Bygningsstyrelsen - det foretrukne valg for kunder og stat Strategi 1.0 // 2012-2017
Slotsholmsgade 12
Forord Det er Bygningsstyrelsens hoved opgave at stille lokaler og kontor- og forskningsmiljøer af høj klasse til rådighed for styrelsens kunder, bl.a. universiteter, centraladministration, politi og domstole. Bygningsstyrelsen løser sin opgave ved udleje af statens ejendomme, gennem nybyggeri og modernise ringer, og ved videreformidling af private lejemål til de statslige institutioner. Funktionelle og veldesignede lærings- og kontorlokaler er af gørende for, om universiteterne og statens institutioner kan løse deres opgaver og bidrage til samfundets udvikling. Lokaler og bygninger har stor indvirkning på indlæring, effektivitet og arbejdslyst. Og på de statslige institutioners og universiteternes attraktivitet som arbejds- og studieplads. Bygninger og lokaler er den næststørste udgiftspost i staten efter løn. De statslige institutioner bliver i disse år mødt med krav om at reducere omkostninger og øge effektiviteten. Økonomi, data og gennemsigtighed er fundamentet for Bygningsstyrelsens arbejde, og styrelsen vil som udlejer af lokaler, kunderådgiver og bygherre bidrage til at nedbringe omkost ninger til lokaler og energi og bistå kunderne med at skabe effektive arbejdspladser og gode forsknings- og studiemiljøer. Bygninger er en afgørende faktor i kampen for at skabe et mere bæredygtigt samfund og nå regeringens målsætninger om at reducere energiforbruget og skabe et samfund, der er uafhængigt af fossile brændsler. Bygningsstyrelsen har som en del af Klima-, Energiog Bygningsministeriet en helt særlig rolle i forhold til at pege på mulig heder for at reducere energi forbruget i bygninger og vejlede og inspirere andre med energirigtige løsninger, der viser fremad. Med denne version 1.0. af Bygningsstyrelsens strategi giver vi bolden op til de næste års udvikling af styrelsens opgaver og organisation. Bygningsstyrelsens direktion Juni 2012, Valby Carsten Jarlov Connie Barfod Jan Quitzau Rasmussen BYGNINGSSTYRELSEN // STRATEGI // 3
Indhold NY STYRELSE, NY STRATEGI 5 Bygningsstyrelsens strategi version 1.0 5 Ejendomsvirksomhed og statslig styrelse 5 BYGNINGSSTYRELSENS MISSION OG VISION 6 Bygningsstyrelsens mission 6 Bygningsstyrelsens vision 7 Bygningsstyrelsens strategi 8 BYGNINGSSTYRELSENS VÆRDISKABELSE 10 VILKÅR 13 BYGNINGSSTYRELSENS INDSATSOMRÅDER OG MÅL FREM MOD 2017 16 Indsatsområder, mål og kritiske indsatser 16 Kunder 17 Byggeri 19 Energi 20 Data, erfaringer og viden 22 Organisation og arbejdsplads 24 4 // STRATEGI // BYGNINGSSTYRELSEN
Ny styrelse, ny strategi Bygningsstyrelsens strategi version 1.0 Ejendomsvirksomhed og statslig styrelse Bygningsstyrelsens strategi Bygningsstyrelsen det foretrukne valg for kunder og stat er styrelsens første strategi som nyetableret organisatorisk enhed i Klima-, Energi- og Bygningsministeriet. Strategien hedder det foretrukne valg, fordi Bygningsstyrelsen, som den centrale ejendomsvirksomhed i staten, vil være det naturlige tilvalg for universiteterne og statens institutioner og for staten. Bygningsstyrelsen blev dannet med regeringsdannelsen i oktober 2011 ved sammenlægning af dele af det tidligere Universitets- og Bygningsstyrelsen, dele af Slots- og Ejendomsstyrelsen, samt dele af Erhvervsog Byggestyrelsen. Formålet med strategien er at angive en mission, vision og strategi for Bygningsstyrelsen som ny styrelse, der beskriver, hvordan styrelsen skal udvikle sig i de kommende år. Strategien angiver, hvordan Bygningsstyrelsen frem mod 2017 kan skabe større værdi for styrelsens kunder på den ene side, dvs. universiteterne og de statslige institutioner, fx centraladministration, politi samt domstole, og for stat og samfund på den anden side. Det handler for det første om, gennem effektiv afdækning af nuværende og fremtidige behov i samarbejde med brugerne, at udvikle de lokaleløsninger, som skaber størst mulig værdi for kunden og for stat og samfund. Bygningsstyrelsen er statens ejendomsvirksomhed. Principperne for, hvordan virksomheden fungerer, er fastsat i den statslige huslejeordning (SEA-ordningen). Huslejeordningen betyder, at Bygningsstyrelsen som statens ejendomsvirksomhed og en central statslig fællesfunktion skal levere konkurrencedygtige løsninger, der modsvarer kundernes behov, ønsker og økonomi. Der er i et vist omfang private alternativer til dele af ejendomsvirksomhedens opgaver. Det er derfor afgørende, at Bygningsstyrelsen forstår at omsætte sine stordriftsfordele, sin placering som fællesfunktion i staten og sit indgående, særlige kendskab til statens, universiteternes og de statslige institutioners behov til at skabe merværdi for kunder, stat og det bredere samfund. Ellers er der risiko for, at stat og kunder på sigt vil ønske at fravælge ejendomsvirksomheden. Bygningsstyrelsen har en forpligtelse til at sikre en hensigtsmæssig, totaløkonomisk og fremtidssikret udvikling af statens ejendomme og private lejemål på universitets-, forsknings- og kontorområdet, og styrelsen skal understøtte regeringens uddannelses-, energi- og byggepolitiske målsætninger. Bygningsstyrelsens udfordring består i at levere overbevisende, konkurrencedygtige løsninger til de enkelte kunder samtidig med at statens og samfundets interesser på lang sigt bliver tilgodeset. For det andet handler det om at udnytte styrelsens volumen som en vigtig fællesfunktion i staten til syste matisk at holde omkostninger nede og sørge for, at der kommer mest muligt ud af kundens og statens ressourcer. Bygningsstyrelsens strategi vil løbende blive videreudviklet i takt med, at Bygningsstyrelsen konsoliderer sig som ny styrelse i Klima-, Energi- og Bygningsministeriet. Strategien vil i dialog med Klima-, Energi- og Bygningsministeriet finde sin endelige form i forbindelse med de kommende forhandlinger af Bygningsstyrelsens resultatkontrakt for 2013 og vil være retnings givende for styrelsens forslag til resultatkontrakter frem mod 2017. BYGNINGSSTYRELSEN // STRATEGI // 5
Bygningsstyrelsens mission og vision Bygningsstyrelsens mission Kundernes BEHOV Statens BYGNINGER EFFEKT for samfundet Bygningsstyrelsens mission kan sammenfattes i tre ord. BEHOV Bygningsstyrelsen er til for at løse et behov hos kunderne. Kunderne skal bruge undervisnings-, forsknings- og kontorlokaler. Bygningsstyrelsen leverer i dialog med kunderne lokaleløsninger, som tilgodeser kundernes behov og understøtter de målsætninger, som regeringen og folketing i øvrigt udstikker. Bygningsstyrelsens lokaleløsninger bygger på faglig indsigt og ind gående kendskab til kundernes nuværende og fremtidige behov. BYGNINGER Bygningsstyrelsen arbejder med bygninger uanset om det er statens bygninger, private lejemål eller OPP-projekter med systematisk samtænkning af anlæg og drift. Bygningsstyrelsen arbejder med eksisterende bygninger, med ændring af bygninger, med nybyggeri og med bygningskomplekser og miljøer, bl.a. campusmiljøer og knudepunkter for statens administrative institutioner. Bygningsstyrelsen sikrer den langsigtede værdi af statens bygninger gennem effektiv og systematisk vedligehold og en aktiv ejendomsporteføljestrategi. EFFEKT Bygningsstyrelsen skaber effekt for kunder, stat og samfund gennem en fremtidsholdbar og omkostningseffektiv tilvejebringelse af fremtidssikrede lokaleløsninger og byggeri, gennem levering af data og faglige vurderinger til beslutningstagere, og som statens videnscenter om byggeri, lokaleog energiforbrug i bygninger. Viden om indretning og arbejdsmiljø giver bedre mulighed for arealudnyttelse og skabelse af gode lærings- og kontorlokaler. Bygningsstyrelsen kan dokumentere, at styrelsen leverer de bedste totaløkonomiske løsninger for kunderne og bidrager gennem sit virke til at gennemføre regeringens effektiviserings-, energi- og uddannelsespolitiske dagsordener. 6 // STRATEGI // BYGNINGSSTYRELSEN
Bygningsstyrelsens vision Bygningsstyrelsen er i 2017 det foretrukne valg for kunder og stat Det er Bygningsstyrelsens målsætning, at styrelsen i 2017 er den helt centrale statslige ejendomsvirksomhed og bygherre samt det førende statslige videnscenter inden for byggeri og ejendomsvirksomhed. Bygningsstyrelsen skal derfor i 2017 være det foretrukne valg for kunderne og for staten. Bygningsstyrelsen er i 2017 det foretrukne valg, fordi: Kunderne er tilfredse med samspillet med Bygningsstyrelsen. Bygningsstyrelsen inddrager kunderne i samarbejdsprocessen og skaber merværdi gennem medog modspil med kunden og ved at levere gode, effektive og fremtidssikrede løsninger. Bygningsstyrelsen leverer det byggeri, som funktionelt og arkitektonisk skaber størst værdi for kunden inden for den fast satte ramme og projektet leveres til aftalt tid og pris. Bygningsstyrelsen er en standardsæt tende og visionær leverandør af omkostningseffektive og energibesparende løsninger til statens institutioner. Bygningsstyrelsen er et stærkt, erfaringsbaseret videnscenter om lokaler og lokale forbrug, energiforbrug, ejendomsforvaltning, projektledelse og effektivt byggeri. Bygningsstyrelsen skaber merværdi for kunder og stat ved at indhøste stordriftsfordele ved sin samlede håndtering af universitets- og kontorbygninger. Bygningsstyrelsen har engagerede og fagligt dygtige medarbejdere. BYGNINGSSTYRELSEN // STRATEGI // 7
Bygningsstyrelsens strategi Bygningsstyrelsens strategi angiver, hvordan styrelsen vil realisere sin vision om at være det foretrukne valg i 2017. Bygningsstyrelsen har med udgangspunkt i styrelsens mission, vision og analyse af værdiskabelse (side 10) og vilkår (side 13) identificeret fem indsatsområder og seks mål. Indsatsområder og mål fremgår af figur 1 og er beskrevet nærmere på side 16. Figur 1 // Bygningsstyrelsens indsatsområder og mål KUNDER MÅL 1 Tilfredse kunder og samarbejde, der skaber værdi BYGGERI MÅL 2 Byggeri, der skaber værdi - til aftalt pris, tid og kvalitet ENERGI MÅL 3 Standardsættende grøn ejendomsvirksomhed og bygherre DATA, ERFARINGER OG VIDEN Fakta om Bygningsstyrelsen Omkring 1 mio. m 2 statsejendomme på kontorområdet til en værdi af mere end 12 mia. kr. Omkring 2 mio. m 2 statsejendomme på universitetsområdet til en værdi af mere end 25 mia. kr. Næsten 1,2 mio. m 2 kontorlejemål Driftsomsætning på 3 mia. kr. Igangværende anlægsbyggesager med et udmøntet budget på 7 mia. kr. 220 medarbejdere MÅL 4 Stærkt databaseret videnscenter om lokaler, ejendomsforvaltning, byggeri og energiforbrug ORGANISATION OG ARBEJDSPLADS MÅL 5 Effektiv organisation, som nedbringer omkostninger via samdrift af universitets- og kontorområdet MÅL 6 Attraktiv arbejdsplads, der udvikler og tiltrækker de bedste medarbejdere 8 // STRATEGI // BYGNINGSSTYRELSEN
SDU Alsion
Bygningsstyrelsens værdiskabelse Bygningsstyrelsens værdiskabelse er todelt. Kunderne skal opleve størst mulig værdi, samtidig med at omkostningerne systematisk skal holdes nede. Bygningsstyrelsens målsætning er at skabe størst mulig værdi for kunde og for stat for færrest mulige midler. Det kræver systema tisk brugerinddragelse at udvikle den løsning, som skaber størst værdi for kunden i forhold til omkostningerne. Bygningsstyrelsens værdiskabelse er vist i figur 2. Bygningsstyrelsen skaber værdi for kunder og stat gennem: Stordrift, standarder og fælles udbud Bygningsstyrelsen fungerer som en statslig fællesfunktion, hvor store dele af statens ejendoms- og byggeopgaver er samlet. Den store opgaveportefølje muliggør stordrift, etablering af standarder og fælles udbud. Det giver lave enhedsomkostninger. Ejendomsforvaltning er grundlæggende ens, uanset om det er bygninger til kontorformål, undervisning, forskning eller politi og domstole. Centralisering af statens ejendomsforvaltning giver mulighed for at opnå bedre pris og kvalitet gennem bl.a. fælles udbud med anvendelse af nye standarder. Bygningsstyrelsen medvirker til at udvikle ejendomsforvaltning og byggeri ved at investere i udvikling af standarder og fælles løsninger, der understøtter effektive lokaler, rentable energiinvesteringer, transparens, produktivitet og konkurrence. Fælles standarder og løsninger stilles til rådighed for private og offentlige institutioner og udgør grundlaget for styrelsens kontrakter. Data, faglig rådgivning og beslutningsgrundlag Bygningsstyrelsen indsamler, strukturerer og stiller data til rådighed for kunderne og for staten. Bygningsstyrelsens systemer og fælles definitioner sikrer gennemsigtighed omkring kundernes omkostninger og muliggør valide, tværgående sammenligninger. Bygningsstyrelsen har data vedrørende universiteternes og de statslige institutioners omkostninger til lokaler og energi samt arealforbrug. Herudover har styrelsen data vedrørende omkostninger pr. m 2 til modernisering og nybyggeri m.m. samt indgående erfaringer med udbud af opgaver, indgåelse af kontrakter m.m. Bygningsstyrelsen leverer med udgangspunkt i data, erfaringer og viden værdiskabende med- og modspil til kunderne, så kunderne får den løsning, der skaber størst mulig værdi inden for de givne rammer. Styrelsens adgang til data og faglige erfaring med byggeri giver mulighed for at udarbejde velunderbyggede beslutningsgrundlag og give kompetent faglig rådgivning til staten vedrørende byggeri, lokaleforbrug m.m. Bistand til omkostningsreduktion Bygningsstyrelsen udarbejder oversigter over arealforbrug og omkostninger til lokaler pr. årsværk for de statslige institutioner og universiteterne og yder opsøgende rådgivning, hvor der er et stort potentiale for at reducere omkostninger gennem bl.a. arealoptimering, flytning samt samlokalisering. Rådgivningen er bl.a. baseret på viden om lærings- og kontormiljøer. Reducering af statens bygningers energiforbrug Reduktion af energiforbruget i bygninger spiller en central rolle i regeringens energiaftale fra 2012 og med en stor statslig bygningsejer som en del af Klima-, Energi- og Bygningsministeriet styrkes mulighederne for at styre det statslige byggeri og den statslige bygningsdrift i retning af løsninger, der løfter de politiske målsætninger. Bistand til energioptimering Det er universiteterne og de enkelte statslige institutioner, som er ansvarlige for at leve op til regeringens målsætninger om at nedbringe energiforbruget. Bygningsstyrelsen tilbyder, som udlejer, bygningsejer og videnscenter, at indgå i forpligtende samarbejder med de enkelte kunder om at gennemføre rentable energioptimeringer og reducere energiforbruget til lokaler og bygninger. Styrelsen tilvejebringer desuden rådgivning om nedbringelse af det adfærdsbaserede energiforbrug med udgangspunkt i fjernaflæsning af energi- og vandforbrug. 10 // STRATEGI // BYGNINGSSTYRELSEN
Figur 2 // Bygningsstyrelsens værdiskabelse Stordrift, standarder og fælles udbud Værdiskabelse den rigtige løsning for kunde og for stat Data, faglig rådgivning og beslutningsgrundlag Bistand til omkostningsreduktion Reducering af statens bygningers energiforbrug Bistand til energioptimering Stor projekterfaring (gentagelseseffekt) Effektiv udnyttelse af statens bygninger Reduktion af omkostninger Strategisk fysisk placering Stor projekterfaring (gentagelseseffekt) De fleste statsinstitutioner har kun større byggeri med års mellemrum, og selv de største universiteter vil have vanskeligt ved at opretholde en byggevolumen, der kan understøtte en bygherrefunktion på højeste niveau. Den centraliserede varetagelse af byggeri i staten (i Bygningsstyrelsen) giver bedre mulighed for at udvikle og konsolidere stærke videnscentre, som kan stille specialistviden til rådighed og nyttiggøre erfaringer fra byggeri til byggeri. Det giver bl.a. større sikkerhed for levering af projekter til aftalt pris, tid og kvalitet og for en ind dragende og effektiv samarbejdsproces med kunden. Effektiv udnyttelse af statens bygninger En samlet forvaltning af statens ejendomme giver mulighed for en langsigtet og visionær ejendomsporteføljestrategi, som sikrer en linie i, hvilke ejendomme der skal opretholdes/frasælges i staten. Samtidig er der bedre mulighed for effektiv udnyttelse af statens ejendomme, dvs. lav tomgang, og mulighed for at give kunderne fleksible udlejningsvilkår, der muliggør, at styrelsen hurtigt kan levere løsninger på nye kundebehov og skabe gode samlede løsninger for staten. Strategisk fysisk planlægning Strategisk fysisk planlægning sikrer langsigtede løsninger for de enkelte kunder - og for staten. På uddannelsesområdet handler det bl.a. om den bedst mulige samlede anvendelse af statens bevillinger på universitetsområdet samt om at skabe attraktive læringsmiljøer, som giver de bedste muligheder for hurtigt at omsætte ny viden til produkter og services. Kort sagt: Erhvervsmæssig innovation. På kontorområdet er strategisk fysisk planlægning afgørende i forhold til at udvikle nye geografiske knudepunkter og skabe mulighed for samlokalisering og etablering af fælles løsninger. BYGNINGSSTYRELSEN // STRATEGI // 11
Retten i Svendborg
Vilkår Bygningsstyrelsen har identificeret udviklingstendenser og drivkræfter i omverdenen, som forventeligt vil have betydning for Bygningsstyrelsen i de kommende 3-5 år. De enkelte drivkræfter og udviklingstendenser peger i forskellige retninger og har vidt forskellige implikationer for styrelsen. Det er en udfordring, som Bygningsstyrelsens strategi skal håndtere. Udviklingstendenser og drivkræfter er beskrevet under fire overskrifter: Uddannelse og nye kundebehov, Bæredygtighed, Effektivitet og Teknologi. De enkelte tendenser og drivkræfter er angivet i figur 3. De mest centrale tendenser og drivkræfter er i figuren placeret tættest på centrum, hvor linierne mødes. Figur 3 // Udviklingstendenser og drivkræfter frem mod 2017 UDDANNELSE OG NYE KUNDEBEHOV BÆREDYGTIGHED Mere differentierede kundebehov Udbygning af uddannelsessektoren Klimatilpasninger Tiltagende fokus på energi og bæredygtighed Reduktion af omkostninger i staten Byggeriet bliver digitalt Fokus på data og dokumentation Hårdere konkurrence Større forandringshastighed Informationsteknologi og ændrede lokalebehov EFFEKTIVITET TEKNOLOGI BYGNINGSSTYRELSEN // STRATEGI // 13
Uddannelse og nye kundebehov Udbygning af uddannelsessektoren Der vil være et betydeligt behov for udbygning af uddannelsessektoren. Regeringen har i regeringsgrundlaget sat som mål, at 60 pct. af en ungdomsårgang skal gennemføre en videregående uddannelse, og at 25 pct. skal gennemføre en lang videregående uddannelse. Mere differentierede kundebehov Den nuværende tendens mod større differentiering af ønsker og lokalebehov mellem de forskellige segmenter af kunder vil fortsætte. Det handler bl.a. om ønsker til energiprofil, funktionalitet, materiale- og komponentvalg, byggetid, tilrettelæggelse af drift og vedligehold m.m. Bæredygtighed Tiltagende fokus på energi og bæredygtighed Energi og bæredygtighed vil få tiltagende betydning. Energi og bæredygtighed skal forstås bredt og inde holder både en energisparedimension, dvs. ned bringelse af CO 2 udslip og reduktion af miljøbelastning i om verdenen, og en økonomisk dimension, der handler om omkostninger til drift og bygningers levetid. Kort sagt totaløkonomi. Klimatilpasninger De klimatisk betingede ændringer vil få større betydning for statens bygninger. Det kraftige skybrud i sommeren 2011, hvor flere statslige bygninger i større eller mindre omfang blev beskadiget, er et eksempel på, hvad der er i vente. Effektivitet Reduktion af omkostninger i staten Der vil frem mod 2017 forsat være et stærkt fokus på at nedbringe omkostninger i staten og udvikle omkostningseffektiviteten i staten. Regeringen har med Effektiv administration i staten fra 2011 allerede reduceret omkostningerne i staten med 5 pct. frem mod 2013. Fokus på data og dokumentation Den nuværende tendens mod mere systematisk anvendelse af data til at udvikle løsninger og dokumentere effekt vil fortsætte. Der vil i stigende omfang blive forlangt beslutningsgrundlag, der bygger på analyse og udarbejdelse af business cases. Hårdere konkurrence og udvikling af nye samarbejdsformer Sparedagsordenen vil føre til stadig større konkurrence om de opgaver, som de statslige institutioner i dag varetager. De institutioner, som ikke kan dokumentere en udvikling i omkostningseffektivitet, kan forvente at blive set nærmere efter i sømmene opgaver kan blive flyttet og evt. overdraget til det private marked efter udbud. Teknologi Byggeriet bliver digitalt Digitaliseringen af byggeriet vil fortsætte med stor hastighed. Det vil vise sig i form af øget og mere konsekvent anvendelse af digitalt byggeri og løsninger blandt bygherrer, rådgivere og entreprenører m.fl. Større forandringshastighed fornyelse af laboratorier og ændrede lokalebehov Universiteterne og de statslige institutioner vil med stadig stigende hastighed få nye behov og ønsker til lokaler og funktioner, bl.a. pga. ny teknologi. Det har betydning for universiteternes ønsker til fornyelse af laboratorier, samtidig med at udviklingen bl.a. medfører en større hyppighed af organisatoriske tilpasninger. Informationsteknologi og ændrede lokalebehov Den teknologiske udvikling vil indebære bedre og billigere informations- og kommunikationsteknologi, som vil give nye muligheder og ændre den måde lokaler bliver anvendt på i kontor- og læringsmiljøer. 14 // STRATEGI // BYGNINGSSTYRELSEN
Rigsarkivet
Bygningsstyrelsens indsatsområder og mål frem mod 2017 Indsatsområder, mål og kritiske indsatser Bygningsstyrelsen har identificeret fem indsatsområder og seks mål, der beskriver, hvor Bygningsstyrelsen skal være i 2017. Der er til hvert mål angivet en række indsatser, som Bygningsstyrelsen vil gennemføre på kort sigt, dvs. medio 2013. Der er til hvert mål fremhævet en særlig kritisk indsats. Gennemførelse af indsatserne og i særdeleshed de kritiske indsatser er afgørende for at nå de strategiske mål. Mål og særligt kritiske indsatser er beskrevet nærmere nedenfor og fremgår af figur 4. Figur 4 // Mål og kritiske indsatser MISSION Kundernes Behov Statens Bygninger Effekt for samfundet VISION Bygningsstyrelsen er i 2017 det foretrukne valg for kunder og stat MÅL MÅL 1 Tilfredse kunder og samarbejde, der skaber værdi MÅL 2 Byggeri, der skaber værdi - til aftalt tid, pris og kvalitet MÅL 3 Standardsættende grøn ejendomsvirksomhed og bygherre MÅL 4 Stærkt databaseret videnscenter om lokaler, ejendomsforvaltning, byggeri og energiforbrug MÅL 5 Effektiv organisation, som nedbringer omkostninger via samdrift af universitets- og kontorområdet MÅL 6 Attraktiv arbejdsplads, der udvikler og tiltrækker de bedste medarbejdere KRITISKE INDSATSER Forslag til ændring af SEA-huslejeordningen i 2013 (I) Udvikling af nøgletal (KPI'ere) i 2013 (I), der beskriver rådgiver- og tidsforbrug i Bygningsstyrelsensprojekter og muliggør løbende opfølgning Udarbejde program for 2013-2017 for gennemførelse af de mest omkostningseffektive energiprojekter og igangsættelse af 25 projekter i 2013 (I) Udgive oversigt i 2013 (I) over alle kunders forbrug af lokaler og energi for 2012 Serviceeftersyn af organisationen i 2012 (II) Implementere politik til fastholdelse af engagerede nøglemedarbejdere i 2013 (I) Anmærkning: (I) angiver inden første halvår. (II) angiver inden andet halvår. 2013 (I) angiver, at den kritiske indsats er gennemført med udgangen af første halvår 2013. 16 // STRATEGI // BYGNINGSSTYRELSEN
Kunder MÅL 1 Tilfredse kunder og samarbejde, der skaber værdi KRITISK INDSATS 1 Forslag til modernisering af SEA-huslejeordningen i 2013 (I) Bygningsstyrelsen skal have tilfredse kunder. Kunderne skal opleve, at styrelsen skaber merværdi gennem med- og modspil, så kunderne får de løsninger, der skaber størst mulig værdi til lavest mulige omkostninger. Merværdi skabes gennem inddragelse og samarbejde med kunderne. For staten skaber styrelsen merværdi gennem helhedsorienterede og visionære løsninger, der sikrer de bredere samfundsmæssige hensyn. Bygningsstyrelsen har sammen med universiteterne indledt en dialog, der skal føre til en række umiddelbare forbedringer inden for rammerne af den eksisterende statslige huslejeordning og evt. ved en modernisering og harmonisering af huslejeordningen. En egentlig modernisering af huslejeordningen kan kun ske i samarbejde med Klima-, Energi- og Bygningsministeriet og øvrige relevante ministerier. Bygningsstyrelsen vil udarbejde et konkret forslag til en moderniseret huslejeordning, der er udgiftsneutral for staten. Huslejeordningen er forankret i Klima- Energiog Bygningsministeriet og Finansministeriet. Forslaget skal tage udgangspunkt i dialogen med universiteterne, og deres ønske om en mere markedskonform model. På kontorområdet skal styrelsen skabe merværdi ved at udvikle totaløkonomiske lokaleløsninger tilpasset de enkelte kunders behov. Samtidig er det afgørende at holde fokus på driften og levere målrettet rådgivning, hvor der er et potentiale for at reducere omkostninger til lokaler. En ny strategisk fysisk planlægning på kontorområdet skal medvirke til at skabe knudepunkter og fremtidssikre, energirigtige rammer for statens institutioner også uden for hovedstaden. Bygningsstyrelsen vil mere aktivt medvirke til at reducere omkostninger til lokaler dels gennem opsøgende rådgivning og rapporter til kunderne, dels gennem analyser af hvordan det samlede lokaleforbrug på kontor- og universitetsområdet kan nedbringes. Styrelsens ejendomsportal på internettet vil give kunderne mulighed for at udregne potentialet for besparelser og sammenligne sig med andre. Bygningsstyrelsen vil desuden i første halvdel af 2013 sikre, at der er: kunderapporter med nøgletal og angivelse af mulige besparelser ved arealoptimering, samlokalisering og flytning strategisk fysisk planlægning på kontorområdet uden for hovedstadsområdet ejendomsportal på internettet med mulighed for benchmark med andre institutioner. BYGNINGSSTYRELSEN // STRATEGI // 17
Aarhus Universitet
Byggeri MÅL 2 Byggeri, der skaber værdi til aftalt tid, pris og kvalitet KRITISK INDSATS 2 Udvikling af nøgletal (KPI ere) i 2013 (I), der beskriver rådgiver- og tidsforbrug i Bygningsstyrelsens projekter og muliggør løbende opfølgning Bygningsstyrelsen skal levere det byggeri, som funktionelt og arkitektonisk bedst løser kundens behov inden for den fastsatte ramme og projekter skal leveres til aftalt tid, pris og kvalitet. Bygningsstyrelsen har erfaringer med både udfordrende unikabyggeri og mere standardiseret byggeri. De arki tek toniske ambitioner, materialevalg, energiog miljøprofil m.m. skal tilpasses de enkelte projekter. Det er Bygningsstyrelsens opgave at sikre, at kunderne får det rigtige byggeri til den rigtige pris og kvalitet. Fokuseret brugerinddragelse med tydelighed om roller og forventninger i projektets forskellige faser er helt afgørende for at udvikle det projekt, som bedst løser kundens behov. Bygningsstyrelsen vil opstille principper for inddragelse af brugere i en kundepjece. Det skal være meget tydeligt, hvordan særønsker påvirker omkostninger og tid. Styrelsens løsninger bygger i videst muligt omfang på etablerede standarder. Det giver erfaringsmæssigt mest værdi for pengene. Perioden fra kunderne får et behov, til der foreligger forslag til byggeløsning, bliver af kunderne oplevet som meget lang. Det er imidlertid erfaringen, at en grundig og brugerinddragende behovsafdækning er nødvendig for at udvikle det rigtige projekt. Det kræver stærk og forudseende projektledelse at gennemføre en effektiv behovsafdækning og levere den rigtige løsning hurtigt første gang. En forudsætning for en hurtig proces og omkostningseffektivt byggeri er bl.a., at der er definerede funk tionsstandarder for fx fleksible kontorer og undervisningslokaler. Bygningsstyrelsen kan reducere kundernes omkostninger til projekter, bl.a. forbruget af rådgivere. Styrelsen har betydelig faglighed og erfaring med byggeri. Det skal omsættes til merværdi for kunderne. Der er ikke altid brug for at inddrage dyre rådgivere, som i det hidtidige omfang. Bygningsstyrelsen vil udvikle relevante nøgletal (KPI ere), som muliggør systematisk opfølgning på rådgiver- og tidsforbrug i projekter. Styrelsens tiltag vil samlet set medvirke til at reducere tid og omkostninger til forberedelse og gennemførelse af projekter samt projekternes pris. Bygningsstyrelsen vil desuden i første halvdel af 2013 sikre, at: der er udarbejdet kundepjece med principper for brugerinddragelse perioden fra henvendelse til afdækning af behov er nedbragt med 10 pct. rådgiveromkostningerne i mindre projekter er nedbragt med 10 pct. der er udarbejdet katalog med relevante funktionsstandarder. BYGNINGSSTYRELSEN // STRATEGI // 19
Energi MÅL 3 Standardsættende grøn ejendomsvirksomhed og bygherre KRITISK INDSATS 3 Udarbejde program for 2013-2017 for gennemførelse af de mest omkostningseffektive energiprojekter og igangsættelse af 25 projekter i 2013 (I) Bygningsstyrelsen skal være en standardsættende og visionær leverandør af omkostningseffektive og energibesparende løsninger til universiteterne og statens institutioner. Samtidig bidrager styrelsen med erfaringsbaseret viden til regeringens energirenoveringsstrategi og energistrategier for den offentlige sektor i øvrigt. Bygningsstyrelsen har gode erfaringer med at gennemføre rentable energiinvesteringer i sammenhæng med vedligehold. Styrelsen har foretaget 54 energirenoveringer i kontorejendomme, hvor de rentable energitiltag er finansieret gennem huslejetillæg. På den måde har styrelsen frigjort knap 60 mio. kr. i energibesparelser, som er omsat til energi besparelser og forbedringer for kunderne. Nu skal erfaringerne udbredes til den samlede portefølje. Bygningsstyrelsen har etableret fjernaflæsning af energi- og vandforbrug i langt de fleste af styrelsens ejendomme. Næste skridt er at udarbejde benchmark og analyser, der muliggør rådgivning, optimering og energisparende tiltag. Energiforsyningen til statens institutioner skal moderniseres gennem omlægning til fjernvarme og vedvarende energi. For universiteterne er det en stor udfordring at nedbringe forbruget af procesenergi. Styrelsen bidrager bl.a. til at løfte udfordringen gennem vedligehold og udskiftninger inden for laboratoriebevillingen. Der er muligheder i nye former for samarbejde med private aktører. Styrelsen gennemfører derfor forsøg med nye samarbejdsmodeller, blandt andet ESCO-løsninger. Bygningsstyrelsen har betydelig viden om og erfaring med forsøgsbyggeri. Styrelsen vil systematisk arbejde med forsøgsbyggeri, der angiver nye løsninger, herunder løsninger som både sikrer høj tæthed i bygningsskallen og et godt indeklima. Forsøgene skal desuden danne grundlag for at udvikle metoder til håndtering af lav energi klasse 2020. Metoderne vil kunne anvendes bredt, når lavenergiklassen bliver et alment gældende krav for nybyggerier. Bygningsstyrelsen vil systematisk måle effekten af de gennemførte tiltag og opsamle erfaringerne med de forskellige indsatser, så de kan anvendes af en bredere offentlighed. Styrelsens tiltag bidrager til at reducere omkostninger til energi for kunderne og samlet for staten. Bygningsstyrelsen vil desuden i første halvdel af 2013: udvikle benchmark for energi og vandforbrug bidrage til at optimere universiteternes procesenergiforbrug udpege et antal forsøgsbyggerier, der opfylder lavenergiklasse 2020. 20 // STRATEGI // BYGNINGSSTYRELSEN
Københavns Universitet, Green Light House Københavns Universitet, Tåstrup
Data, erfaringer og viden MÅL 4 Stærkt databaseret videnscenter om lokaler, ejendomsforvaltning, byggeri og energiforbrug KRITISK INDSATS 4 Udgive oversigt i 2013 (I) over alle kunders forbrug af lokaler og energi for 2012 Bygningsstyrelsen skal opbygge et stærkt, erfaringsbaseret videnscenter om lokaler og lokale- og energiforbrug, ejendomsforvaltning, effektive byggeprocesser og byggeri. Styrelsen stiller data, erfaringer og viden til rådighed og producerer rådgivning og beslutningsgrundlag, der fører til omkostningseffektive praktiske løsninger til gavn for kunder, stat og det bredere samfund. Bygningsstyrelsen har adgang til omfattende data, som kan anvendes til at understøtte drift, vedligehold og rådgivning og byggeri. Der er et stort potentiale i at anvende data til at optimere arealforbrug og reducere omkostninger til lokaler og energiforbrug. Styrelsen har over en årrække investeret i nye itsystemer til håndtering af ejendoms- og forbrugsdata. Bygningsstyrelsen vil forbedre formidlingen af data til kunder og den bredere offentlighed. Valide data om omkostninger til lokaler, byggeri m.m. er en del af at skabe større gennemsigtighed om anvendelsen af offent lige midler. Offentlige sammenligninger af forbrug af lokaler og energi blandt universiteter og institutionerne i staten er en væsentlig drivkraft i forhold til at reducere omkostninger og frigøre midler til kerneopgaverne. Datakvaliteten af de årlige oversigter vil løbende blive forbedret gennem anvendelse og offentliggørelse. Bygningsstyrelsen har stor viden og praktisk erfaring med kunderådgivning, behovs afdækning, projektstyring og byggeri samt ejendomsforvaltning og huslejemodeller, som understøtter professionel, langsigtet tilrettelæggelse af drift og vedligehold. Styrelsen har desuden viden om indretning og etablering af effektive lærings- og kontormiljøer, strategisk fysisk planlægning og etablering af innovative miljøer m.m. Bygningsstyrelsens viden og erfaringer skal nyttiggøres og understøtte en samlet bedre anvendelse af offentlige og private midler. Styrelsen medvirker som videnscenter til at udarbejde og kvalificere beslutningsgrundlag for større projekter. Bygningsstyrelsen vil desuden i første halvdel af 2013 sikre, at der er: entydige definitioner og foretaget storvask af kritiske data en fælles dataplatform og proces til sikker indføring af ny data en presse- og kommunikationsstrategi informationsmateriale om energirenoveringer i staten. 22 // STRATEGI // BYGNINGSSTYRELSEN
Politigården, København
Organisation og arbejdsplads MÅL 5 Effektiv organisation, som nedbringer omkostninger via samdrift af universitets- og kontorområdet KRITISK INDSATS 5 Serviceeftersyn af organisationen i 2012 (II) Vejdirektoratet i Skanderborg
MÅL 6 Attraktiv arbejdsplads, der udvikler og tiltrækker de bedste medarbejdere KRITISK INDSATS 6 Implementere politik til fastholdelse af engagerede nøglemedarbejdere i 2013 (I) Bygningsstyrelsen skal skabe større merværdi for kunder og stat ved at indhøste stordriftsfordele ved samdrift af universitets- og kontorbygninger og udnytte det fulde potentiale i styrelsens betydelige por te følje af projekter, ejendomme og pri vate lejemål. Det handler bl.a. om at optimere processer, systemer, organisation - og om at skabe en udviklende og attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Bygningsstyrelsen vil gennemføre den igangværende fusion hurtigt og skabe en endnu mere effektiv organisation. Der skal gennemføres et organisationseftersyn for at sikre, at organisationen understøtter styrelsens strategi. Samtidig skal hovedprocesser strømlines og forenkles, så viden fra universitets- og kontorområdet aktiveres bredt. Målet er at opnå kortere sagsbehandlingstid. Og styrelsens betydelige indkøbsvolumen skal omsættes til bedre og billigere indkøb til gavn for kunderne og staten. Bygningsstyrelsen skal være en udviklende og attraktiv arbejdsplads. Resultater bliver skabt af medarbejderne. Styrelsens styrke ligger i, at medarbejderne har opdateret faglig viden kombineret med god ledelse, engagement og samarbejde med kunder, kolleger og samarbejdsparter. Bygningsstyrelsen er en spændende arbejds plads med en varieret opgaveporte følje, som giver mulighed for at give nye såvel som erfarne medarbejdere indhold og udfordringer i arbejdslivet. Udfordrende opgaver er med til at udvikle nye kompetencer hos medarbejderne og skabe en attraktiv og udviklende arbejdsplads. Ledelsen understøtter udvikling af kompetencer bl.a. gennem fordeling af opgaver, sparring, kurser og uddannelsesforløb. På en række områder er der allerede etableret et fælles fundament i form af strategi, overordnede samarbejdsstrukturer, fælles hus, beslutningsgange og de første sociale aktiviteter. Men forandring og fusion er en længerevarende proces. Styrelsen vil arbejde systematisk med at forstå forandring og skabe en attraktiv, udviklende kultur. Styrelsens ledere er omdrejnings punktet i at udvikle en ny kultur, men alle ansatte har et medansvar. Bygningsstyrelsen vil desuden i første halvdel af 2013 sikre, at der er: implementeret enkle og effektive hovedprocesser opsat kvan titative mål for indhøstning af fusionsgevinster opstillet nøgletal (KPI ere), så standardproduktion kan følges påbegyndt gennemførelse af ledelsesudviklingsprogram igangsat kompetenceudviklingsprogram. BYGNINGSSTYRELSEN // STRATEGI // 25
IT Universitetet
Udgivet af Bygningsstyrelsen August 2012 Design Foto Tryk BGRAPHIC Poul Ib Henriksen, Adam Mørk, Per Johansen, Thomas Rahbek, Finn Christoffersen, Steen Hansen, Asbjørn Haslov PrinfoHH
Bygningsstyrelsen Carl Jacobsens Vej 39 2500 Valby T 4170 1000 bygst@bygst.dk WWW.BYGST.DK