Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag d.25 april Kl.17.00-20.00 Afbud: Heidi 1. Velkommen til den nye bestyrelse Kort velkomst ved formanden til de to nye bestyrelsesmedlemmer. 2. Bemærkninger til dagsordenen Se punkter under eventuel. 3. Bemærkninger til referatet fra sidst Trænersituation efter sommerferien. Hvad er status? Vi mister 7, men der skulle efter sigende komme 4 tilbage. Der er kommet tilbagemelding fra 1, men vil rykke for de sidste tre. Så umiddelbart ser det fornuftigt ud, da der er ansat flere hjælpeinstruktører. Livreddere er der nok af. Cecilie nævner, at Vibe formentligt stopper pga. andet job. Rebekka forventer at stoppe og det er fortsat usikkert om Mia kommer retur. Michelle stopper, efter aftale, til september. Så vi har en udfordring i S og K efter ferien. Lønstrukturen - den er klar til start efter sommer. Christian har et udspil klar til næstkommende bestyrelsesmøde i juni. 4. Nyt fra formanden Per og christian har påtænkt at ansætte en fleksjob medarbejder, dette i samarbejde med kommunen. Der foreligger på nuværende tidspunkt en aftale om praktik indtil medio maj - herefter kan der være tale om et fleksjob på under 8 timer. Dvs. ansættelsesmæssigt fungerer det som "løsarbejder/tilkaldevagt" idet det er en ansættelse under 8 timer/ugentligt. Medarbejderen arbejder i dag med hjemmeside, og vil fremadrettet kunne agere i Conventus. Desuden lønudbetaling. Der er meget positiv respons på den hjemmeside, som vi har fået. Designet er meget smart, og den er let at finde rundt i. Der er opbakning til ansættelsen fra bestyrelsen. 5. Nyt fra klubchefen Sommersvømning - det er en udfordring, at der er så få, som er tilmeldt holdene. Der har været mange mails til medlemmerne, kan Christian godt bekræfte, men samtidig kommer der nye medlemmer hver gang der sendes en reminder ud, så det har en effekt.
Status lige nu er 210 medlemmer, hvilket sammenlignet med sidste år, fortsat er i underkanten. På torsdag starter vi op, og erfaringsmæssigt plejer der at komme 20-25 flere medlemmer herefter. Instruktørerne er varslet, at nogle af holdene ikke bliver oprettet - men nu starter vi på torsdag og ser an. Christian tager nogle af hjælpeinstruktørerne fra på de hold, hvor der er meget få svømmere. Der er opbakning fra hele bestyrelsen til både at lukke hold samt aflyse eventuelle hjælpeinstruktører. En stor glæde er dog, at holdet; Bad boys Synkro bliver oprettet. Så der er åbenhed for nye tiltag. Et andet lyspunkt er; Voksen Begynder Vandskræk er der 10 tilmeldte. Det er virkelig flot. Sponsorater og fonde status - Vi har fået 45000kr til E-Sport. Vi har desuden fået 5000kr af Mikkel fra Cafe KAOS til E-Sport Der er foruden dette sendt en ansøgning ud på 100.000kr og tre ansøgninger ud mhp. E-Sport. Der er desuden kommet ca. 35000kr fra tre forskellige fonde. Klubtøj - Det er under al kritik samarbejdet med Sport24. Der er stor utilfredshed blandt medlemmer og forældre. Både S og K mangler tøj, hvilket har den konsekvens, at de ikke kan stille i klubtøj med vores sponsorer. Samarbejdet løber med udgangen af december 2016. Der er genforhandling af kontrakten medio 2016, og der er enighed om, at vi ikke ønsker at forlænge samarbejdet. Der er bestilt tøj som ikke er leveret - tøj som vi får at vide er ude af produktion, trods det at medlemmer kan finde tøjet i andre Sport24 i landet. Det kræver noget opfølgning - og Christian fortsætter med opgaven. Der er forslag til at vi selv køber tøjet, og så finder vores egen trykker. Planer for modernisering af Idrætscenteret - status Per, Morten og Christian deltog ved mødet. Som udgangspunkt var det ikke mange som deltog ved mødet, som kunne se ideen med tegningerne. Der var ikke helt tilfredshed omkring projektets udformning indtil videre. For vores vedkommende undrede vi os over, at svømmehallen slet ikke var nævnt i første udspil. Udspring - Der er stor tilbagemelding på udspring - status er 10 tilmeldinger indtil videre. Der er mulighed for instruktører - og der skal desuden være to officials med. Udfordringen er at det allerede er i maj, at uddannelsen for instruktørerne foreligger og i Nyborg. For officials er det senere. Der er en som har meldt sig som official. Christian har møde med konsulenten herfor i kommende uge. Camps - Uge 26 blev udsolgt efter kort tid på AquaCamp - der er 62 tilmeldte. MiniAqua er der stadig ledige pladser.
Uge 27 ORC - der er lige nu ikke mange tilmeldte, men vi lader tilmeldingen stå åben, og der er først nu lancering af Campen fra DGI. Uge 32 - til denne Camp skal vi selv finde 25000kr og vi har på nuværende fået 10000kr hjem i en fond. Vi har andre fondsansøgninger ude. Rema og DGI har den resterende udgift. I går blev der sendt reklame ud til skoler og institutioner. Det er plads til 30. Klubfest for frivillige - Der har længe været dialog i bestyrelsen om, at vi gerne vil anerkende de frivillige, som gør en indsats i klubben. Dette både for anerkendelsen, men også fordi relationen har meget at sige, når man skal styrke frivilligenettet i klubben. Uafhængigt af ovenstående blev Christian inviteret til møde med halbestyrelsen ift. deres 50 års fødselsdag til november. Her vil der for alle foreninger være en weekend med tiltag for medlemmerne, der har tilknytning i hallen - og om lørdagen for de voksne/frivillige i klubberne lørdag aften. Så fremfor at lave et tiltag efter sommerferien for frivillige i HSK, er der et forslag til, at HSK betaler billetten til arrangementet for frivillige i klubben. Der er enighed om, at det er en god ide, at anerkende de frivillige i HSK med dette. Samarbejdet med andre klubber - Der er sendt en ansøgning til kommunen mhp. at få hjælp til at ansætte to fleksjobbere i et samarbejde med Badmintonklubben og Håndboldklubben. Dette er endt med at Per og Christian skal mødes med kommunen herom. OpenByNight - Jutlander Bank har foreslået, at vi laver noget sammen. At vi eksempelvis leger noget plask og leg - de vil gerne påtage sig opgaven, hvis vi så deler flyers ud, og har en HSK stand. Der er behov for, at både bestyrelse samt udvalg er repræsenteret. Christian følger op med Per fra Jutlander Bank i morgen, når vi skal mødes med dem. E-Sport - Der var kæmpe opbakning til informationsmødet der var over 50 fremmødte. Der er kommet 10 i udvalget, og der var stor begejstring og mange havde mange kompetencer, som kan bruges. Christian er blevet ansat af DGI som konsulent til opstart af E-Sport i Nordjylland. 6. Nyt fra næstformanden, kassereren og sekretæren Ingen bemærkninger 7. Udsmykning svømmehallen Cecilie Cecilie og de andre instruktører har et forlag til, at vi kunne få lavet en ny udsmykning på det store billede der er inde i hallen. Så alle fire sportsgrene kommer ind i billedet og bliver repræsenteret. Cecilie prøver selv at snakke med Poul herom. Der er oprettet et senior landshold til S - og der er behov for nogle søndage til at svømme da to af vores S er udtaget. Det er i hele Jylland udtaget 16 svømmere, og det er alle de udtaget, som vil
komme og benytte haltiden. Man har i S rettet henvendelse til Poul herom, men han vil have 650kr/timen en gang i måneden. Men S har ikke selv penge hertil, og vil høre om Christian vil hjælpe med at søge gennem kommunen. Christian foreslår også at det kan søges fonde hjem hertil, da det er et rigtig godt initiativ. Det vil være hele året rundt. Desuden opvisninger og stævner. Der er ligeledes forslag til, om vi kan lave et stævne med noget opvisning. Vi gjorde det for to år siden, men der var ikke opbakning til det. Det er en super god ide, men der er tvivl om hvorvidt der er opbakning til det. Men hvis der bliver opbakning til det, vil bestyrelsen gerne bakke op omkring dette. Der er spørgsmål til, om vi kan lave noget afslutning efter sommersvømningen? Nej det er der ikke - dette skal være en mulighed for undervisningsafdelingen også, så det bliver ikke aktuelt. 8. Økonomi v. Christian Gennemgang af udleveret budget. Kommunen laver en gang om året en opgørelse af tilskud. Den kommer nu her, og vi forventer et plus beløb. Vi får desuden besked om hvilken takst vi har på halleje. Instruktørerne sommer halvårslønnet - får udbetalt i morgen. 9. Evt. Astrid vil godt tilbyde hendes hjælp med foreningsarbejdet samt at det at benytte Conventus. Christian og Astrid aftaler selv nærmere omkring oplæring. Den store svømmedag - selvom der er længe til, så kan alle godt sætte X i kalenderen søndag d.1/10-17, hvor vi afvikler dette. Ambu - det er spørgsmål til hvorvidt bestyrelsen skal repræsenteres ved Ambu. Christian nævner, at det er udvalgene som har opgaven - og som selv koordinerer vagterne imellem sig. Beløbet tilfalder så også S og K. Hvis man har lyst til at hjælpe S og K, så skal man endelig rette henvendelse til dem. MobilePay - Per har fået lavet, så vi får vores egen tlf. til dette. Lige nu er der for meget administrativt med at overføre osv. Så fremover skal man ved pay and Swim samt ved køb af vores udstyr, overføre til dette nummer. Per vil hænge opslag op med nummer. Der er ros ift. vores profilering af Jutlander Bank. De føler sig set og hørt. De ser frem til mødet og fremvisningen af banken inden kort tid. Den nye højtaler, som S har fået, fungerer rigtig godt fortæller Cecilie. Landsstævne DGI - der er forespørgsel til om S må lave noget i forbindelse med det?
Det er der stor opbakning til fra bestyrelsens side. Ved næste års Idrætspris er der en forventning fra bestyrelsen side om, at vi repræsenterer klubben samlet, så vi sidder sammen. Der var mange indstillinger til S, og så til Christian. Det er ønskeligt, at der også er nogle indstillinger og mere fokus på K, nævner Cecilie. Christian nævner, at der er sendt ud til begge udvalg, at der var mulighed for at indstille til Idrætsprisen. Vandpolo indstilles pga. for få tilslutningen. Der er forslag til at det laves en efter udsagn efter et Actionhold hvor forældre og anderledes hold er "på". Der er en god ide, og vi går lige i tænkeboks i bestyrelsen. Forslag til møde inden sommerferien mandag d.19 juni kl.17-20? Alle siger ok til dette.