Sjælsø Margretheholm A/S c/o Sjælsø Management ApS Masnedøgade 20 2100 København Ø Telefon 4810 0000 CVR.nr. 28 28 07 69 www.sjaelsoe.dk 25. februar 2016 NSDD-A7GG6Z LJA/NTH MØDEREFERAT Vedr.: Referat, bestyrelsesmøde Den Overordnede Grundejerforening Margretheholm (DOGM) Dato: 25. februar 2016 Sted: Margretheholm Deltagere: Line Skovgaard LS GF Byhusene, felt 8 Torben Dalskjær TDA DEAS, ejerforeningen Udsigten, Konstabelbygningen Bendix Kristiansen BK DEAS, ejerforeningen Udsigten Lars Jacobsen LJA Sjælsø Management, Sjælsø Margretheholm PS Fraværende: Ingen Næste møde: Formøde til generalforsamling onsdag den 11. maj 2016 kl. 15:00. Generalforsamling afholdes 11. maj kl. 16:00. Referat til: Mødedeltagere
1. Kommentarer til forrige referat 1.1 Mødereferat fra møde den 3. november 2015. BK repræsenterer ikke Konstabelbygningen med Udsigten. Der er ikke kommet andre indsigelser og grundet tidsnød på mødet blev referatet ikke gennemgået. LJA har overført uafklarede punkter fra forrige referat. 2. Foreløbigt regnskab for 2015 2.1 LJA havde forud for mødet fremsendt udkast til regnskab samt udleverede bogføringsbilag til orientering. 2.2 Det blev besluttet at regnskab skal revideres af revisor. LJA retter regnskab og hensætter kr. 15.000 20.000 til revisor i regnskab samt kontakter revisor. Overskudet reduceres tilsvarende. 2.3 Når nyt regnskab er udarbejdet og revideret fremsendes dette til hele bestyrelsen. 3. Foreløbigt budget for 2016 3.1 LJA havde forud for mødet fremsendt udkast til budget og beregning af fordelingstal. 3.2 Beregning af fordelingstal blev godkendt. 3.3 Det blev besluttet at øge medlemsbidraget fra 13 kr./m2 til 15 kr./m2 samt hæve 2016 budget fra 11 kr./m2 til 12-13 kr./m2 samt 14 kr./m2 til 2017. 3.4 Det blev besluttet at øge omkostningerne til snerydning og glatførebekæmpelse samt afsætte kr. 100.000 til opgradering af stier (før kr. 50.000). LJA vurderer om el forbrug skal forøges på baggrund af høj faktura på el modtaget i januar/februar 2016. 3.5 LJA fremsender opdateret budget til hele bestyrelsen. 4. Bestyrelsens bemyndigelse til valg af revisor 4.1 Det blev besluttet at LJA vælger revisor og regnskab revideres. Bestyrelsesmøde DOGM Side 2 af 5
5. Forberedelse til generalforsamling 5.1 Det blev besluttet at generalforsamling afholdes onsdag den 11. maj 2016 kl. 16:00 17:00 evt. med efterfølgende orienteringsmøde vedr. Fælleshus fra kl. 17:00 18:00. 5.2 LJA undersøger hvem der skal indkaldes til generalforsamlingen iht. vedtægterne. Bestyrelserne i ejerforeningerne/grundejerforeningerne eller alle ejere? 5.3 LJA undersøger om fællesrum ved Udsigten blok 1+2 kan lejes og benyttes til generalforsamlingen. 5.4 LJA meddelte at han ikke genopstiller til generalforsamlingen. Den øvrige bestyrelse henstiller til at Sjælsø Margretheholm stiller med ny kandidat og foreslår Jesper Bahn. LJA kontakter Jesper Bahn, men oplyser at Sjælsø Margretheholm s interesse i området efterhånden er begrænset til 2 ubebyggede felter på ca. 5000 m2 byggeret (felt 4 + 6) samt færdiggørelse af Byhusene felt 5 som forventes afsluttet i 2016. 5.5 LJA fremsender bilag til vedtægterne til hele bestyrelsen og kontrollerer om disse bilag (oversigtskort over byggefelter) er korrekte ift. Byhusene felt 8 6. Status på overdragede arealer 6.1 LJA udleverede oversigtskort der angiver de overdragede arealer iht. de 4 afholdte afleveringer med tilhørende protokoller. Der blev konstateret enkelte småfejl som LJA retter hvorefter ny oversigt fremsendes til hele bestyrelsen. 6.2 Der opstod tvivl om afgrænsning af Grundejerforeningen Byhusene felt 8 s afgrænsning mod øst. LS kontrollerer dette og fremsender kopi af områdeplan til LJA. 6.3 LS havde forud for mødet fremsendt mail med en række uafklarede punkter. LJA havde modtaget svar fra entreprenør Sjælsø Margretheholm på de fleste af punkterne som blev gennemgået. LJA følger op på følgende punkter: Hegn mod Lynettehavn LJA kontakter By & Havn Lysmast ud for Luftmarinegade nr. 40 LJA kontakter Sjælsø Margretheholm. Gennemgang af stier og græsarealer med meget vand LJA kontakter Sjælsø Margretheholm Blind sti færdiggøres LJA kontakter Sjælsø Margretheholm Bestyrelsesmøde DOGM Side 3 af 5
TDA følger op på følgende punkter med driftsafdelingen hos DE Service. Defekt dør til skraldeskur Drift/vedligehold af overdragede græsarealer Evt. opsætning af skraldespande. 6.4 Evt. opsætning af hjertestarter drøftes på generalforsamling. 6.5 Drift og vedligeholdelse af skralderum og storskraldsrum blev drøftet. LJA udarbejder oversigt over placering af skure og hvem der iht. vedtægterne og serviceaftalen med DEAS skal vedligeholde disse. LS kontakter DEAS Service vedr. nøglen til skralderum. 6.6 Det overvejes at evt. ændre vedtægterne således at hensigtsmæssig løbende drift følger brugerne. Pt. vedligeholder og drifter Byhusene felt 8 egne skure, men de nye Byhuse i felt 7 har nu også fået adgang via udleverede nøgler. 6.7 LJA orienterede om deklaration vedr. ubebyggede arealer hvor Sjælsø Margretheholm er forpligtiget til at vedligeholde ubebyggede byggefelter og tilså disse med græs. Det blev besluttet at ubebyggede byggefelter planeres og der etableres grus (ikke græs) således at arealerne evt. kan benyttes til midlertidig parkering. Der er pt. ikke byggeplaner på de omtalte byggefelter (felt 4 og felt 6). 7. Driftsaftale med DEAS Service 7.1 Driftsaftale er indgået og underskrevet af alle parter. 7.2 Drift og vedligehold af affaldsskurene som nævnt i pkt. 6.5 og 6.6 blev også drøftet i relation til serviceaftale. 8 Administrationsaftale DEAS 8.1 Ny opdateret administrationsaftale blev udleveret og underskrevet af bestyrelsen. Al administration overgår hermed til DEAS. BK fremsen der kontaktoplysninger hvorefter LJA sørger for at alle regninger og kommende korrespondance tilgår DEAS. Overdragelsesaftaler med forsyningsselskaber m.m. udarbejdes af DEAS. Der er ikke oprettet selvstændig bankkonto i DOGM. 9 Fælleshus 9.1 LJA orienterede om forløbet vedr. fælleshus og hele bestyrelsen ud trykte tilfredshed med LJA s håndtering af indsigelserne fra beboerne Bestyrelsesmøde DOGM Side 4 af 5
i Udsigten blok 1+2. 9.2 Det blev besluttet at der udarbejdes opdateret beslutningsgrundlag for fælleshus og placering som præsenteres på fællesmøde efter generalforsamlingen den 11. maj 2016. Bestyrelsesmøde DOGM Side 5 af 5