status viser med ikoner om du selv har set/afhentet ansøgningen (vises med grønt flueben), om en anden person og/eller systembruger har set/afhentet ansøgningen (vises med gult flueben) eller om ansøgningen slet ikke er afhentet af nogen (vises med rødt STOP-ikon). 9
Figur 9 Klik på medarbejdernavnet eller en systembruger ud for en ansøger for at få vist historikken 10
2.4 Statushistorik Hvis status er Afhentet dvs. hvis der enten er et gult eller grønt flueben udfor ansøgningen vises en historik som i Figur 10. Der oprettes en linje i historikken ved hver af følgende tre hændelser: 1. Webservicen har hentet oplysninger om ansøgninger over i institutionens administrative system. 2. En bruger har valgt Eksporter fra skærmbilledet for ansøgninger. 3. Hvis brugeren har åbnet ansøgningen som PDF. Ad 1. Systembrugeren sisdata har hentet ansøgningen via en webservice. Der findes flere systembrugere. En for hvert administrativt system, der har indgået aftale om afhentning af ansøgninger på institutionernes vegne. Figur 10 Historik for status Afhentet: Dennis Dunhammer 11