CONTINIA DOCUMENT CAPTURE FACTSHEET

Transkript

1 FACTSHEET

2 EGENSKABER Continia Document Capture DATAFANGST > Lokal- og fjernbaseret scanning af købsfakturaer direkte ind i Microsoft Dynamics NAV. > Automatisk download og registrering af PDF-dokumenter uden brugerinvolvering. > Anvendelse af prisvindende OCRteknologi fra ABBYY FineReader sikrer unik tegngenkendelse uanset sprog og dialekt. > Låste PDF-dokumenter kan også OCR-afløftes. > Automatisk genkendelse af registrerede leverandører. GODKENDELSE & FAKTURAHÅNDTERING > Godkendelsesflow via NAV klienten eller en web browser. > Godkender kan bestemmes ud fra leverandør, dimension eller prokurabeløb. > En lang række kontroller af beløb, moms, betalingsbetingelser mv. > Automatisk forregistrering. > Special afløftning af TDC-fakturaer. > Behandling af beløb uden moms. > Match af købsorder - herunder mulighed for automatisk godkendelse af købsbilag hvis det tilladte afvigelsesbeløb ikke overskrides. > Bogholder og godkendere kan angive kontonummer samt dimensioner på linjeniveau. ARKIV > Uanset hvor du er i Microsoft Dynamics NAV, har du altid mulighed for at åbne det originale dokument. > Dokumenter er indekseret baseret på data fra det originale dokument eller efterfølgende angivelse af kontoposter eller dimensioner. > Fuld tekstsøgning på samtlige data fra det originale dokument direkte fra Microsoft Dynamics NAV. ANDRE DOKUMENTTYPER > Håndtering af en lang række konfigurerbare dokumenttyper. > Vedhæfte bilag til finansbilag, for eksempel købsfaktura, salgsfaktura eller leverancer. Tæt integration til købsmodulet i Microsoft Dynamics NAV gør det muligt at scanne købsfakturaer, når du modtager dem, hvor hver enkelt indkøbslinje kan fanges og registreres i forhold til eksisterende indkøbsordre. Herefter får godkendere tilsendt en , når en faktura kræver deres opmærksomhed, og fakturaen godkendes enten direkte i Microsoft Dynamics NAV eller online via en web browser. Samtidig sikrer Continia Document Capture, at indkøbsafdelingen har et komplet overblik over hele godkendelsesprocessen. Udover købsfakturaer, kan Continia Document Capture håndtere alle andre typer af dokumenter, såsom forhandleraftaler, ordrebekræftelser, kontrakter, fragtbreve, certifikater og brevkorrespondancer. Indscanning af dokumenter Modtager din virksomhed dokumenter på flere fysiske lokationer? Med Continia Document Capture kan du lynhurtigt scanne og dele dokumenterne på tværs af organisa-

3 Click & Capture Scanning af PDF-dokumenter Det bliver mere og mere almindeligt at modtage købsfakturaer og andre dokumenttyper i PDF-format. Med Continia Document Capture kan du registrere dokumenterne til videre behandle direkte indefra Microsoft Dynamics NAV ved at videresende til en predefineret adresse eller folder på en fil server. Helt unikt kan Continia Document Capture også OCR-afløfte låste PDF-dokumenter, der tidligere skulle printes ud og indscannes igen. Speciel Click & Capture funktionalitet betyder, at når du markerer et felt i Microsoft Dynamics NAV, bliver området, hvor værdien er hentet, fremhævet i det indscannede dokument. tionen. Indscanning af dokumenter sker der hvor dokumenterne modtages, og overføres herefter automatisk til Microsoft Dynamics NAV. Scanningen kan udføres på din virksomheds eksisterende multifunktionsmaskiner eller der kan tilkøbes specifikke dokumentscannere til håndtering af større mængde papirdokumenter. Det er muligt både at scanne til netværk eller direkte fra Microsoft Dynamics NAV. Continia Document Capture fungerer uafhængigt af hvilken scanner hardware, du vælger. Dog kan genkendelsesprocenten variere alt efter kvaliteten af indscanningen. OCR-teknologi Til Continia Document Capture anvender vi den prisvindende OCR-teknologi fra ABBYY FineReader, som sikrer unik nøjagtighed indenfor tegn- og datagenkendelse. Stregkoder registreres automatisk og mere end 180 sprog og dialekter er supporteret.

4 Godkendelse af købsfaktura Dokumentanalyse Analysemotoren i Continia Document Capture giver dig mulighed for at registrere felter og værdier fra dokumenterne, som er baseret på pre-definerede skabeloner og etiketter. Det betyder blandt andet, at Continia Document Capture automatisk genkender tidligere indscannede leverandører, dokumenttyper og så videre. Du kan optimere skabelonerne til at indeholde særlige valideringsregler og formateringskrav, som sikrer at registrerede informationer er i overensstemmelse med regler og standarder i dit Microsoft Dynamics NAV-system. Godkender kan godkende, afvise eller uddelegere godkendelsen af fakturaen. Efter godkendelse vil status blive ændret til frigivet, hvilket betyder at den er klar til bogføring. Andre typer dokumenter Det er ikke kun købsfakturaer, du kan anvende løsningen til. Via skabeloner, du kan tilpasse til de dokumenttyper, din virksomhed arbejder med, kan du håndtere alle typer af dokumenter, såsom forhandler- aftaler, ordrebekræftelser, kontrakter, fragtbreve, certifikater og brevkorrespondancer. For hver dokumenttype kan du lave regler for hvilken information, du vil have fanget og hvordan de skal registreres. Købsfakturaer og godkendelse Ved at anvende godkendelsesfunktionaliteten, der allerede er inde i Microsoft Dynamics NAV, vil godkendere få tilsendt en , når en faktura kræver deres opmærksomhed og systemet vil afvente deres godkendelse før fakturaen er godkendt til bogføring og betaling. Godkendelsen sker herefter direkte i Microsoft Dynamics NAV eller online via en web browser.

5 Alle kan godkende fakturaer Det er ikke kun brugere i Microsoft Dynamics NAV, der kan godkende fakturaer. Andre kolleger kan både kommentere, godkende, afvise, uddellegere til en anden kollega eller kontere fakturaen helt ned på linjeniveau via en web browser. Ved godkendelse kan involverede personer se en kopi af det originale dokument på deres skærm og kan godkende, afvise eller involvere andre personer i købsfakturaen. Continia Document Capture sikrer, at indkøbsafdelingen har et overblik over hele processen og får stillet de rigtige værktøjer til rådighed for nemt og effektivt at kunne håndtere hele processen. Ved anvendelse af købsordrer tilbyder Continia Document Capture mulighed for manuel eller automatisk match af købsfakturaer. Og endvidere kan købsfakturaer automatisk blive godkendt hvis det opsatte afvigelsesbeløb ikke overstiges. Digitalt arkiv Alle dokumenter er lagret elektronisk i et PDF/A format, som nemt kan tilgås via Microsoft Dynamics NAV. Er dokumentet registreret ind under det givne kontonummer, sag eller anden dimension, er der mulighed for at åbne det originale dokument herfra.

6 Arkiv med unikke søgemuligheder Du kan også søge på alle data fra det originale dokument og straks få det frem få skærmen direkte fra søgeresultatet. Det skyldes at alle data stadig er tilknyttet og gjort søgbart i relation til det arkiverede dokument - og ikke kun de data, der er registreret ind i Microsoft Dynamics NAV felterne. Det giver en helt unik mulighed for at søge på for eksempel på meget leverandørspecifikke data - og du dermed har fået et komplet elektronisk arkiv med direkte og lynhurtig adgang til dokumenter. Arkivet i Continia Document Capture gør det enkelt at se den oprindelige faktura - også i PDF-format. Du kan fritekstsøge i alle typer dokumenter ikke kun på tekst, der er registreret i NAV, men på al tekst, der findes på den oprindelige faktura. Fra tekstsøgnings resultater kan du få direkte adgang til det registrerede dokument. Sådan køber du Til slutbrugere: Continia Add-on produkter sælges udelukkende gennem Microsoft Partnere. Ønsker du at købe vores produkter bedes du henvende dig til din Microsoft Dynamics Partner. Til Microsoft Partnere: Continia Software tilbyder produkter indenfor Microsoft Dynamics AX, NAV og C5 til Microsoft Partnere. Vores produkter er til rådighed og lettilgængelige for alle Microsoft Partnere. Du kommer i gang ved at registrere dig på Continia PartnerZone.