Benyttelsesaftale Mellem Holbæk Kommune Kanalstræde 2 4300 Holbæk (herefter kaldet Holbæk Kommune) Og Foreningen Holbæk Gl. Havns Beddinger Ny Hagestedvej 51 4532 Gislinge Cvr.nr.: 34652643 (herefter kaldet HGHB), Er der indgået følgende aftale om benyttelse af Beddinger mv. på værftsområdet, Holbæk Gl. Havn.
1 Formål 1.1 Formålet med denne aftale er at fastsætte rammerne for HGHBs brug af beddinger i Holbæk gl. Havn og tilhørende bygninger, herunder fordeling af udgifter og indtægter. 1.2 HGHBs aktiviteter på beddingerne skal underbygge det maritime miljø og varetage interesser for de forskellige skibstyper, som tilhører det maritime miljø. HGHB skal arbejde for at understøtte det lokale beddingsbehov omkring Isefjorden samtidig med, at der arbejdes aktivt for, at også de store træskibe udenfor lokalområdet tiltrækkes. 1.3 HGHB skal arbejde for at understøtte formidling mellem aktiviteter på pladsen og besøgende på havnen, så der til stadighed er et aktivt træskibsmiljø, som afspejler de maritime håndværkstraditioner. 2 Ikrafttræden og løbetid 2.1 Aftalen træder i kraft 9. marts 2015 og varer til og med 31. december 2019. Denne aftale erstatter tidligere benyttelsesaftaler mellem parterne, som ophører ved nærværende aftales ikrafttræden. 2.2 Aftalen er uopsigelig for begge parter i aftaleperioden, med mindre der forelægger misligholdelse jf. 11, eller parterne er enige om at bringe aftalen til ophør. 2.3 Parterne kan - efter gensidig aftale - vælge at forlænge aftalen, såfremt der opstår et behov herfor, inden aftalens udløb. Parterne skal senest i 2 kvartal 2019 iværksætte forhandling med henblik på forlængelse af aftalen. 3 Anvendelse 3.1 Aftalen giver HGHB ret til at benytte og betjene følgende, som er aftegnet på bilag 1: den store bedding med tilhørende bygninger og arbejdsområde den lille bedding med tilhørende arbejdsområde. 3.2 HGHB forpligter sig til at optage konkrete skibe på bedding efter ønske fra Holbæk Kommune, med rimelig varsel. 3.3 Areal, beddinger og bygninger må anvendes til maritime aktiviteter i henhold til den gældende lokalplan. Arealerne skal være offentligt tilgængelige. HGHB er indforstået med offentlig færdsel på beddingernes arbejdsområder, i respekt for HGHBs brug af beddingerne 3.4 På den store bedding må der arbejdes med fartøjer på op til 120 tons dødvægt. Vedligeholdelsesarbejder på større jernskibe henlægges fortrinsvis i perioden 1. oktober til ultimo marts. 3.5 På den lille bedding kan der arbejdes med mindre lystbåde og erhvervsfaretøjer på op til 20 tons dødvægt. 3.6 Al beddingsdrift og tilhørende aktiviteter skal tilrettelægges således, at der bliver taget nødvendige hensyn til de øvrige aktiviteter i værftsområdet, herunder cafedriften, i forhold til støv, støj, vanddampe etc. I det omfang det er nødvendigt, skal HGHB opsætte midlertidig afskærmning ved beddingsaktiviteterne. Ved tvivlstilfælde drøftes sagen i Brugerråd for Værftet. 3.7 HGHB er ansvarlig for, at sandblæsning sker med fornøden afspærring, så aktiviteten ikke er til gene for øvrige aktører og besøgende i området.
3.8. I perioden 1. marts 30. september skal maling fortrinsvist ske ved brug af rulle. Sandblæsning skal fortrinsvist ske i perioden 1. oktober- 31. marts. HGHB er ansvarlig for fornøden afdækning. 3.9 HGHB accepterer, at arealet omkring den store bedding kan blive brugt af andre aktører til andre aktiviteter efter forudgående aftale med Holbæk Kommune (Kultur og Fritid) og koordineret i Brugerrådet for værftsområdet. Brugen skal ske med rimelig varsel af HGHB. 3.10 Udlejer ønsker at inddrage de faste brugere i arrangementer på Værftsområdet, hvilket også er udgangspunktet for det årlige pinsearrangement. Det samlede koncept for det årlige pinsearrangement er defineret og styret af den selvejende fond Holbæk i Pinsen (HiP). 3.11 Såfremt HGHB ikke lykkedes at etablere en skriftlig aftale med HiP for principper for afvikling af konkrete aktiviteter under det årlige pinsearrangement, skal beddingerne holde lukket under gennemførelsen af pinsearrangementet. Der gives ikke kompensation, såfremt der ikke indgås aftale mellem HGHB og HiP. HGHB varsles mindst 6 mdr. før arrangementets afholdelse. 3.12 HGHB kan udover beddingsdrift benytte arealet ved den store bedding til øvrige foreningsaktiviteter. Såfremt HGHB ønsker at lave aktiviteter andre steder på værftsområdet skal det aftales og koordineres med Værftets ledelse (Holbæk Kommune). 3.13 HGHB vil tilstræbe at medlemmernes faglighed vil blive bragt i spil i forhold til samarbejde med de uddannelsesinstitutioner, som benytter Værftet. 3.14 HGHB medlemmer og brugere har fri adgang til toilet og badefaciliteter i værftsbygningen. Anvendelse af de øvrige lokaler i Værftet kan ske efter aftale med Værftets ledelse. 3.15 HGHB forpligter sig til at drive beddingerne med tilhørende udearealer i overensstemmelse med Holbæk Kommunes rygepolitik, jf. bilag 3. 4 Eksisterende Beddingsbygning 4.1 HGHB kan fortsat bevare og benytte den eksisterende beddingsbygning som angivet på bilag 4. 4.2 HGHB afholder alle udgifter til renholdelse, drift, vedligeholdelse og renovering af bygningen samt alle forbrugsudgifter på bygningen. 4.3 Bygningens udseende skal være i harmoni med de øvrige bygninger på værftet, herunder vedligeholdelsesstandard og arkitektoniske udtryk. Større renoveringer skal ske efter forudgående godkendelse af Holbæk Kommune. 4.4 HGHB er ansvarlig for, at bygningen opfylder gældende regler og er opført i overensstemmelse med udstedte myndighedskrav (byggetilladelser mv.) 4.5 HGHB er ansvarlig for at sikre den fornødne bygnings/brandforsikring af bygning. Der påhviler ikke Holbæk Kommunen noget ansvar for forsikring af bygning eller løsøre. 5 Brugerråd for værftsområdet 5.1 Holbæk Kommune v. Værftets ledelse opretter et brugerråd for værftsområdet, som skal danne rammerne for en fælles dialog blandt de faste brugere af værftsområdet. 5.2 HGHB er forpligtet til at indtræde med en repræsentant i brugerrådet, som aktivt arbejder for at styrke samarbejdet og koordineringen i brugerrådet.
5.3 Brugerrådet administreres af Værftets ledelse (Holbæk Kommune). 6 Holbæk Kommunes forpligtelser 6.1 Holbæk kommune stiller den store bedding med beddingsvogn, spilhus og tilhørende arealer til rådighed for HGHB i den stand det forefindes ved overtagelsen. 6.2 Holbæk kommune stiller den lille bedding med beddingsvogn, spilhus og tilhørende arealer til rådighed for HGHB i den stand det forefindes ved overtagelsen. 6.3 Holbæk Kommune stiller den nyopførte værkstedsbygning ved den store bedding til rådighed for HGHB i den stand det forefindes ved overtagelsen. 6.4 Holbæk Kommunen sikrer adgangsvej for større køretøjer til og fra den store bedding ud af værftsområdet. 7 HGHBs forpligtelser 7.1 HGHB er ansvarlig for vedligeholdelse, renholdelse samt snerydning af de arealer, som benyttelsesaftalen vedrører, jf. bilag 1. HGHB skal sikre den nødvendige renovationsordning og afholde udgifterne hertil. 7.2 HGHB er ansvarlig for al drift og vedligeholdelse af beddingerne samt indvendig og udvendig vedligeholdelse af den tilhørende værkstedsbygning. Vedligeholdelsen skal udføres i håndværksmæssig forsvarlig stand og efter instruks fra Holbæk Kommunes byggeri-afdeling. 7.3 HGHB er ansvarlig for at vedligeholde alt maskineri og træk mv. i forbindelse med beddingernes drift. 7.4 HGHB er ansvarlig for at sikre, at beddingsdriften sker i overensstemmelse med alle sikkerhedsregler, miljøregler og andre offentlige forskrifter, herunder nødvendig skiltning og afspærring. 7.5 Skiltning, flagning og anden form for reklame på og ved beddinger og bygninger samt opsætning af markiser, solafskærmning og lignende må kun foretages efter Holbæk Kommunes forud indhentede skriftlige anvisning og godkendelse og skal i øvrigt ske i overensstemmelse med de servitutter og de til enhver tid gældende myndighedskrav, der er gældende for ejendommen. 8 Økonomi 8.1 Alle udgifter til drift og vedligeholdelse af beddinger og bygninger afholdes af HGHB. 8.2 HGHB afholder alle forbrugsudgifter forbundet med beddingerne og tilstødende værkstedsbygninger. HGHB afregner direkte med forbrugsleverandørerne via særskilt måler. 8.3 HGHB afholder en forholdsmæssig andel af de fælles forbrugs- og driftsudgifter til Værftsbygningen svarende til 2.457 kr. i 2015 jf. bilag 2. Dette beløb betales halvårligt efter faktura fra Holbæk Kommune 8.4 Beddingsdriften må ikke have kommerciel karakter. Betaling for brug af bedding skal modsvare HGHBs løbende driftsudgifter og nødvendige investeringer i bedding og den tilhørende værkstedsbygning. 8.5 Et eventuelt overskud tilfalder HGHB og skal anvendes i overensstemmelse med foreningens vedtægter.
8.6 Ved regnskabsårets afslutning skal HGHB indsende et revisorgodkendt regnskab til Holbæk Kommune (Kultur og Fritid). Indsendelsen skal ske senest 1. april i det efterfølgende år. 9 Forsikring 9.1 HGHB har ansvar for at tegne alle lovpligtige forsikringer i forbindelse med bedringsdriften og bygningerne. HGHB kan tegne løsøreforsikring for løsøre, som opbevares på bedding og i værkstedsbygningen, da Holbæk kommune ikke er ansvarlig for evt. skader/bortkomst af løsøre. 10 Alarm 10.1 HGHB skal altid følge den til enhver tid gældende forskrift for alarmhåndtering i Værftet. 10.2 Udgifter til fejlalarm, vagtudkald mv. forårsaget af HGHB eller dennes ansatte eller gæster afholdes af forpagter. 11 Misligholdelse 11.1 Hvis Holbæk Kommune konstaterer, at der sker mislighold af aftalen, fx manglende indsendelse af regnskab, påtales dette over for HGHB med en given frist til at bringe forholdene i orden. 11.2 Såfremt HGHB ikke efterlever påbud inden for den givne frist, betragtes dette som væsentlig mislighold og Holbæk Kommune kan opsige aftalen uden yderligere varsel og kompensation 12 Fraflytning/Aflevering 12.1 Ved aftalens udløb, eller hvis aftalen opsiges som følge af misligholdelse jf. 11, afleverer HGHB areal, beddinger og bygninger til Holbæk Kommune. Løsøre tilhører HGHB. 12.2 Areal, beddinger og bygninger afleveres i ryddet og rengjort stand og i øvrigt i den stand, det var i på ikrafttrædelsestidspunktet, når bortses fra almindeligt slid og ælde. I modsat fald vil der blive foretaget rengøring, istandsættelse mv. af Holbæk Kommune på HGHBs regning. 12.3 Der ydes fra Holbæk Kommune side ingen erstatning for installationer og evt. bygninger ved nærværende aftales ophør. 12.4 HGHB er ved fraflytning forpligtet til at aflevere samtlige nøgler, nøglebrikker til alle låse i beddinger, bygninger og Værftet, herunder også til låse, som HGHB selv har installeret. Bilag vedlagt - Bilag 1: Oversigtstegning - Bilag 2: Fælles forbrugs- og driftsudgifter - Bilag 3: Holbæk Kommunes Rygepolitik - Bilag 4: Eksisterende beddingsbygning Holbæk d. / 2015 Holbæk d. / 2015 Holbæk d. / 2015 Holbæk Kommune, Holbæk Kommune, Holbæk Gamle Havns Beddinger Vækst og Bæredygtighed v. Kultur og Fritid v. Tegningsberettigede person(er) Kristine Klæbel Brian W. Ahlquist
Bilag 1: Oversigtstegning Indvendig oversigtstegning
Udvendig oversigtningstegning
Bilag 2: Fælles udgifter og fordelingsnøgle Værftsbygningen har ikke været brugt i de senere år, derfor foreligger der ikke faktiske tal for udgifter til drift af fællesarealerne i Værftet. I 2015 vil beregningen af fællesudgifter derfor være baseret på nøgletal for drift af kommunale bygninger (308 kr./m2). Fællesarealerne udgør 17 % af det samlede bygningsareal svarende til en årlig driftsudgift på 40.946 kr. i 2015, som fordeler sig således: Estimerede udgiftsposter, fællesareal Prioritetsydelser kr. - Offentlige forpligtigelser kr. 2.047 Energi kr. 22.520 Administration kr. 2.047 Vedligehold & Renhold kr. 10.236 Henlæggelser kr. 2.047 Diverse kr. 2.047 Total kr. 40.946 Disse fællesudgifter vil blive fordelt blandt brugerne af fællesarealerne efter følgende fordelingsnøgle Aktør Areal % Sum i 2015 NvPro cafe 26 kr. 10.646 NvPro værksted 16 kr. 6.551 Holbæk Kommune multirum 20 kr. 8.189 Holbæk Kommune klatrerum 21 kr. 8.599 Holbæk Kommune 2/3 fællesareal 11 kr. 4.504 HGHG 1/3 fællesareal 6 kr. 2.457 Total 100 kr. 40.946 Beregning af fællesudgifter vil i de følgende år ske på baggrund af afsluttet regnskab for det foregående år. Således vil fællesudgifterne i 2016 blive beregnet på baggrund af regnskab for 2015.
Bilag 3: Holbæk Kommunes Rygepolitik
Bilag 4: Eksisterende Beddingsbygning Eksisterende beddingsbygning markeret med rødt