Klik her for at få vist eller hente denne eller andre Lexmark Document Solutions-dokumenter. Document Distributor oversigt I Lexmark Document Distributor-programpakken vises, hvordan der kan skrives brugerdefinerede scripts, der omfatter arbejdsprocessen for papir. Kombiner disse brugerdefinerede scripts med scanningsindstillinger (format, opløsning, farvedybde osv.) for at oprette profiler, der kan åbnes fra MFP'er (multifunktionelle printere) og slutbrugerens arbejdsstation. Brugere kan derefter sende et stykke papir eller et digitalt dokument til den digitale arbejdsproces. Dokumentet behandles derefter, som det defineres i scriptet. Alle scripts kan håndteres ved hjælp af Document Server Manager. ved Document Distributor: Mindsker uddannelse af slutbrugere Kan integreres med eksisterende arbejdsprocesser Implementerer ændringer i arbejdsprocessen centralt (Document Server) Reducerer den tid, der går med tilbagevendende opgaver, ved at samle flere processer i et enkelt script Mindsker uddannelse af slutbrugere Da scripts automatiserer tilbagevendende opgaver, skal brugerne nu kun lære en enkelt proces: 1 Anbring dokumentet i MFP'en. 2 Vælg profilen. 3 Tryk på Start. Du kan oprette genveje til de enkelte profiler for at gøre processen endnu mere simpel. Document Distributor oversigt 1
Kan integreres med eksisterende arbejdsprocesser Da scripts kan integreres med programmer i industristandard, er der ingen grund til at udskifte hele processen. Du kan nøjes med at automatisere de dele af processen, der er tilbagevendende og tidkrævende. Problem: Et softwarefirma bruger Lotus Notes i forbindelse med e-mail og databaser. En af afdelingerne handler med andre firmaer og underskriver regelmæssigt fortrolige aftaler og arbejdserklæringer. Kopier af disse erklæringer skal gemmes af juridiske årsager. Medarbejdere i afdelingen skal undertiden bruge disse erklæringer. Papirdokumenterne opbevares aktuelt i filmapper på Johns kontor. Når et nyt dokument underskrives, overdrages det til John, som skal arkivere det på sit kontor. Hvis en af medarbejderne skal se et af dokumenterne, skal John gå igennem filmappen, finde dokumentet, lave en kopi og derefter arkivere det igen. Afdelingen vil udvikle en automatiseret måde til arkivering og hentning af disse dokumenter, uden at John behøver at blive indblandet i processen. Men brugerne i afdelingen vil ikke installere eller have ny software. Da alle i afdelingen allerede har Lotus Notes og kan bruge Lotus Notes-databaser, vil en løsning være at lagre dokumenterne i en Lotus Notes-database. Et Document Distributor-script indsætter dokumentet i en Lotus Notes-database. Brug af Document Distributors genkendelsesfunktioner giver mulighed for mere tilpasning. Scriptet kan udføre følgende: Læse den tekst, der er indeholdt i dokumentet. Søge på første side med tekst efter ordene "Fortrolig aftale" eller "Arbejdserklæring". Indsætte en post i Lotus Notes-database for det nye dokument. De enkelte poster indeholder følgende oplysninger: Afsendelsesdato Dokumenttype (Fortrolig aftale eller Arbejdserklæring) Dokumenttekst (fuld tekst-søgning) Original Document Image (TIF-fil, der indeholder alle scannede sider) Lotus Notes-databasen indeholder nu én visning, der viser fortrolige aftaler, og én, der viser arbejdserklæringer. Databasen indeholder et fuld tekst-indeks, så brugerne kan søge i de enkelte visninger efter et bestemt dokument. Nu kan dokumenterne åbnes af alle, der har adgang til databasen, og Document Distributor-løsningen bruger software, som firmaet allerede havde i forvejen. Hurtig implementering af ændringer i arbejdsprocessen Når du bruger et Document Distributor-script, er processens forretningslogik nu indeholdt i scriptet. Scriptet kan hurtigt opdateres, uden at slutbrugeren kan se det. 2
Problem: Great North Bank har mange filialer. Ansøgninger om lån og nye konti faxes fra filialerne til hovedkontoret, hvor de behandles. De enkelte typer ansøgninger om lån og nye konti kræver et særskilt faxnummer. Med tiden planlægger Great North Bank at skifte fra fax til e-mail for at reducere telefonudgifterne. Alle faxer kan dog ikke umiddelbart ændres til e-mails. Det skal ske gradvist. Der oprettes et Document Distributor-script for hver type ansøgning om lån og konti. Først faxer scriptet formularen til det rette faxnummer. For at bevare kompatibiliteten med det gamle system tildeles alle profiler på MFP'en det genvejsnummer, der aktuelt bruges som hurtigopkaldsnummer for den pågældende fax. Med tiden skal de enkelte scripts ændres, så programmer benytter e-mail i stedet for fax. Men brugere kan stadig bruge de samme genveje til profiler. De skal ikke uddannes yderligere, efterhånden som arbejdsprocessen skifter fra fax til e-mail. Som en ekstra fordel har de filialer, der tidligere brugte bestemte faxmaskiner, nu en MFP, der også kan bruges til kopiering, udskrivning og scanning ud over faxning. Reducerer den tid, der går med tilbagevendende opgaver Problem: En produktionsvirksomhed modtager ordrer på levering af produkter. Når en ordre modtages, skal en medarbejder udføre flere opgaver: Sende en kopi af fakturaen til forsendelsesafdelingen, som udfører ordren. Adressen læses på fakturaen, og der udskrives et adressemærket til forsendelsen. Sende en kopi af fakturaen til regnskabsafdelingen, så der kan sendes en faktura til kunden. Arkivere en kopi af fakturaen i firmaets arkiv. Denne proces med flere trin kan forenkles med Document Distributor. Når produktionsvirksomheden modtager en faktura, anbringer medarbejderen i forsendelsesafdelingen fakturaen på MFP'en, vælger en profil og trykker på Start. Når Document Server modtager jobbet fra MFP'en, udfører scriptet følgende: Sender en kopi til regnskabsafdelingen via e-mail. Lagrer en kopi i en database i firmaets arkiv. Læser adressen fra ordren og udskriver derefter et postmærkat og en emballageliste på en printer, der er placeret i forsendelsesafdelingen. Nu skal den medarbejder, der modtager ordren, kun udføre ét trin. 3
Funktioner Document Distributor-programpakken indeholder følgende softwareværktøjer: Serverprogram Document Server Udfører opgaver i scripts på dokumenter, der er sendt fra en Lexmark MFP eller en slutbrugers arbejdsstation. Opgaverne omfatter: Manipulering (konvertering af format og beskæring) Distribution (udskrivning, faxning og afsendelse via e-mail) Arkivering (lagring i fil, lagring på FTP og lagring i en database) Behandling (konvertering til redigerbar tekst, læsning af tekst og læsning/skrivning af stregkoder) Integration med groupware (Lotus Notes, Microsoft Exchange og Novell GroupWise) Integration med Document Management Systems (Lotus Domino.Docs og Microsoft SharePoint Portal) Klientprogrammer Workflow Composer Skriv brugerdefinerede scripts for at styre dokumentgangen på netværket. Server Manager Håndter Document Distributor Servers, scripts og MFP'er. Document Server Manager kan installeres på den samme computer som Document Distributor Server eller på en slutbrugers arbejdsstation. Print'N'Send Udskriv på Document Distributor Server fra et hvilket som helst Windows-baseret program. En printerdriver, der er konfigureret af administratoren, konverterer det udskrevne dokument til et TIFF-billede og sender det til Document Distributor Server. Select'N'Send Højreklik på en fil i Windows Stifinder, og send filen til Document Distributor Server. Document Solutions Desktop Admin Opret en skrivebordsvisning magen til MFP-grænsefladen, som brugerne kan få adgang til fra deres pc med en lokalt tilknyttet scanner. Funktioner 4
Document Distributor-cd'er Du kan skaffe følgende cd'er hos din Document Distributor-repræsentant: 90-Day Evaluation Indeholder alle server- og klientprogrammer, der findes for Document Distributor. Det er en gratis prøveversion af Document Distributor-softwaren. Document Distributor Indeholder alle komponenter på evaluerings-cd'en undtagen modulerne OCR, Bar code og EDMS Integration for serveren. Workflow Composer-cd Indeholder Workflow Composer-softwaren. Skriv brugerdefinerede scripts til at styre dokumentgangen på netværket. OCR (kræver Document Distributor Server) Gør det muligt for Document Server at konvertere billeder til redigerbar tekst og læse grundlæggende formularer. Bar code (kræver Document Distributor Server) Gør det muligt for Document Server at læse og skrive stregkoder. EDMS Integration (kræver Document Distributor Server) Gør det muligt for Document Server at integrere med Microsoft SharePoint Portal og Lotus Domino.Doc. Document Distributor-cd'er 5