Uddrag af dagsorden for bestyrelsesmøde i Spildevand A/S. Tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer: Knud Erik Langhoff, generalforsamlingsvalgt Tanya Buchreitz Jensen, generalforsamlingsvalgt (afbud) Per Bødker Andersen, generalforsamlingsvalgt Jesper Elkjær, generalforsamlingsvalgt (afbud) Bjarne Juel Møller, generalforsamlingsvalgt Connie Brix, medarbejdervalgt for Spildevand John Kristensen, medarbejdervalgt for Spildevand Torben Markus Buhl, medarbejdervalgt for Spildevand Bent Bechmann, forbrugerrepræsentant for Spildevand Ole Juhl Sørensen, forbrugerrepræsentant for Christiansfeld Vand H. C. Jensen, forbrugerrepræsentant for Christiansfeld Vand Inviterede: LETT, advokat Jacob Christiansen (referent). Afbud: Tanya Buchreitz Jensen og Jesper Elkjær. Tilstede: Direktør Per Holm og økonomichef Niels Mandøe, begge Spildevand. Side 1 af 8
Ny selskabsstruktur. Indledning: Spildevand A/S har sammen med LETT udarbejdet tekstdele til sagsfremstilling og indstilling til brug for behandling på bestyrelsesmødet d.d. Spildevand A/S har på det seneste undersøgt mulighederne for udvidelse af sine aktiviteter inden for vedvarende energi (VE). Sagen omhandler forslag til ny selskabsstruktur tilpasset VE-aktiviteter og eventuel anden aktivitet, såsom udskillelse af de kommunale affaldsaktiviteter som det ses i mange andre kommuner. I sagsfremstillingen er der indarbejdet udvidelser, som bl.a. består i planer om etablering af (mindst) 3 solcelleanlæg, udvidelse af den slambaserede biogasproduktion, hydraulisk energiudvinding fra spildevand mv. De retlige rammer for organiseringen af sådanne aktiviteter er nærmere beskrevet i notat fra LETT. Notatet er vedlagt som bilag 2. Sagsfremstilling: Der foreslås etableret en ny selskabsstruktur som angivet herunder i diagrammet: Figur 1. Kommune Forsyning Holding A/S Spildevand A/S Christiansfeld Vand A/S Energiproduktion A/S Forsyningsservice ApS Baggrunden for forslaget om ændringen af selskabsstrukturen er gennemgået nærmere nedenfor i forhold til etableringen af energiproduktionsselskabet og serviceselskabet. Overordnet bemærkes det, at der også er iværksat en analyse af fordele og ulemper ved udskillelse af affaldsområdet i aktieselskabsform. På baggrund af forslaget om at stifte et energiproduktionsselskab og for at etablere en struktur, som hensigtsmæssigt vil kunne Side 2 af 8
anvendes ved en eventuel senere beslutning om udskillelse af affaldsområdet foreslås den ovennævnte holdingselskabsmodel, som i øvrigt er anvendt generelt mange steder i landet som organiseringsform for kommunalt ejede multiforsyninger. De skattemæssige konsekvenser af den beskrevne struktur er nærmere beskrevet i notat fra Deloitte af, der er vedlagt som bilag 1. Stiftelse af et energiselskab ( Energiproduktion A/S): Spildevand A/S har i dag et slambaseret biogasanlæg, og denne aktivitet kan varetages i Spildevand A/S i henhold til vandsektorloven og TA-bekendtgørelsen (bekendtgørelse om tilknyttede aktiviteter på vand- og spildevandsområdet). Spildevand A/S har endvidere mulighed for at producere energi baseret på biogas, solenergi mv. i det omfang, dette sker til eget forbrug. Adgangen til at varetage energiproduktionsaktiviteter er tidligere belyst i notat fra LETT, der er vedlagt som bilag 2. De igangværende overvejelser om udvidelse af energiproduktionsaktiviteterne omfatter etablering af solcelleanlæg, der som udgangspunkt skal dække elforbruget på rensningsanlæggene, men hvor der også i perioder kan blive tale om el-leverancer ud på det kollektive net. Overvejelserne om at udvide den slambaserede biogasproduktion medfører, at Spildvand A/S på sigt kan komme i konflikt med de i TA-bekendtgørelsen fastsatte omsætningsgrænser for sådanne energiproduktionsaktiviteter. Hertil kommer, at det i forbindelse med en eventuel beslutning om udskillelse af affaldsområdet kan være en mulighed at udvide biogasproduktionen på en sådan måde, at den også omfatter forgasning af dagrenovationsaffald, hvilket vil være udenfor den aktivitet, som lovligt kan varetages af Spildevand A/S (eller af et datterselskab af Spildevand A/S). Endelig skal det bemærkes, at Kommune også tidligere har arbejdet med overvejelser om etablering af landvindmøller som et led i strategien for nedbringelsen af CO2-udledning. Hvis det på et tidspunkt besluttes at gå videre med en sådan strategi, vil et energiproduktionsselskab i den ovenfor beskrevne konstruktion umiddelbart kunne anvendes som vindmølleopstiller. På baggrund af det ovenstående forhold foreslås det som et led i en fremtidssikret løsning at etablere et egentligt energiproduktionsselskab i den nye selskabsstruktur. Stiftelse af et serviceselskab ( Forsyningsservice ApS): Det foreslås endvidere, at der som led i etableringen af en ny selskabsstruktur etableres et selvstændigt serviceselskab. Side 3 af 8
Hensigten med etableringen af serviceselskabet er, at dette skal have ansat samtlige medarbejdere i koncernen, og at serviceselskabet skal varetage administrative fælles funktioner i form af forbrugeropkrævninger, bogholderi og regnskabsføring, tegnestuefunktion, projektarbejde osv. Med et serviceselskab undgås de begrænsninger, som TA-bekendtgørelsen fastsætter for Spildevand A/S medarbejderes udførelse af opgaver for andre selskaber i koncernen (det er begrænset til overskydende kapacitet). Ved en beslutning om udskillelse af affaldsområdet vil det i den sammenhæng være naturligt at driftsmedarbejdere fra dette område ansættes direkte i serviceselskabet. Serviceselskabet foreslås stiftet som et anpartsselskab under holdingselskabet. Baggrunden for forslaget om at stifte serviceselskabet som et anpartsselskab (og ikke et aktieselskab) er alene hensynet til at undgå et større behov for indskudskapital fra Kommune. Det bemærkes i den forbindelse, at der ikke er mulighed for at finansiere indskudskapitalen til serviceselskabet med vand- eller spildevandsmidler, idet der i givet fald vil opstå en betydelig og reel risiko for modregning i Kommunes bloktilskud. Et anpartsselskab kan stiftes med en anpartskapital på kr. 50.000, og det foreslås, at Kommune i forbindelse med stiftelsen af holdingselskabet samtidig indskyder den nødvendige kapital til brug for stiftelsen af anpartsselskabet, som herefter stiftes af holdingselskabet. Eventuel efterfølgende udskillelse af affaldsområdet: Spildevand A/S har været i en indledende dialog med Kommune i forhold til en eventuel udskillelse af affaldsområdet (nærmere bestemt indsamling af affald hos borgerne og drift af genbrugspladser) til en forsyningskoncern bestående af kapitalselskaber, hvori Spildevand A/S og Christiansfeld Vand A/S tillige indgår. Det er aftalt med By- og udviklingsforvaltningen, at der skal udarbejdes et grundlag for analyser af fordele og ulemper ved en selskabsgørelse af affaldsområdet sammen med Spildevand. Senere vil der skulle iværksættes en politisk proces i samme forbindelse. En mere fremtidssikret selskabsstruktur i form af en forsyningskoncern vil også i denne henseende være hensigtsmæssig, jf. ovenfor. Finansieringen i forhold til de nye selskaber. Holdingselskabet foreslås stiftet ved en aktieombytning og kræver som sådan ikke ekstra likviditet for en etablering. Baggrunden herfor er, at kapitalgrundlaget for stiftelsen er værdien Side 4 af 8
af kapitalandele i Spildevand A/S og Christiansfeld Vand A/S. Disse kapitalandele indskydes i holdingselskabet. Serviceselskabet foreslås stiftet som et anpartsselskab under holdingselskabet som et datterselskab. Det foreslås, at kommunen i forbindelse med stiftelsen af holdingselskabet foretager indbetaling af minimumskapitalen for stiftelse af anpartsselskaber, der er 50.000 kr. Det er et krav for at kunne stifte dette selskab, at der fra Kommune tilføres 50.000 kr. til holdingselskabet, der herefter foretager stiftelsen af datterselskabet. Det er ikke muligt at anvende vand- eller spildevandsforsyningsselskabers midler til stiftelsen af serviceselskabet, uden at der er reel risiko for modregning i kommunens bloktilskud. Det er endvidere som nævnt forudsat, at serviceselskabet skal forestå opkrævning hos forbrugerne, hvorved der løbende vil være en betydelig arbejdskapital i anpartsselskabet. Det er endvidere ikke antaget, at det vil have en negativ effekt overfor omverdenen, at der er tale om et anpartsselskab (ApS) i forhold til aktieselskab (A/S), da selskabet primært skal varetage koncerninterne forhold. Ved selskabets opkrævning hos forbrugere bør det kunne synliggøres, at opkrævningen sker på vegne af de respektive forsyningsselskaber, der er etableret som aktieselskaber. Energiproduktionsselskabet foreslås stiftet ved indbetaling af 25 % af selskabskapitalen for aktieselskaber, der udgør 500.000 kr., hvilket selskabsloven giver mulighed for. Det er derfor nødvendigt, at kommunen foretager indbetaling af 125.000 kr. svarende til 25 % af selskabskapitalen. Da selskabet alene stiftes med 25 % af selskabskapitalen, kan bestyrelsen i energiproduktionsselskabet kræve den resterende selskabskapital indbetalt (af kommunen) på anfordring med som udgangspunkt minimum 2 ugers varsel. Selskabet foreslås stiftet som et aktieselskab, da det skal være forberedt til situationer med eventuelle større investeringer relateret til VE-aktiviteter, f.eks. biogasforgasningsanlæg med tilsætning af husholdningsaffald. Sådanne projekter vil kræve fremmedfinansiering, og i denne henseende vil et aktieselskab være en mere hensigtsmæssig selskabsform. Proces for etablering af forsyningskoncern (med tilhørende selskabsdokumeter). Trin 1: Stiftelse af et fælles holdingselskab: Med henblik på at stifte et fælles holdingselskab foretages en aktieombytning, hvorved kommunen stifter holdingselskabet ved apportindskud af sine aktier i henholdsvis Spildevand A/S og Christiansfeld Vand A/S. Derudover foretager kommunen samtidig indbetaling af kontantbeløb, svarende til den foreslåede selskabskapital i serviceselskabet på 50.000 kr. samt de foreslåede 25 % af selskabskapitalen i energiproduktionsselskabet svarende til 125.000 kr. Det vil sige et kontantbeløb på i alt 175.000 kr. Side 5 af 8
Stiftelsen af holdingselskabet sker efter de almindelige regler herom i selskabsloven. Der skal udarbejdes følgende selskabsdokumenter: a) Stiftelsesdokument (med apportindskud samt kontantindskud) b) Vedtægter c) Ejerbog d) Forretningsorden for bestyrelsen e) Vurderingsberetning vedrørende indskud af kapitalandele i Spildevand A/S og Christiansfeld Vand A/S. Trin 2: Stiftelse af et energiproduktionsselskab: Der skal udarbejdes følgende selskabsretlige dokumenter, når holdingselskabet foretager en kontantstiftelse af energiproduktionsselskabet. a) Stiftelsesdokument for aktieselskab (kontantindskud af 25 % af selskabskapitalen, kr. 125.000) b) Vedtægter c) Ejerbog d) Forretningsorden for bestyrelsen Trin 3 stiftelse af serviceselskab: Der skal udarbejdes følgende selskabsretlige dokumenter, når holdingselskabet foretager en kontantstiftelse af serviceselskabet. e) Stiftelsesdokument for et anpartsselskab (kontantindskud af 50.000 kr.) f) Vedtægter g) Ejerbog Ledelsessammensætning i forsyningskoncernen. I forbindelse med beslutning om etablering af den beskrevne forsyningskoncern skal der tages stilling til fremtidig ledelsessammensætning i koncernens selskaber. I sammenlignelige multiforsyningskoncerner er den mest udbredte model formentlig en enhedsledelse, hvor den samme bestyrelse og anmeldte direktion går igen i samtlige koncernselskaber. Men der er også mange eksempler på, at de forbrugervalgte medlemmer kun sidder i det pågældende vandselskab, hvori der efter forbrugerindflydelsesbekendtgørelsen er afholdt forbrugervalg, og at medarbejderrepræsentanterne kun sidder i de selskaber, hvor medarbejderne ifølge Selskabsloven har egentlig krav på indvalg. Side 6 af 8
På niveauet for daglig ledelse vurderes det ikke, at der er behov for ansættelse af yderligere direktører. I andre lignende koncerner er der typisk etableret en ordning med formel udleje af den administrerende direktør til koncernens selskaber. På niveauet for overordnet ledelse vil det som hidtil være et krav, at Kommune vælger over halvdelen (eller flere) af medlemmerne til bestyrelsen i holdingselskabet (og det vil være naturligt og sædvanligt, at disse medlemmer går igen i koncernens datterselskaber). På baggrund af antallet af forventede ansatte i koncernen vil medarbejderne have krav på koncernrepræsentation i moderselskabets bestyrelse (men først efter 3 år). Der er ikke krav om, at de i Spildevand A/S og Christiansfeld Vand A/S (forskellige) indvalgte forbrugerrepræsentanter til bestyrelsen også skal sidde som medlemmer af bestyrelsen i holdingselskabet eller i andre af koncernens selskaber. Hvis det ønskes, kan de af forbrugerne valgte medlemmer dog indvælges som generalforsamlingsvalgte medlemmer med henblik på at opnå den føromtalte enhedsledelse. De enkelte forbrugervalgte medlemmer har dog ikke pligt til at lade sig vælge til andre af koncernens selskaber. Idet medarbejderne formelt forventes ansat i serviceselskabet, vil også dette selskab efter 3 år være underlagt et krav om medarbejderrepræsentation i bestyrelsen. Herudover vil det være frivilligt, om det på dette tidspunkt besluttes at tilbyde de medarbejdervalgte medlemmer plads som generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer i henholdsvis Christiansfeld Vand A/S, Spildevand A/S og det kommende energiproduktionsselskab. Sammenfattende er det således en mulighed at fortsætte med de nuværende medarbejdervalgte og forbrugervalgte medlemmer i de selskaber, de er indvalgt i, indtil udløbet af nuværende valgperiode samt (i god tid) at indlede drøftelser om en frivillig ordning med medarbejderne, der kan opfylde de fremtidige krav om repræsentation i moder- og serviceselskabet. Alternativt kan der arbejdes på at opnå en enhedsledelse allerede kort efter stiftelsen af moder-og serviceselskabet men det kræver (frivillig) medvirken fra de nuværende forbrugervalgte medlemmer og til dels fra medarbejderne. For medarbejdervalgte vil det kræve accept fra de øvrige medarbejdere. Indstilling: Direktøren indstiller, at bestyrelsen godkender etableringen af den ved figur 1 beskrevne koncernstruktur, at bestyrelsen godkender, at direktøren om nødvendigt med inddragelse af formand og næstformand indleder dialog med Kommune om tilvejebringelse af et kommunalt beslutningsgrundlag for etableringen af koncernen, Side 7 af 8
at bestyrelsen drøfter de ovenfor beskrevne muligheder for bestyrelsessammensætning i koncernen med henblik på, at bestyrelsens holdning hertil kan indgå i den førnævnte dialog med Kommune, at direktøren og formanden bemyndiges til at foretage de eventuelle nødvendige ændringer af selskabsnavne, kapitalindskud mv., som måtte følge af den kommunale behandling, og at direktøren og formanden herunder bemyndiges til at gennemføre stiftelsen af energiproduktionsselskabet og serviceselskabet som beskrevet ovenfor (efter Kommunes forventede stiftelse af holdingselskabet). Side 8 af 8