Eksekvering i Bygningsstyrelsen. ved vicedirektør Kristian Lyk-Jensen

Transkript

1 Eksekvering i Bygningsstyrelsen ved vicedirektør Kristian Lyk-Jensen 1

2 En historie om eksekvering i en offentlig driftsvirksomhed Fakta om Bygningsstyrelsen Hvad er eksekvering i Bygningsstyrelsen? Fusionsudfordringen Bygningsstyrelsens strategi 2014 Integreret produktion i en funktionsopdelt organisation Tiltag til styrkelse af eksekvering Nogle betragtninger om vilkår for eksekvering i en statslig driftsvirksomhed 2

3 Fakta om Bygningsstyrelsen Danmarks største offentlige ejendomsadministrator og bygherre Styrelse under Klima-, Energi- og Bygningsministeriet Etableret i 2011 ved fusion af dele af Slots- og Ejendomsstyrelsen, dele af Universitets- og Bygningsstyrelsen og et lille stænk Erhvervs- og Byggestyrelsen Samlet ejendomsportefølje på ca. 4 mio. m 2 fordelt på statsejendomme, private lejemål og OPP (Offentligt-Privat Partnerskab) Driftsomsætning på ca. 3 mia. kr. Ca. 220 medarbejdere Igangværende byggesager for 14 mia. kr. - 3,2 mia. kr. i afløb i

4 Igangværende byggesager for 14 mia. kr < 1 mio. kr mio. kr. > mio. kr. > 100 mio. kr. 4

5 Hvad er eksekvering i Bygningsstyrelsen? Den konkrete version Levere det, som kunderne har brug for Bygge til aftalt tid, pris og kvalitet Overholde alle gældende regler Høj kvalitet i departementsbetjening Gennemføre og forankre strategiens aktiviteter Den akademiske version At ledelsesbeslutninger hurtigt materialiserer sig i ledernes og medarbejdernes måde at agere på At skabe et fælles mind-set i organisationen, som gør, at medarbejderne træffer de rigtige valg 5

6 Fusionsudfordringen - at ride på en tiger Præsumption to velfungerende virksomheder En ejendomsvirksomhed i sikker drift En byggevirksomhed med stærkt stigende produktion Opgave (version 1) Forene det bedste af to virksomheder Realisere stordrift og synergi Realitet: Betydelige problemer bl.a. med sagsstyring, kundeutilfredshed, kultur- og værdikonflikter samt personale- og ledelsesudfordringer Opgave (version 2) Fastholde nøglemedarbejdere, oprydning, ledelsesinformation, ensretning samt bevare fremdrift i byggeproduktion 6

7 Bygningsstyrelsens strategi 2014 Historien er fuld af gode strategier, der ikke blev implementeret! Bygningsstyrelsen strategi 2014 er et forsøg på at styrke et fælles mind-set og sikre reel strategi-implementering Mission, vision og forretningsværdier Strategiske mål udfoldet i retningsanvisende uddybning Strategiske beslutningspunkter o 24 konkrete beslutninger af strategiske betydning o o Beslutningsoplæg udlagt til organisationen Implementering i 2014 o Stor vægt på dialog og samarbejde Betydelig inddragelse af hele organisationen 7

8 Integreret produktion i en funktionsopdelt organisation Økonomi Teknik Jura 8

9 Tiltag til styrkelse af eksekvering Organisationsændring Ensretning af processer Funktionsbeskrivelser Standardiseret projektorganisering Controlling Ledelsesrapporteringssystemer Opmærksomhed! 9

10 Organisationsændring rendyrkede produktionsenheder Koordinationsbehov og helhedsorientering? 10

11 Ensretning af processer Bureaukratisering og tilsanding? 11

12 Funktionsbeskrivelser Funktionsbetegnelse Opgaver Organisatorisk placering Kvalifikationskrav Basis Kvalifikationer Projektrolle Ansvarsområde Arbejdsopgaver Beføjelser Ansvarstagning, samarbejde og håndtering af det usædvanlige? 12

13 Standardiseret projektorganisering Ressourceforbrug og ramme de væsentlige problemsager? 13

14 Controlling Controlling af alle byggesager over 10 mio. kr. 92 byggesager Kontrakter, aktstykker, totaløkonomi, afstemning mv. Mellem 95 og 65 kontrolpunkter afhængigt af projektets størrelse Seneste controlling: Byggesager mellem 10 og 50 mio. kr. 51 byggesager, kontrolpunkter, 348 opfølgningspunkter Ressourceforbrug? 14

15 Ledelsesrapporteringssystemer Ansvarsforskubning, informationsoverload? 15

16 Opmærksomhed Statusmøder mellem projektdirektør og enhedschefer Lokaliseringsmøder Direktionsmøder, herunder opfølgning på sagsstatus Byggerimøder systemer, processer mv. Udfordringer Regel- og procesoverholdelse Hitte rede i det hele Møgsager kommunikation og håndtering 16

17 Vilkår for eksekvering i en statslig driftsvirksomhed Råderumsudfordringen 95/5 pct.-udfordringen Regler og revision jo mere, jo bedre? 17

18 Råderumsudfordringen Politisk proces BYGST KEBMIN Styrelse el. departement Kunderelation BYGST Styrelse el. departement Mandat, beskyttelse af råderum og nødvendig opbakning. Forståelse af, at Bygningsstyrelsen er en kunderettet virksomhed og derfor er i dialog og forhandler med styrelser og departementer uden om eget departement

19 95/5 pct.-udfordringen Ministerens interessefelt = departementets interessefelt Bygningsstyrelsens opgavefelt > departementets interessefelt Møgsager Rigsrevisionen Trækkes ledelsens fokus over på de 5 pct.? 19

20 Regler jo mere, jo bedre? 20

21 Revision jo mere, jo bedre? Rigsrevisionens undersøgelser og rapporter om Bygningsstyrelsen siden januar 2013: - Rapport om løbende årsrevision Revisionsberetning om revision af regnskab for Rapport om lønrevision - Rapport om IT-revision - Rapport om løbende årsrevision for Undersøgelse af hensættelser og periodiseringer - Beretning om anvendelse af totaløkonomi i statslige byggeprojekter - Rapport om den afsluttende revision af Bygningsstyrelsen for Forundersøgelse af Bygningsstyrelsens byggeri af KUA Ressourceforbrug og ledelsesfokus? Kan effektiv produktion kombineres med det statslige styringssystem? 21

22 Administrationspolitiske overvejelser Har økonomistyringstiltagene taget overhånd? Intern regelsanering i staten? Rigsrevisionens rolle? Departementernes evne til aktivt ejerskab? Topledelsernes erfaring med drift? Ny departements-/(drifts-)styrelsesmodel? 22