Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Infanterivej 14-32, Randers NØ Med efterfølgende beboermøde. Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Infanterivej 14-32. Generalforsamlingen vil blive afholdt 20/5/2014 kl. 19-21:00 på Platanvej 2. Efter generalforsamlingen bliver der samme sted kl. 21-21:30. Afholdt et beboermøde til vedtagelse af husorden, hvor både ejere og lejere deltager. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab 2013 med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan til godkendelse. 5. Behandling af indkomne forslag: A. Bestyrelsen stiller følgende forslag: 1. Ændringer af husorden. B. Eventuelt andre indkomne forslag. 1. Størrelse på parkeringsbåse. 2. Vask af de høje smalle vinduer i trappetårnene. 3. Spørgsmål vedrørende dagsorden pkt. 4: Forelæggelse af vedligeholdelsesplan til godkendelse. 4. Forslag eller rettere klager. 6. Forelæggelse af budget for 2014 til godkendelse. 7.Forelæggelse af foreløbigt budget for 2015 til godkendelse. 8.Valg af formand for bestyrelsen. 9.Valg af medlemmer til bestyrelsen: Kirsten Mikkelsen afgår i henhold til vedtægterne. Gösta Johansson afgår i henhold til vedtægterne. 10. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Peter Vandborg afgår i henhold til vedtægterne. 11. Valg af revisor 12. Eventuelt *Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være ejerforeningens formand i hænde senest 3 uger før generalforsamling; 29/4/2014. Materiale vedrørende eventuelt indkomne forslag og eventuelle andre bilag. Udsendes senest 1 uge før generalforsamlingen. Overvej at stille op til en bestyrelses- eller suppleant- post. Eller om du kan bidrage ved at deltage i et udvalg. Jo flere der deltager aktivt i arbejdet med at drive foreningen, jo mere kan vi opnå. Bestyrelsesarbejdet består, med mindre du frivilligt melder dig til mere, blot i møder hver første onsdag i måneden kl 19-20:30. Er du forhindret i at deltage i generalforsamlingen men vil gerne opstille. Så meddel det skriftligt til formanden så han har det senest dagen før generalforsamlingen. Med venlig hilsen, Bestyrelsen for Ejerforeningen Infanterivej 14-32. 1 af 13
Bestyrelsens beretning Siden sidste generalforsamling er der sket følgende i vores forening: Hovedparten af de store projekter der skulle gennemføres i 2013 blev stort set nået i 2013. Der er dog enkelte mindre hængepartier der skal afsluttes, men ikke noget der udsætter endelig afregning. Bestyrelsen har lagt et meget stort arbejde i at gennemføre projekterne. Opgavens omfang var en overraskelse, det krævede langt mere styring og tilsyn end oprindeligt antaget. Det har givet anledning til et forløb der ikke har været tilfredsstillende. Men bestyrelsen har været nød til at prioritere sine ressourcer til de vigtigste opgaver. Ud over tilføjelsen til projeterne der blev udsendt med referatet til GF 2013 ( ændret tagfod ). Har begivenheder i forbindelse med projekterne medført en række mindre men nødvendige tilføjelser: Batteribackup til adgangskontrol. Så strømsvigt eller udfald på HPFI ikke forårsager at der ikke er adgang til kælderene uden mekanisk nøgle. Tids- og tryk- styring af ventilatorer. Så vi kan sikre bedst mulig ventilation uden at suge al varmen ud af lejlighederne. Transient ( lyn ) beskyttelse i hovedtavler. Beskytter alle fællesinstallationer: lys, ventilation, vaskeri, betalings- og adgangs-system, cirkulationspumper... Der har været en række udfordringer af juridisk karakter i det forgangne år. Og der er stadig en række udestående af dem: Udlevering af nøglebrikker til adgangskontrolsystem. Der måtte tilrettes lidt i vores regler for at imødekomme reglerne fra datatilsynet. Der var en række klager omkring beskyttelse af privatliv/overvågning inden det blev tilrettet. Eventuel erstatning fra foreningen til garageudlejer. For blokering af garageporte i forbindelse med renovering. Stadig uafklaret. Erstatningssag mod foreningen vedrørende skimmelsvampangreb i en lejlighed. Syn og skøn er ved at være arrangeret, kommer ikke videre inden det er gennemført. Skade på tag under storm, endelig afregning og manglende 5 årig bankgaranti fra entreprenør. Dette kan måske ikke løses i mindelighed og ende som en juridisk udfordring. Garageejers manglende udbedring af puds i garager. Der har ikke været bevægelse i sagen i det forgangne år. Så dette problem er stadig udestående. Husorden: tilføjelserne til husordnen i 2011, 2012 & 2013 blev ikke vedtaget korrekt. For også at gælde lejere kræves det at det også vedtages på et beboermøde. Lige som det skete i 2008. Dette rettes op på i forbindelse med generalforsamlingen. Da der straks efter generalforsamlingen afholdes et beboermøde for at vedtage husorden. Gartneriudvalget har stået for en række arbejdsdage. De har primært stået i havens og oprydningens tegn. Bestyrelsen takker dem der har deltaget i arbejdsdagene. Deres deltagelse har sparet foreningen mange penge, og forskønnet vores omgivelser. Samtidig vil bestyrelsen opfordre alle til at deltage i arbejdsdagene. Der er både lette og tunge opgaver. Eksempelvis henholdsvis maling og reparere stensætninger, så alle kan bidrage. Husk at vores penge strækker meget længere. Når vi kun skal betale for mad & drikke til de deltagende og ikke timeløn. Bestyrelsen overvejer at indføre en forretningsorden, for lettere at gennemføre diverse opgaver. En begrænsning er at det pt. kun er formand og næstformand der kan bestille arbejder på foreningens vegne. Og at selv moderate opgaver kræves behandlet på bestyrelsesmøder, før igangsætning. Dette skyldes at der for år tilbage har været problemer med at beboere bestilte arbejder på foreningens regning. Målet med en forretningsorden er at bevare kontrol med udgifter. Men samtidig lette uddelegering af opgaver til hele bestyrelsen og udvalgsmedlemmer. 2 af 13
Vedligeholdelsesplan Planen har udgangspunkt i bygningsgennemgangen fra 2008 suppleret med vores egne observationer siden da. Vi har stadig fokus på projekter, der kan hvile i sig selv og som på lang sigt giver besparelser. Det være sig besparelser foreningens drift eller eks. den enkelte lejligheds varmeregning. Diodebaseret udendørsbelysning og udskiftning af væggen mod svalegangen er konkrete eksempler herpå. Udover de ekstraordinære projekter der oprindeligt var planlagt til 2012. Nåede disse ting ikke at blive gennemføret i 2013, grundet arbejdet med projekterne: Tv-inspektion af kloak ved 22-24. Er igang, men ikke afsluttet i skrivende stund: mangler en ledning det har været problemer med at lokalisere. Byggeteknings undersøgelse af problemer med revner i bygninger. Opsætning af unidræn ved udvalgte garager hvor der er problemer med bagfald samt udbedring af asfaltbelægning på parkeringsplads ( nyt slidlag, brønde der er sunket hæves ). Dette forsøges påbegyndt i 2014, hvis det ikke er muligt gennemføres alle 3 etaper i foråret 2015 ( oprindeligt planlagt med etaper i 2013, 2014 og 2015 ). Beløb afsat men ikke brugt i 2013 er overføret til budget for 2014. Ændringer og tilføjelser til planen: Løbende reparationer af brystningerne vil først begynde i 2016. De er taget af planen i 2015. Punktet rensning af tagrender er udvidet. Så det fremover er en post for både rensning af tagrender og maling af træværk under tagrenderne. Hvert 3 år renses tagrenderne, og hvert 6 år males træværket. Det betyder at næste gang i 2018 skal begge dele ske samtidigt. Udgifterne til den diodebaserede udendørsbelysning bliver afholdt i 2014. I stedet for at afdrage over 5 år, da det vil spare renteudgifter. Det vil ikke forårsage stigninger i fællesudgifterne. Men der er en vis usikkerhed om hvorvidt estimatet for udgiften til belysningen holder. Da vi i forbindelse med renovering af belysningen vil skulle leve op til belysningskrav for flugtveje, noget vi ikke overholder i dag. Da vi ikke kan få reservedele til armaturer på hverken svalegange eller parkeringsplads. Er udskiftningen nødvendig, og kun en samlet udskiftning vil give langsigtede driftbesparelser: svalegangsbelysningen står for hovedparten af parkeringspladsbelysningen. De få nyere armaturer vi har været nød til at skifte på svalegangene. Vil blive brugt som reservedele i opgange og kældre. Hvorefter der fremover kun opsættes diodebaserede armaturer. Der er ændret i beløbene til løbende vedligehold for flere år i planen. Dels da der er flyttet midler til nærmere specificerede poster, hvor ikke alle er på denne liste. Dels for at minimere stigningen i fællesudgifterne. Reparation af hel faldstamme med maleteknikken udføres i 2014 på én udvalgt faldstamme der er utæt. Således at det kan fastslås om denne metode kan bruges på de resterende faldstammer. Som alternativ til strømper i forbindelse med udskiftningen i 2018. Fra 2017 går al reparation af mure mv. under posten Regelmæssig rensning af ventilationskanaler: hvert 5 år startende i 2018. Mulige ændringer i planen: Vi er i gang med at gennemfører TV-inspektion af kloarken i 22-24. For at begynde at få et konkret grundlag til at vurdere deres stand. Når det er gennemført vil vi udgiften til renovering af kloarken i 2018. Som nu er estimeret til ~3,4 Mio. Kunne justeres på et faktuelt grundlag, samtidigt vil det bedre kunne vurderes. Om TV-inspektion af de resterende blokke og renovering af kloarken. Skal fremrykkes eller udskydes til senere. 3 af 13
Alle udgifterne er skønnet, og som udgangspunkt er kun nogle af udgifterne for indeværende år baseret på konkrete tilbud/overslag fra leverandører. De beløb der står for de enkelte år er estimater, og således ikke konkrete priser. Den reelle pris på nedenstående ordinære og ekstraordinære vedligeholdelsesudgifter. Afhænger dels af, hvad prisen på de enkelte opgaver reelt bliver, når konkrete tilbud er blevet indhentet. Og dels af hvilke forbedringer der bliver vedtaget på pågældende års generalforsamling. I nogle tilfælde skal generalforsamlingen også vælge mellem alternative løsningsmodeller. Generelt bruger ejerforeningen et princip om, at dem der betaler, også skal have glæde af investeringerne. Derfor bruger vi vedligeholdelsesplanen til at varsle om, hvornår der kan komme ekstraudgifter til større renoveringsarbejder. Der vil for hovedparten ikke blive sparet op til dem centralt. I stedet vil der være mulighed for at optage lån via foreningen eller at betale kontant. Som planen viser, vil der efter 2014 kun være følgende store ting der mangler at få et løft til en tilfredsstillende standard: Parkeringspladser, Faldstammer, Kloak, Garageporte, Revner i vægge samt væggen mod svalegangen ( hele væggen med vinduer og hoveddør ). Oversigt over estimerede udgifter til vedligehold, inkluderet i pågældende års driftregnskab: 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 1143 kkr. 633 kkr. 368 kkr. 328 kkr. 330 kkr. 285 kkr. 225 kkr. 275 kkr. 283 kkr. 286 kkr. 290 kkr. For at dække de ekstraordinære udgifter, der ikke vil være inkluderet i det pågældende års driftsregnskab ( 2014/2016/2018 ), vil der som udgangspunkt være mulighed for enten at betale udgiften kontant eller afdrage udgiften over et lån gennem ejerforeningen, der opkræves sammen med fællesudgifterne. Den enkelte ejer der benytter lånemuligheden, vil betale både afdrag og renteudgifter til lånet ( det vil ikke bebyrde ejerforeningen, herunder dem der betaler udgiften kontant ). Oversigt over estimerede fællesudgifter samt ekstraordinære éngangsudgifter til vedligehold: 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 1057,04 1133,06 1013,6 1013,6 1031,7 1060,66 1060,66 1100,48 1140,3 42552 kr 0 57500 kr 0 36000 kr 0 0 0 0 0 1180,12 Oversigten tager ikke hensyn til eksisterende afdrag på altandør. Eller afdrag på de ekstraordinære udgifter i 2014/2016/2018. Som vil være der såfremt de betales via lån gennem ejerforeningen. De skæve beløb skyldes at fordelingstallet for hver lejlighed er 362. Og udgiften bør derfor gå op i 362 med højest 2 decimaler. 1234,42 I 2018, når taget bliver 5 år og den umiddelbart sidste ekstraordinære éngangsudgift finder sted. Bør der tages stilling til etablering af en ny grundfond, da taget formentligt skal skiftes igen omkring 2050-2060. Årsagen til at fællesudgifterne mod slutningen af perioden stiger trods faldende/stabile vedligeholdesomkostninger. Skyldes at prisstigningerne på andre omkostninger forudses at stige jævnt med ca 4% som følge af lønudviklingen, inflationen etc. Bemærk dog at den gennemsnitlige stigning i indbetalinger mellem Juni 2014 og 2024 kun er anslået til ca 1,4%. Alle disse tal vil blive justeret hvert år, så de bliver baseret på den konkrete udvikling og et opdateret skøn. 4 af 13
2014 Teknisk rådgivning: Tv-inspektion af kloak ved 22-24 blok og byggeteknings undersøgelse af problemer med revner i bygninger ( bla. som omtalt under punkt 6 I bygningssyn rapporten ) Udbedring af revner I garager, lejligheder og kælderydervægge. Udskiftning af svalegangs- og parkeringspladsbelysning til diodebaseret løsning. Opsætning af unidræn ved udvalgte garager hvor der er problemer med bagfald samt udbedring af asfaltbelægning på parkeringsplads ( nyt slidlag, brønde der er sunket hæves ) omkring blokkene 22-32. Reparation af hel faldstamme med maleteknikken på én udvalgt faldstamme der er utæt. Således at det kan fastslås om denne metode kan bruges på de resterende faldstammer. Som alternativ til strømper i forbindelse med udskiftningen i 2018. Afskrivning/afdrag på; molokker, intelligente varme- og vand-målere samt vaskeribetalingssystem ( excl. renteudgifter ) Estimeret udgift: 1.143.000 kr. Ekstraordinære udgifter: Renovering incl. tag. som vedtaget på ekstraordinær generalforsamling 2012. Estimeret udgift: brutto 7552077 kr netto 5877809,1 kr ( brutto/netto henviser til tømningen af grundfonden til formålet ) 2015 Udskiftning af faldstammer Opsætning af unidræn ved udvalgte garager hvor der er problemer med bagfald samt udbedring af asfaltbelægning på parkeringsplads ( nyt slidlag, brønde der er sunket hæves ) omkring blokkene 14-20. Teknisk rådgivning Udskiftning af radiomodul på vandmålere Afskrivning/afdrag på; molokker, intelligente varme- og vand-målere, samt vaskeribetalingssystem ( excl. renteudgifter ) Estimeret udgift: 633.000 kr. Dette er pt. planlagt for de enkelte år: Randers 30/04/2014 2016 Udbedring af skillevægge I garager og kælderydervægge Rensning af faldstammer Teknisk rådgivning Afskrivning/afdrag på; molokker, intelligente varme- og vand-målere, samt vaskeribetalingssystem ( excl. renteudgifter ) Estimeret udgift: 368.000 kr. Ekstraordinære udgifter: EMO-rapport ( betales via varmeregnskab for 2015) Estimeret udgift: 60.000 kr. Udskiftning af garageporte. Udskiftning af væg mod svalegang incl. indgangsdør og vinduer ( fabriksfremstillet lavenergi elementmur ) Estimeret udgift: 7.950.000 kr. 2017 Tv-inspektion af kloak 30-32. Udskiftning af faldstammer Afskrivning/afdrag på; molokker, intelligente varme- og vand-målere samt vaskeribetalingssystem ( excl. renteudgifter ) Estimeret udgift: 328.000 kr. 2018 Rensning af tagrender, samt maling af træværk under tagrenderne. Rensning af ventilationskanaler. Tv-inspektion af kloak 14-16. Udskiftning af batteri i varmemålere Estimeret udgift: 330.000 kr. Ekstraordinære udgifter: Udskiftning af faldstammer, eller foring med indvendig maling af faldstammer ( ~1.600.000 kr ). Renovering af kloaker med strømper, forudsat det er nødvendigt i forbindelse med TV-inspektion i 2013, 2017 & 2018. Estimeret udgift i alt: 5.000.000 kr 5 af 13
2019 2022 Udbedring af asfaltbelægning på parkeringsplads Estimeret udgift: 285.000 kr. 2020 Udskiftning af radiomodul på vandmålere Udbedring af asfaltbelægning på parkeringsplads Estimeret udgift: 283.000 kr. 2023 Udbedring af asfaltbelægning på Estimeret udgift: 225.000 kr. parkeringsplads. 2021 Rensning af ventilationskanaler. Rensning af tagrender Udbedring af nedløbsbrønde der er sunket mv. Rensning af faldstammer Udbedring af asfaltbelægning på parkeringsplads Estimeret udgift: 286.000 kr. 2024 Rensning af tagrender, samt maling af træværk Estimeret udgift: 275.000 kr. under tagrenderne. Udbedring af asfaltbelægning på EMO-rapport ( betales via varmeregnskab for parkeringsplads 2020 ) Estimeret udgift: 65.000 kr. Estimeret udgift: 290.000 kr. Forslag til behandling: 1. Ændring af husorden. I forbindelse med behandling af en klage over tv-overvågning af svalegangen. Er vi blevet gjort opmærksom på en dom der betyder at det er lovligt for de enkelte beboere at tv-overvåge svalegangene. Det er der gjort med henvisning til at svalegangene ikke falder ind under arealer med "almindelig færdsel". Det er dog uklart om det er tilladt at optage I forbindelse med tv-overvågningen. Da det muligvis falder ind under en undtagelse om tv-overvågning uden optagelse af egne indgange og facader mv. Hvor det er tilladt at overvåge, men ikke optage. Det med at dommen ligger til grund at svalegangene ikke falder ind under "almindelig færdsel". Har formentligt også indflydelse på en anden ting. Nemlig hvorvidt rygeloven gælder i vores trappetårne. Hvis svalegangene ikke er "almindelig færdsel", så er trappetårnene det formentligt heller ikke. Og dermed ikke underlagt rygeloven. Vi afventer en endelig juridisk vurdering af ovenstående. Men såfremt det forholder sig som beskrevet ovenfor. Finder bestyrelsen det nødvendigt at tilføje følgende til husorden: 1. Eksisterende punkt om rygning i husordenen ændres: Før Rygning Tobaksrygning er forbudt i kælderen ligeledes i trappetårnene i henhold til gældende lovgivning. efter Rygning Tobaksrygning er forbudt i kælderene og trappetårnene. 6 af 13
2. Der tilføjes følgende punkt til husordenen: Overvågning: det er ikke tilladt at etablere overvågningsudstyr udvendigt på bygningen ( uanset om det er spejle eller kameraer ). Dette vil dog ikke forhindre kameraer indvendigt i vindueskarm mv. Således at det følger det der nævnes som begrundelse i dommen. Nemlig at overvågningen blot udgør en "avanceret dørspion". Da det fra vindueskarm ikke er muligt at overvåge hele svalegangen, som udvendige kameraer kan og gør nu. Men det er muligt at overvåge området lige foran ens egen lejlighed. Yderligere generelle bemærkninger omkring overvågning: Såfremt der på et tidspunkt skal etableres egentlig kriminalpræventiv videoovervågning. Er det bestyrelsens holdning at det skal ske i foreningsregi, ikke som individuelle tiltag. Således at der er styr på at datatilsynets regler overholdes. Og for at få den ønskede effekt af en sådan overvågning vil det kræve: Et passende antal kameraer ( minimum 13, formentligt flere ). At kameraerne gemmer billeder et sikret sted på internettet ( eks. via adgangskontrolsystemet ). At overvågningsudstyret er sikret, så simpel elektronisk jamming af WIFI. Ikke forhindrer at billeder bliver taget/sikkert lageret. Trods det ifølge den nævnte dom ikke er nødvendigt. Vil det for at få optimal effekt være passende også at skilte med overvågningen. B. Indkomne forslag: 1. Størrelse på parkeringsbåse. Forslag stillet af Jette Kromand: Parkeringsbåsene gøres bredere, så de overholder gældende lovgivning. Hvilket vil medføre at de som vender nord/syd fremover bliver 250 cm brede i stedet for 230 cm som i dag. Begrundelse: når der holder en bil i båsen ved siden af, er det svært at få åbnet døren så meget. At det er til at komme ind/ud af bilen, uden at ridse bilen der holder i båsen ved siden af. Vi støtter forslaget, dog således at båsene først bliver ændret. I forbindelse med den planlagte etablering af nyt slidlag på parkeringspladserne. Så de sidste båse vil først have den ønskede størrelse i 2015. 2. Vask af de høje smalle vinduer i trappetårnene. Forslag stillet af Jette Kromand: Fremover skal vinduerne i trappetårnene vaskes ind- og udvendig 2 gange om året. Begrundelse: vinduerne er beskidte på begge sider, desuden er der også alger på den indvendige side, både sammen med snavset og især på rammerne nede i bunden af tårnene I de seneste år, siden skiftet fra Solutus, har vi ikke fundet et rengøringsfirma der har kunnet påtage sig den enterprise til en rimelig pris. Dem vi fandt ville gøre det med lift, så prisen var for høj. Derfor har vi forsøgt at løse den opgave i forbindelse med arbejdsdage ( hvor vi selv lejede lift ). Men tilslutningen til arbejdsdagene har gjort at det ikke har været muligt at opnå den ønskede hyppighed. Vi støtter forslaget, dog med det forbehold at det ikke skal gøres for enhver pris. Vi vil igen lede efter en leverandør der kan vaske vinduerne med teleskopstænger. Udbuddet er nu større end sidst, så det bør lykkeds. 7 af 13
3. Vedr.: Dagsorden pkt. 4: Forelæggelse af vedligeholdelsesplan til godkendelse. Forslag/en række spørgsmål stillet af Anja Nalholm Nielsen. Hvad er de estimerede engangsudgifter til vedligeholdelsesbudgettet 2013? Oprindelig er det sat til kr. 35.700 plus merudgift til tagudskiftning kr. 3.100 i alt kr. 38.800? 134 ejerlejligheder a kr. 38.800 = kr. 5.199.200. Projektet synes fysisk at være tilendebragt i kalenderåret 2013. Hvis færdiggørelsesgraden er højere end 96 %, så burde det være en smal sag, at få lavet en slutafregning til samtlige 134 ejerlejligheder. Den enkelte ejerlejlighed står med en stor usikkerhed m.h.t. beløbets størrelse. Formentlig betaler vi en høj rente på 10 % p.a. for en byggekredit på kr. 5.199.200 eller mere. Den enkelte ejerlejlighed kan ikke fradrage renteudgifterne på selvangivelsen, hvilket er uholdbart. Det regnskabsmæssige trækker i langdrag, hvad kan årsagen være til det? Hvad sker der f.eks. hvis nogle ejere ikke vurderes egnede til at optage lån? Går de udgifter så ud på alle de andre lejligheder? Det sidste større arbejde blev først færdigt i febuar ( fugning ). Der mangler stadig at blive lavet/færdiggjort ting. Det punkt på nogle og halvfems procent Anja beskriver blev først nået engang i Marts. Siden har vi ventet på banken mht. lån til dem der ikke betaler kontant. De sidste oplysninger om renteudgifter på netop kreditten skulle vi få i uge 18. Opkrævning med opgørelser til projektet er send ud sammen med regnskab og endelig dagsorden/indsendte forslag. Hvorfor regnskabet er sent færdigt fremgår af bestyrelsens beretning. Ejere bliver ikke vurderet på nogen måde ift. kredit. Der er et samlet lån i foreningsregi, så alle har et lån man kan deltage i. Der kommer under ingen omstændigheder udgifter over på andre lejligheder. Hvis en ejer ikke betaler afdrag, følges kreditpolitikken. Hvilket i sidste ende kan betyde at foreningen begærer tvangsauktion for at får skyldne afdrag/renter. Også ved tvangsauktion følger restgælden lejligheden. 8 af 13
4. Forslag eller rettere klager. Forslag/en række spørgsmål stillet af Casper Mørch Kjob. Jeg har følgende punkter, som skal med i ordinær generalforsamlingen. 1. Hvorfor er der uden om ejerne, bliver besluttet at der skal timere på ventilation så den kun suger på bestemte tidspunkter af døgnet. Dette er en stor ekstra udgift for ejendommen og er ikke noget, som der er blevet stemt om. Dette er et spørgsmål, og det vil jeg have på mødet? Der er ikke tale om en stor ekstraudgift: 24345 kr oveni en ventilationsenterprise på 721385 kr. Og det er fordi at ellers ville ventilationsanlægget suge for meget varme du af lejlighederne. Skulle bestyrelsen arrangere afstemning for alle udgifter i den størrelsesorden, ville foreningen blive handlingslammet. Der er blevet stemt om det, men kun på et bestyrelsesmøde. 2. Lejlighederne med loftlemme, er blevet belastet i hele byggeforløbet, af dvs. håndværkere. Efter snak med isolerings firmaet, har de F.eks. aldrig skulle bruge adgang denne vej, de skulle have været igennem taget efter aftale. Men dem som lavede taget, har ikke ville samarbejde, skal dette gå ud over, os ejere som har loftlemmen? Jeg vil have på mødet, et forslag omkring lave en anden indgang til loftrummet. Uden yderligere detaljer/et reelt projekt med i det mindste overslag over hvor meget det koster. Er vores opfattelse den at der umiddelbart kun på nuværende tidspunkt stemmes om at udarbejde et sådant projekt. Da at etablere en sådan indgang er en stor udgift, der ikke kan gennemføres indenfor det forelagte budget. Der er ingen tvivl om at der i forbindelse med tagudskiftningen har været store gener som beskrevet. Men fremover vil adgang til taget som udgangspunkt kun være nødvendigt i forbindelse med: Eftersyn i forhold til taget af byggesagkyndig før udbetaling af slutafregning tagenterprise. Eftersyn i forhold til taget af byggesagkyndig før nedskrivning af bankgaranti ved 1 og 5 års syn i forhold til tagenterprise. Derefter ved rensning af ventilationssystem hvert 5 år. En større ulejlighed end alle stuelejligheder, skorstensfejer ved samme lejlighed vil skulle have adgang til. Dertil kommer eventuelle reguleringer af ventilationsanlægget og andre uforudsete begivenheder. Under disse omstændigheder står udgift til ny indgang til loft ikke i proportion til ulempen. Da udgiften formentligt vil være betydelig. Det formentligt vil kræve ændringer i tagkonstruktion samt etablering af hul i etageadskillelsen i hver blok. Hvorvidt der eventuelt skal kompenseres på anden måde. Til både loftadgangslejligheder og stuelejligheder. I forbindelse med rensning af ventilationsanlægget bør dog drøftes. 3. Klage over fuge arbejde på svalegangene i væggen. Jeg har haft en byggesagkyndig oppe og kigge på det udførte arbejde og han fortæller, at det på ingen måde, er et færdigt eller bærende udført arbejde. Jeg vil have på mødet, at dette skal udbedres. Der mangler detaljer om hvad skal udbedres og hvor meget det koster at udbedre. Bemærk at fugningen er en midlertidig løsning indtil den permanente i 2016, jævnfør vedligeholdelsesplanen. 9 af 13
4. Arbejdsdage: Hvordan kan bestyrelsen overhoved for, den sindssyge tanke, at reparere på ejernes private hoveddøre? Jeg syntes det er noget forbandet svineri. Ved ikke hvad det ligner, store skuer, som er blevet boret i folks døre. Dette hjælper ikke folk som gerne vil sælge deres lejlighed heroppe. Jeg vil have på mødet, om hvad bestyrelsen har ret og lov til, i forhold til ejernes lejlighed. Det står ret klart i 15, vedligeholdelse af døre mod fællesarealer er endda direkte nævnt som foreningens ansvar. Pladen var delvist faldet ud af adskillige døre, trods tidligere reparationer med søm. At sikre beboerene mod lette indbrud og kuldeindfald før vinteren var bestyrelsens priorit. Skruer af tilsvarende længde med mindre hoved findes formentligt. Men skruerne er ikke decideret store, i de fleste tilfælde er der tale om gipspladeskruer. Til den videre drøftelse gengives her 15 af den gældende normalvedtægt: 15. Vedligeholdelse Ejerforeningen foretager forsvarlig udvendig vedligeholdelse og fornyelse, herunder af døre mod fællesarealer, udvendige ruder og vinduer samt altaner, elevatorer, fælles forsyningsledninger og fællesinstallationer. Stk. 2. Indvendig vedligeholdelse og fornyelse af ejerlejlighederne påhviler de enkelte ejere. Den omfatter ikke alene hvidtning, maling og tapetsering, men også vedligeholdelse og fornyelse af gulvbelægning, gulvbrædder, loftpuds, forsatsvinduer, indvendige døre, egne dørlåse og alt ejerlejlighedens udstyr, herunder elledninger, elkontakter, toiletter, vaske, vandhaner, radiatorer, radiatorventiler, radiatormålere, brugsvandsrør, varmeforsyningsrør, afløbsrør og gasrør, hvorimod ejerforeningen sørger for vedligeholdelse og fornyelse af ejerlejlighedens fælles forsyningsledninger og fællesinstallationer indtil disses individuelle fælles forgreninger til/i de enkelte ejerlejligheder. Stk. 3. Ejerforeningen betaler for udbedring af skader i ejerlejlighederne, der skyldes forhold omfattet af ejerforeningens vedligeholdelses- og fornyelsespligt. Når ejerforeningen foretager reparationer, skal der ske retablering i sædvanligt og rimeligt omfang. Stk. 4. Hvis en ejerlejlighed groft forsømmes, eller forsømmelsen vil være til gene for de øvrige medlemmer, kan bestyrelsen kræve fornøden renholdelse, vedligeholdelse og istandsættelse foretaget inden for en fastsat frist. Kravet fremsættes skriftligt. Efterkommes bestyrelsens krav ikke, kan bestyrelsen på foreningens vegne sætte ejerlejligheden i stand for medlemmets regning. Stk. 5. Medlemmerne må ikke lade foretage ændringer, reparationer eller maling af ejendommens ydre, af ydersiderne af vinduerne eller af døre mod fællesarealer eller lade opsætte antenner, skilte, reklamer m.m. uden bestyrelsens skriftlige samtykke. 10 af 13
Affald: Hjælp bestyrelsen og din pengepung. Da bestyrelsen ikke kan føre tilsyn med alt. Opfordres alle til at holde øje med at reglerne overholdes. Indsend gerne en klage til bestyrelsen, hvis din henstilling om at overholde reglerne ikke efterkommes. I forbindelse med arbejdsdagen 20/4 er der fjernet store mængder affald, der stod i kælderene. Blandt andet to store stykker planglas, som vi skal have viceværten til at køre væk mod ekstrabetaling, da det ikke afhentes som storskrald. Samt 2 scooterstel og et cykkelstel. Som på et tidspunkt vil blive afhentet af politiets hittegodskontor sammen med andre forladte cykler. Der må jævnfør husordnen ikke stilles genstande udenfor kælderrummene! Det er kun tilladt at stille cykler, cykkeltrailere, barnevogne, knallerter og motorcykler i cykkel-kælderen samt for enden af kældergangen. Eneste undtagelse er at foreningen bruger enden af kældergangen til vinteropbevaring af bordog bænke-sæt. Storskrald: Der er har været problemer med sortering af affald i storskraldsrummene. Det bruger foreningen en del viceværttimer på at rydde op efter. Det er også sket at affald ikke er afhentet ved storskrald, så viceværten måtte bortskaffe det. Hvilket er dyrt og unødvendigt. I forbindelse med at storskraldsrummene ændres til nærgenbrugsstationer. Ændres reglerne i affaldsreglementet, så det stemmer overens med de nye muligheder. Samtidig strammes kursen overfor dem der ikke kan finde ud af at sortere. Sorterer du ikke korrekt, stiger risikoen for at foreningen sender dig en regning! Dels vil adgangskontrolsystemets benyttes til at finde synderene. Dels vil den tid viceværten før brugte på at stille affald ud til storskrald. Fremover benyttes til at holde øje med at affaldet er sorteret korrekt. Samt opklare hvem der ikke sorterer korrekt, så foreningen kan sende dem en regning. Er du i tvivl om hvordan der skal sorteres, er du velkommen til at spørge. Dagrenovation: Nogle har stillet affald på svalegangene hvilket ikke er tilladt, det sviner og tiltrækker rotter mv. Mange glemmer at binde knude på affaldsposerne! Hvilket er et problem da molokkerne hentes af en åben vogn, og affald fra åbne poser kan blæse væk! Desuden bliver selve molokposen mindre beskidt og holder længere, når der bindes knuder på affaldsposen. Molokkerne ved 20 & 26 overfyldes af og til, og affald stilles ved siden af! Dels er der ofte plads, hvis man lige skubber affaldet over i modsat side af åbningen. Dels må der under ingen omstændigheder stilles affald ved siden af molokken! Som der er skiltet ved på molokkerne, skal affaldet smides i molokken ved enten 32 eller 14, hvis den ved 20 eller 26 er fyldt! Husk desuden at sortere affaldet, så kun restaffaldet kommer i dagrenovationmolokken. Hvert eneste kilo affald der kommer i dagrenovationmolokken koster lidt over 80 øre at komme af med! Så frasortering af glas, papir mv. sparer penge for os alle sammen. Samtidigt med at det er godt for miljøet.som noget nyt tillader kommunen at øl- og sodavands-dåser, plastflasker af PET, renskyllede konservesdåser og bægre fra fyrfadslys. Må komme i glas-molokkerne. Parkering: Det indskærpes at der kun må parkeres i opmærkede båse! Flere har eks. parkeret op mod stien ved nr 24. Og andre har parkeret ved siden af molokkerne, der er markeret som parkering forbudt. Det er også forbudt at parkere ved midterindgangene ved dobbeltblokkene. Ligeledes må kun indregistrerede køretøjer parkeres på vores område. Hvilket vil sige at der 11 af 13
skal være nummerplade på i begge ender af køretøjet! Hunde: Løsgående hunde er et problem. Husordnen omtaler kun færdsel i bygningerne, men de generelle regler i hundeloven gælder stadig alle andre steder. Se bilag som også var slået op på opslagstavlen i 2011 fra kommunens hjemmeside. Derudover skal der samles op efter hundene! Undtaget herfor er kun skrænten. Og har din hund et uheld og pisser eller skider på trappe eller opad en mur, så gør rent efter den! Hunde må under ingen omstændigheder pisse/skide i de smalle bede ved siden af indgangspartierne! Da det giver en del lugtgener. Det er tilladt at passe en hund i en korterer periode, hvis ejerene er på ferie eller alvorligt syge. Også selvom man har en hund i forvejen. Ved mistanke om at der reelt er 2 hunde i lejligheden vil bestyrelsen kræve dokumentation for hundenes ejerskab. Indflytning af nye beboere: Bestyrelsen har ikke overblik over, hvem der flytter ind i de enkelte lejligheder og hvornår. Derfor er det vigtigt at såvel dem der sælger deres lejlighed, og dem der udlejer lejligheder, sørger for, at nyindflyttere som minimum får følgende informationer udleveret: Husorden, vejledning til vaskeri, regler for postkasser samt affaldsreglementet. Alle udlejere bedes udlevere velkomstbrevet sammen med reglerne. Informationerne er samlet sammen med et velkomstbrev her: http://infanterivej.dk/index.php?page=velkomstbrev ( Siden ligger under menupunktet Information og udgivelser ) Spørgeskema: Næste side indeholder det årlige spørgeskema om forholdene i lejlighederne. I år har vi valgt ikke kun at udsende det i forbindelse med indkaldelsen til generalforsamlingen. Da det er vigtigt at få det bedst mulige billede af forholdene i lejlighederne, så svar så godt du kan. Har du ikke allerede udfyldt spørgeskemaet da vi husstandsomdelte det. Udfyld og aflever det venligst inden generalforsamlingen. Vi har pr dags dato kun modtaget 5 udfyldte spørgeskemaer, så der mangler stadig 130! Udlejere: husk at udfylde for alle jeres udlejede lejligheder, eller få jeres lejere til at gøre det. Med venlig hilsen Bestyrelsen for Ejerforeningen 12 af 13
Punkterede ruder? Bestyrelsen har brug for informationer om hvor der måtte være punkterede ruder. Så de alle kan skiftes på en gang. Derfor bedes I venligst oplyse, hvis der er punkterede ruder i jeres lejlighed. Hvis der er en eller flere punkterede ruder i din lejlighed, så marker det på nedenstående skitse. Hvilken stand er din faldstamme i? Bestyrelsen mangler overblik over hvilken stand faldstammerne er i, så de mest medtagne kan repareres først. God Svulmet flere steder pga. rust. Siver af og til Andet (Skriv venligst med BLOKBOKSTAVER): Revner i bygninger Bestyrelsen mangler et overblik over, hvor stort et et problem vi har med revner i vægge og lofter. Overblikket skal bruges til at finde ud af hvad der kan/skal gøres ved dem. Derfor bedes I venligst oplyse, hvis der er revner i jeres lejlighed. Marker hvor revnerne er på nedenstående skitse ( nummerer dem hvis der er flere ). Og beskriv dem nedenfor skitsen. Beskrivelsen skal indeholde revnens længde og om hvorvidt den har vokset det seneste år. Desuden angiv om det er loft eller væg, hvis det ikke kan markeres entydigt på skitsen. Skriv venligst med BLOKBOKSTAVER Denne side udfyldes og afleveres til formanden. Det kan også sendes til vedligehold@infanterivej.dk billeder af revnerne er også velkomne. 13 af 13